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CAPÍTULO 2.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES.

SECCIÓN 1.

GENERALIDADES DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES.

ARTÍCULO 2.2.17.2.1.1. SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los servicios ciudadanos digitales se clasifican en servicios base y servicios especiales.

1. Servicios ciudadanos digitales base: Son servicios que se consideran fundamentales para brindarle al Estado las capacidades en su transformación digital, estos son:

1.1. Servicio de interoperabilidad: Es el servicio que brinda las capacidades necesarias para garantizar el adecuado flujo de información e interacción entre los sistemas de información de las entidades, permitiendo el intercambio, la integración y la compartición de la información, con el propósito de facilitar el ejercicio de sus funciones constitucionales y legales, acorde con los lineamientos del marco de interoperabilidad.

1.2. Servicio de autenticación digital: Es el procedimiento que utilizando mecanismos de autenticación, permite verificar los atributos digitales de una persona cuando adelanten trámites y servicios a través de medios digitales. Además, en caso de requerirse, permite tener certeza sobre la persona que ha firmado un mensaje de datos, o la persona a la que se atribuya el mismo en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, y sin perjuicio de la autenticación notarial.

1.3. Servicio de carpeta ciudadana digital: Es el servicio que le permite a los usuaríos de servicios ciudadanos digitales acceder digitalmente de manera segura, confiable y actualizada al conjunto de sus datos, que tienen o custodian las entidades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2. Adicionalmente, este servicio podrá entregar las comunicaciones o alertas, que las entidades. señaladas tienen para los usuarios, previa autorización de estos;

2. Servicios ciudadanos digitales especiales: Son servicios que brindan soluciones que por sus características realizan nuevas ofertas de valor y son adicionales a los servicios ciudadanos digitales base, o bien, corresponden a innovaciones que realizan los prestadores de servicio a partir de la autorización dada por el titular de los datos y de la integración a los servicios ciudadanos digitales base, bajo un esquema coordinado por el Articulador.

SECCIÓN 2.

ACCESO, PRESTACIÓN Y CONDICIONES PARA LOS PRESTADORES DE SERVICIO, ACUERDOS ENTRE LOS ACTORES.

ARTÍCULO 2.2.17.2.2.1. ACCESO A LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES BASE. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Gobierno nacional garantizará el acceso a los servicios ciudadanos digitales base a través del Articulador, o de iniciativas coordinadas por este.

ARTÍCULO 2.2.17.2.2.2. PRESTACIÓN DEL SERVICIO CIUDADANO DIGITAL DE INTEROPERABILIDAD. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El servicio de interoperabilidad para las entidades del Estado será prestado de forma exclusiva por el Articulador.

Los prestadores de servicios ciudadanos digitales podrán conectarse con la plataforma de interoperabilidad del Estado, de conformidad con las condiciones que para tal efecto defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ARTÍCULO 2.2.17.2.2.3. PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES DE AUTENTICACIÓN DIGITAL Y CARPETA CIUDADANA DIGITAL. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El servicio ciudadano de carpeta ciudadana digital será prestado por el Articulador y por los prestadores de servicios ciudadanos digitales que se encuentren conectados con la plataforma de interoperabilidad del Estado, de conformidad con las condiciones que para tal efecto defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

El servicio ciudadano digital de autenticación digital será prestado de conformidad con las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, siguiendo los lineamientos que para tal efecto señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de sus competencias.

ARTÍCULO 2.2.17.2.2.4. CONDICIONES MÍNIMAS PARA EL SERVICIO DE AUTENTICACIÓN DIGITAL. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para la prestación del servicio de autenticación digital se deberán atender las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

PARÁGRAFO. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá las condiciones mínimas para el servicio de carpeta ciudadana digital e interoperabilidad.

ARTÍCULO 2.2.17.2.2.5. VINCULACIÓN A LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto, deberán vincularse a los servicios ciudadanos digitales a través de la Guía que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en los términos establecidos en el artículo 2.2.17.7.1 de este decreto.

CAPÍTULO 3.

CONDICIONES DE USO, VIGENCIA DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES Y MODELO DE GOBERNABILIDAD.

ARTÍCULO 2.2.17.3.1. USO DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las autoridades a las que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto deberán implementar los servicios ciudadanos digitales. Su desarrollo se hará de conformidad con la gradualidad definida en el artículo 2.2.17.7.1 del presente decreto.

ARTÍCULO 2.2.17.3.2. POLÍTICA DE USO Y APROVECHAMIENTO DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Corresponde al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fijar la política de uso y aprovechamiento de los servicios ciudadanos digitales en el marco del desarrollo de la Política de Gobierno Digital.

ARTÍCULO 2.2.17.3.3. VIGILANCIA Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de los establecido en el numeral 8 del artículo 2.2.17.4.1 la vigilancia y control de las actividades involucradas en la prestación de los servicios ciudadanos digitales se realizará por cada uno de los organismos del Estado que en el marco de sus competencias tenga que conocer de una o varias de las actividades involucradas en la prestación de tales servicios.

CAPÍTULO 4.

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS ACTORES.

ARTÍCULO 2.2.17.4.1 OBLIGACIONES DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el numeral 2, literal a) del artículo 18 de la Ley 1341 de 2009, y con el fin de garantizar el acceso y la implantación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desde la puesta en marcha de los servicios ciudadanos digitales, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizará las siguientes actividades:

1. Expedir y publicar: i) La Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos digitales; y ii) La Guía para vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales.

