CIRCULAR 69 DE 2018

(abril 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

1. Plan de oferta de formación 2016-2018

Los Directores Regionales, como garantes de la pertinencia, en coordinación con sus Subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de la MEGA META institucional: "Más de 1'600.000 personas colocadas, supliendo las vacantes de las empresas y contribuyendo a la disminución del desempleo".

Como lo menciona el plan estratégico 2015-2018: "en esta apuesta, tres de cada cuatro egresados del SENA (75%) tendrán vinculación laboral". Por tanto, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Programación Indicativa de Formación Titulada 2016-2018, desagregada anualmente, orientándola al cumplimiento de esta meta.

Esta labor se realizará teniendo en cuenta las siguientes pautas:

1. Las redes de conocimiento realizarán y aportarán como insumo, un informe de caracterización de los sectores con recomendaciones sobre la oferta de formación de la red. Por su pertinencia y en particular, definirán qué programas de formación no se pueden ofertar en qué regionales por carecer de las condiciones mínimas, teniendo en cuenta, en especial, el registro calificado. Para ello, los subdirectores de cada red de conocimiento liderarán esta actividad conforme a lo establecido en las Circulares 3-2016-000079 de 26/04/2016 y 3-2016-000116 de 25/07/2016.

De acuerdo con ejercicio adelantado, en la siguiente tabla se registran los subdirectores que liderarán esta labor:

2. Los Comités técnicos de centro, tendrán la responsabilidad de formular el Plan de oferta de formación 2016-2018. Para ello, construirán una propuesta Incorporando la visión del sector externo sectorial y regional.

3. Además del Informe proporcionado por las redes de conocimiento, los Comités Técnicos de Centro analizarán los siguientes insumos: planes de desarrollo nacional, departamentales, municipales, estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales, análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral y autoevaluación de programas de formación, entre otros, según las condiciones particulares de la región y el sector.

4. Los comités técnicos de centro, al momento de formular el plan de oferta de formación, deberán adjuntar la copla digital del registro calificado de los programas adscritos a la educación superior que autoriza la oferta del programas en el Centro de formación".

5. En el análisis de la pertinencia de los programas de formación, se tendrán en cuenta los siguientes criterios: necesidades del sector productivo (tendencias ocupacionales, empleos por proveer y competencias por formar), Intereses del sector social (empleo digno y cualificación deseada), apuestas estratégicas nacionales y regionales (megaproyectos y proyectos estratégicos que demandarán personal calificado) y capacidades de los Centros de Formación.

6. En este marco, además de la oferta regular, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centros de Formación, liderarán con sus Comités Técnicos de Centro, la planeación de oferta especial social en el marco de la atención diferencial y la Inclusión social, acciones que deben generar el mayor Impacto posible en la generación de Ingresos y la superación de condiciones de vulnerabilidad.

7. Tanto para la oferta regular como la especial social, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, liderarán la identificación de necesidades de formación de comunidades a través de la información acopiada mediante convenios, alianzas y programas de orden nacional o territorial con entidades públicas, organismos de cooperación internacional, fundaciones empresariales, proyectos de responsabilidad social empresarial y comunidades, en especial, organizaciones étnicas. Para ello, gestionarán la obtención de esta información con dichas Organizaciones.

8. De igual manera, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, liderarán la inclusión dentro de esta planeación de la oferta de formación para comunidades, la realización de convenios con organizaciones que aseguren la financiación de los proyectos comunitarios y de inclusión social que se desarrollen en el marco de la formación o, en su lugar, aseguren la empleabilidad de los egresados.

Los Directores Regionales en coordinación con los Subdirectores de Centro, desplegarán las indicaciones mencionadas ahora mismo, con el fin de soportar plenamente las convocatorias que se realicen. No obstante, por razones de tiempo, para el estudio, presentación y aprobación de la próxima oferta de formación, correspondiente al tercer trimestre de 2018, tendrán en cuenta los lineamientos que a continuación se establecen y, en la medida de lo posible, incorporarán las pautas anteriormente mencionadas, generando consciencia en la comunidad SENA de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual plan estratégico.

