CIRCULAR 67 DE 2018

(abril 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Agenda sugerida del primer trimestre (enero, febrero y marzo) vigencia 2018

En su condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017, esta oficina los invita para que se realice la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al primer trimestre de 2018, para la cual se agenda los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que ustedes consideren pertinentes.

Las funciones indicadas en la Resolución SENA 2303 de 2017 son las siguientes:

"Artículo 8. Funciones del Subcomité Regional Coordinador de Control Interno. El Subcomité Regional Coordinación de Control Interno tendrá las siguientes funciones:

a. Coordinar la implementación y efectuar el seguimiento de las políticas y orientaciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en materia de control interno de acuerdo a las características propias de la Regional y reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

b. Reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno la eficiencia y efectividad de los controles para controlar los riesgos de la respectiva Regional.

c. Evaluar el cumplimiento de las políticas, objetivos institucionales, planes y programas, procesos y procedimientos que desarrollan la misión del SENA a nivel de la respectiva Regional.

d. Realizar autoevaluación de la respectiva Regional para verificar el avance en el logro de las metas, los resultados y los objetivos propuestos.

e. Evaluar las observaciones de la Contraloría General de la República efectuadas a la Regional respectiva, incluidos los Centros de Formación y elaborar y hacer seguimiento al cumplimiento de Planes de Mejoramiento que se determine para atenderlas.

f. Evaluar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento implementados en la Regional respectiva y Centros de Formación adscritos para atender las Observaciones de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno.

g. Las demás que sean asignadas por el Director General del SENA.”

En cumplimiento de lo anterior se recomienda desarrollar la sesión con la siguiente agenda.

AGENDA NACIONAL

1. Revisar los compromisos adquiridos de la última agenda vigencia 2017.

2. Resultado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República vigencias 2013, 2014, 2015 y 2016. Las evidencias que soportan el avance de estos hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma Compromiso. Para los hallazgos suscritos con la CGR de las vigencias 2012, 2011, 2010, 2009 y anteriores y auditorias especiales, las evidencias que soportan su avance debe ser cargadas en el FTP link: ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTROL%20INTERNO/

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

3. Reporte del informe de avance en la Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción de cada Centro adscrito y del Despacho Regional. Reportar el nivel de eficiencia y efectividad de los controles reportados en el ciclo de administración del riesgo y definir acciones orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno a través de la Política Institucional de Administración del Riesgo, las evidencias que soportan su avance debe ser cargadas en el FTP link: ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTROL%20INTERNO/

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

4. Resultado del seguimiento a la aplicación de la Resolución 357 de 2008, emitida por la Contaduría General de la Nación, especialmente en lo relacionado con el numeral 3 denominado "Procedimiento de Control Interno Contable" por cuanto su aplicación contribuye a la consecución de información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, la entidad debe observar como mínimo los siguientes elementos entre otros:

- Cumplimiento en fa elaboración trimestral de la conciliación de la cuenta 1424-Recursos entregados en Administración (Convenios) y el estado de depuración de los saldos reflejados en Contabilidad vs información del área responsable de su manejo en la Regional.

- Rechazos en la solicitud de devolución del IVA por parte de la DIAN correspondientes a la Regional, análisis de las causas y de las acciones de mejoramiento realizadas.

- Análisis y depuración de saldos de las cuentas por pagar vigencia 2017 de la Regional.

- Cumplimiento de las demás actividades establecidas en el Manual de Políticas Contables del SENA que son responsabilidad de la Regional

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

5. Resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Verificar que las visitas de vigilancia y control de la actividad contractual de los Centros de Formación, que debe realizar el Director de la Regional, en virtud del artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016. Las actas de verificación y los hallazgos deben ser publicados en el FTP link ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COQRD%20CONTROL%20INTERNO/ dentro de los diez (10) días siguientes al vencimiento del término previsto para la realización de dichas visitas.

