CIRCULAR 01 DE 2023

(enero 2)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

Para conocimiento y divulgación se adjunta copia de la Resolución No 1 00001 del 02 de enero de 2023 por la cual se distribuye el presupuesto del SENA para la presente vigencia fiscal, la cual se encuentra publicada en el FTP institucional en la siguiente ruta:

FTP:

ftp://ftp.sena.edu.co/Direcci%F3n%20de%20Planeaci%F3n%20%96%20DiGeneral/PLAN%20DE%20ACCI%D3N%202023/

La distribución del presupuesto provee el sustento financiero del Plan de Acción 2023, el cual seformuló con la finalidad de contribuir al cumplimiento de la Misión de la entidad, alineado al Plan Estratégico Institucional, políticas y planes del Gobierno Nacional según lo establecido en la circular 01 de 2018 del Consejo para la Gestión y Desarrollo Institucional, y en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 "por el cual se actualizo el Modelo Integrado de Planeación y Gestión."

El compromiso para la vigencia 2023 es continuar con la focalización de nuestros esfuerzos y recursospara ejecutar con calidad y pertinencia los servicios institucionales, garantizando los propósitos planteados por el Gobierno Nacional, dirigidos y priorizados para dar respuesta a las necesidades de inclusión social y productivas de la población menos favorecida. Los esfuerzos conjuntos que hagamos como Entidad nos permitirá cumplir las metas y estrategias 2023 definidas en el Plan de Acción 2023.

Por otro lado, y teniendo en cuenta que el Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público señala que el Sistema Integrado de Información Financiera SIlF NACION II es de obligatorio cumplimiento y de acuerdo con el Decreto 1068 de 2015 igualmente expedido por el Ministerio de Hacienda que estipula que las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación ejecutarán sus presupuestos a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACION, cada dependencia deberá:

- Garantizar que las fuentes de financiación que soportan los ingresos sean coherentes con los gastos.

- Verificar el presupuesto de egresos distribuido a las Subunidades que componen el SENA.

La distribución del presupuesto para la vigencia 2023 deberá ser cotejada por los ordenadores del gasto en las Direcciones, Jefaturas, Regionales y Subdirecciones de Centro, acorde a lo dispuesto en la Resolución No 1-00001 del 2 de enero de 2023 y los registros del aplicativo SIIF NACIÓN verificando las asignaciones a cada rubro presupuestal de gastos en funcionamiento, y para cada proyecto de inversión, la desagregación en cada uno de los conceptos internos SENA y en cada dependencia de afectación del gasto, lo que se debe financiar con base en los objetivos formulados en los lineamientos del Plan de Acción para la vigencia 2023.

Los ordenadores del gasto deberán planear, administrar y ejecutar con criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad y responsabilidad los recursos institucionales para lograr cumplir con las metas y las estrategias que soportan el quehacer institucional del SENA en el 2023.

En virtud del Decreto 412 del 2 de marzo de 2018 y la Resolución 10 del 7 de marzo de 2018 expedidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el cual se deroga la Resolución 069 de 2011, se imparten directrices para el manejo presupuestal del Estado, y se detalla las cuentas para efectos del registro de los datos de las ejecuciones presupuéstales en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF y en concordancia con el Decreto 2590 del 23 de diciembre 2022 por el cual se liquida el presupuesto para la vigencia 2023.

Así mismo, nos permitimos dar algunas instrucciones y aclaraciones para el manejo presupuestal del SENA:

- Aclaraciones y Recomendaciones para la gestión presupuestal de los recursos aprobados:

1. En el aplicativo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público "SIIF Nación" se realizará el cargue y desagregación del Presupuesto Inicial de Egresos para las dependencias de la Dirección General, los Fondos Administrados (Fondo Nacional de Vivienda SENA, Fondo Emprender, Fondo Industria de la Construcción), Despachos Regionales y Centros de Formación; el cargue y ejecución del Presupuesto de Ingresos quedará centralizado en la Dirección General.