2. Planeación de la oferta

Los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben liderar la planeación de la oferta correspondiente al tercer trimestre de 2018 teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:

1. La oferta formativa que se aprobará, tanto en las Direcciones Regionales como por parte de las Redes de Conocimiento, será la contenida en la Programación Indicativa registrada por los Centros de Formación en el aplicativo Plan de Acción 2018 (http://172.29.33.131:88/WebPlaneacion/webentradaregistro.aspx o el que indique la Dirección de Formación); de igual manera, para la aprobación de recursos y contratación de instructores se tendrá en cuenta dicha programación.

2. Se continúa utilizando SOFIA Plus como herramienta para el registro de la oferta y será el soporte para el análisis de la pertinencia, cobertura y calidad de la oferta educativa. Es así como cada Centro de Formación creará las sugerencias de programas a través de SOFIA Plus después de la aprobación de los programas a ofertar en el Comité regional.

3. El Subdirector de Centro, con el Comité Técnico Centro deben generar la propuesta de la oferta de formación del centro basados en las necesidades del sector productivo, pertinencia, planes regionales, aprobación de registro calificado y capacidad de los centros considerando los ambientes mínimos de cada programa de formación. En ese punto, es igualmente importante tener en cuenta el comportamiento promedio de las inscripciones del mismo trimestre en los dos últimos años, buscando el cumplimiento de las metas de formación de la presente vigencia, y los cupos nuevos proyectados por los centros para el tercer trimestre en el Plan de Acción 2018; información que incluye las metas y compromisos de atención a poblaciones vulnerables, programas especiales y convenios de inclusión social. Este análisis debe ser elevado, sustentando y aprobado en Comité Regional. Los programas a ofertar deben corresponder con las versiones en ejecución que se encuentran en Sofia Plus. Corresponde al Director Regional garantizar que la oferta de los centros de formación sea registrada en la programación indicativa, debidamente y dentro de los términos establecidos por la Dirección de Formación Profesional; instrumento que será tenido en cuenta para la aprobación de la oferta por parte de asesores y gestores de red de conocimiento sectorial.

4. Cumplido el paso anterior los coordinadores académicos de cada centro registran en SOFIA Plus a través del rol "Gestión desarrollo curricular" - Planeación de la Formación- Registrar programas asociados a la respuesta, la oferta académica aprobada. Tener en cuenta que todos los espacios del aplicativo deben ser diligenciados para poder generar la oferta. (Consultar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/novedades/boletin-informativo/623-boletin-no-63-julio-14-tema-varios funcionalidad Registrar programas asociados a la respuesta.

5. Los Coordinadores académicos de cada centro de formación antes de registrar los programas de educación superior en SOFIA plus, deberán verificar la existencia de la resolución de registro calificado que autoriza la oferta del programa para el Centro de formación su lugar de desarrollo.

6. Los asesores de red con apoyo del gestor verificarán en SOFIA Plus las condiciones de calidad de la sugerencia de programas realizada por los Centros de Formación. Ver link http://portal.senasofiaplus.edu.co/jndex.php/novedades/boletin-informativo/623-boletin-no-63-julio-14-tema-varios Funcionalidad: Consultar programas sugeridos por la red.

7. El asesor de la Red de conocimiento antes de avalar la oferta de programas de educación superior en SOFIA Plus, deberá revisar copia digital de la resolución que habilita al centro y su lugar de desarrollo para la oferta del programa.

8. Los gestores de redes de conocimiento, previa revisión de la Programación Indicativa, en este caso la de 2018, darán el aval o no en SOFIA Plus incluyendo la respectiva justificación,

9. Los Centros de Formación, una vez cuenten con el aval del Gestor de Red para cada solicitud, procederán a personalizar la oferta para su respectiva publicación.

