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RESOLUCION 18 DE 1997
(marzo 10)
Por medio de la cual se constituye y reglamenta
el funcionamiento de las cajas menores y los
avances del SENA.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA,
en uso de sus facultades legales en especial la
resolución No. 0002 de enero 3 de 1997,
emanada de la Dirección General
del Presupuesto Nacional, y
CONSIDERANDO:
1.- Que se hace necesario establecer disposiciones especiales de funcionamiento y de control de las Cajas Menores y de los Avances en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
2.- Que las Regionales presentaron solicitudes de cajas menores para los Centros de Formación y dependencias administrativas.
RESUELVE:
CAJAS MENORES
ARTICULO 1o. Constituir las Cajas Menores para la vigencia fiscal de 1997 con la denominación, unidades ejecutoras, conceptos presupuestales de gestión, cuantía por cada concepto presupuestal, finalidad y clase de gastos que se pueden realizar de acuerdo con lo señalado en el anexo el cual forma parte integral de esta resolución, para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter de urgentes.
ARTICULO 2o. El manejo de los dineros de Cajas menores se hará a través de cuenta corriente oficial autorizada y registrada por la Dirección General del SENA de conformidad con las normas, reglamentos e instructivos vigentes, bajo la responsabilidad del funcionario facultado y debidamente afianzado para administrarla.
PARAGRAFO 1. En la denominación de la cuenta corriente deberá conservarse la siguiente estructura: TESORAL SENA - CAJA MENOR, seguido del nombre de la misma.
PARAGRAFO 2. La cuenta corriente de la Caja Menor sólo tendrá por concepto de ingresos los dineros provenientes de los reembolsos girados por las Tesorerías del SENA.
PARAGRAFO 3. Se podrá autorizar el manejo en efectivo de los recursos de Caja Menor de acuerdo con los parámetros y directrices establecidos en los artículos 3o y 4o de la presente Resolución.
ARTICULO 3o. Antes de activar el funcionamiento de las Cajas Menores, el Director Administrativo y Financiero de la Dirección General, los Directores Regionales y Seccionales, establecerán mediante Resolución:
1.- El funcionario responsable de su administración y manejo.
2.- El monto máximo de giro que se faculta al responsable del manejo el cual no podrá ser superior al 10% de la cuantía autorizada, y en todo caso sin sobrepasar la suma de $ 900.000.oo.
3.- El monto que el responsable del manejo podrá tener como disponibilidad en efectivo con el fin de atender los gastos menores, el cual no podrá ser superior al 10% de la cuantía autorizada ni superar la suma de $ 400.000.oo.
4.- Se entenderá por gastos menores los pagos efectivos cuya cuantía sea inferior a $ 90.000.oo.
PARAGRAFO. Cuando se cambie al responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización definitiva efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a esa fecha; cuando se reasigne a otro funcionario se tramitará igual a la iniciación de vigencia.
ARTICULO 4o. El responsable de la caja menor deberá llevar un libro de bancos para el manejo por cuenta corriente y otro de caja para el manejo en efectivo, cuyas páginas deberán ser rubricadas al inicio de la vigencia por el Jefe de la división de Recursos Financieros en la Dirección General y por los Jefes Administrativos y Financieros o quien haga sus veces en las Regionales y Seccionales, en donde se registrarán diariamente todos los ingresos y egresos que se produzcan, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según os comprobantes que respalden cada operación, así como un control de los rubros de gestión asignados a la Caja Menor con el fin de verificar los saldos disponibles al momento de efectuar cualquier erogación.
ARTICULO 5o. La Caja Menor funcionará con el giro de la suma correspondiente que efectuará la Tesorería a la orden del funcionario que se haya designado para lo cual se tendrá en cuenta:
1.- Que el funcionario encargado de su administración y manejo haya constituido la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la Caja Menor.
2.- Que exista disponibilidad presupuestal y de Pac en los conceptos aprobados en el Decreto 2373 de 1996 para al apertura inicial así como para los reembolsos.
3.- Con la Resolución de apertura de la Caja Menor se debe efectuar el compromiso presupuestal y con el comprobante de pago con el cual se le gira el valor total asignado al funcionario responsable se debe situar el valor total, lo anterior con el objeto de garantizar la legalización definitiva al cierre de la vigencia. Toda vez que se legalicen reintegros periódicos dentro de la vigencia se deberá efectuar el compromiso y pago teniendo como base la resolución de asignación. Con el recibo d caja o documento de legalización definitiva de la misma se efectuará la Resolución de Apertura reversando del gasto y del compromiso los saldos disponibles.
PARAGRAFO. Las Cajas Menores funcionarán contablemente como un Fondo Fijo.
ARTICULO 6o. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal o cuando se haya consumido más de un 70% de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.
ARTICULO 7o. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso y renovación, se exigirá además de los requisitos legales, administrativos y fiscales correspondientes, el cumplimiento de los que a continuación se indican:
1.- Que los gastos estén agrupados por conceptos presupuestales objeto de la caja menor, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa y que corresponda exactamente a los autorizados en la presente Resolución.
