CIRCULAR 125 DE 2018

(julio 11)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO

Asunto: Agenda Trimestral - Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno Agenda sugerida del segundo trimestre (abril, mayo y junio) vigencia 2018

En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017, esta Oficina los invita para que se realice la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al segundo trimestre de 2018, para la cual se agenda los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que ustedes consideren pertinentes.

Las funciones indicadas en la Resolución SENA 2303 de 2017 son las siguientes:

"Artículo 8. Funciones del Subcomité Regional Coordinador de Control Interno.

El Subcomité Regional Coordinación de Control Interno tendrá las siguientes
funciones:

a. Coordinar la implementación y efectuar el seguimiento de las políticas y
orientaciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en
materia de control interno de acuerdo a las características propias de la Regional
y reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno

b. Reportar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno la eficiencia
y efectividad de los controles para controlar los riesgos de la respectiva
Regional.

c. Evaluar el cumplimiento de las políticas, objetivos institucionales, planes y
programas, procesos y procedimientos que desarrollan la misión del SENA a
nivel de la respectiva Regional.

d. Realizar autoevaluación de la respectiva Regional para verificar el avance en el
logro de las metas, los resultados y los objetivos propuestos.

e. Evaluar las observaciones de la Contraloría General de la República efectuadas a la Regional respectiva, incluidos los Centros de Formación y elaborar y hacer seguimiento al cumplimiento de Planes de Mejoramiento que se determine para atenderlas.

f. Evaluar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento implementados en la Regional respectiva y Centros de Formación adscritos para atender las Observaciones de la Auditoría Interna de la Oficina de Control Interno.

g. Las demás que sean asignadas por el Director General del SENA.”

En cumplimiento de lo anterior se recomienda desarrollar la sesión con la siguiente agenda.

AGENDA NACIONAL

1. Revisar los compromisos adquiridos de la última agenda trimestral vigencia 2018.

2. Reportar el resultado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento producto de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República vigencias 2013,2014,2015 y 2016. Las evidencias que soportan el avance de estos hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma Compromiso. Para los hallazgos suscritos con la CGR de las vigencias 2012, 2011, 2010, 2009 y anteriores y auditorias especiales, las evidencias que soportan su avance debe ser cargadas en el FTP.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia a los planes de mejoramiento AIG y CGR deben ser registrados en el desarrollo del Acta, las evidencias de la revisión del cumplimiento de los planes de mejoramiento deben ser cargadas en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCQMIT%20REG%20CQORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

3. Reportar el Informe de avance en la Administración de Riesgos de Gestión y Corrupción de cada Centro de Formación adscrito y del Despacho Regional. Reportar el nivel de eficiencia y efectividad de los controles reportados en el ciclo de administración del riesgo y definir acciones orientadas al fortalecimiento del sistema de control Interno a través de la Política Institucional de Administración del Riesgo.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia a la Administración de Riesgo deben ser registrados en el desarrollo del Acta, las evidencias que soportan su avance y el Acta deben ser cargadas únicamente en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

4. Seguimiento a la Implementación de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público - NICSP y cumplimiento del MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES BAJO EL NUEVO MARCO NORMATIVO PARA ENTIDADES DE GOBIERNO DEL SENA GRF-M-004 V.04. en los aspectos que sean responsabilidad de la Regional.:

- Rechazos en la solicitud de devolución del IVA por parte de la DIAN correspondientes a la Regional, análisis de las causas y registro de las acciones de mejoramiento realizadas.

- Cumplimiento de las actividades establecidas en el Manual de Políticas Contables del SENA que son responsabilidad de la Regional.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en referencia al cumplimiento del manual de políticas contables deben ser registrados en el desarrollo del Acta, las evidencias que soportan su avance y el Acta deben ser cargadas únicamente en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCQMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

5. Reportar el resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Cumplimiento de las visitas de vigilancia y control de la actividad contractual de los Centros de Formación, que debe realizar el Director de la Regional, en virtud del artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016.

Las actas de verificación y la lista de chequeo y de hallazgos específicos desarrolladas en el segundo trimestre 2018 deben ser publicados en el FTP link ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/. La relación de las actas y las listas de chequeo deben ser registradas en el desarrollo del Acta.

6. Reportar el seguimiento a la Información registrada y almacenada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) de los contratistas y funcionarios de los Centros de Formación adscritos y el Despacho de la Regional, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 2842 de 2010, con el fin de poner al servicio de la Administración Pública y la ciudadanía en general la Información de la Entidad, en lo concerniente a:

- Reporte del cargue de la Información de Hoja de Vida de Contratistas y Funcionarlos con corte al 30 de Junio de 2018

- Reporte del cargue de información de Declaración de Bienes y Rentas con corte al 30 de Junio de 2018

7. Reportar el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 2159 de 2013 “Porta cual se crea el Marco de Gobierno TIC y se fijan Políticas Institucionales para el uso y comportamiento frente a los recursos y servicios de las TIC por parte de los usuarios internos del SENA”, en lo referente a lo dispuesto en:

Las acciones desarrolladas en la Regional y Centros de Formación por el encargado de Sistemas o quien haga sus veces en cumplimiento de la Resolución y del Gobierno TIC de la Entidad en el segundo trimestre 2018 deben estar descritas en el Acta, la evidencia de dichas acciones descritas deberán ser cargadas al FTP link ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CQNTRQL%20INTERNO/.

8. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del segundo trimestre 2018 en la Regional y los Centros de Formación.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal (segundo trimestre) deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada al FTP link

ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

9. Realizar autoevaluación para verificar el avance en el logro de metas, resultados y objetivos propuestos enmarcados en el Plan de Acción correspondiente a cada Centro de Formación adscrito y al Despacho Regional, se debe evidenciar el resultado del avance y las medidas v/o estrategias que se toman para el cumplimiento de lo planteado.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada al FTP link ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

10. Estrategias, conclusiones, recomendaciones y políticas encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno realizadas por los Centros de Formación y la Regional..

Los comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación en materia de Control Interno (segundo trimestre) deben estar descritas en el Acta, la evidencia deberá ser cargada al FTP link

ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

11. Proposiciones y varios. En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.

Adelantado el comité, en cumplimiento del literal e. del artículo 10 de la Resolución 2303 de 2017 se deberá enviar copia del acta suscrita, se requiere realizar a través de ONBASE al Jefe de la Oficina de Control Interno.

El acta como mínimo debe contener la siguiente información: Nombre de la Regional, fecha de sesión, periodo revisado, orden del día, aspectos debatidos, conclusiones y recomendaciones encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Regional, entre otras, así como los soportes en cada punto, publicados en la carpeta correspondiente a cada Regional en el link: ftp://ftp.sena.edu.co/ll%20TRIM%202018%20SUBCOMIT%20REG%20COORD%20CONTRQL%20INTERNO/.

Se solicita realizar sesión del subcomité dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir del recibo de la presente y remitir copia de esta acta al correo claudia@sena.edu.co.

Atentamente,

RAÚL EDUARDO GONZALES GARZÓN

Jefe Oficina de Control Interno

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0125_2018.pdf>

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