10. Se realiza la publicación de la oferta educativa.

Es importante precisar que de conformidad con el Artículo 2.5.3.2.1.1.- del decreto 1075 del 2015, para ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del mismo. El registro calificado será otorgado por el Ministerio de Educación Nacional, mediante acto administrativo motivado en el cual se ordenará la inscripción, modificación o renovación del programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior-SNIES-, cuando proceda.

De conformidad con lo anterior, solo se podrán ofertar programas de nivel Tecnólogo o Especialización Tecnológica que tengan resolución vigente de registro calificado, para el centro de formación y exclusivamente en el municipio y lugar de desarrollo que aparece en la citada resolución del Ministerio de Educación Nacional.

Para los casos en los que la resolución no incluye de manera específica el lugar de desarrollo pero si el municipio, solo podrá ofertar el programa el centro de formación que documento las condiciones de calidad del programa

3. Rautas de Ingreso

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicaran para la segunda convocatoria año 2018, se establecen los siguientes lineamientos.

3.1. Respuesta Institucional con Programas de Formación Titulada:

- Los gestores de red deben registrar en SOFIA PLUS las respectivas sugerencias presentadas por los centros a nivel nacional para la programación de la Respuesta Institucional de Formación Titulada. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio de la formación 16 de julio de 2018.

- En esta convocatoria la única modalidad a ofertar es presencial.

3.2. Acceso Preferente

Acceso preferente Ingreso Social, Población Victimas del Conflicto Armado y participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN), Programa Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F y Accesibilidad para familiares de servidores públicos del SENA:

A través del sistema SOFIA Plus se realizará el cruce previo al proceso de inscripción con las bases de datos oficiales de:

- Ingreso Social, Población Victimas del Conflicto Armado y participantes del Programa Reincorporación y Normalización (ARN), Jóvenes de los programas de Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F, y participantes del grupo familiar de servidores públicos del SENA, para identificar los aspirantes pertenecientes a estas poblaciones. Los aspirantes que no se encuentren en estas bases de datos, no se incluirán dentro de la población con acceso preferente.

- Para esta convocatoria no existirá acceso preferente para los aspirantes beneficiarios del programa Jóvenes en Acción. Esto obedece a solicitud presentada por el Departamento para la Prosperidad Social en Septiembre de 2015, y se mantendrá así hasta tanto las entidades SENA y DPS decidan lo contrario.

- Los aspirantes identificados como pertenecientes a una de estas poblaciones, deberán realizar todo el proceso de registro, inscripción y selección como actualmente lo realizan todos los aspirantes que ingresan por demanda social.

- El acceso preferente para la prueba Fase I será eliminatoria cuando el número de aspirantes por población sea superior al porcentaje del cupo asignado para ese grupo específico, y serán ubicados de acuerdo con el orden de puntaje obtenido en la prueba fase I. Para los programas de formación en los que se programen pruebas Fase II, se mantiene el porcentaje del cupo preferente por cada tipo de población. Como insumo de apoyo al proceso de ejecución de la prueba Fase II, el responsable del proceso en el centro de formación podrá generar el reporte de resultados de la prueba Fase I que identifica a los aspirantes con acceso preferente. Consultar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/ en el link Ayuda y Soporte.

- El cupo preferente se definió a nivel nacional por medio de un porcentaje parametrizado en el Sistema SOFIA Plus para cada una de estas poblaciones y por programa de formación así:

- Ingreso Social (6%)

- Población Victimas del Conflicto Armado (20%)

- Participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN) (6%)

- Programas de Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F (7%)

- Atención a Familiares de Servidores Públicos del SENA (20%).

- Si el número de aspirantes de una de estas poblaciones es inferior al cupo definido, entonces los cupos excedentes quedarán disponibles para aspirantes que ingresen por demanda social los cuales serán ubicados por el sistema SOFIA Plus de acuerdo con el puntaje obtenido en el proceso de selección.