2. Realizar el seguimiento a la prestación de los servicios ciudadanos digitales por parte del Articulador.

3. Monitorear los indicadores de calidad del Articulador.

4. Diseñar y desarrollar estrategias de comunicación y difusión que permitan dar a conocer los beneficios, condiciones, derechos, obligaciones y deberes y· demás información relacionada con el uso de los servicios ciudadanos digitales.

5. Verificar que las entidades públicas cumplan con los lineamientos de la sede electrónica, definidos en el presente título, para efectos de su integración con los servicios ciudadanos digitales.

6. En el marco de sus competencias y funciones revisar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del Articulador de los servicios ciudadanos digitales.

7. En virtud del artículo 18.2. la Ley 1341 de 2009, realizar el control de las actividades relacionadas con la prestación de servicios ciudadanos digitales.

ARTÍCULO 2.2.17.4.2. OBLIGACIONES DEL ARTICULADOR. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Con el objetivo de facilitar el acceso a los servicios ciudadanos digitales, el Articulador realizará las siguientes actividades:

1. Coordinar las interacciones con los distintos actores involucrados en la prestación de los servicios ciudadanos digitales.

2. Prestar el servicio de interoperabilidad para las entidades del Estado. Para ello, realizará las actividades señaladas en el artículo 2.2.17.4.6 de este decreto.

3. Proponer para aprobación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los aspectos técnicos a formalizar en la Guía para vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales:

4. Prestar los servicios ciudadanos digitales cuando se requiera.

5. Celebrar los acuerdos necesarios con las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas para que estas puedan vincularse e implementar en sus sistemas de información los servicios ciudadanos digitales.

6. Administrar los servicios de información necesarios para la integración y unificación de la entrada a los servicios ciudadanos digitales.

7. Administrar en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones el directorio de servicios de intercambio de información.

8. Monitorear los indicadores de calidad y uso de los servicios ciudadanos digitales.

9. Tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que le presenten los actores del sistema en materia de servicios ciudadanos digitales y que sean de su competencia.

10. Asistir a todas las reuniones a las que sea convocado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para hacer seguimiento a sus labores.

11. Generar reportes de prestación del servicio, conforme lo disponga la Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos digitales.

12. Diseñar y desarrollar en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones estrategias de comunicación y difusión que permitan dar a conocer los riesgos asociados a la implementación de los servicios ciudadanos digitales.

13. Comunicar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la forma en que se estén prestando los servicios ciudadanos digitales, entre otros, comunicar el cumplimiento o incumplimiento de los estándares de seguridad, privacidad, acceso, neutralidad tecnológica, o cualquier otra circunstancia requerida por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el marco de la ejecución del modelo de servicios ciudadanos digitales.

14. Presentar al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones los informes necesarios sobre el nivel de implementación de los servicios ciudadanos digitales por parte de los sujetos obligados, atendiendo al plazo de gradualidad establecido en el artículo 2.2.17.7.1 de este Decreto.

15. Comunicar a los prestadores de servicios ciudadanos digitales las modificaciones o actualizaciones de la Guía para vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales.

ARTÍCULO 2.2.17.4.3. OBLIGACIONES COMUNES DE LOS PRESTADORES DE SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán cumplir las siguientes obligaciones:

1. Cumplir durante toda la vigencia de la operación los lineamientos establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como los estándares de seguridad, privacidad, acceso, neutralidad tecnológica y continuidad en el servicio y las condiciones acordadas con sus usuarios y entidades públicas vinculadas, sin imponer o cobrar servicios que no hayan sido aceptados expresamente por el usuario. En caso de presentarse cambios en los lineamientos fijados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se informará a los prestadores de servicios ciudadanos digitales sobre el particular.

2. Coordinar con el Articulador el intercambio y la circulación oportuna, segura y eficiente de la información de los servicios ciudadanos digitales, respetando las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

3. Atender las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que presenten los usuarios y las entidades que hacen uso de los servicios ciudadanos digitales, así como los requerimientos que efectúen autoridades administrativas o judiciales en el marco de sus competencias.

4. Reportar al Articulador y a las autoridades competentes, las anomalías que se registren en la prestación de los servicios ciudadanos digitales.

5. Diseñar y ejecutar estrategias de apropiación de los servicios ciudadanos digitales en coordinación con el Articulador y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

6. Suministrar servicios de soporte a los usuarios y garantizar los niveles de servicio adecuados a la prestación de los servicios ciudadanos digitales.

7. Implementar sistemas de gestión de seguridad y controles que permitan disminuir y gestionar el riesgo asociado a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información para lo cual adoptarán el cumplimiento de estándares de amplio reconocimiento nacionales o internacionales de acuerdo con los lineamientos del Modelo de Seguridad y Privacidad de la información de la política de Gobierno Digital.

8. Garantizar el acceso a la información que sea necesaria para adelantar las acciones de monitoreo y control permanente por parte del Articulador. Lo anterior; atendiendo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

9. Contar con las herramientas suficientes y adecuadas para garantizar la disponibilidad de los servicios ciudadanos digitales.

10. Contar con la infraestructura necesaria para dar cobertura a los servicios ciudadanos digitales.

11. Garantizar las características necesarias y señaladas en la guía de lineamientos de los servicios ciudadanos digitales, para que toda la población en general pueda acceder a los servicios ciudadanos digitales ofertados, en especial la población en situación de discapacidad o vulnerabilidad.

