CIRCULAR 120 DE 2018

(junio 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D. C.,

PARA DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO

ASUNTO: Planeación de la 11 Oferta de Ingreso Formación Titulada Modalidad Virtual - 2018

1. Plan de oferta de formación 2016-2018

Los Directores Regionales, como garantes de la pertinencia, en coordinación con sus Subdirectores de Centro, son los principales responsables del cumplimiento de la MEGA META institucional: "Más de 1 '600.000 personas colocadas, supliendo las vacantes de las empresas y contribuyendo a la disminución del desempleo"

Como lo menciona el plan estratégico 2015-2018: "en esta apuesta, tres de cada cuatro egresados del SENA (75%) tendrán vinculación laboral". Por tanto, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, tienen la responsabilidad institucional de liderar el estudio, presentación y aprobación de la Programación Indicativa de Formación Titulada 2016-2018, desagregada anualmente, orientándola al cumplimiento de esta meta.

Esta labor se realiza teniendo en cuenta las siguientes pautas:

1.1. Las redes de conocimiento realizaron y aportaron como insumo, un informe de caracterización de los sectores con recomendaciones sobre la oferta de formación de la red de acuerdo a su pertinencia, y en particular definieron qué programas de formación no se pueden ofertar en qué regionales por carecer de las condiciones mínimas, teniendo en cuenta, en especial, el registro calificado. Para ello, los subdirectores de cada red de conocimiento liderarán esta actividad conforme a lo establecido en las Circulares 3-2016-000079 de 26/04/2016 y 3-2016-000116 de 25/07/2016.

De acuerdo con el ejercicio adelantado, en la siguiente tabla se registran los subdirectores que lideran esta labor:

1.2. Los Comités técnicos de centro, tienen la responsabilidad de formular el Plan de oferta de formación 2016-2018. Para ello, construyeron una propuesta incorporando la visión del sector externo sectorial y regional.

1.3. Además del informe proporcionado por las redes de conocimiento, los Comités Técnicos de Centro, analizan los siguientes insumos: planes de desarrollo nacional, departamentales, municipales, estudios de diferentes sectores y ramas, en particular los aportados por las mesas sectoriales, análisis ocupacionales, en especial, los productos suministrados por el Observatorio Laboral y autoevaluación de programas de formación, entre otros, según las condiciones particulares de la región y el sector.

1.4. En el análisis de la pertinencia de los programas de formación, se tienen en cuenta los siguientes criterios: necesidades del sector productivo (tendencias ocupacionales, empleos por proveer y competencias por formar), intereses del sector social (empleo digno y cualificación deseada), apuestas estratégicas nacionales y regionales (megaproyectos y proyectos estratégicos que demandarán personal calificado) y capacidades de los Centros de Formación.

1.5. En este marco, además de la oferta regular, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centros de Formación, lideran con sus Comités Técnicos de Centro, la planeación de oferta especial empresarial en coherencia con las necesidades planteadas por los empresarios de los diferentes sectores de la economía; así mismo la oferta especial social en el marco de la atención diferencial y la inclusión social, acciones que deben generar el mayor impacto posible en la generación de ingresos y la superación de condiciones de vulnerabilidad.

1.6. Tanto para la oferta regular como la especial empresarial y especial social, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, lideran lá identificación de necesidades de formación a través de la información acopiada mediante el relacionamiento con los empresarios de los diferentes sectores de la economía, convenios, alianzas y programas de orden nacional o territorial con entidades públicas, organismos de cooperación internacional, fundaciones empresariales, proyectos de responsabilidad social empresarial y comunidades, en especial, organizaciones étnicas. Para ello, gestionan la obtención de esta información con dichas Organizaciones.

1.7. De igual manera, los Directores Regionales en coordinación con sus Subdirectores de Centro, lideran fa inclusión dentro de esta planeación de la oferta de formación para comunidades, la realización de convenios con organizaciones que aseguren la financiación de los proyectos comunitarios y de inclusión social que se desarrollen en el marco de la formación o, en su lugar, aseguren la empleabilidad de los egresados.

