CIRCULAR 10 DE 2023

(enero 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá - DC

De acuerdo con los principios de la administración pública de planeación y ejecución de recursos

“La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” (Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia)”.

En aplicación de dicho precepto, la Dirección de Formación Profesional emite las siguientes orientaciones necesarias para la oportuna y efectiva ejecución de las actividades y fases relacionadas con la adjudicación de Apoyos en el marco de la convocatoria I-2023, para beneficio de los aprendices matriculados en programas de formación laboral y tecnológica de la modalidad presencial, virtual y a distancia; previo cumplimiento de las condiciones y los requisitos señalados en la Resolución 169 de 2022.

Como primera medida, se hace énfasis en que el Subdirector del Centro de Formación, como ordenador del gasto, es la persona responsable de hacer un acompañamiento y seguimiento permanente en la gestión de las actividades de los apoyos de sostenimiento regular, por lo cual debe cumplir con las siguientes acciones:

Designar una persona responsable para la gestión de las fases y actividades de apoyos de sostenimiento regular.

Requerir a los Coordinaciones Académicos del Centro, difundir con sus instructores, que los aprendices que se encuentran en estado “Inducción” o que no tengan ruta de aprendizaje asociada, no podrán postularse para acceder a los apoyos de sostenimiento, porque el aplicativo lo inhabilitará.

Garantizar la confiabilidad, oportunidad y transparencia de los procesos, para las publicaciones de los reportes asociados que correspondan a las actividades y fases de la gestión de los apoyos de sostenimiento regular.

Realizar permanentemente el acompañamiento y seguimiento a la asignación de los cupos y ejecución del presupuesto.

Efectuar seguimiento a las reuniones de socialización con los aprendices para la divulgación de los derechos, deberes, obligaciones y compromisos, como beneficiarios de estos apoyos. Velar por el cumplimiento oportuno de los desembolsos de los aprendices beneficiados.

Solicitar las depuraciones de los aprendices para liberarlos de las bases de datos, con el fin de habilitarlos, siempre y cuando no hayan sido beneficiarios en una vigencia anterior. Solicitar adición o traslado de recursos con base al procedimiento establecido.

Buscar estrategias, alternativas y propuestas con el equipo de trabajo para promover de manera óptima la ejecución de los recursos asignados.

Participar de las reuniones, mesas de trabajo y socializaciones convocadas por la Dirección de Formación profesional.

Por su parte, el Profesional de Bienestar al Aprendiz, debe cumplir con las siguientes acciones:

- Brindar las orientaciones, aclaraciones y recomendaciones a la persona encargada de la gestión del proceso de los apoyos regular para dicha vigencia.

- Entregar los insumos, documentos y herramientas disponibles de la trazabilidad del proceso a sus equipos de trabajo con el fin de conocer la información pertinente del mismo.

- Realizar un acompañamiento y seguimiento permanente en las actividades y fases para la gestión de los apoyos de sostenimiento regular.

- Informar oportunamente las diferentes solicitudes (informes, formularios, encuestas, reportes, entre otros), al equipo de trabajo, en el marco de la convocatoria por parte de la Dirección de Formación Profesional.

- Acompañar el seguimiento de la asignación de los cupos y ejecución presupuestal.

- Participar de las reuniones, mesas de trabajo y socializaciones convocadas por la Dirección

de Formación Profesional.

- Diligenciar de manera oportuna la información solicitada por la Dirección de Formación Profesional.

Gestor de apoyos de sostenimiento Regular:

Como encargado de Apoyos Regular, es la persona responsable de la operatividad del proceso para la divulgación, verificación, validación, consolidación y seguimiento de la información avalada por el Subdirector del Centro de Formación, en la entrega de los apoyos.

Por tanto, sus acciones son las siguientes:

Validar con el área correspondiente del Centro de Formación, el estado de formación de los aprendices y que estos se encuentren asociados a la ruta de aprendizaje, de lo contrario el Sistema lo inhabilitara en el momento de la inscripción.

Conocer la asignación presupuestal y los cupos para la adjudicación de los aprendices.

Promocionar y divulgar a los aprendices los términos de la convocatoria para la postulación e inscripción a los Apoyos Regular, por los medios dispuestos por la entidad.

Validar que los aprendices cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en la normatividad y procedimientos vigentes, para su postulación.

Recepción de la documentación para la selección del apoyo regular.

Publicar los reportes correspondientes en cada una de las fases en el marco de la convocatoria.

Realizar encuentro de socialización para informar a los aprendices beneficiarios, los derechos, deberes, compromisos y obligaciones del apoyo.

Generar la resolución de adjudicación a través de la herramienta disponible por la entidad de acuerdo con el listado de aprendices beneficiaros.

Realizar los trámites administrativos requeridos para la asignación y digitalización de la resolución de aprendices beneficiarios.

Publicar la respectiva resolución de adjudicación en los diferentes medios de comunicación establecidos por el centro de formación.