2. La ejecución presupuestal se realizará entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2023. Se deben iniciar los procesos precontractuales desde el comienzo de la vigencia fiscal con el fin de garantizar que la ejecución de los contratos y sus pagos sean coherentes con la ejecución anual del presupuesto, evitando que el rezago (reservas y cuentas por pagar) castigue la programación del PAC de la siguiente vigencia. (El rezago presupuestal deberá tender a cero).

3. Para adelantar un proceso contractual previamente se debe garantizar la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP que soporta dicho proceso.

4. El presupuesto de la vigencia 2023 se distribuye en Funcionamiento e Inversión. El Presupuesto de Funcionamiento estará asignado en las Direcciones Regionales y la Dirección General. Según el Decreto de liquidación del presupuesto para la vigencia 2023, los recursos por los cuales se financiará el presupuesto para dicha vigencia corresponden a 20, 21, 26, 27 (Recursos Propios) y 10 (Aportes de la Nación).

El Presupuesto de Inversión se encuentra distribuido en diez (10) proyectos de inversión inscritos y viabilizados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, los cuales cuentan con dependencias de afectación de gasto específicas en el aplicativo SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tales como el Fondo Industria de la Construcción, Producción de Centros, Ambientes de Formación, Bienestar Aprendices, entre otros; que garantizan las acciones previstas en los programas, con el fin de controlar los recursos presupuéstales, de acuerdo con la información consolidada en las fichas EBI ''Estadística Básica de inversión - Proyectos de Inversión".

5. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto garantizar con los recursos asignados para la vigencia 2023 el cubrimiento de todos los gastos de obligatorio cumplimiento y que sean indispensables para el normal desempeño de la gestión institucional, garantizando principalmente lo siguiente:

a. Los gastos de nómina y los inherentes a la misma.

b. El pago de los servicios públicos, incluyendo las nuevas sedes que llegasen a entrar a operar en la respectiva vigencia.

c. Para el pago de impuestos, se solicita realizar el pago dentro de las fechas previstas para tal fin, especialmente en el período con descuentos.

d. La alimentación de los trabajadores oficiales, dotación, ropa de trabajo y los elementos de protección de funcionarios y aprendices según normatividad vigente.

e. Priorizar con los recursos asignados la contratación de los servicios personales que cuenten con estabilidad legal reforzada y con protección constitucional especial.

f. Los demás que se consideren imprescindibles para atender el cumplimiento de las metas de la Entidad.

Nota: Los gastos de nómina y los asociados a la misma, así como lo referente a pago de aprendices patrocinados por el SENA quedan centralizados en la Dirección General, excepto lo relacionado con la alimentación de los Trabajadores Oficiales y transporte (Recursos para el pago a empleados públicos y/o trabajadores oficiales del transporte permanente u ocasional), cuyos recursos son asignados desde la resolución de apertura de acuerdo con lo registrado en el plan de acción. Adicionalmente, es deber de los ordenadores de gasto verificar la disponibilidad presupuesta!, antes de autorizar horas extras y contratación de aprendices, con el Grupo de Nómina y Administración de Salarios de la Dirección General - (Secretaría General) y hacer estricto seguimiento a la ejecución de dichos rubros con el fin de evitar solicitudes de recursos adicionales atendiendo la eficiencia en el gasto público establecidas por la normatividad vigente; portal razón solicitamos remitirse a los Anexos de Apertura No. 3 y 4 Contrato de Aprendizaje y Horas Extras respectivamente.

6. Atender las disposiciones en materia de contratación emitidas por la Entidad, especialmente las definidas en la Circular No. 3-2022-000210 del 25/11/2022 "Tabla de honorarios 2023 para contratos' de prestación de servicios con personas naturales, diferentes a actividades de instructores." y en la Circular No. 3-2021-000209 del 25/11/2022 "Orientaciones Contratación de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, Dirección General - Año 2023".