12. Realizar los ajustes técnicos necesarios cuando se presenten actualizaciones en los lineamientos establecidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

ARTÍCULO 2.2.17.4.4. OBLIGACIONES ESPECIALES DE LOS PRESTADORES DEL SERVICIO DE AUTENTICACIÓN DIGITAL. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores del servicio de autenticación digital deberán cumplir las obligaciones especiales señaladas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en aplicación de las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

ARTÍCULO 2.2.17.4.5. OBLIGACIONES ESPECIALES DE LOS PRESTADORES DE SERVICIO DE CARPETA CIUDADANA DIGITAL. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores de servicios de carpeta ciudadana digital deberán cumplir las siguientes obligaciones especiales:

1. Disponer de los mecanismos que permitan al menos las siguientes funcionalidades:

1.1. Consumir los servicios de información relacionados con el conjunto de datos de los usuarios del servicio.

1.2. Presentar a los usuarios de forma consolidada los resultados de las consultas realizadas.

2. Permitir, previa aceptación de los términos y condiciones de uso y una vez otorgada la autorización para el tratamiento de datos personales, el ingreso al servicio de carpeta ciudadana digital por parte de los usuarios mediante los mecanismos de autenticación entregados por el prestador del servicio de autenticación digital.

3. Contar con las herramientas suficientes y adecuadas para garantizar la disponibilidad del servicio.

4. Contar con la infraestructura necesaria para dar cobertura a los servicios.

ARTÍCULO 2.2.17.4.6. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL ARTICULADOR EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE INTEROPERABILIDAD. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El Articulador como prestador del servicio de interoperabilidad deberá cumplir las siguientes obligaciones especiales:

1. Acompañar a las entidades señaladas en el artículo 2.2.17.1.2 en la creación, diseño, implementación o adecuaciones técnicas de los trámites y servicios que sus sistemas de información expondrán en los servicios ciudadanos digitales y que cumplan con el Marco de interoperabilidad.

2. Disponer en su plataforma los servicios de interoperabilidad que las entidades públicas tengan actualmente implementados o que fueron publicados en la plataforma de interoperabilidad del Estado colombiano y deben dar cumplimiento del requisito del nivel tres (3) de madurez, de conformidad con lo dispuesto en el Marco de interoperabilidad.

3. Apoyar la configuración, habilitación y exposición de los servicios de intercambio de información que podrán ser consumidos por los sujetos señalados en artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto.

4. Mediar y coordinar el intercambio de información entre los sujetos señalados en artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto, integrando los servicios habilitados o expuestos, de conformidad con las reglas y políticas definidas en el Marco de interoperabilidad.

ARTÍCULO 2.2.17.4.7. OBLIGACIONES DE LOS SUJETOS OBLIGADOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos a los que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente decreto tendrán a su cargo las siguientes obligaciones, en cuanto a servicios ciudadanos digitales:

1. Actualizar en el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT) del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) los trámites u otros proce dimientos administrativos en los cuales se haga uso de los servicios ciudadanos digitales, donde se informe claramente a los ciudadanos, usuarios o grupos de interés los pasos que deben adelantar para acceder a estos servicios.

2. Analizar los riesgos inherentes a cada trámite de acuerdo con los lineamientos dados en la Guía para la vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales.

3. Definir las reglas y políticas que deben ser consideradas por el prestador de servicio en el intercambio y composición de la información de un servicio o trámite determinado. Lo anterior, atendiendo los lineamientos del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI en el Estado, el Modelo de seguridad y privacidad de la información, así como del Marco de interoperabilidad, para que las· entidades que requieran esta información en sus procesos puedan exponer o consumir servicios según corresponda.

4. Hacer uso de los servicios de intercambio de información publicados con el objeto de optimizar sus procesos, automatizar los trámites y servicios y recibir o acceder a la información que comparte el usuario de servicios ciudadanos digitales para integrarlos dentro de un trámite o actuación de la entidad.

5. Firmar electrónicamente los documentos que así lo requieran, haciendo uso de los mecanismos otorgados para tal efecto, por el articulador o el prestador de servicios ciudadanos digitales, al funcionario respectivo.

6. Concertar con el Articulador los esquemas de soporte al usuario de servicios ciudadanos digitales de tal manera que los casos que competan a la prestación de servicios ciudadanos digitales sean escalados adecuadamente, sin perjuicio de los niveles de servicios y soporte que le competen a la entidad pública en el marco de la administración de sus sistemas de información.

7. Presentar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información ante el Articulador, cuando se presenten desviaciones en la calidad o anomalías en los servicios recibidos.

8. Incluir los mecanismos de interoperabilidad necesarios que permitan hacer más ágiles y eficientes los trámites y servicios evitando solicitar información a ciudadanos y empresas a la que puedan acceder, consultar o solicitar a otra entidad. De igual forma, deberán usar el servicio de interoperabilidad para el intercambio de información con otras entidades.

ARTÍCULO 2.2.17.4.8. DEBERES DE LOS USUARIOS DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán, como mínimo, los siguientes deberes:

1. Informarse acerca de las condiciones del servicio a través de los términos y condiciones de los mismos y realizar el correspondiente registro.

