RESOLUCION 1035 DE 2020

(septiembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Por el cual se establece el protocolo para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios en el marco de la Emergencia Sanitaria por el virus COVID-19

LA JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en los artículos 2 y 76 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 6 del Decreto 249 de 2004 y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020 “Por medio del cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-2019 y se adoptan medidas para hacer frente al virus”, del Ministerio de Salud y Protección Social, se establecieron medidas sanitarias para prevenir y controlar la propagación del COVID-19 en el territorio nacional y mitigar sus efectos, dentro de las cuales se ordena expresamente a los representantes legales de entidades públicas adoptar las medidas de prevención y control sanitario para evitar la propagación de ésta enfermedad.

Que en virtud del artículo 215 de la Constitución Política de Colombia, el Gobierno Nacional expidió los Decretos 417 del 17 de marzo de 2020 y 637 del 6 de mayo de 2020, por medio de los cuales declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional.

Que en consecuencia, el Gobierno Nacional expidió los Decretos 418 del 18 de marzo de 2020, 420 del 18 de marzo de 2020, 457 del 22 de marzo de 2020, 531 del 8 de abril de 2020, 593 del 24 de abril de 2020, 636 del 6 de mayo de 2020, 689 del 22 de mayo de 2020, 749 del 28 de mayo de 2020, 878 del 25 de junio de 2020, 990 del 9 de julio de 2020 y 1076 del 28 de julio de 2020, por medio de los cuales impartió instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y se ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la Republica de Colombia.

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, además las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado.

Que la salud pública enfrenta un reto mundial en el que todos estamos involucrados, y las actividades diarias deben ser ajustadas para garantizar en forma preventiva el contagio del COVID - 19, por tal motivo se ha decretado en el país la emergencia sanitaria, siendo el aislamiento social, la principal y más efectiva medida para contener la propagación del virus.

De otra parte, el Gobierno Nacional expidió el Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020 en cuyo artículo 6 dispone: "Hasta tanto permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social las autoridades administrativas a que se refiere el artículo 1 del presente Decreto, por razón del servicio y como consecuencia de la emergencia, podrán suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa".

Que la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, Dirección General, mediante las resoluciones 1-0370 del 24 de marzo de 2020, 1-0418 del 3 de abril de 2020, 1-0464 del 27 de abril de 2020, 1-0504 del 11 de mayo de 2020 y 1-0552 del 26 de mayo de 2020, suspendió los términos de las actuaciones disciplinarias de primera instancia, de su competencia, en el período comprendido entre el veinticuatro (24) de marzo y el treinta y uno (31) de mayo de 2020.

Que el Ministerio de Salud mediante Resolución 844 del 26 de mayo de 2020 y 1462 del 25 de agosto de 2020 prorrogó hasta el 30 de noviembre de 2020, la Emergencia Sanitaria por el COVID-19, declarada mediante Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020.

En consecuencia, la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, Dirección General, mediante las resoluciones 1-0576 de 1 de junio de 2020, 1-0681 de 1 de julio de 2020, 1-0767 de 15 de julio de 2020, 1-0846 de 31 de julio de 2020 y 1-0981 de 31 de agosto de 2020, continuó con la suspensión de los términos de las actuaciones disciplinarias de primera instancia, de su competencia, en el período comprendido entre el primero (1) de junio y el treinta (30) de septiembre de 2020.

Que el Gobierno Nacional mediante Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020, estableció medidas de aislamiento selectivo y distanciamiento individual responsable para todos los habitantes del territorio nacional, de igual forma en su artículo 6 decidió lo siguiente: “Cumplimiento de protocolos para el desarrollo de actividades. Toda actividad deberá estar sujeta al cumplimiento de los protocolos de bioseguridad que establezca el Ministerio de Salud y Protección Social para el control de la pandemia del Coronavirus COVID-19. Así mismo deberán atenderse las instrucciones que para evitar la propagación del Coronavirus COVID-19 adopten o expidan los diferentes ministerios o entidades del orden nacional.”

Que el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA es una entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, cuya responsabilidad, de conformidad con lo establecido en la Ley 119 de 1994, es cumplir con la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y otorgando formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país, las cuales deben ajustarse a los objetivos trazados por el Gobierno Nacional.

Que el artículo 2 de la Ley 734 de 2002 dispone “(...) corresponde a las oficinas de control disciplinario interno y a los funcionarios con potestad disciplinaria de las ramas, órganos y entidades del Estado, conocer de los asuntos disciplinarios contra los servidores públicos de sus dependencias” y así mismo el artículo 76 establece que la Oficina de Control Interno Disciplinario conocerá y fallará en primera instancia, correspondiéndole la segunda instancia a la Dirección General del SENA de conformidad con lo dispuesto en el numeral 17 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004.