Participantes del Proceso de Reintegración, Reincorporación y Normalización

Las Oficinas de la Agencia Pública de Empleo (APE), brindarán de manera concertada, y en coordinación con la oficina regional de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización creado por el (Decreto Ley 897 de 2017), el apoyo logístico que esta población requiere para la presentación de la prueba de selección on-line (acceso a equipos de cómputo, conectividad, orientación para la presentación de estas pruebas, etc.).

Víctimas del Conflicto Armado.

La Agencia Pública de Empleo (APE), a través de los orientadores ocupacionales debe articularse permanentemente durante todo el proceso con los Centros de Formación con el fin de apoyar la gestión adelantada y retroalimentar a la población acerca de los resultados de cada proceso. Así mismo, el Centro de Formación deberá generar el listado de los aspirantes de esta población en cada fase del proceso, y entregará copia al líder de la Agencia Pública de Empleo.

Participantes de los Programas de Difícil Adoptabilidad y Protección del I.C.B.F

Es fundamental la orientación y acompañamiento que los profesionales del ICBF brinden a los aspirantes en el nivel territorial para que conozcan la diversidad de la oferta de formación y puedan participar oportunamente en la inscripción y el acompañamiento permanente al joven en la aplicación de pruebas y en su proceso de formación.

Accesibilidad a los programas de Formación para Familiares de Servidores Públicos del SENA

El acceso preferente para Familiares de Servidores Públicos del SENA que corresponde al (20%), se efectúa conforme a lo establecido en las resoluciones 58 y 59 del 2016 y teniendo en cuenta las indicaciones señaladas en las circulares 3-2016 -000075, se caracterizará al núcleo familiar del empleado público que se encuentre identificado y reportado por la Secretaria General del SENA.

3.3 Registro y Publicación de la Respuesta Institucional:

- La caracterización de fichas para la formación titulada debe generarse en SOFIA a más tardar el 15 de mayo con fecha de inicio de la formación 16 de julio de 2018, para revisión y verificación del cumplimiento de requisitos. Las fichas creadas después del plazo definido no serán verificadas ni publicadas.

Es muy importante que antes de la fecha señalada el Centro revise cuidadosamente la información registrada:

- Fecha de Inicio

- Fecha de Terminación

- Cupo

- Programa

- Modalidad del Programa

- Nombre Responsable

- Departamento de Desarrollo de Formación

- Municipio de Desarrollo de Formación

- Requisito Específico

- Tipo de Respuesta

- Lugar/Dirección de Ejecución de Formación: Indicar dirección exacta donde se llevará a cabo la formación indicando si es una subsede (No usar abreviaturas).

- Jornada.

- Horario.

- LMS: seleccionar el LMS Blackboard.

NOTA IMPORTANTE: Cuando en el centro definen atender varios grupos que cumplen con las mismas condiciones de: programa de formación, municipio, jornada, horario, lugar de realización; entonces se caracterizara una UNICA ficha con el total de los cupos sin exceder un cupo de 150 personas por ficha, programando los ambientes e instructores que apoyarán el proceso y organizarán los grupos teniendo en cuenta las rutas de aprendizaje y provectos asociados. Si para el mismo programa hay cambio de alguna de las variables, es necesario crear una nueva ficha.

"Por transparencia en el proceso, una vez esté publicada la respuesta institucional en la página WEB no puede ser modificada; el Subdirector del Centro es el responsable de la calidad final de la información publicada".

4. Inscripción

Las inscripciones se realizarán en SOFIA PLUS www.ofertasenasofiaplus.edu.co del 18 al 27 de mayo. Se definirán accesos directos desde el portal del SENA www.sena.edu.co

Los aspirantes deben registrarse en el sistema SOFIA Plus con sus nombres, apellidos, tipo y número de identificación tal y como aparece en su documento de identidad. Dicha información no se modifica.

El centro definirá estrategias de comunicación para la promoción y divulgación de la oferta, garantizando el conocimiento de los programas ofertados en los diferentes municipios, y contemplando el procedimiento de registro, inscripción y selección que se realiza en SOFIA.