2. Registrarse ante un prestador de servicios ciudadanos digitales.

3. Mantener actualizados sus datos de registro.

4. Custodiar los mecanismos de autenticación y hacer un buen uso de los servicios ciudadanos digitales.

5. Aceptar los términos y condiciones para hacer uso de los servicios ciudadanos digitales.

6. No ceder o transferir los derechos y/o obligaciones derivados de los términos y condiciones aprobados.

7. Velar por el buen uso de la información a la que tenga acceso a través de los servicios ciudadanos digitales.

8. No incurrir en conductas señaladas como prohibidas en la Ley 1273 de 2009.

ARTÍCULO 2.2.17.4.9. DERECHOS DE LOS USUARIOS DE LOS SERVICIOS CIUDADANOS DIGITALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los usuarios de los servicios ciudadanos digitales tendrán derecho a:

1. Registrarse de manera gratuita eligiendo el prestador de servicios. ciudadanos digitales de su preferencia.

2. Aceptar, actualizar y revocar las autorizaciones para recibir información y comunicaciones electrónicas desde las entidades públicas de su elección a través de los servicios ciudadanos digitales.

3. Interponer peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información en relación con la prestación de los servicios ciudadanos digitales.

4. Elegir y cambiar libremente el prestador de servicios cuando proceda.

5. Solicitar en cualquier momento, y a través de cualquiera de los medios de atención al usuario, su retiro de la plataforma de servicios, en cuyo caso podrá solicitar su información al prestador de servicios a través del medio idóneo aprobado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

CAPÍTULO 5.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

ARTÍCULO 2.2.17.5.1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores de servicios ciudadanos digitales serán responsables del tratamiento de los datos personales que los ciudadanos le suministren directamente. Asimismo, serán los encargados del tratamiento de los datos que otras entidades les proporcionen.

En cada caso, los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán cumplir los deberes que les corresponden como responsables o encargados, establecidos en la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen, sin perjuicio de las obligaciones que se establecen en el presente título.

La prestación de servicios ciudadanos digitales se encuentra sometida al cumplimiento de los establecido en la Ley 1581 de 2012 o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

ARTÍCULO 2.2.17.5.2. EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Antes de dar inicio a la prestación de los servicios ciudadanos digitales, los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán evaluar el impacto de las operaciones de dichos servicios en el tratamiento de datos personales, incluyendo como mínimo lo siguiente:

1. Una descripción detallada de las operaciones de tratamiento de datos personales que involucran la prestación de los servicios ciudadanos digitales y de los fines del tratamiento.

2. Una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad.

3. Una evaluación de los riesgos específicos para los derechos y libertades de los titulares de los datos personales.

4. Las medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad, tecnologías y mecanismos que garanticen la protección de datos personales, pudiendo realizar diseño de software, teniendo en cuenta los derechos e intereses legítimos de los titulares de los datos y de otras personas eventualmente afectadas.

Los resultados de esta evaluación, junto con las medidas para mitigar los riesgos, serán tenidos en cuenta e implementados como parte de la aplicación del fundamento de privacidad por diseño y por defecto.

ARTÍCULO 2.2.17.5.3. RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA Y PROGRAMA INTEGRAL DE GESTIÓN DE DATOS PERSONALES. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán adoptar medidas apropiadas, efectivas y verificables que le permitan demostrar el correcto cumplimiento de las normas sobre tratamiento de datos personales. Para el efecto, deben crear e implementar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales (PIGDP), como mecanismo operativo para garantizar el debido tratamiento de los datos personales.

El Programa Integral de Gestión de Datos Personales (PIGDP) debe cumplir los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular, la guía para la implementación de la responsabilidad demostrada (accountability) de dicha entidad.

Todo lo anterior de conformidad a los límites que impone la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 1581 de 2012, el cumplimiento de las funciones constitucionales, legales y reglamentarias de cada autoridad pública y/o particular que cumpla funciones públicas, y los límites que impone la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

ARTÍCULO 2.2.17.5.4. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.4. del Decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado del tratamiento de datos deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, quien dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y del Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015; y quien deberá, además de cumplir los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular, la guía para la implementación de la responsabilidad demostrada (accountability) de dicha entidad, realizar las siguientes actividades en cuanto a los datos de los usuarios de los servicios ciudadanos digitales:

1. Velar por el respeto de los derechos de los titulares de los datos personales respecto del tratamiento de datos que realice el prestador de servicios ciudadanos digitales.

2. Informar y asesorar al prestador de servicios ciudadanos digitales en relación con las obligaciones que les competen en virtud de la regulación colombiana sobre privacidad y tratamiento de datos personales.

3. Supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en la citada regulación y en las políticas de tratamiento de información del prestador de servicios ciudadanos digitales, así como del principio de responsabilidad demostrada.

4. Prestar el asesoramiento que se le solicite acerca de la evaluación de impacto relativa a la protección de datos.

5. Atender los lineamientos y requerimientos que le haga la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o quien haga sus veces.

Todo lo anterior de conformidad a los límites que impone la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, Ley 1712 de 2014.

ARTÍCULO 2.2.17.5.5. PRIVACIDAD POR DISEÑO Y POR DEFECTO. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán atender las buenas prácticas y principios desarrollados en el ámbito internacional en relación con la protección y tratamiento de datos personales, los cuales se refieren a la privacidad por diseño y a la evaluación del impacto de la privacidad. Conforme a ello, la protección de la privacidad y de los datos además del cumplimiento de la normativa, exige un modo de operar de las organizaciones que involucra sistemas de información, modelos, prácticas de negocio, diseño físico, infraestructura e interoperabilidad, el cual garantiza la privacidad al ciudadano y a las empresas en relación con la recolección, uso, almacenamiento, divulgación y disposición de los mensajes de datos para los servicios ciudadanos digitales gestionados por el prestador de servicios.