Que con el fin de preservar la vida y mitigar el riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el virus COVID-19, el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA mediante Circular No. 01-3-2020-000050 del 16 de marzo del presente año, determinó acciones administrativas para la contención del virus.

Que luego de haber suspendido términos en las actuaciones disciplinarias de su competencia, la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, Dirección General mediante Resolución No. 1-1033 de 7 de septiembre de 2020, resolvió levantar parcialmente la suspensión de los términos de algunos procesos disciplinarios de su competencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 6, inciso segundo, del Decreto 491 de 2020, luego de analizarse y comprobarse que era viable adelantar de manera virtual algunas fases del proceso disciplinario en dichos procesos, de acuerdo con las herramientas tecnológicas con las que cuenta el SENA.

Que, en consecuencia, la Oficina de Control Interno Disciplinario en ejercicio de la función de “Promover las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones, velando por la unidad administrativa y técnica del área”, establecida en el numeral 10 del artículo 6 del Decreto 249 de 2004, procede a establecer el protocolo que permita aplicar el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones para la gestión y trámite de los procesos disciplinarios de competencia de la Oficina.

Que en mérito de lo expuesto, la Jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. Mediante la presente resolución se establecerá el protocolo que la Oficina de Control Interno Disciplinario del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), en adelante OCID, implementará para el uso de los medios y herramientas tecnológicas en todas las actuaciones disciplinarias de primera instancia, a fin de permitir a los sujetos procesales e intervinientes actuar en las mismas haciendo uso de los medios digitales disponibles y evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias.

PARAGRAFO PRIMERO: Este protocolo se aplicará de manera inmediata en los procesos disciplinarios cuya suspensión de términos fue levantada mediante Resolución 1-1033 de 7 de septiembre de 2020, para adelantar los trámites que correspondan a alegatos de conclusión, terminación y archivo definitivo, fallo de primera instancia y para decidir sobre la concesión de la apelación.

Asimismo, el presente protocolo cobrará vigencia para todas aquellas actuaciones disciplinarias que se adelanten una vez sea levantada la suspensión de los términos procesales que sobre ellas recae, para algunas o todas las fases, según corresponda.

ARTÍCULO SEGUNDO. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS. De conformidad con lo establecido en el Decreto Legislativo 491 de 2020, en el Título III del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en la Ley 527 de 1999, las siguientes son las herramientas tecnológicas con las que cuenta la OCID para el desarrollo de las actuaciones disciplinarias en primera instancia:

MICROSOFT TEAMS: Esta plataforma se usará como canal de comunicación oficial para la práctica probatoria y demás diligencias asociadas a la actuación disciplinaria.

CORREO ELECTRÓNICO: A través de este medio electrónico se realizarán las notificaciones personales y las comunicaciones derivadas de la actuación disciplinaria que así lo requieran.

PÁGINA WEB SENA: En esta se fijarán los estados y los edictos emitidos para notificar las providencias que por este medio corresponda.

FIRMA DIGITAL: Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

PARÁGRAFO: Mientras se cuente con la firma digital, los actos, providencias y decisiones se seguirán adoptando mediante firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada, según la disponibilidad de dichos medios, conforme lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto Legislativo 491 de 2020.

ARTÍCULO TERCERO. DILIGENCIAS DE NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN. Conforme lo establece el artículo 4 del Decreto Legislativo 491 de 2020, la notificación o comunicación de los actos administrativos se hará por medios electrónicos; para tal efecto, en todo proceso que se inicie será obligatorio para los sujetos procesales e intervinientes, indicar la dirección electrónica para recibir notificaciones, lo que se entenderá autorizado con la sola radicación.

En relación con las actuaciones disciplinarias en curso, los sujetos procesales e intervinientes, deberán indicar la dirección electrónica en la cual prefieran recibir las notificaciones o comunicaciones. Para la comunicación de las pruebas y el trámite de notificación de las decisiones, se remitirá la información y copia del Auto, desde la cuenta jefecidisciplinario@sena.gov.co al correo electrónico que tenga registrado el servidor (a) y/o contratista del SENA, según corresponda. Si los sujetos procesales desean recibirla en otra cuenta, deberán manifestarlo enviando la dirección electrónica al correo antes enunciado.

En el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, excepcionalmente se seguirá el procedimiento previsto en los artículos 67 y siguientes de la Ley 1437 de 2011.

Para la notificación por estado y por edicto, en la página web de la entidad está habilitada la ruta: TRANSPARENCIA - # 4 - NORMATIVIDAD - Otra Información - Notificaciones Procesos Disciplinarios. Allí se publicarán los estados y edictos, acorde con lo dispuesto en la ley 734 de 2002.

Las notificaciones por estado y por edicto se fijarán virtualmente con inserción de la providencia y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos por el funcionario, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva.