Del 28 al 30 de mayo quedarán activas las fichas de baja demanda, es decir aquellas que no cumplieron con el 20% del cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro consultará el reporte de inscripción y definirá las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.

Cuando las fichas cambian de estado de inscripción a selección, el sistema no permitirá realizar inscripciones adicionales.

Las fichas que durante todo el proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 20% del cupo, el sistema las cancelara {31 de mayo), enviando un mensaje a los aspirantes informándoles que por no cumplir con el cupo se cancela el proceso.

Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades informándole al aspirante inmediatamente cuando éstas le apliquen.

El sistema durante el proceso de inscripción en algunos programas, le permitirá al aspirante aplicar a una segunda opción.

El aspirante al inscribirse en programas del nivel tecnólogo, debe incluir en el formulario el registro del Examen de Estado (SNP) sin ninguna excepción.

5. Selección

El proceso de Selección se compone de la FASE I: Prueba de competencias por la Web (Online-) y FASE II (prueba controlada y/o Taller), opcional.

Las siguientes alternativas son para los centros que aplican pruebas off line.

5.1. Aplicación de Pruebas Fase I y Fase II

Fase I:

Prueba Web: valora los intereses, motivaciones, competencias general laboral y ciudadanas, tiene doble carácter pues es una prueba eliminatoria y clasificatoria, se califica con una escala de Uno (1) a cien (100), según tabla No 1. Con esta prueba se busca identificar aquellos aspirantes que a través de sus respuestas demuestren: mayor interés por el programa elegido, la actitud esperada en diferentes ambientes cotidianos y la habilidad cognitiva para usar la información, con un fin determinado como toma de decisiones, creatividad y solución de problemas, así mismo, busca identificar las competencias que a futuro le facilitarán el desempeño exitoso en su vida laboral.

La prueba de competencias fase I, se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet, y los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, así:

Se puede consultar la fecha de la citación en el cronograma que se publica en el portal de SOFIA PLUS http://portal.senasofiaplus.edu.co/

Para la atención y respuesta a quejas y reclamos relacionados con la aplicación de pruebas se dispone los días 05 y 06 de junio como únicas fechas.

Fase II

Tiene dos modalidades (prueba web controlada y/o taller). Estas pruebas son de carácter clasificatorio y eliminatorio, son presenciales lo que obliga al aspirante a presentar el documento de identificación original y no se admiten denuncios.

Las pruebas se califican en una escala de uno (1) a cien (100) puntos y el resultado será ponderado con base en la opción señalada por el centro de formación teniendo en cuenta la tabla No 1.

La prueba web controlada: Valora las aptitudes y competencias básicas asociadas a los programas en áreas tales como: biología, matemáticas, sociales, física, inglés e informática, con el fin de identificar el perfil del aspirante en relación al programa de formación elegido.

La prueba taller: Busca apreciar las competencias comportamentales, biofísicas y actitudinales de los aspirantes para desempeñarse en el futuro programa de formación, estas competencias se valoran teniendo en cuenta su desempeño frente a las actividades propuestas en el taller (Ver documento adjunto).

Para cualquiera de las modalidades seleccionadas, el responsable del proceso en el centro debe capacitar a su equipo de instructores en el desarrollo y registro de información así como en el procedimiento de ejecución de cada modalidad y tiene como apoyo los instructivos que se encuentran en el http://portal.senasofiaplus.edu.co/

Entre el 13 y 14 de junio, el funcionario que tiene el Rol de "Gestor de Desarrollo Curricular" a través del paquete funcional "Planeación de la Formación" debe Gestionar las Pruebas Fase II.

5.2. Pruebas Off Une (Fuera de Línea)

OFF LINE es una prueba programada y aplicada en el centro para poblaciones especiales, con dificultades de conectividad o en condición de discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz o cognitiva). Las competencias a evaluar, la escala de valoración y porcentaje asignado para esta modalidad es el mismo de una prueba Web.