Para ello los prestadores de servicios ciudadanos digitales deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

1. Realizar y actualizar las evaluaciones de impacto del tratamiento de los datos personales y el Programa Integral de Gestión de Datos Personales ante cambios que generen riesgos de privacidad.

2. Incorporar prácticas y procesos de desarrollo necesarios destinados a salvaguardar la información personal de los individuos a lo largo del ciclo de vida de un sistema, programa o servicio.

3. Mantener las prácticas y procesos de gestión adecuados durante el ciclo de vida de los datos que son diseñados para asegurar que los sistemas de información cumplen con los requisitos, políticas y preferencias de privacidad de los ciudadanos.

4. Adoptar las medidas necesarias para preservar la seguridad, confidencialidad e integridad de la información personal durante el ciclo de vida de los datos, desde su recolección original, a través de su uso, almacenamiento, circulación y supresión al final del ciclo de vida.

5. Asegurar la infraestructura, sistemas de TI y prácticas de negocios que interactúan o implican el uso de cualquier información o dato personal, siendo sujeta a verificación independiente por parte de todas las partes interesadas, incluyendo clientes, usuarios y organizaciones afiliadas.

ARTÍCULO 2.2.17.5.6. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y SEGURIDAD DIGITAL. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los actores que traten información en el marco del presente título deberán contar con una estrategia de seguridad y privacidad de la información, seguridad digital y continuidad de la prestación del servicio, en la cual, deberán hacer periódicamente una evaluación del riesgo de seguridad digital, que incluya una identificación de las mejoras a implementar en su Sistema de Administración del Riesgo Operativo. Para lo anterior, deben contar con normas, políticas, procedimientos, recursos técnicos, administrativos y humanos necesarios para gestionar efectivamente el riesgo. En ese sentido, deben adoptar los lineamientos para la gestión de la seguridad de la información y seguridad digital que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

ARTÍCULO 2.2.17.5.7. LIMITACIÓN AL USO DE LA INFORMACIÓN. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los datos personales y los datos de los usuarios enviados a través del servicio ciudadano digital de interoperabilidad y en general la información generada, producida, almacenada, enviada o compartida en la prestación de los servicios ciudadanos digitales, no podrán ser objeto de comercialización, ni de explotación económica de ningún tipo, salvo autorización expresa del titular de los datos y de conformidad con los límites que impone la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, Ley 1581 de 2012.

CAPÍTULO 6.

REGLAMENTACIÓN PARCIAL DEL ARTÍCULO 60 DEL CAPÍTULO IV DEL TÍTULO III DE LA LEY 1437 DE 2011.

ARTÍCULO 2.2.17.6.1. SEDE ELECTRÓNICA. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> En virtud del artículo 60 de la Ley 1437 de 2011, la sede electrónica es la dirección electrónica de titularidad, administración y gestión de cada autoridad competente, dotada de las medidas jurídicas, organizativas y técnicas que garanticen calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información y de los servicios.

Los sujetos señalados en el artículo 2.2.17.1.2. de este decreto deberán integrar a la sede electrónica, las interacciones digitales existentes como trámites, servicios, ejercicios de participación, acceso a la información, colaboración y control social, entre otros. Asimismo, las nuevas interacciones ciudadano-Estado nacerán digitales y se integrarán a esta dirección electrónica, acogiendo las demás disposiciones que establece el ordenamiento jurídico colombiano sobre la atención al ciudadano por otros canales.

Los diversos canales digitales oficiales dispuestos por cada autoridad deberán estar integrados a la sede electrónica.

ARTÍCULO 2.2.17.6.2. SEDE ELECTRÓNICA COMPARTIDA. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La sede electrónica compartida será el Portal único del Estado a través de la cual la ciudadanía accederá a los contenidos, procedimientos, servicios y trámites disponibles por las autoridades, a partir del uso de los servicios ciudadanos digitales base.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones generará los lineamientos y evaluará el cumplimiento requerido para la integración de sedes electrónicas a la sede electrónica compartida.

ARTÍCULO 2.2.17.6.3. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE USUARIOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los usuarios deberán registrarse para tener acceso a los servicios ciudadanos digitales.

En dicho proceso registrarán la información mínima necesaria para adelantar el proceso y la aceptación expresa de los términos y condiciones de uso y operación del servicio. Para dicho registro se seguirá las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen o subroguen.

ARTÍCULO 2.2.17.6.4. EXPEDICIÓN DE MECANISMOS DE AUTENTICACIÓN DIGITAL A USUARIOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Como resultado del proceso de registro se otorgará al usuario de servicios ciudadanos digitales un mecanismo de firma siguiendo las disposiciones sobre firma electrónica y digital contenidas en la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, o las normas que la modifiquen, deroguen, así como los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que se incorporarán en la Guía de lineamientos de los servicios ciudadanos digitales.

ARTÍCULO 2.2.17.6.5. REGISTRO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos señalados en el artículo 2.2.17.1.2. de este Decreto deberán disponer los servicios de registro de documentos electrónicos, accedidos a través de la sede electrónica, para la recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos.

Los sistemas de información que soportan la sede electrónica deberán garantizar la disponibilidad e integridad de la información y la correcta gestión documental electrónica, en los términos de la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, en los distintos procedimientos y trámites electrónicos. Asimismo, deberán:

1. Admitir documentos electrónicos correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen, los cuales podrán ser aportados por el ciudadano utilizando los servicios de la sede electrónica u otros medios electrónicos. Los documentos se podrán presentar todos los días del año durante las veinticuatro horas.