2.- Que los documentos presentados sean los originales, que no presenten enmendaduras o borrones y se encuentren debidamente firmados por los acreedores con clara identificación del nombre o razón social, el número del documento de identidad o Nit, Objeto, cuantía, fecha, a nombre del SENA.
3.- Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.
4.- Que el gasto se haya efectuado existiendo la disponibilidad de fondos en la caja menor.
5.- Que se haya expedido la Resolución de reconocimiento del gasto por el ordenador respectivo. Teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 51 Ley 179 de 1994.
PARAGRAFO 1. A toda factura o comprobante de gasto se deberá deducir para el pago respectivo, el impuesto correspondiente a retención en la fuente u otro impuesto, de acuerdo con las normas establecidas por la ley. En el reembolso se deberá reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.
Cuando el reembolso de la Caja Menor no se efectúe dentro del mismo mes de el (los) pago (s), el responsable del manejo de la misma, deberá consignar en la tesorería del SENA correspondiente los valores retenidos en la fuente, situación que deberá efectuar antes del 25 del respectivo mes. Al momento de efectuarse la legalización el responsable de la Caja Menor deberá acompañar el correspondiente recibo de caja.
PARAGRAFO 2. La cuenta de cobro será soportada por una relación de gastos, indicando el número de las facturas con los soportes correspondientes, nombre del beneficiario, valor bruto, IVA, valor retenido y neto pagado. A las facturas se les sellará con "cancelado" una vez se paguen. Para efecto del descuento de retención en la fuente se debe tener en cuenta las bases y porcentajes establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduana Nacional - DIAN.
ARTICULO 8o. La conciliación de las Cajas Menores, se realizará mensualmente por el área de Contabilidad y se refrendará por el contador o quien haga sus veces.
El funcionario responsable de la administración y manejo de la Caja Menor deberá suministrar a más tardar el 10 de cada mes el extracto bancario y el libro de Bancos a la dependencia de contabilidad, para la respectiva elaboración de la conciliación bancaria.
ARTICULO 9o. Para el buen funcionamiento de las Cajas Menores se establecen las siguientes prohibiciones al responsable del manejo:
1.- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en stock de almacenes o depósitos.
2.- Adquirir elementos devolutivos.
3.- Fraccionar compras de un mismo elemento.
4.- Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes a su propia organización y para fines distintos a los establecidos en la creación de la caja menor.
5.- Efectuar cualquier pago por concepto de contratos u ordenes de pedido cuando de conformidad con el artículo 39 de la Ley 80 de 1993, deben constar por escrito.
6.- Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
7.- Cambiar cheques o efectuar préstamos a Funcionarios o Terceros.
8.- Girar cheques en descubierto, prohibición que debe expresarse claramente al abrir la cuenta corriente.
9.- Girar cheques superiores a la cuantía autorizada de giro o de pago.
10.- Permitir demoras superiores a cinco (5) días hábiles en la legalización de los recibos provisionales.
11.- Obtener créditos para compra de bienes o servicios.
PARAGRAFO. La violación de cualquiera de las anteriores prohibiciones es causal de mala conducta.
ARTICULO 10. La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la presente vigencia fiscal se hará a más tardar el 12 de Diciembre de 1997.
AVANCES
ARTICULO 11. Se podrá anticipar dinero a funcionarios del SENA, con el objeto de atender erogaciones urgentes y para ello se deberá observar el trámite de autorizaciones que para el efecto haya establecido el Consejo Directivo Nacional del SENA y del registro presupuestal previo. No podrán concederse avances para atender gastos por concepto de servicios personales, contribuciones que establece la Ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.
PARAGRAFO. Los anticipos y pagos anticipados se efectuarán hasta por el 50% de su valor.
ARTICULO 12. Cuando la cuantía y condiciones del Avance lo amerite el ordenador del gasto deberá constituir o hacer constituir la fianza y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Tesoro de la Nación. No obstante, los avances para viáticos y gastos de viaje sólo requerirán de autorización del ordenador del gasto y del previo registro presupuestal.
ARTICULO 13. con excepción de los avances para viáticos y gastos de viaje que se deberán legalizar dentro de los cinco (5) días siguientes a la finalización de la comisión, la legalización de los avances deberá efectuarse dentro de los diez (10) días siguientes a la realización del gasto y en todo caso antes del 12 de diciembre de 1997, allegando la documentación que administrativamente se exija para estos casos. No podrá concederse un nuevo avance a un funcionario hasta tanto no se haya legalizado el anterior so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte de quien lo autorice o entregue.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 14. El funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en el SENA estarán sujetos a las disposiciones de la presente resolución.
ARTICULO 15. Los funcionarios a quienes se les responsabilice del manejo de las Cajas Menores y a quienes se les conceda avances, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el mal manejo que se de a los dineros girados a su favor, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.
ARTICULO 16. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones de carácter general o particular vigentes sobre la materia del SENA que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Santafé de Bogotá, a los 10 días de marzo de 1997
ALBERTO LORA PEDROZA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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