CIRCULAR 65 DE 2014

(marzo 13)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá, D.C.

Teniendo en cuenta que se ha agotado el saldo del contrato No. 979 de 2012 suscrito con la empresa SUBATOURS LTDA., identificada con el NIT: 800.075.003-6, y en virtud de las disposiciones realizadas en las circulares 3-2013-000154 y 3-2014-000008, el suministro de tiquetes aéreos en las Regionales y Centros de Formación deberá realizarse, a partir de la fecha de expedición de la presente circular, conforme a las siguientes disposiciones:

1. Las Regionales que al momento de la expedición de la presente Circular hayan adjudicado ya el contrato de prestación del servicio de suministro de tiquetes aéreos deberán suscribir el acta de inicio y empezar la ejecución de los mismos, atendiendo la necesidad propia de la Regional y la de sus Centros de Formación adscritos.

2. Las Regionales que aún no hayan adjudicado el proceso de selección respectivo, deberán suministrar los tiquetes aéreos con cargo al presupuesto que se les ha asignado para tal fin, de tal forma que puedan atender las actividades misionales y administrativas, así como los eventos de capacitación y bienestar. La forma en la que se suministrará los tiquetes aéreos mientras se adjudica el proceso de selección para el suministro de tiquetes aéreos será la definida por el Director Regional,

En todo caso, las Regionales deberán adelantar inmediatamente el proceso de selección del contratista que prestará sus servicios, de acuerdo con los recursos asignados por la Dirección de Planeación, y el plazo de ejecución de dichos contratos será desde la suscripción del acta de inicio hasta el 31 de diciembre de 2014 o hasta agotar presupuesto.

3. Se requiere mantener la aplicación de medidas de austeridad en el consumo de tiquetes aéreos, por lo que se debe fortalecer el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, de tal forma que se reduzcan los traslados para capacitaciones, que puedan dictarse mediante videoconferencia u otro medio similar.

4. El suministro de tiquetes aéreos y las condiciones contractuales serán las definidas por cada Regional, sin embargo, deberán considerar y dar cumplimiento a los siguientes aspectos:

a. Planeación: La solicitud de los tiquetes aéreos debe corresponder a una adecuada planeación por parte de quienes requieren su expedición, de tal forma que se puedan obtener las ventajas y beneficios que ofrece el mercado.

b. Programación según la comisión: Toda solicitud de expedición de tiquetes aéreos debe estar acorde con el itinerario de la comisión aprobada ya sea de trabajo o de estudio, de tal forma que se pueda expedir el tiquete de ida en el vuelo que le permita al comisionado estar oportunamente para atender la necesidad objeto de la comisión. De la misma manera, el vuelo de regreso se programará de tal forma que el comisionado pueda tomarlo oportunamente una vez terminada su comisión; no se aceptarán solicitudes para expedición de tiquetes en vuelos anteriores al día de inicio o posteriores al día de finalización de la comisión que no se encuentren debidamente justificados.

c. De la economía: La aerolínea en la cual se programarán los vuelos será aquella que ofrezca el mejor precio en iguales o similares condiciones de horario e itinerario, de tal forma que los tiquetes se expidan en la tarifa más económica del momento. Se exceptúan las tarifas promocionales o "promo", pues teniendo en cuenta la cantidad de restricciones de este tipo de tiquetes aéreos, no cuentan con la flexibilidad requerida, ocasionando un alto riesgo económico en caso de no poder utilizar estos tiquetes aéreos.

d. En todo caso, la selección de la aerolínea corresponderá a la establecida por el SENA bajo los parámetros de economía y oportunidad para la atención de la Comisión.

e. De la legalidad: Toda solicitud de expedición de tiquetes aéreos deberá estar soportado en una orden de viaje o comisión de servicios previamente aprobada.

f. El procedimiento para la expedición y el control de cada tiquete será el que defina la Regional.

g. Las solicitudes de tiquetes aéreos al exterior únicamente podrán ser tramitadas por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas del SENA, por lo que los contratos no podrán tener dentro de su objeto este tipo de tiquetes aéreos.

h. La cancelación o modificación del horario de los vuelos, en virtud de cambios en la orden de viaje o comisión de servicios deberá estar debidamente justificada. Los trámites y costos que se generen por cambio de horario y/o de itinerarios que no estén en función del servicio y que no estén debidamente justificados, serán asumidos por los pasajeros.

5. Con el fin de mantener un control del consumo de tiquetes aéreos y mantener una información histórica y estadística, se requiere que dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, los Coordinadores de apoyo administrativo mixto envíen al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones una relación de los tiquetes aéreos expedidos y volados durante el mes inmediatamente anterior. Esta información se encuentra incorporada en el Anexo No 1 de la presenta circular, y que contiene la siguiente información:

- Nombre de la Empresa contratista

- NIT

- Número del tiquete

- Fecha de expedición del tiquete

- Fecha de vuelo

- Aerolínea

- Ruta del viaje

- No de comisión u orden de viaje

- Apellidos y nombres de cada pasajero (tal y como aparecen en el documento de identificación)

- Número de Identificación del pasajero

- Fecha de solicitud del tiquete

- Regional y Centro al que pertenece el pasajero

- Estado del tiquete (Volado o no volado)

- El valor del tiquete expedido y sus cargos asociados (Combustibles, otros impuestos), el IVA del tiquete, la tasa aeroportuaria, la tarifa administrativa, el IVA de la tarifa administrativa y los descuentos aplicados en virtud de lo ofrecido en la propuesta del contratista.

6. Tanto el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones como el Grupo Integrado de Gestión Contractual brindarán la asesoría y orientación necesaria para la contratación del servicio requerido.

7. El suministro de tiquetes aéreos para la Dirección General se realizará manteniendo, en lo pertinente, la aplicación de los procedimientos establecidos en las Circulares 3-2013-000044 y 3-2013-00054.

El servidor público que realice procedimientos relacionados con la expedición y uso de tiquetes aéreos sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, incurrirá en conducta disciplinable que se pondrá en conocimiento del área competente.

En caso de presentarse alguna duda sobre el alcance y aplicación de la presente circular, invitamos a comunicarse con la funcionaria Sonia del Carmen Oviedo Urbano en la IP: 12349 o al correo electrónico tiouesaereosasena.edu.co.

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

ANEXO NO 1.

CONTROL DE SUMINISTRO Y CONSUMO DE TIQUETES AÉREOS.

REGIONAL _________________

INFORME CORRESPONDIENTE AL MES DE ___________ DEL AÑO ______

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