Los Directores Regionales en coordinación con los Subdirectores de Centro, desplegarán las indicaciones mencionadas ahora mismo, con el fin de soportar plenamente las convocatorias que se realicen.

No obstante, por razones de tiempo, para el estudio, presentación y aprobación de la próxima oferta de formación, correspondiente a la modalidad titulada virtual y a distancia II- 2018, tendrán en cuenta los lineamientos que a continuación se establecen y, en la medida de lo posible, incorporarán las pautas anteriormente mencionadas, generando consciencia en la comunidad SENA de la responsabilidad institucional que tenemos frente al país en el marco del actual plan estratégico.

2. Planeación de la oferta

Los Directores Regionales, como conocedores y garantes de la pertinencia y las necesidades regionales, deben liderar la planeación de la oferta correspondiente a la formación titulada modalidad virtual II -2018, teniendo en cuenta el marco general mencionado en el anterior numeral y los siguientes lineamientos:

2.1. La oferta formativa que se aprobará, tanto en las Direcciones Regionales como por parte de las Redes de Conocimiento, será la concertada previamente entre el Grupo de Formación Virtual y a Distancia de la Dirección de Formación Profesional y los Centros de formación, bajo los siguientes parámetros:

a. Teniendo en cuenta la ejecución de la meta de formación virtual en el nivel de tecnología, esta oferta solo ofrecerá cupos en programas de tecnologías.

b. Los programas del nivel tecnológico, adecuados para el ambiente Virtual con registro calificado expedido por el Ministerio de Educación, y que pueden ofertarse en esta convocatoria son:

c. El programa Tecnología en Guianza turística, no se ofertará en las convocatorias abiertas de titulada virtual. Los Centros la incluirán en las convocatorias de oferta presencial, en atención al componente de presencialidad que tiene la formación.

d. La Programación Indicativa registrada por los Centros de Formación en el aplicativo Plan de Acción 2018

(http://172.29.33-131:88/WebPlaneac¡on/webentradaregistro.aspx o el que Indique la Dirección de Formación)

e. Las metas asignadas por centro para la presente vigencia en formación virtual titulada, y su porcentaje de ejecución a la fecha (cupos faltantes por cumplir la meta en el nivel de tecnologías). Es importante tener en cuenta que la meta para formación Titulada Virtual es diferente a la meta para Titulada presencial y por tanto no es posible intercambiar los cupos para cubrir una meta con otra.

f. Los compromisos empresariales que conlleven la apertura de ofertas especiales empresariales con programas de tecnologías virtuales y que comprometan la ejecución de los cupos disponibles según la meta del centro.

g. Aprendices en estado EN FORMACIÓN que tienen durante la vigencia.

h. Análisis de inscripción de la primera oferta de titulada virtual 2018, así como el comportamiento histórico de la oferta virtual en el nivel de tecnologías 2017 II.

i. La capacidad de los centros para atender a los aprendices matriculados bajo la modalidad Virtual (disposición de Instructores, bienestar, seguimiento a etapa productiva).

La cantidad de cupos por programa concertados entre el Grupo de Formación Virtual y a Distancia de la Dirección de Formación y los Centros para esta oferta, podrá ser consultado en el siguiente enlace (copiar y pegar en el navegador): https://sena.blackboard.com/webapps/cmsmain/webui/_xy-118947575 1 -t 4T49XZ2A y obedecerá al listado oficial de cupos que atenderá cada Centro.

2.2. Se continúa utilizando SOFIA Plus como herramienta para el registro de la oferta y será el soporte para el análisis de la pertinencia, cobertura y calidad de la oferta educativa. Es así como el Centro de Servicios Financieros - Regional Distrito Capital creará las fichas nacionales para los programas concertados entre el grupo de Formación Virtual y a Distancia de la Dirección de Formación y cada uno de los Centros participantes, y enviará las sugerencias a los gestores de red correspondientes.