Los requisitos para poder realizar pruebas off line:

- El subdirector de centro o a quien designe enviará solicitud a la coordinación del Grupo Administración Educativa de la Dirección General indicando: nombre del responsable con su correspondiente número de cédula además de enseñar el número de la ficha, nombre del Centro, nombre del programa de formación, línea y red.

- El centro personaliza la ficha con la prueba tipo OFFLINE.

- El centro enviara para la aprobación de estas fichas el banco de pruebas solicitado.

- El encargado en el Grupo de Administración Educativa asigna el ROL de Gestor de Pruebas Offline al profesional señalado en la solicitud, el cual firma el acta de responsabilidad sobre el proceso y consulta la http://portal.senasofiaplus.edu.co/docs/videos/prueba_offline/ para conocer el procedimiento.

- El ROL de Gestor de Pruebas, descarga en Sofia el software Evaluaciones Offline y lo debe instalar en equipos Windows (XP, Vista o 7). Es importante (pero no obligatorio) tener en cuenta que los computadores en donde se instala el software tenga la fecha y hora actual. El Sistema no requiere permisos de Administrador de Windows.

- Adicionalmente el ROL de Gestor de Pruebas Offline debe descargar las pruebas en SOFIA plus a partir del momento en que todas las fichas se encuentren en estado verificadas, y cargarlas en software de Evaluaciones Offline con el respectivo rol administrativo que se indica en las guías de usuario.

- El centro contactará a los aspirantes que se inscribieron en las fichas caracterizadas con pruebas offline y garantizará la aplicación de la prueba dentro de las fechas establecidas en el cronograma para las pruebas Fase I, dejando constancia de ello en la lista de asistencia.

- El cargue y exporte de las pruebas es responsabilidad del funcionario encargado por el centro, además debe contar con el respectivo conocimiento para el manejo y administración de pruebas en el sistema de Evaluaciones Offline.

- Quien recibe en el centro de formación el rol de Gestor de Pruebas Offline debe cargar a más tardar el 6 de junio las pruebas aplicadas en SOFIA Plus, verificando los mensajes que arroja la aplicación durante el respectivo cargue y para mayor seguridad descargar el reporte de resultados de pruebas.

- Los centros de formación tienen la posibilidad de caracterizar las fichas con aplicación de pruebas offline, esta caracterización se dispone prioritariamente para los centros que tienen dificultad de conectividad o cuya tecnología medular es del sector agropecuario.

- A los centros que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General apruebe la aplicación de pruebas off-line tiene la posibilidad de inscribir y aplicar las pruebas de selección a los aspirantes durante el periodo de baja demanda {28 al 30 de mayo).

Las solicitudes e información adicional sobre las pruebas offline será recibida antes del 17 de mayo y como respuesta el Grupo de Administración Educativa enviará los instructivos e instaladores requeridos para poder realizar las pruebas.

Por ser la fase II de carácter presencial, en los centros de formación, el funcionario de ingreso tendrá en cuenta las siguientes indicaciones para el desarrollo del proceso:

- Los aspirantes se deben presentar puntualmente en la fecha, hora, lugar y ciudad donde han sido citados, con el documento de identificación original y vigente: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o contraseña, cédula de extranjería (Los extranjeros deben demostrar su residencia en Colombia). Si el documento no coincide en el tipo y/o número del mismo no podrá continuar en el proceso de la convocatoria. No se admiten denuncios.

- El medio oficial para la consulta de la citación a la prueba fase II es la plataforma SOFIA Plus.

- El aspirante debe presentarse sin acompañante al sitio asignado para la presentación de la prueba correspondiente (salvo que el aspirante presente algún tipo de discapacidad que le obligue a contar con ayuda para su desplazamiento).

- Una vez el aspirante ingresa al salón no podrá usar, portar ni manipular ningún tipo de aparato electrónico o mecánico como: celular, cámara de video o fotográfica, apuntadores inalámbricos, ni podrá ingresar alimentos, objetos, libros u otros elementos relacionados.