2. Disponer en la sede electrónica la relación actualizada de las peticiones, escritos y documentos recibidos incluyendo la fecha y hora de recepción.

3. Asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley y hacer seguimiento a todas las actuaciones recibidas y enviadas.

4. Enviar automáticamente por el mismo medio un mensaje acusando el recibo y registro de las peticiones, escritos o documentos de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por los ciudadanos, la fecha y hora de presentación y el número consecutivo de radicación asignado.

5. Recibir los documentos anexos a la correspondiente solicitud, mensaje o comunicación. El registro electrónico generará mensajes que acrediten la entrega de estos documentos.

6. Distribuir electrónicamente en los términos que establezca la entidad para cada trámite, los documentos registrados al destinatario o destinatarios o entidad responsable de atender el trámite correspondiente.

7. Utilizar formatos o formularios preestablecidos para la presentación de documentos electrónicos normalizados, correspondientes a los servicios y trámites que se especifiquen en el sistema.

8. Incorporar el calendario oficial de la entidad con fecha y hora, los días hábiles y los declarados inhábiles.

9. Posibilitar la interconexión de todas las dependencias de la entidad para el acceso a la información por medios electrónicos.

10. Adecuar un nivel de interoperabilidad entre los registros electrónicos y otros sistemas diferentes establecidos por las entidades públicas para atender otros trámites o requerimientos especiales.

CAPÍTULO 7.

DISPOSICIONES FINALES.

ARTÍCULO 2.2.17.7.1. GRADUALIDAD. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el artículo 64 de la Ley 1437 de 2011, las autoridades y particulares a que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente Decreto deberán implementar los servicios ciudadanos digitales y la sede electrónica conforme a los lineamientos dados en este título, dentro de los siguientes plazos:

1. Las entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional y los particulares que desempeñen funciones públicas tendrán un plazo de nueve (9) meses contados a partir de la publicación de la Guía para la vinculación y uso de los servicios ciudadanos digitales, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2. Las entidades públicas del orden territorial y las demás a las que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 implementarán el modelo en función de su disponibilidad presupuestal.

3. El plazo de registro de los funcionarios públicos será el mismo que se definió para la implementación de los servicios ciudadanos digitales según el orden nacional o territorial de la entidad a la que presta sus servicios.

4. En caso de que cuenten con implementaciones cuyas funcionalidades sean similares a las de los servicios ciudadanos digitales, estas deberán elaborar un plan de migración o integración de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin, dentro del plazo de implementación que a cada una le corresponde.

PARÁGRAFO. En Virtud del principio de colaboración, las entidades públicas del orden nacional y/o territorial, y las demás a las que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 del presente Decreto, diseñarán y adaptarán los proyectos de tecnologías de la información para que se integren con los servicios ciudadanos digitales.

La política de Gobierno Digital es un mandato normativo, en consecuencia, corresponde su cumplimiento por virtud de las propias normas.

ARTÍCULO 2.2.17.7.2. RECURSOS. <Artículo subrogado por el artículo 1 del Decreto 620 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades públicas del orden nacional y/o territorial atenderán con sus propios recursos la infraestructura, integración y operación al modelo de servicios ciudadanos digitales.

Con cargo al presupuesto del Fondo único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se podrá atender la implementación y operación de los servicios ciudadanos digitales base para las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la Nación, de acuerdo con las disponibilidades presupuestales y cupo en el Marco de Gasto de Mediano Plazo del sector de las comunicaciones.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones establecerá los mecanismos de financiación y cofinanciación de la implementación, operación e integración a los servicios ciudadanos digitales base.

Los establecimientos públicos acordarán con el Fondo único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la financiación de la implementación y operación de los servicios ciudadanos digitales base”.

PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente decreto, no constituye autorización para que las entidades que hacen parte del Presupuesto General de la Nación modifiquen su techo de gastos de personal y en todo caso, deberá atenderse de acuerdo con la disponibilidad de recursos asignados en la presente vigencia.

TÍTULO 18.

CANALES OFICIALES DE REPORTE DE INFORMACIÓN DURANTE LAS EMERGENCIAS SANITARIAS.

ARTÍCULO 2.2.18.1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 614 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El presente título tiene por objeto establecer los aspectos necesarios para que los habitantes del territorio nacional cuenten con canales oficiales de atención telefónica y móvil durante las emergencias sanitarias. Lo anterior, sin perjuicio del uso de canales adicionales de comunicación oficiales que el Gobierno nacional disponga para la divulgación de. información y la atención al ciudadano.

ARTÍCULO 2.2.18.2. APLICACIÓN TECNOLÓGICA OFICIAL EN EL TERRITORIO NACIONAL. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 614 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> “CoronApp Colombia” (CoronApp), o aquella que haga sus veces, es la única aplicación móvil oficial del Gobierno nacional que permite a los habitantes del territorio nacional, de manera gratuita (zero rating), tener acceso a información actualizada y veraz sobre emergencias sanitarias, su evolución en el país y alertas de prevención, así como reportar, a través de terminales móviles, un autodiagnóstico de su estado de salud.

ARTÍCULO 2.2.18.3. LÍNEA OFICIAL DE ATENCIÓN TELEFÓNICA. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 614 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> La línea 192 es la línea de atención telefónica oficial del Gobierno nacional que permite a los habitantes del territorio nacional tener acceso a información actualizada sobre emergencias sanitarias, su evolución en el país, así como reportar un autodiagnóstico de su estado de salud.