Descargar el reporte mensual de los beneficiarios a través de la herramienta disponible por la entidad Seguimiento y registro oportuno de novedades reportados por los aprendices, en la herramienta disponible.

Generar reporte de desembolso para pago, en los tiempos establecidos en el cronograma. Remitir al grupo administrativo de apoyo o, quien haga sus veces, los archivos para el respectivo desembolso.

Realizar seguimiento a los desembolsos.

Realizar seguimiento permanente al cumplimiento de los requisitos del aprendiz beneficiario..

Registrar los desembolsos de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma.

Cumplir con los tiempos establecidos en el cronograma de ejecución de todo el proceso de Apoyos Regular.

De acuerdo con lo anterior, se debe tener en cuenta el cumplimiento de las fases y actividades en el marco de la convocatoria:

Cronograma de Actividades para la ejecución de la Convocatoria I-2023 Apoyo Regular.

En el anexo cuadro 1, se establece el cronograma de la convocatoria l-2023. Las fechas acá definidas son de obligatorio cumplimiento, razón por la cual, los Subdirectores, como ordenadores del gasto en la Gestión de los Apoyos de Sostenimiento del Centro de Formación, serán los responsables de hacerles un estricto seguimiento para lograr la asignación de los cupos y la ejecución recursos, evitando posibles acciones disciplinarias.

Normatividad y Procedimientos

Para el desarrollo de la convocatoria, se debe seguir lo establecido en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol GFPI-007 - Procedimiento Apoyos de Sostenimiento, guía de apoyos socioeconómicos, manual GFPI-M- 002 de usuarios de apoyos de sostenimiento regular publicados en la plataforma “Compromiso”, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

Es importante precisar que, en caso de modificación de fechas, canales, medios de entrega, entre otros aspectos; la solicitud debe ser sustentada técnica y jurídicamente por el Subdirector del Centro de Formación como ordenador de gasto, y estar asociada a un plan de mejoramiento que impida que esta situación se repita como parte del ejercicio de autocontrol, estableciendo los hallazgos que deban gestionarse desde el Centro de Formación en la plataforma “Compromiso”, por los incumplimientos en los procedimientos, teniendo en cuenta que los apoyos socioeconómicos son un tema sensible que afecta a los aprendices e impacta la ejecución presupuestal.

Asignación Presupuestal

La asignación presupuestal se realiza teniendo en cuenta los cupos otorgados a cada Centro de Formación para el cubrimiento de la convocatoria, esta asignación se hace mediante resolución presupuestal del año 2023 y garantiza el presupuesto para hacer los desembolsos de los apoyos de sostenimiento por los meses programados para cada aprendiz adjudicado, según cronograma establecido es fundamental tener en cuenta que, los apoyos socioeconómicos regular de la dependencia presupuestal 44 tiene una fuente de recursos y destinación específica, por lo que no se puede hacer uso diferente para el que está establecido.

Finalmente, los centros de formación deben tomar las medidas necesarias para garantizar el desembolso oportuno de los apoyos de sostenimiento y cumplir con las fechas establecidas para tal fin.

Depuración de la información de los Aprendices

La Dirección de Formación Profesional solicitó al equipo de soporte de la Oficina de Sistemas, hacer la depuración masiva de los Aprendices en estados “No priorizados”, “No adjudicados” y “No entregó documentación”.

No se pueden depurar aprendices en estado “Finalizado”, por lo que se sugiere verificar los estados de los aprendices al momento de hacer la solicitud mencionada anteriormente.

Es importante que los Centros verifiquen que los Aprendices no tengan desembolsos o registro de la información pendiente, ya que esto restringe realizar la depuración. Si el Centro de Formación, adicionalmente requiere depurar aprendices, se debe hacer la solicitud mediante correo electrónico por parte del Subdirector a la Coordinación del Grupo de Bienestar al Aprendiz y Atención al Egresado, con antelación de diez (10) días a la fecha de la inscripción.

Divulgación de la Convocatoria

Los Centros de Formación deben garantizar la divulgación de la convocatoria a los Aprendices oportunamente, por los diferentes medios que sean de mayor accesibilidad y alto impacto, de acuerdo con las características de ellos y del Centro de Formación, en coordinación con el equipo de comunicaciones de la Regional, con el fin de recibir la información del apoyo socioeconómico y vigilar de manera permanente el número de inscritos, con el objetivo de generar estrategias para aumentar su participación.

Inscripción de los aprendices aspirantes a la convocatoria

Podrán ser beneficiarios de apoyos de sostenimiento regular, los aprendices que se encuentren matriculados en un programa de formación laboral o formación tecnológica de los siguientes niveles: Operario - OP - Auxiliar - AU, Técnico Laboral TL - PT - Tecnólogos -TG, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos de la normatividad vigente e inscribirse por el aplicativo dispuesto por la entidad.