2.3. Teniendo en cuenta el paso anterior, el grupo de Producción Curricular se encargará de gestionar con los gestores de red la aprobación o no de las sugerencias de programas registradas por el centro de Servicios Financieros - Regional Distrito Capital, previa revisión de la Programación Indicativa 2018 y la verificación en SOFIA Plus de las condiciones de calidad, incluyendo la respectiva justificación. http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/novedades/boletin-informativo/623-boletin-no-63-iulio-14-tema-varios Funcionalidad: Consultar programas sugeridos por la red.

2.4. El centro de Servicios Financieros - Regional Distrito Capital una vez cuente con el aval de los Gestores de Red para cada solicitud, procederá a personalizar la oferta para su respectiva publicación.

2.5. El grupo de Administración Educativa de la Dirección General realizará la publicación de la oferta educativa.

2.6. En las fichas nacionales los aspirantes realizarán su inscripción en las fechas establecidas en el cronograma anexo a esta circular.

Es importante precisar que de conformidad con el Artículo 2.5.3.2.1.1.- del decreto 1075 del 2015, - Para ofrecer y desarrollar un programa académico de educación superior, en el domicilio de una institución de educación superior, o en otro lugar, se requiere contar previamente con el registro calificado del mismo. El registro calificado será otorgado por el Ministerio de Educación Nacional, mediante acto administrativo motivado en el cual se ordenará la inscripción, modificación o renovación del programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior -SNIES-, cuando proceda.

De conformidad con lo anterior, los programas virtuales tienen un único registro calificado nacional con una vigencia de 7 años, por lo que los programas relacionados en el punto

2.1 pueden ser ofertados por los centros teniendo en cuenta las consideraciones en la planeación de la oferta.

3. Pautas de ingreso

Para garantizar que se realice un óptimo proceso de ingreso a los programas de formación profesional que se publicarán para la segunda convocatoria Virtual 2018, se establecen los siguientes lineamientos:

3.1. Respuesta institucional con programas de formación titulada

- Los gestores de red deben registrar en SOFIA Plus las respectivas sugerencias presentadas por el Centro de Servicios Financieros para la programación de la respuesta institucional de Formación Titulada. Estas sugerencias deben quedar con fecha de inicio 28 de agosto.

- En esta convocatoria la modalidad a ofertar es 100% Virtual.

3.2. Acceso preferente

Acceso preferente Ingreso Social, Población Víctimas del Conflicto Armado y participantes del Programa de Reincorporación y Normalización (ARN), Programa Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F y Accesibilidad para Servidores Públicos del SENA:

A través del sistema SOFIA Plus se realizará el cruce previo del proceso de inscripción con las bases de datos oficiales de:

- Ingreso social, Población víctimas del conflicto armado, y participantes del programa para la Reincorporación y Normalización (ARN), Jóvenes de los Programas de Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F, y participantes del grupo familiar de servidores públicos del SENA, para identificar los aspirantes pertenecientes a estas poblaciones. Los aspirantes que no se encuentren en estas bases de datos no se incluirán dentro de la población con acceso preferente.

- Para esta convocatoria no existirá acceso preferente para los aspirantes beneficiarios del programa Jóvenes en Acción. Esto obedece a solicitud presentada por el Departamento para la Prosperidad Social en Septiembre de 2015, y se mantendrá así hasta tanto las entidades SENA y DPS decidan lo contrario.

- Los aspirantes identificados como pertenecientes a una de estas poblaciones, deberán realizar todo el proceso de registro, inscripción y selección como actualmente lo realizan todos los aspirantes que ingresan por demanda social.

- El acceso preferente para la prueba Fase I será eliminatorio cuando el número de aspirantes por población sea superior al porcentaje del cupo asignado para ese grupo específico y serán ubicados de acuerdo con el orden obtenido en la prueba Fase I. Para los programas de formación en los que se programen Pruebas Fase II, se mantiene el porcentaje del cupo preferente por cada tipo de población. Como insumo de apoyo al proceso de ejecución de la prueba Fase II, el responsable del proceso en el centro de formación podrá generar el reporte de resultados de la prueba Fase I que indica a los aspirantes con acceso preferente. Consultar el link http://portal.senasofiaplus.edu.co/ en la opción Ayuda y Soporte. En esta oferta de formación no se contará con pruebas Fase II.