- El funcionario responsable de ingreso convocara y capacitara previamente a los instructores que apoyaran el proceso de aplicación de pruebas, acceso al salón de los aspirantes, verificación de documentos y activación de pruebas en SOFIA.

- Las dificultades de conectividad durante la aplicación de las prueba deben ser informadas de manera inmediata al instructor responsable de la sala y al responsable de ingreso, solo este tipo de situaciones serán analizadas para posible reprogramación, solo en las fechas definidas en el cronograma.

- Cualquier reclamación con respecto al puntaje de la segunda fase se atenderá hasta tres días después de publicados los resultados en la plataforma, de lo contrario la calificación quedara en firme y no procederá ningún recurso, (tal como sucede con las providencias o con los actos administrativos).

5.3. Taller y/o Prueba Web controlada

- El sistema activará de manera predeterminada el 2.5 del cupo definido para citar al taller. El Centro a través del rol de agente SGS podrá realizar la modificación del cupo definido para citar a Fase II.

- La citación a los aspirantes la deben realizar entre el 13 y 14 de junio. Adicional a las notificaciones realizadas por la aplicación (SOFIA Plus), es importante que el centro defina estrategias de comunicación para que los aspirantes conozcan el estado de su proceso de selección.

- El Centro realizará el taller desde el 15 al 23 de junio.

- Se recomienda que para el registro de los resultados del taller y /o prueba de confirmación se realice durante el plazo definido para su desarrollo. Es responsabilidad de los instructores asignados verificar asistencia y registrar oportuna y correctamente los resultados de todos los participantes a más tardar el 23 de junio.

- El responsable del proceso en el centro debe garantizar que se carguen, gestionen y publiquen los resultados de la fase II en SOFIA, a más tardar el 23 de junio a las 6 pm.

- Los aspirantes podrán consultar los resultados finales del proceso de selección el 25 de junio después de las 6 pm. La consulta es personalizada y la pueden realizar en el portal www.senasofiaplus.edu.co en la opción " Consultar Resultados de prueba"

5.4. Atención a Población con discapacidad en el proceso de selección

Al realizar el registro en el aplicativo de la entidad, los aspirantes con discapacidad (limitación visual, auditiva, motriz o cognitiva), informarán el tipo de discapacidad que presentan. Esta información será utilizada por los funcionarios de ingreso en cada centro para prever el alistamiento de los recursos necesarios para brindar el apoyo requerido por estos aspirantes.

Veinticuatro (24) horas después de haberse inscrito al programa de formación de su interés, los aspirantes radicarán en el Centro de Formación en el cual se inscribieron, los siguientes documentos:

- Carta de solicitud de apoyo dirigida al Coordinador del Grupo de Gestión de Administración Educativa o al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas según corresponda, en la cual especifiquen el apoyo y adecuaciones necesarias para presentar la prueba de selección en condiciones óptimas.

- Adjuntar certificado médico expedido por la EPS a la que se encuentre afiliado - máximo quince días de expedición- en donde conste el tipo de limitación. En caso de no estar afiliado a una EPS, el certificado debe ser expedido por un médico registrado en la Secretaria de Salud de esa ciudad.

El Coordinador del Grupo de Gestión de Administración Educativa, o el responsable de ingreso del centro, según corresponda, atenderán las solicitudes y evaluará los recursos que requiere para que los aspirantes con discapacidad presenten las pruebas de selección en condiciones de igualdad y protección. Estas previsiones no implican ningún tipo de valoración o atención preferencial, ni la prestación de servicios terapéuticos.

Si los aspirantes con discapacidad no presentan los documentos descritos anteriormente, el Centro de Formación asumirá que no requiere ningún tipo de apoyo o acompañamiento y la prueba se aplicará como está definida.

Con lo anterior se garantiza que el ingreso de los aspirantes con discapacidad, se realice en estricto orden de mérito y de acuerdo con los resultados obtenidos en las pruebas de selección, la entidad cumple así con los principios con equidad, claridad y transparencia en la asignación de los cupos ofertados.

