CIRCULAR 71 DE 2015

(marzo 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Para: Directores de Área, Secretario General, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo

Asunto: Elaboración y Actualización Plan Anual de Adquisiciones (Plan Anual de Compras)

En consideración a la reestructuración del presupuesto asignado a cada uno de los Centros de Formación, Despachos Regionales y Dirección General, producto de las políticas de Austeridad del Gasto determinadas por la Presidencia de la República y de las instrucciones del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se requiere actualizar el Plan Anual de Adquisiciones adelantando, entre otras, las siguientes acciones:

• Incorporación de nuevas adquisiciones que no estuvieran contempladas en el Plan Anual de Adquisiciones inicial.
• Supresión de adquisiciones que, producto de la reestructuración del presupuesto asignado, estuvieran contempladas inicialmente, pero que no se desarrollarán.
• Actualización de fechas estimadas de inicio de los procesos de contratación, así como la duración del contrato y modalidad de selección.
• Actualización de los valores estimados de los contratos, fuente de los recursos y la necesidad e vigencias futuras, de acuerdo al presupuesto asignado.

Con el fin de aclarar el procedimiento de elaboración, consolidación, autorización y publicación del Plan Anual de Adquisiciones, se presentan los siguientes lineamientos:

1. RESPONSABILIDAD.

De conformidad con la Resolución 2331 de 2013, la aprobación de los Planes Anuales de Adquisiciones y sus adquisiciones será así:

• Los Directores Regionales, por lo que compete a su despacho y sus Centros de Formación adscritos.
• EI Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, por que compete a la Dirección General del SENA.

2. PUBLICACIÓN.

Conforme a lo señalado en el Decreto 1510 de 2013, y el manual de contratación vigente del SENA, el PAA debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por lo menos una vez cada tres meses, si se requiere.

Las actualizaciones al Plan Anual de Adquisiciones deberán contener la totalidad de las adquisiciones o compras que se deben realizar, no solamente aquellas que se están modificando.

La publicación del Plan Anual de Adquisiciones y de cada una de sus actualizaciones, deberá realizarse tanto en la página del SECOP como en la página web del SENA. La Oficina de Comunicaciones publicará en la página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se incorporará el archivo de Plan Anual de Adquisiciones por Regional, la fecha de publicación y el número comunicación oficial de adopción y/o modificación del Plan Anual de Adquisiciones.

Nota: Excepcionalmente, en el evento en el que durante el transcurso del respectivo trimestre, se presente una necesidad urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del plan inicial o alguna de las modificaciones anteriores, podrá hacerse la actualización y solicitarse la publicación.

3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN.

3.1 En las Direcciones Regionales

Las Regionales deberán consolidar la información de sus Centros de Formación y la de su despacho, y ajustar su Plan Anual de Adquisiciones, de tal forma que se solicite su publicación a más tardar el segundo último día hábil de los de meses de enero, marzo, junio y septiembre de cada año.

La solicitud de publicación, acompañada del archivo que contiene el Plan Anual de Adquisiciones asi como de la Resolución respectiva, la debe realizar el Director Regional a través de una comunicación oficial (Cl por radicar) dirigida al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones para que a su vez proceda a solicitar la publicación en el SECOP y en la página web de la Entidad.

3.2. En la Dirección General del SENA

Para el caso de la Dirección General del SENA, cada uno de los Directores de Área, Jefes de Oficina y el Secretario General, deberá remitir el Plan Anual de Adquisiciones actualizado al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones a más tardar el último séptimo día hábil de los meses de enero, marzo, junio y septiembre de cada año, para que dicho Grupo lo consolide y remita a Secretaría General, para que a su vez sea presentado a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo para la verificación respecto al Plan de Acción y las directrices emitidas por esa Dirección, a más tardar el quinto día hábil de los meses enunciados.

Una vez revisada esta información, el Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, enviará la solicitud de publicación del Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General, acompañada del archivo y de la Resolución respectiva, mediante comunicación oficial (CI POR RADICAR) dirigida al coordinador del Grupo Integrado de Gestión Contractual para que se realice la publicación en el SECOP, antes de terminar el mes respectivo. Dicha comunicación debe ir dirigida con copia a:

• Jefe de la Oficina de Comunicaciones: Para la publicación en la página web del SENA
• Coordinador del Grupo de Servicios Generales: Para su información y control

Nota: Para la actualización del primer trimestre de 2015, la publicación en el portal del SECOP y en la página web del SENA se realizará a más tardar el 10 de abril de 2015.

3.3 ConfiguracIón de los archivos

Los archivos a publicar que contienen el Plan Anual de Adquisiciones se nombrarán de la siguiente manera:

- Plan inicial: paa_2015_"Regional"

- Modificaciones al Plan: paa_2015_"Regional"_m#, en donde la regional será aquella a la que corresponda el plan o modificación y m# se refiere al número de modificación que se está enviando a publicar.

4. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Es preciso recordar que el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es una herramienta de gestión administrativa que contribuye al uso óptimo y racional de los recursos de la Entidad y debe realizarse en cada vigencia fiscal involucrando las necesidades de adquisición de bienes, servicios y obras requeridas para la misma vigencia, por lo que deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

• El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.).
• En cada una de las regionales se debe conformar un equipo de trabajo para la realización, actualización y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones que debe estar conformado como mínimo por un (1) integrante de la dirección regional y un (1) integrante de cada uno de los centros que componen la regional. Para el caso de la Direccion General este equipo estará compuesto por un (1) del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones y cada una de las áreas y oficinas.
• Los Subdirectores de Centros de Formación deben informar a la respectiva Regional el nombre, cargo numero IP y correo electrónico de la persona designada para adelantar el tema del Plan Anual de Adquisiciones, los cuales serán el interlocutor o contacto para el trámite del plan y sus modificaciones.
• La información debe ser reportada en el Formato de Plan Anual de Adquisiciones publicado en la página web de Colombia Compra Eficiente el cual se encuentra en la dirección: http://colombiacompra.dov.co/es/plan-anual-de-adquisiciones.
• De conformidad con la Resolución N° 2331 de 2013, todas las dependencias de la Dirección General y las Regionales del SENA rendirán a la Secretaría General, los informes de ejecución del Plan Anual de Adquisiciones, a más tardar el último dia hábil de los meses de abril, agosto y diciembre de cada año.

La presente circular aclara en lo pertinente la Circular 3-2014-000214 del 23 de diciembre de 2014.

Cualquier inquietud al respecto, será atendida por Nubia Yennifer Rodriguez Paez, IP 12338, correo vennifer.rodriguezasena.edu.co

Cordialmente,

PIEDAD JIMÉNEZ MONTOYA

Directora Administrativa y Financiera

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