- El cupo preferente se definió a nivel nacional por medio de un porcentaje parametrizado en el Sistema SOFIA Plus para cada una de las poblaciones y por programa de formación así:

- Ingreso social (6%)

- Población Víctimas del Conflicto Armado (20%)

- Participantes del programa para la Reincorporación y Normalización (ARN) (6%)

- Programas de Difícil Adoptabilidad y Protección I.C.B.F (7%) o Atención a familiares de Servidores Públicos del SENA (20%)

- Si el número de aspirantes de una de estas poblaciones es inferior al cupo definido, entonces los cupos excedentes quedarán disponibles para aspirantes que ingresan por demanda social los cuales serán ubicados por el Sistema SOFIA Plus de acuerdo con el puntaje obtenido en el proceso de selección.

Participantes del programa para la Reincorporación y Normalización (ARN)

Las Oficinas de la Agencia Pública de Empleo (APE), brindarán de manera concertada, y en coordinación con la oficina regional de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización creado por el Decreto Ley 897 de 2017, el apoyo logístico que esta población requiere para la presentación de la prueba de selección on-line (acceso a equipos de cómputo, conectividad, orientación para la presentación de estas pruebas, etc.).

Víctimas del Conflicto Armado.

La Agencia Pública de Empleo (APE), a través de los orientadores ocupacionales debe articularse permanentemente durante todo el proceso con los Centros de Formación con el fin de apoyar la gestión adelantada y retroalimentar a la población acerca de los resultados,de cada proceso. Así mismo, el Centro de Formación deberá generar el listado de los aspirantes de esta población en cada fase del proceso, y entregará copia al líder de la Agencia Pública de Empleo.

Participantes de los Programas de Difícil Adoptabilidad y Protección del I.C.B.F

Es fundamental la orientación y acompañamiento que los profesionales del ICBF brinden a los aspirantes en el nivel territorial para que conozcan la diversidad de la oferta de formación y puedan participar oportunamente en la inscripción y el acompañamiento permanente al joven en la aplicación de pruebas y en su proceso de formación.

Accesibilidad a los programas de Formación para Familiares de Servidores Públicos del SENA

El acceso preferente para Familiares de Servidores Públicos del SENA que corresponde al (20%), se efectúa conforme a lo establecido en las resoluciones 58 y 59 del 2016 y teniendo en cuenta las indicaciones señaladas en las circulares 3-2016 -000075, se caracterizará al núcleo familiar del empleado público que se encuentre identificado y reportado por la Secretaria General del SENA.

4. Inscripción

Las inscripciones se realizarán del 13 al 22 de julio de 2018 a través del aplicativo SOFIA PLUS http://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/ y acceso directo desde el portal del SENA www.sena.edu.co

Los aspirantes deben registrarse en el sistema SOFIA Plus con sus nombres, apellidos, tipo y número de identificación tal y como aparece en su documento de identidad vigente antes de la inscripción. Dicha información no se modifica.

El centro definirá estrategias de comunicación para la promoción y divulgación de la oferta virtual, garantizando el conocimiento de los programas ofertados en los diferentes municipios, y contemplando el procedimiento de registro, inscripción y selección que se realiza en SOFIA.

Entre el 23 y 24 de julio quedarán activas las fichas nacionales que no cumplieron con el 20% del cupo, permitiendo que se realicen más inscripciones. El Centro de Formación consultará el reporte de inscripción y definirá las estrategias de promoción para los días adicionales de inscripciones.

Las fichas que durante todo el proceso de inscripción no cumplan mínimo con el 20% del cupo, el sistema las cancelará, enviando un mensaje a los aspirantes informándoles que por no cumplir con el cupo se cancela el proceso.

Durante el proceso de inscripción el sistema realizará la validación de las inhabilidades informándole al aspirante inmediatamente cuando éstas le apliquen.

El Sistema durante el proceso de inscripción en algunos programas, le permitirá al aspirante aplicar a segunda opción.