ARTÍCULO CUARTO. PRÁCTICA DE AUDIENCIAS, DILIGENCIAS, CONSULTA Y COPIA DE EXPEDIENTES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley 734 de 2002, las diligencias podrán realizarse en la modalidad no presencial, de manera virtual, a través de las herramientas tecnológicas; para ello se deberá comunicar por medios electrónicos y con la debida antelación, a quienes van a intervenir en la audiencia y en la práctica probatoria, fecha, hora y el canal de gestión.

La consulta de los expedientes disciplinarios estará disponible para los sujetos procesales y sus apoderados, previa solicitud remitida al correo electrónico jefecidisciplinario@sena.edu.co, correspondiendo al funcionario responsable de la sustanciación del proceso, facilitar el acceso a la consulta, que no incluirá el descargue de los documentos. Las solicitudes de copia de expedientes deberán formularse al correo enunciado y serán contestadas a través del mismo.

ARTÍCULO QUINTO. MEDIDAS QUE SE ADOPTARÁN PARA GARANTIZAR LA SEGURIDAD, RESERVA Y CONSERVACIÓN DE LAS AUDIENCIAS Y DILIGENCIAS. Los servidores públicos de la OCID observarán las siguientes reglas:

- Las diligencias de ampliación de queja, declaraciones juramentadas, dictámenes periciales (si se rinden verbalmente) y la práctica de otro medio de prueba que requiera la participación tanto del funcionario que los recauda como quien los rinda, serán recibidos virtualmente a través de la plataforma Microsoft Teams, herramienta a la cual tienen acceso todos los servidores públicos y contratistas de la Entidad.

- Si se trata de usuarios externos o ex servidores públicos, se les solicitará suministrar la dirección de correo electrónico para adelantar la respectiva diligencia por dicho medio.

- Si el (los) investigado(s) desea(n) rendir versión libre, puede(n) hacerlo por escrito o verbalmente; en el último caso, la diligencia se realizará a través de la plataforma Microsoft Teams.

- Las diligencias practicadas mediante la plataforma Microsoft Teams, serán grabadas, descargadas e incorporadas en un medio extraíble, para que reposen en el expediente disciplinario.

- Excepcionalmente, los disciplinados o su defensor podrán solicitar mediante correo electrónico el agendamiento de una cita para la verificación física del expediente disciplinario, autorización que impartirá por la misma vía la Jefe de la Oficina, fijando fecha y hora para la misma y estableciendo la obligación del autorizado de cumplir con todos los protocolos de bioseguridad establecidos en cada sede de la Entidad donde se vaya a desarrollar la visita.

ARTÍCULO SEXTO. RADICACIÓN DE QUEJAS, INFORMES DISCIPLINARIOS Y CORRESPONDENCIA. Para la radicación de documentos se tendrá en cuenta lo dispuesto la Circular No. 01-3-2020-000088 del 6 de mayo de 2020, suscrita por la Secretaria General, que dispuso la radicación de las comunicaciones oficiales internas a través del aplicativo OnBase.

Estas comunicaciones se elaboran directamente por el Cliente web de OnBase en todas las direcciones, subdirecciones de centro y coordinaciones de grupo, tanto en Regionales como en la Dirección General, sin necesidad de utilizar el correo grupoadmondocumentos@sena.edu.co.

Las respuestas a las comunicaciones electrónicas oficiales recibidas a partir de la fecha de expedición de la presente circular, se responderán mediante respuesta electrónica a través del Cliente WEB de OnBase en todas las Direcciones, Subdirecciones de Centro y Coordinaciones de grupo, tanto en Regionales como en la Dirección General, sin necesidad de utilizar el correo servicioalciudadano@sena.edu.co.

El registro y seguimiento de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y reconocimientos podrá efectuarse a través del link https://www.sena.edu.co/es- co/ciudadano/Paginas/pqrs.aspx.

La radicación de las quejas, informes, memoriales, recursos y comunicaciones en general con destino a la OCID, provenientes de las partes e intervinientes externos al SENA, se continuarán radicando en los correos electrónicos servicioalciudadano@sena.edu.co y grupoadmondocumentos@sena.edu.co.

Las pruebas documentales que se alleguen por los funcionarios activos de la Entidad, deberán radicarse vía aplicativo OnBase y las que se alleguen por las partes e intervinientes externos, deberán radicarse en el correo electrónico servicioalciudadano@sena.edu.co. De recibirse pruebas documentales en el correo electrónico del funcionario a cargo del proceso, estas deberán remitirse inmediatamente al correo electrónico jefecidisciplinario@sena.edu.co para surtir el trámite de radicación

ARTÍCULO SEPTIMO. PODERES. De conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto Legislativo 806 de 2020, los poderes especiales se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de ninguna presentación personal o reconocimiento. En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado, la que deberá coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C a los siete (7) días del mes de septiembre de dos mil veinte (2020)

CLAUDIA PATRICIA LANDAZÁBAL ORTI

Jefe Oficina Control Interno Disciplinario
Dirección General del SENA

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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