CIRCULAR 152 DE 2020

(agosto 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

De acuerdo con la normatividad vigente, el SENA debe garantizar que la documentación que se genera y administre en forma electrónica, se conserve igualmente en medios electrónicos, asegurando la conformación de expedientes electrónicos en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2106 de 2019, el cual consagra: “Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información. Las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a través de los diversos canales electrónicos, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo digital”.

Conforme a las tecnologías disponibles, la modernización de la entidad en el manejo de la información, los trámites administrativos y la seguridad de la información, es necesario que el SENA adopte la firma digital en la producción de comunicaciones oficiales, en la expedición de actos administrativos y en los trámites administrativos que requieran de este procedimiento legal, de tal manera que coadyuve con la eficiencia administrativa, pero que a su vez garantice que la documentación suscrita de forma tecnológica cumpla con los requisitos legales y de confidencialidad que se requieren.

Por ese motivo cordialmente enviamos la Resolución No. 1-0927 de 2020 “Por la cual se adopta la firma digital en las comunicaciones y los actos administrativos generados en ambientes electrónicos, en virtud del uso de las tecnologías de información y comunicaciones” mediante la cual se implementan los avances tecnológicos, se modernizan los procesos y procedimientos y se materializa el lineamiento de la alta dirección en torno a la utilización masiva de las tecnologías de la información y las comunicaciones en el quehacer diario de la entidad.

La firma digital se caracteriza principalmente por hacer uso de una firma “electrónica” que es avalada por una entidad certificadora, la cual hace uso de medios tecnológicos entre los que se incluyen claves “incluso claves generadas por token”, estos mecanismos garantizan la autenticidad, integridad y fiabilidad del documento firmado, es decir, permite identificar a la persona que firma el documento, garantizando la completitud del contenido y su no repudio. La firma digital se implementará gradualmente en la medida que la entidad avanza hacia la inclusión de tecnología para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos de archivo.

Inicialmente, la firma digital debe ser utilizada para la firma de documentos que tienen como fin la radicación a externos, dichos documentos electrónicos serán los documentos originales y se resguardaran en el repositorio OnBase, las áreas pueden conformar los expedientes referenciando dichos documentos con su consecutivo de radicación, haciendo uso de las hojas de control y testigo documental y evitando la impresión de copias físicas. Actualmente el Grupo de Administración de Documentos avanza en las modificaciones técnicas necesarias para firmar las resoluciones y circulares con firma digital y de esta manera conformar estos expedientes totalmente electrónicos, una vez se encuentre disponible estas funcionalidades se comunicará a los grupos y cargos de interés.

Cordial saludo

Firmado Digitalmente

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

ANEXO.

RESOLUCIÓN No. 1-0927 de 2020

Por la cual se adopta la firma digital en las comunicaciones y los actos administrativos generados en ambientes electrónicos, en virtud del uso de las tecnologías de información y comunicaciones

EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En uso de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas mediante el artículo 4 numeral 4a del Decreto 249 de 2004, y

CONSIDERANDO

Que teniendo en cuenta los avances tecnológicos y las innovaciones en la forma de asumir los procesos y procedimientos administrativos, es indispensable reglamentar el uso de la firma digital en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, esto con el fin de dar valor probatorio a las actuaciones a cargo de la entidad, que se realizan a través de los medios electrónicos.

Que el principio de neutralidad tecnológica se refiere a la garantía que el Estado colombiano otorga para la libre adopción de tecnologías, la libre y leal competencia que fomenten la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que utilicen tecnologías de la información y comunicaciones, y que su desarrollo sea armónico con el sistema ambiental sostenible.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollaran con fundamento en los principios de eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y contradicción.

Que el artículo 6o de la Ley 962 de 2005 establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la administración pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.

Que el Gobierno nacional mediante Decreto 2364 de 2012, reglamentó el artículo 7o de la Ley 527 de 1999, en el cual establece el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y dispone que se entiende satisfecho la exigencia de la firma cuando se utilice un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y que el método sea confiable y apropiado para el propósito por el cual se generó el mensaje. En los artículos 28 a 40 regula las firmas digitales, suscriptores, deberes y responsabilidades, autenticidad, integridad, originalidad y conservación de los documentos electrónicos en general.

Que el documento CONPES 3620 de 2009, Consejo Nacional de Política Económica y Social del Departamento Nacional de Planeación, recomienda promover el uso de la firma digital, teniendo en cuenta su confiabilidad.

Que la confiabilidad de la firma electrónica se considera como tal, si cumple con lo dispuesto en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012, esto es, sí “los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados corresponden exclusivamente al firmante y es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos hecha después del momento de la firma” (...)

Que el Decreto 2364 de 2012, dispone como firma electrónica "Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permite Identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente".