ARTÍCULO 2.2.18.4. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 614 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Las medidas del presente título se aplicarán bajo la plena observancia de la normativa que rige la protección de datos personales, contenida en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así como las disposiciones que las modifiquen, deroguen o subroguen.

TÍTULO 19.

PROMOCIÓN DE LAS OBRAS AUDIOVISUALES DE ORIGEN NACIONAL EN LOS SERVICIOS DE VIDEO BAJO DEMANDA QUE FUNCIONAN SOBRE INTERNET.

ARTÍCULO 2.2.19.1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 681 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> El presente título tiene por objeto establecer los aspectos necesarios para que los usuarios, ubicados en el territorio nacional, de servicios de video bajo demanda que funcionan sobre Internet en Colombia, cuenten con una sección fácilmente accesible a las obras audiovisuales de origen nacional.

ARTÍCULO 2.2.19.2. DEFINICIONES. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 681 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Para los efectos del presente título se adoptan las siguientes definiciones:

1. Obra audiovisual: Creación de imagen y sonido integrado destinada para su percepción simultánea.

2. Obra-audiovisual de origen nacional: Producciones que cumplan con lo definido en el literal a) del artículo 33 de la Ley 182 de 1995, o lo definido en el literal b) del artículo 33 de la Ley 182 de 1995, o lo definido en el artículo 43 de la Ley 397 de 1997, o lo definido en el artículo 44 de la Ley 397 de 1997, o que hayan contado con participación colombiana técnica, artística o de capital superior al 51%. Para los efectos del presente título, no se incluye el contenido que constituye publicidad.

3. Servicio de video bajo demanda: Aquel que permite la visualización de obras audiovisuales en el momento elegido por el usuario, a petición individual, sobre un catálogo de obras audiovisuales que es puesto a disposición exclusivamente por el proveedor del servicio, sin contribución del usuario.

4. Proveedor de servicios de video bajo demanda: Ejerce la responsabilidad de disponer las obras audiovisuales y determinar la forma de su organización sobre un catálogo, sin contribución de parte del usuario, que éste visualiza en el momento en que elija y a petición individual.

ARTÍCULO 2.2.19.3. SECCIÓN CON OBRAS NACIONALES PARA USUARIOS EN COLOMBIA. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 681 de 2020. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando un usuario ubicado en Colombia acceda al servicio de video bajo demanda sobre Internet en Colombia, el proveedor de dicho servicio deberá disponer de una sección fácilmente accesible y claramente identificada, de acuerdo con el diseño particular de cada servicio y la forma en que libremente determine la presentación del contenido a sus usuarios, para que el usuario visualice obras audiovisuales de origen nacional que hagan parte del catálogo de dicho servicio.

PARÁGRAFO 1o. El proveedor del servicio de video bajo demanda sobre Internet usará los mecanismos técnicos de los que disponga para incorporar la sección a que se refiere el presente artículo, según su diseño particular y la forma en que libremente determine la presentación del contenido a sus usuarios y determinar si el usuario accede al servicio en Colombia.

PARÁGRAFO 2o. La identificación de la obra audiovisual de origen nacional, conforme se define en el presente título, para incluirla en la sección de que trata el presente artículo, deberá ser realizada por el proveedor del servicio de video bajo demanda de acuerdo con los mecanismos técnicos de los que disponga.

TÍTULO 20.

CONCEPTOS, LINEAMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES TÉCNICAS TRANSVERSALES PARA LA DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN  DE TRÁMITES Y SU REALIZACIÓN EN LÍNEA.

ARTÍCULO 2.2.20.1. OBJETO. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 88 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> El presente título reglamenta las disposiciones antitrámites a que se refieren los artículos 3o, 5o y 6o de la Ley 2052 de 2020, a través del establecimiento de conceptos, lineamientos, plazos, condiciones técnicas transversales para la digitalización y automatización de los trámites y su realización en línea con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas y el cumplimiento de sus obligaciones para con el Estado por medios digitales.

ARTÍCULO 2.2.20.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 88 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Serán sujetos obligados las autoridades de la Rama Ejecutiva del nivel nacional y territorial y los particulares que cumplan funciones públicas y/o administrativas. Para los efectos del presente título a ellos se les dará el nombre de autoridades.

ARTÍCULO 2.2.20.3. DEFINICIONES GENERALES. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 88 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Automatización: Se refiere a la capacidad de un sistema para ejecutar una serie de tareas, de gestión interna de la autoridad, que soporta el trámite, las cuales originalmente son realizadas por seres humanos y pasan a ser ejecutadas de manera autónoma por una máquina o un sistema de información digital.

2. Cadena de trámites: Conjunto de trámites a cargo de diferentes autoridades, relacionados entre sí, a partir de los requisitos, o que son establecidos como requisito, para obtener el producto de un trámite creado o autorizado por la ley.

3. Digitalización: Se refiere al uso de medios digitales con intervención humana para el desarrollo de tareas o procesos relacionados con la gestión interna de los trámites de las autoridades (registro, procesamiento, almacenamiento, consulta, acceso y disposición de datos).

4. Desmaterialización: Es la disposición en formato digital o electrónico, de documentos físicos producto de un trámite, o de certificados, constancias, paz y salvos o carnés, que se emiten respecto de cualquier situación de hecho o de derecho de un particular, los cuales deben cumplir con el Principio de Equivalencia Funcional, previsto en la Ley 527 de 1999.