7. Obedeciendo a la óptima planeación y programación del presupuesto, sólo se atenderán modificaciones presupuéstales debidamente justificadas dentro de la vigencia 2023, las cuales se realizarán teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el documento Plan de Acción 2023 y directrices emitidas por la Dirección Administrativa y Financiera, adjuntando la Plantilla-MDA (última versión) para la vigencia 2023, teniendo en cuenta que las modificaciones y/o traslados internos solicitados a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo deben ser registradas a través del módulo de modificaciones presupuéstales en el aplicativo ON-BASE.

Toda solicitud de traslado presupuesta! que sea cambio de concepto interno SENA dentro de la misma dependencia, debe solicitarse adjuntando la Plantilla-MDA (última versión) para la vigencia 2023, el control de este tipo de traslados será de competencia del área que lo origine y no requiere movimientos en el Sistema SIIF Nación, sin embargo, se autoriza por medio de Resolución de modificaciones presupuéstales' emitida por la Dirección Administrativa y Financiera y se deja consignado en el Anexo 2 de la respectiva Resolución.

8. Los recursos asignados en la resolución de apertura garantizan además el cumplimiento de los compromisos adquiridos a través de las vigencias futuras tramitadas en las vigencias anteriores (ver anexo No. 6 Vigencias Futuras). De llegarse a presentar algún excedente para dicho concepto, la Regional, Centro de Formación o dependencia de Dirección General deberán sin excepción, solicitar su reintegro a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo e informar al área respectiva quien solicitó el trámite de la vigencia futura, con el fin de que se realice el trámite de liberación de recursos para atender nuevas necesidades de la Entidad.

9. Se recuerda que los anexos de apertura son de estricto cumplimiento y por tanto se deben respetar los tiempos, cantidades, valores y perfiles para su ejecución. De no requerirse los recursos, se deberá solicitar el traslado de excedentes a los responsables de los proyectos y dependencias debido a que son recursos de destinación específica; por tal razón solicitamos remitirse a los Anexos de Apertura No. 8 (Servicios Personales Indirectos Centros de Formación) y 9 (Servicios Personales Indirectos Regionales).

10. De acuerdo con el modelo de compras descentralizadas que estableció la Dirección Administrativa y Financiera para 2023, nos permitimos informar que, para los siguientes conceptos, las Dirección Regionales y/o Centros de Formación, asumirán la contratación para estos temas en la próxima vigencia. Para lo cual, desde la apertura presupuesta! se asignarán los recursos correspondientes a cada dependencia presupuestal según el siguiente detalle:

a. Vigilancia y Seguridad Privada: Los recursos serán asignados a los Despachos Regionales de Atlántico, Santander, Cundinamarca, Antioquia y Distrito Capital quienes adelantarán las contrataciones de las cinco zonas en las que se encuentra dividido el servicio a nivel nacional, atendiendo para ello los lineamientos y directrices que emita la Dirección Administrativa y Financiera.

b. Papelería y Útiles de Escritorio: Los recursos serán asignados a los 33 Despachos Regionales, quienes deben realizar en 2023 la contratación para el suministro de estos elementos. Los cuales se asignarán de la siguiente manera:

- Papelería y Útiles de Escritorio Administrativos - Despacho Regional: Se asignarán a través del proyecto denominado: OPTIMIZACION DE LOS PROCESOS DE APOYO PARA LA FORMACION, EL RECAUDO DE APORTES Y LA PROMOCION Y LA DIVULGACION DE LOS SERVICIOS DEL SENA A NIVEL NACIONAL en la dependencia presupuestal 101000. Incluirá además los recursos que ya se venían asignando para tóner y cintas de impresión para los Despachos Regionales.