Si el Centro de Formación presenta incidentes en el proceso de inscripción de aprendices que se adjudicaron en anteriores vigencias y continúan en la actual vigencia en el mismo programa de Formación, deben ser reportados por el profesional de Bienestar en el siguiente enlace https://forms.office.com/r/gpJsqwT5QR

Calificación y Priorización

La persona encargada de la gestión de los apoyos socioeconómicos debe calificar y priorizar a todos los aprendices inscritos en los diferentes estados de priorización (cumple, con puntaje de priorización; cumple, sin puntaje de priorización; no cumple con los requisitos; no entregó documentación), en el sistema dispuesto por la entidad, en las fechas establecidas para la convocatoria y con base a los criterios de prioridad establecidos en la guía de apoyos socioeconómicos GFPI-G-007.

Adjudicación de los aprendices beneficiarios

Adjudicar a los aprendices beneficiarios por medio de resolución, con el fin de otorgar el derecho al Aprendiz del apoyo socioeconómico de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma. Es importante resaltar que el Aprendiz adquiere el derecho una vez que se perfecciona el acto administrativo y hasta que incurra en una causal de cancelación o hasta el fin de la formación y finalización de la vigencia.

Realizar los trámites administrativos para la asignación y digitalización de la resolución, con base al cronograma de actividades y avalado por el Subdirector del Centro de Formación.

Realizar reunión de socialización y notificación de los aprendices beneficiarios del apoyo, brindando la información pertinente de las condiciones, compromisos, obligaciones y deberes, como beneficiarios del apoyo.

Registro de novedades

Registrar las novedades con el fin de mantener actualizada la información de los aprendices, tales como: cambio de documento de identidad, fin de formación, suscripción de contrato de aprendizaje, registro de cuenta bancaria, fallecimiento del aprendiz, etc....

Así mismo, la cancelación y/o aplazamiento, deben registrarse de manera oportuna en el aplicativo, porque afectan el reporte para pagos de dicho mes.

Gestión y tramite del desembolso

Gestionar los trámites para el desembolso a los aprendices beneficiarios de manera oportuna teniendo en cuenta lo siguiente:

Generar el reporte de desembolso mensual con los aprendices beneficiarios Tramitar los desembolsos ante el Grupo de Apoyo Administrativo y Financiero o área encargada para los pagos, correspondientes en las fechas establecidas Expedir la resolución de pagos

Plantificar a los aprendices beneficiarios de los desembolsos, con oportunidad de tiempo. Notificación a los aprendices del desembolso, para su conocimiento y fines pertinentes. Efectuar el desembolso a los aprendices a las cuentas bancarias cumpliendo con las fechas establecidas en el cronograma.

Registrar los desembolsos efectuados en las fechas estipuladas en el cronograma, a fin de tener control y transparencia de los recursos asignados.

Reemplazos de la convocatoria

Para esta fase, es necesario que los Centros de Formación reemplacen mensualmente los cupos que fueron cancelados en el mes anterior y/o cupos nuevos asignados, con el fin de asegurar la ejecución de los recursos, conforme a la lista de elegibles de la convocatoria emitida, con el propósito de mantener la ejecución presupuestal del Centro. Por tanto, se debe adjudicar por reemplazo el mismo número de cupos que estén cancelados (disponibles), aplicando los criterios de desempate, cuando haya lugar.

Seguimiento a la adjudicación y Ejecución Presupuestal

Con el objetivo de adjudicar los Apoyos Regular y ejecutar el presupuesto de manera controlada, la Dirección de Formación Profesional realizará un seguimiento mensual a los Centros de Formación por medio de la herramienta disponible para tal fin, por lo tanto, los Centros de Formación deben disponer de la información de los cupos y el presupuesto asignado para la validación de dicha información, acorde con las directrices brindadas.

Incidentes técnicos en el aplicativo

En caso de presentar dificultad relacionada con la disponibilidad de las funciones del aplicativo, el Centro de Formación deberá informar mediante correo electrónico a la Coordinación de Bienestar al Aprendiz, adjuntando evidencias del incidente presentado para ser validado ante la oficina de Sistemas. Por ningún motivo se deben adelantar actividades por fuera del sistema dispuesto por la entidad, debiendo ser informada oportunamente para realizar la gestión respectiva ante la oficina de sistemas.

Registro Documental

El Centro de Formación debe conservar los soportes y registros de información de las actuaciones adelantadas en el archivo documental del Centro, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y para alimentar el aplicativo de gestión de los apoyos, cuando se requiera.

Fraterno saludo,

WILFREDO GRAJALES ROSAS

Director de Formación Profesional

Dirección General

ANEXO:

1. Cuadro de actividades mensuales

2. Cupos asignados por Centro.

Anexo Cuadro 1 - CRONOGRAMA CONVOCATORIA l-2023 APOYOS DE
SOSTENIMIENTO REGULAR Y ACTIVIDADES, TRÁMITES MENSUALES PARA LA EJECUCIÓN DE CUPOS Y RECURSOS

Anexo Cuadro 2 - CUPOS Y RECURSOS POR CENTRO DE FORMACIÓN CONVOCATORIA 1-2023

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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