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

6. Seguimiento a la información registrada y almacenada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2842 de 2010, con el fin de poner al servicio de la Administración Pública y la ciudadanía en general la información de la Entidad, en lo concerniente a:

- Cargue de la información de Contratistas y Funcionarios con corte al 30 de Marzo de 2018

- Cargue de información de Declaración de Bienes y Rentas con corte al 30 de Marzo de 2018

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

7. Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 2159 de 2013 “Por la cual se crea el Marco de Gobierno TIC y se fijan Políticas Institucionales para el uso y comportamiento frente a los recursos y servicios de las TIC por parte de los usuarios internos del SENA”, en lo referente a lo dispuesto en el Artículo 3o literales b y c, Artículo 4o y 5o.

La evidencia deberá ser cargada al FTP link ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTROL%20INTERNO/

8. Seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del primer trimestre sujeto de verificación.

La evidencia deberá ser cargada al FTP en un archivo Excel. Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

9. Realizar autoevaluación para verificar el avance en el logro de metas, resultados y objetivos propuestos enmarcados en el Plan de Acción correspondiente a cada Centro adscrito y al Despacho Regional, se debe evidenciar el resultado del avance y las medidas y/o estrategias que se toman para el cumplimiento de lo planteado.

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

10. Estrategias, conclusiones, recomendaciones y políticas encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Regional

Generar la información de acuerdo al cuadro sugerido por esta oficina en la carpeta del FTP.

11. Proposiciones y varios. En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.

Adelantado el comité, en cumplimiento del literal e. del artículo 10 de la Resolución 2303 de 2017 se deberá enviar copia del acta suscrita, se requiere realizar a través de ONBASE.

El acta como mínimo debe contener la siguiente información: Nombre de la Regional, fecha de sesión, periodo revisado, orden del día, aspectos debatidos, conclusiones y recomendaciones encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Regional, entre otras, así como los soportes en cada punto, publicados en la carpeta correspondiente a cada Regional en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTROL%20INTERNO/

En el espacio de FTP podrán encontrar en formato Excel la propuesta de Anexos para organizar la información y ésta sea analizada en la sesión del subcomité regional (información de enero a marzo 2018). Se recomienda revisar el documento.

Se solicita realizar sesión del subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir del recibo de la presente y remitir copia de esta acta al correo claudia@sena.edu.co.

Atentantamente,

RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN

Jefe Oficina Control Interno

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/senaCIRCULAR_SENA_0067_2018.pdf>

ANEXOS.

Se encuentran editables en la carpeta del FTP.

ftp://ftp.sena.edu.co/l%20TRIM%202018%20SUBC0MIT%20REG%20C00RD%20CONTROL%20INTERNO/

2. Resultado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República Solo registrar aquellos Hallazgos de AIG y CGR que estén en ejecución por debajo de 99%. Aquellos Centros de Formación y Regionales que estén al día, registrar una nota aclaratoria en el Acta.

3. Reporte del informe de avance en la Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción de cada Centro adscrito y del Despacho Regional

4. Resultado del seguimiento a la aplicación de la Resolución 357 de 2008, emitida por la Contaduría General de la Nación

Punto a. Cumplimiento en la elaboración trimestral de la conciliación de la cuenta 1424-Recursos entregados en Administración (Convenios) y el estado de depuració ESTADO FINANCIERO DE CONVENIOS GRF-F-058 V.01 Adjuntar formatos al acta.

Punto b. Rechazos en la solicitud de devolución del IVA por parte de la DIAN correspondientes a la Regional, análisis de las causas y de las acciones de mejoramiento

Punto c. Análisis y depuración de saldos de las cuentas por pagar vigencia 2017 de la Regional.

5. Resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008 y resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016

6. Seguimiento a la información registrada y almacenada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP)

8. Seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del primer trimestre sujeto de verificación

10. Estrategias, conclusiones, recomendaciones y políticas encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Regional y Centros de Formación

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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