6. Matrícula

Es el registro que formaliza el ingreso de una persona como aprendiz en un programa de formación en la entidad, implica la aceptación del reglamento del aprendiz SENA y el compromiso de conocerlo y aplicarlo.

Requisitos:

1. Verificación del original del documento de identidad.

Según Normatividad dispuesta por la Registraduría Nacional del estado civil los ciudadanos Colombianos se identifican con:

- Tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, es el único medio idóneo para la identificación de los menores de edad que hayan cumplido los siete (7) años de nacidos". Artículo 5o del Decreto No. 1694 de 1971.

- Una vez cumplidos los dieciocho años, la persona se identifica con la cédula de ciudadanía, es así como el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 dispone que "la cédula de ciudadanía es el documento con el cual los colombianos mayores de edad, pueden identificarse en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.

- Contraseña: A través de la Circular No 222 del 13 de diciembre de 2016 la Registraduría Nacional de, Estado Civil, le solicitó tanto a las entidades públicas como privadas aceptar la contraseña que sirve a los colombianos para identificarse cuando su cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad se encuentre en proceso de producción. Actualmente la Registraduría Nacional expide tres tipos de comprobante o contraseña para la cédula y la tarjeta de identidad, que varían de acuerdo con la manera como se diligencie, pero igualmente válidos y seguros. Se trata del formato blanco pre impreso. Este es el que reciben las personas cuando tramitan su cédula por primera vez. Un segundo formato, es el de color verde que se diligencia para duplicado, rectificación o renovación y finalmente el que se tramita por internet a través de la página de la Registraduría y al cual le han incorporado el código de verificación QR precisamente para garantizar la verificación de la identidad de quien lo porta.

- Cédula de extranjería (Los extranjeros deben demostrar su residencia en el territorio colombiano y presentar el documento donde se evidencie el permiso otorgado para estudiar).

2. Verificación y recepción de los certificados académicos establecidos según el programa de formación en que ha sido seleccionado. Los títulos, certificados o diplomas obtenidos en otros países deben ser convalidados ante el Ministerio de Educación.

3. Debe demostrar certificación expedida por la EPS o SISBEN como parte del proceso de matrícula y hasta finalizar la inducción. (Opcional).

4. Los aspirantes que resulten seleccionados en el nivel Tecnólogo, deben presentar copia del resultado de la prueba del ICFES y entregarlo al momento de asentar la matricula. Quien no lo presente no podrá matricularse. Ley 30 de Educación 1992.

5. Convocar y Matricular a los aspirantes que queden seleccionados. El Coordinador Académico debe garantizar la aprobación de la programación como requisito para realizar la citación a matrícula a partir del 26 de junio. "Está terminantemente prohibido matricular a ningún aspirante a programas de nivel tecnólogo o especialización tecnológica, después del vencimiento de su registro calificado estas matriculas carecen de validez".

6. Cada ficha cuenta con un número de aspirantes No seleccionados (suplentes) que corresponde al 100% del cupo.

7. Para la selección de suplentes, previamente el centro deberá anular los convocados que no cumplan con los requisitos y luego realizar el procedimiento de convocar a matricula a los suplentes de acuerdo con el cupo disponible, esto opera cuando la ficha se encuentra en el estado "matricula", y el centro de formación debe garantizar que al cierre de, evento de matrícula en el sistema los cupos de cada programa de formación se cubran con el 100% de los aspirantes seleccionados y/o suplentes.

8. El sistema permitirá convocar los suplentes a matrícula hasta un (1) mes después de inicio de la formación, pero cambiándole el estado al aspirante.

9. El no asentar la matricula en las fechas establecidas genera la cancelación de la fichas aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de "matrícula" a "ejecución".

Una vez se cierre e, proceso de verificación - asentar matrícula, a partir del 26 de junio la oficina de sistemas creará las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz.

Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:

Cordial Saludo,

José Dario Castro Uribe

Director de Formación Profesional

Dirección General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0069_2018.pdf>

ANEXO.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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