5. Estampilla electrónica: Es un documento que se emite, paga, adhiere o anula de forma electrónica, y es como extremo impositivo un gravamen que se causa a cargo de una persona por la prestación de un servicio, con arreglo a lo previsto en la ley y en las reglas territoriales sobre sujetos activos y pasivos, hechos generadores, bases gravables, tarifas, exenciones y destino de su recaudo, las cuales también sirven como medio de comprobación, pues es el documento idóneo para acreditar el pago del servicio recibido o del impuesto causado, al igual que el cumplimiento de una prestación de hacer en materia de impuestos.

6. Estandarización de trámites: Es el proceso que desarrollan las autoridades responsables de reglamentar o emitir lineamientos sobre trámites modelo, para definir los documentos, requisitos, condiciones, validaciones, formularios únicos y cualquier tipo de requerimiento necesario para acceder al trámite, los cuales deberán ser de obligatoria observancia por parte de las entidades responsables de su implementación, sin que exista la posibilidad de incluir pasos o requisitos adicionales a los establecidos por la autoridad responsable de la reglamentación o del lineamiento.

7. Formulario único: Es una herramienta para estandarizar trámites modelo y reportes, en formato físico y/o digital, el cual tiene un diseño estructurado único, consta de campos que se deben diligenciar cuyo objetivo es recolectar datos para iniciar y/o ejecutar diferentes procesos por parte de una o más autoridades.

8. Interoperabilidad: Es la capacidad de las organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio para interactuar hacia objetivos mutuamente beneficiosos, con el propósito de facilitar la entrega de servicios digitales a ciudadanos, empresas y a otras entidades.

9. Otro Procedimiento Administrativo (OPA): Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional, que determina una autoridad o particular que ejerce funciones administrativas para permitir el acceso gratuito, de los ciudadanos, usuarios o grupos de interés, a los beneficios derivados de programas o estrategias, cuya creación, adopción e implementación es potestativa de la entidad.

10. Racionalización de trámites: Es la implementación de acciones normativas, administrativas y tecnológicas orientadas a simplificar, estandarizar, eliminar u optimizar los trámites existentes, reduciendo costos de transacción entre los particulares y el Estado.

11. Registro Público: Es el acto a través del cual una persona natural o jurídica en virtud de una obligación legal, inscribe, anota o certifica de manera presencial o virtual, hechos, actos o situaciones jurídicas ante una autoridad, la cual, produce efectos jurídicos respecto a sus derechos u obligaciones. El registro debe relacionarse con un proceso misional de la entidad y consolidarse en un sistema de información digital o una base de datos, atendiendo las disposiciones del derecho fundamental a la protección de datos personales y al acceso a la información pública. El registro deberá permitir la expedición de una constancia con la información allí contenida por medios digitales.

12. Reporte: Es la obligación creada o facultada por la ley para presentar datos, información o documentos por parte de un particular, entidad pública o particular que cumple función pública, ante las autoridades, para efecto de consolidación, análisis estadístico, monitoreo, seguimiento, evaluación, inspección, vigilancia o control por parte de la autoridad receptora de la información.

13. Trámite: Es el conjunto de requisitos, pasos o acciones, regulados por el Estado, dentro de un proceso misional, que deben efectuar los ciudadanos, usuarios o grupos de interés ante una entidad u organismo de la administración pública o particular que cumple funciones públicas o administrativas, para hacer efectivo un derecho, ejercer una actividad o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley.

14. Trámite Modelo: Es un trámite cuya estandarización está a cargo de una autoridad administrativa del orden nacional, el cual debe ser implementado por diferentes autoridades administrativas, de conformidad con los lineamientos establecidos en la definición de estandarización de trámites del presente decreto.

ARTÍCULO 2.2.20.4. LINEAMIENTOS PARA DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES (ANEXO 1). <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 88 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Las autoridades deberán adoptar y aplicar la Guía de digitalización y automatización de trámites contenida en el Anexo 1 del presente decreto con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas por medios digitales, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad.

PARÁGRAFO 1o. Los lineamientos para la digitalización y automatización de trámites contenidos en el Anexo 1 serán actualizados y publicados en la sede electrónica del MinTIC cuando así lo determine este a través de las sucesivas versiones de cada uno de dichos documentos y previo informe del equipo técnico de la Dirección de Gobierno Digital y del Departamento Administrativo de la Función Pública.

PARÁGRAFO 2o. Para garantizar la igualdad en el acceso a la administración, las autoridades deberán asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos en sus sedes físicas, además de contar con personal que apoye y guíe en el trámite digital al ciudadano que así lo requiera.

ARTÍCULO 2.2.20.5. INTEGRACIÓN DE LOS LINEAMIENTOS DE DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE TRÁMITES CON LAS POLÍTICAS DE GOBIERNO DIGITAL Y DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. <Artículo adicionado por el artículo 1 del Decreto 88 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> Los lineamientos expedidos en el presente decreto y en el Anexo 1 de esta misma norma, para la digitalización y automatización de los trámites, se deberán implementar por las autoridades de manera articulada con la Política de Gobierno Digital regulada en el Título 9, Parte 2, Libro 2, del presente decreto, y, entre otros, con los lineamientos y estándares señalados en el marco de arquitectura, en el modelo de seguridad y privacidad, en el modelo de servicios ciudadanos digitales, los referidos a las sedes electrónicas, expedidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como, los señalados en la política de racionalización de trámites y la guía metodológica para la racionalización de trámites expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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