Los aspirantes a inscribirse a programas del nivel tecnólogo, deben incluir en el formulario el registro del Examen de Estado (SNP) sin ninguna excepción.

5. Selección

El proceso de Selección se compone de la FASE I: Prueba de competencias por la Web (On-line)

5.1. Aplicación de Pruebas Fase I: Prueba Web: valora los intereses, motivaciones, competencias general laboral y ciudadanas, tiene doble carácter pues es una prueba eliminatoria y clasificatoria, se califica con una escala de uno (1) a cien (100). Con esta prueba se busca identificar aquellos aspirantes que a través de sus respuestas demuestran: mayor interés por el programa elegido, la actitud esperada en diferentes ambientes cotidianos y la habilidad cognitiva para usar la información con un fin determinado como toma de decisiones, creatividad y solución de problemas, así mismo busca identificar las competencias que a futuro le facilitarán el desempeño exitoso en su vida laboral.

5.2. La prueba de competencias por la Web Online se desarrolla desde cualquier punto de conexión a Internet. Los aspirantes serán citados de acuerdo con el último número de identificación, así:

5.3. Se puede consultar la fecha de la citación en el cronograma que se publica en elportal de SOFIA Plus http://portal.senasoflaplus.edu.co/

5.4. El día 31 de julio se reciben y atienden las quejas y reclamos que se originen en laaplicación de las pruebas.

6. Creación Ficha de Centro

Una vez los aspirantes queden en estado SELECCIONADO, el Grupo de Administración Educativa tramitará con SOFIA Plus la creación y personalización de las fichas de Centro, realizando la distribución de los seleccionados y comunicando a los Centros de Formación los números de fichas asignados, cantidad de seleccionados y cantidad de suplentes. Dichas fichas estarán disponibles a partir del 03 de agosto de 2018 y cada una contará con el 50% del cupo como suplentes o un porcentaje inferior dependiendo de la cantidad de aspirantes que presentaron Prueba Fase I.

Una vez creadas y distribuidas las fichas a los Centros, la profesional Ana Acosta se encargará de contactar al Coordinador de Formación y/o al Encargado de Ingreso de cada Centro informándole sobre la disponibilidad de las fichas para efectuar el proceso de matrícula y demás gestiones pertinentes. El responsable de ingreso en el Centro de formación podrá convocar a matrícula en el estricto orden de puntaje presentado en el sistema, ya que éste corresponde con el orden del puntaje obtenido en el proceso.

7. Matrícula

Las matriculas se realizarán del 8 al 25 agosto

7.1. Es el registro que formaliza el ingreso de un aspirante al estado de aprendiz de un programa de formación en la Entidad, implica la aceptación del reglamento para aprendices SENA y el compromiso de conocerlo y aplicarlo.

7.2. Los documentos requeridos para su legalización serán cargados directamente en SOFIA Plus por los seleccionados. El proceso se describe en el siguiente link, el cual se sugiere enviar por correo electrónico para que los convocados conozcan la ruta y realicen el cargue de documentos.

http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php/ayudas/rol/70-descripcion-roles/avudas-rol/323-aspirante21

7.3. El Centro de formación será responsable de verificar el cumplimiento de requisitos de parte de los convocados y procederá a iniciar el proceso de matrícula correspondiente y requerir a los suplentes en caso de ser necesario, para lo cual debe tener en cuenta los requisitos descritos a continuación.

7.3.1. Requisitos

a. Recepción de la fotocopia del documento de identidad, según Normatividad dispuesta por la Registraduría Nacional del estado civil los ciudadanos Colombianos se identifican con:

- Tarjeta de identidad expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, es el único medio idóneo para la identificación de los menores de edad que hayan cumplido los siete (7) años de nacidos”. Artículo 5° del Decreto No. 1694 de 1971.

- Una vez cumplidos los dieciocho años, la persona se identifica con la cédula de ciudadanía, es así como el artículo 1 de la Ley 39 de 1961 dispone que "la cédula de ciudadanía es el documento con el cual los colombianos mayores de edad, pueden identificarse en todos los actos civiles, políticos, administrativos y judiciales.