- Papelería y Útiles de Escritorio Administrativos - Centros de Formación: Se asignarán a través del proyecto de inversión denominado: MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL en la dependencia presupuestal 101000. Con estos recursos se atenderán las necesidades de los centros de formación en temas administrativos. Incluirá, además, solo para aquellas regionales que en su plan de acción 2023, manifestaron realizar contratos centralizados, los recursos que ya se venían asignando para tóner y cintas de impresión de los centros de formación. Materiales de Formación Papelería (Papelería) - Centros de Formación: Se asignarán a través del proyecto de inversión denominado: MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL en la dependencia presupuestal 101045 {Formación regular) y 101011 {Articulación con la Educación Media). Con estos recursos se atenderán las necesidades de los centros de formación en temas de papelería como material de formación de acuerdo con los programas de formación en ejecución. Estos recursos no podrán utilizarse para atender necesidades de papelería administrativa ni de los centros de formación

c. Elementos de Protección Personal (Funcionarios, Aprendices Regular, FIC y Apoyos de Sostenimiento): Se asignarán a través del proyecto de inversión denominado: MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DELSENA NACIONAL en cada dependencia presupuestal correspondiente, tanto a los Centros de Formación, como a los Despachos Regionales.

d. Residuos Peligrosos: Se continuarán manejando a través del Concepto Interno SENA denominado ''Servicios Públicos". Para el caso de las regionales Guainía, Guaviare, Vaupés, Vichada, Putumayo, San Andrés y Distrito Capital se asignarán los recursos correspondientes para que asuman su propia contratación, ya que la Dirección Administrativa y Financiera solo contratará lo correspondiente a las necesidades de la Dirección General.

11. Arrendamientos bienes Inmuebles: La contratación de bienes inmuebles para la vigencia 2023, deberá estar definida en el marco del nuevo modelo para la aprobación y contratación de estos inmuebles definido en la Resolución No. 1-02275 de 2022 emitida por la Dirección Administrativa y Financiera. Los Despachos Regionales y los Centros de Formación del Distrito Capital, encontraran en el anexo de arrendamientos el detalle de los arrendamientos financiados con los recursos de la apertura presupuestal, excepto aquellos que son financiados con el proyecto de "Innovación" los cuales por su particularidad serán asignados en la apertura, pero no formaran parte de este anexo.

12. La distribución de los recursos asignados por el proyecto de inversión: C-3603-1300-14 MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL para cubrir los gastos de bienestar aprendices y los servicios personales de gastos de bienestar, fue realizada por la Dirección de Formación Profesional, amparados en el Plan Nacional integral de Bienestar de los aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA, en la resolución 1-1399 de 2021, por tal razón las solicitudes correspondientes deberán ser remitidas a dicha área.

13. Los contratos de instructores, de acuerdo con lineamientos Plan de Acción para la vigencia 2023 emitidos por la Dirección de Formación Profesional, van como máximo hasta el calendario académico emitido por la citada área. Adicionalmente, los recursos para esta contratación incluyen la financiación de la etapa productiva. Se asignan los recursos en Resolución de apertura para los cupos pasan más los cupos matriculados primera oferta 2023 en formación titulada (Regular) y para complementaria para el cumplimiento de las metas del primer semestre. Para la formación FIC y Articulación con la media se asignan los recursos para el cumplimiento de la meta de toda la vigencia.

14. Los centros de formación que tienen unidades productivas no podrán contratar trabajadores de campo, debido a que estas unidades productivas serán atendidas por contratos de aprendizaje que se asignan de acuerdo al Anexo 3 Contrato de aprendizaje.

15. Los viáticos administrativos asignados a cada dependencia, Regional o Centro de Formación son para todo el año 2023, por lo que se hace necesario optimizar y controlar de manera especial las comisiones de funcionarios y desplazamientos de contratistas, priorizando el uso de medios electrónicos con que cuenta la Entidad para el desarrollo de sus actividades misionales y administrativas, atendiendo las normas gubernamentales de austeridad, eficiencia, eficacia, efectividad, responsabilidad del gasto público y disposiciones que determine el Gobierno Nacional.

Por otro lado, dentro del presupuesto asignado a los Despachos Regionales se deberá garantizar los recursos para las movilizaciones de los funcionarios que participaran en las convocatorias para proveer cargos de Trabajadores Oficiales, coordinados con la Secretaría General - Grupo de Relaciones Laborales.

16. Lo relacionado con Tiquetes para la Formación Profesional que se apropian en los despachos regionales para sus centros de formación, seguirán siendo asignados a través del concepto interno SENA "VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR FORMACIÓN PROFESIONAL", manteniendo la asignación para el 2023 por la dependencia SIIF 45-Servicios prestados a la Formación Profesional.

17. Además de los anexos de apertura las Regionales, Centros de Formación, áreas de Dirección General deberán atender las observaciones que se encuentran en el Anexo 02 para cada uno de los conceptos internos desagregados en la Apertura Presupuestal 2023.

18. La desagregación del presupuesto de inversión deberá estar acorde en todo momento con los montos definidos en las actividades de cada proyecto en su cadena de valor, en el caso de requerirse modificaciones, deberán tramitar previamente ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo la actualización del proyecto con el fin de contar con la viabilidad técnica de esta modificación por parte del Ministerio de Trabajo y el Departamento Nacional de Planeación.

19. A partir de la vigencia 2023, los siguientes conceptos internos SENA de funcionamiento e inversión se agruparán en la dependencia SIIF 43, con el ánimo de presentar de manera consolidada todos los gastos referentes al Bienestar de los funcionarios de la Entidad: Estímulos a los empleados del Estado, Servicios de bienestar social, Préstamos educativos y Préstamos por calamidad doméstica y adicionalmente por el proyecto de inversión: C-3603-1300-14 MEJORAMIENTO DEL SERVICIO DE FORMACION PROFESIONAL DEL SENA NACIONAL los Apoyos para el rol: APOYO ADMINISTRATIVO - FONDO NACIONAL DE VIVIENDA- BIENESTAR Y CAPACITACIÓN.

Se resalta que en el anexo 2 de la apertura presupuestal 2023, se continuará con el manejo de los conceptos internos SENA. Razón por la cual se requiere que las áreas de apoyo administrativo referencien en el CDP y RP el concepto interno SENA a aplicar.

Adicionalmente recordamos que, una correcta planeación se refleja en una ejecución oportuna de los recursos en el transcurso del año, con un cumplimiento del 100% de las metas. La sobre ejecución en metas puede entenderse como fallas en el proceso de planeación y concertación de los compromisos, por ello se solicita a los Subdirectores de Centro, Directores Regionales y Ordenadores del Gasto de la Dirección General hacer un seguimiento permanente para evitar sobre ejecuciones, teniendo en cuenta, además, que los recursos asignados son para el cumplimiento de las metas del año.

Contamos con el compromiso de todos, para que la Entidad desarrolle la estrategia contenida en el Plan de Acción 2023, de manera que generemos impacto en las condiciones de vida de millones de colombianos, a través del aporte a la empleabilidad y competitividad, atendiendo el programa de Gobierno, mediante una oferta de servicios que responda a las necesidades del sector productivo y campesino, dadas las condiciones de la población y a las características propias de las regiones del País.

Los anexos de la Resolución de Apertura son los siguientes:

- Anexo 2 Resolución de Apertura Nol-00001 del 2 de enero de 2023.

- Anexo 3 Contrato de aprendizaje.

- Anexo 4 Horas extras.

- Anexo 5 Vacunas aprendices.

- Anexo 6 Vigencias futuras.

- Anexo 7 Arrendamientos.

- Anexo 8 SPI Centros de Formación.

- Anexo 9 SPI Despachos Regionales.

Cordialmente,

MARIA NANCY PEREZ LIZARAZO

Directora de Planeación y Direccionamiento

Corporativo SENA - Dirección General

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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