- Contraseña: A través de la Circular 222, la Registraduría Nacional le solicitótanto a las Entidades públicas como privadas aceptar la contraseña quesirve a los colombianos para identificarse cuando su cédula de ciudadanía otarjeta de identidad se encuentran en proceso de producción. Actualmente laRegistraduría Nacional expide tres tipos de comprobante o contraseña parala cédula y la tarjeta de identidad, que varían de acuerdo con la maneracomo se diligencie, pero igualmente válidos y seguros. Se trata del formatoblanco pre impreso. Este es que reciben las personas que tramitan sucédula por primera vez. Un segundo formato, es el de color verde que sediligencia para duplicado, rectificación o renovación y finalmente el que setramita por internet a través de la página de la Registraduría y al cual le hanincorporado el código de verificación QR precisamente para garantizar laverificación de la identidad de quien lo porta.

- Cédula de extranjería: Los extranjeros deben demostrar su residencia enel territorio colombiano y presentar documento donde se evidencie el permiso otorgado para estudiar.

b. Recepción y verificación de los certificados académicos establecidos según el programa de formación en que ha sido seleccionado. Los títulos, certificados o diplomas obtenidos en otros países deben ser convalidados ante el Ministerio de Educación.

c. Debe demostrar certificación expedida por la EPS o SISBEN como parte del proceso de matrícula y hasta finalizar la inducción. Opcional.

d. Los aspirantes que resulten seleccionados en el nivel Tecnólogo, deben adjuntar copia del resultado de la prueba del ICFES y cargarlo en el aplicativo SOFIA Plus. Quien no lo adjunte no podrá matricularse. Ley 30 de Educación 1992.

e. Compromiso del aprendiz. Los aspirantes convocados a matricula deberán

descargar el formato de “Compromiso al Aprendiz” diligenciarlo y adjuntarlo junto con los demás documentos exigidos para la matrícula de forma obligatoria.

f. Para la selección de suplentes, previamente el centro deberá anular los convocados que no cumplan con los requisitos y luego realizar el procedimiento de convocar a matricula a los suplentes de acuerdo con el cupo disponible, esto opera cuando la ficha se encuentra en el estado "En matricula”, y el centro de formación debe garantizar que al cierre del evento de matrícula en el sistema se cumpla con los cupos de cada programa de formación y se cubra el 100% de los aspirantes seleccionados.

g. El sistema permitirá convocar a los suplentes antes del cierre del evento de matrícula. En caso de requerir incluir otros suplentes después del cierre, el centro debe remitir la solicitud a la Asesora de Administración Educativa en la Dirección General Ana Acosta al correo aacostas@sena.edu.co con el asunto: “Convocar suplentes a matrícula”, para el cambio de estado de los aspirantes, este proceso máximo (1) mes después de la fecha de inicio de la formación.

h. El no asentar la matricula en las fechas establecidas genera la cancelación de la ficha aún con los aspirantes convocados, esto ocurre cuando el sistema realiza el cambio de estado de las fichas de Matrícula a Ejecución.

j. Una vez se cierre el proceso de verificación - asentar matrícula, a partir del 26 de agosto la oficina de sistemas creará las cuentas de correo institucional definidas para cada aprendiz.

8. Alistamiento de la formación

El acceso de aprendices e instructores a las fichas virtuales estará disponible en el LMS el 28 de agosto, según cronograma anexo. Previo al acceso, el equipo de instructores realizará el alistamiento de la formación. Para ello, el 21 de agosto el Grupo de Formación Virtual y a Distancia compartirá con los centros los demos de la inducción virtual y de los programas, para que el equipo de instructores pueda conocer su estructura en el LMS, junto con las actividades, materiales y demás recursos educativos digitales que sustentaran la ruta de aprendizaje.

Estaremos atentos para resolver inquietudes con relación a los presentes lineamientos:

Cordial Saludo

José Darío Castro Uribe

Director de Formación Profesional

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0120_2018.pdf>

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