Que el Acuerdo 3 de 2015 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012, tuvo como finalidad reglamentar la gestión de documentos electrónicos en las entidades del Estado, generados y recibidos como resultado del uso de medios electrónicos en los procedimientos administrativos, de conformidad con lo establecido en el Título IV de la Ley 1437 de 2011.

Que mediante documento CONPES 3975 de 2019, se establece la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial, en el cual se indica: “El presente documento CONPES formula una política nacional para la transformación digital e inteligencia artificial. Esta política tiene como objetivo potenciarla generación de valor social y económico en el país a través del uso estratégico de tecnologías digitales en el sector público y el sector privado, para impulsar la productividad y favorecer el bienestar de los ciudadanos, así como generar los habilitadores transversales para la transformación digital sectorial, de manera que Colombia pueda aprovecharlas oportunidades y enfrentarlos retos relacionados con la Cuarta Revolución Industrial".

Que el SENA atendiendo la normatividad mencionada, el marco teórico y conceptual contenido en el CONPES 3975 de 2019, el proceso de modernización de la entidad, la utilización de herramientas tecnológicas, la generación de documentos y trámites en ambientes virtuales, se hace necesario incorporar la firma digital en los procedimientos que se realizan en cumplimiento de las funciones asignadas a la Entidad, como elemento fundamental de la eficiencia y eficacia, celeridad y transparencia en las actuaciones administrativas.

Que de conformidad con la normatividad vigente, se debe garantizar que la documentación que se genera y administre en forma electrónica, se conserve en estos medios, asegurando la conformación de expedientes electrónicos en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 2106 de 2019, el cual consagra: “Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información. Las autoridades que realicen trámites, procesos y procedimientos por medios digitales deberán disponer de sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital, asegurando la conformación de expedientes electrónicos con características de Integridad, disponibilidad y autenticidad de la información. La emisión, recepción y gestión de comunicaciones oficiales, a través de los diversos canales electrónicos, deberá asegurar un adecuado tratamiento archivístico y estar debidamente alineado con la gestión documental electrónica y de archivo digital”.

Que con base en lo anterior, es necesario adoptar la firma digital en la producción de comunicaciones oficiales, en la expedición de actos administrativos y en los trámites administrativos que requieran de este procedimiento legal, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad mencionada y los contenidos en la presente resolución.

Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8o del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado en el sitio web del SENA, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, las cuales fueron revisadas en cuanto a su procedencia, previamente a la expedición de esta reglamentación.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Objeto. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA adopta la firma digital para la suscripción de comunicaciones oficiales, actos administrativos, trámites y documentos que requieran ser firmados de tal forma que se garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad e inalterabilidad de los documentos electrónicos de archivo.

ARTÍCULO 2o Firma Digital. Se entiende por firma digital un valor numérico que se adhiere a un documento electrónico, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del suscriptor y al contenido del documento que permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del suscriptor y que el documento inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, lo que permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviados a través de los servicios electrónicos de la entidad.

ARTÍCULO 3o Ámbito de aplicación. La firma digital en el SENA se autoriza para comunicaciones oficiales, actos administrativos, contratos y convenios que se creen, firmen, tramiten y conserven de forma electrónica, conforme a la normatividad y procedimientos vigentes, garantizando el cumplimiento del ciclo vital de los documentos de archivo electrónicos, a través de procedimiento de autenticación por contraseña privada y solo para uso de los funcionarios autorizados en la presente resolución.

ARTÍCULO 4o. Autorización de Firmas. Podrán firmar digitalmente comunicaciones oficiales, documentos y actos administrativos de acuerdo con su competencia, quienes desempeñen los cargos de Director General, Director de Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General, de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional y los Coordinadores Académicos que podrán suscribir comunicaciones oficiales, únicamente, en los casos establecidos en los artículos 22 y 33 del Reglamento del Aprendiz, adoptado por el Acuerdo 007 de 2012, expedido por el Consejo Directivo Nacional del SENA, o el que lo modifique o sustituya.

La firma digital solamente podrá ser utiliza por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas o por personal que desempeñen cargos no contemplados en la presente resolución.

PARÁGRAFO 1. Los funcionarios con póliza de manejo, tesorero y servidores públicos comisionados para adelantar investigaciones administrativas, disciplinarias o aquellos designados para la supervisión de contratos o convenios, podrán firmar comunicaciones oficiales cuyo formato se encuentre en soporte electrónico, relacionadas con su función.

PARÁGRAFO 2. Será responsabilidad de los funcionarios antes mencionados, el uso adecuado del certificado de firma digital, así como la custodia y confidencialidad de la contraseña de acceso, la cual, es personal e intransferible.

ARTÍCULO 5o. Efectos Jurídicos, Confiabilidad y Seguridad de la Firma Digital. La firma digital que aquí se adopta tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita para suscribir comunicaciones oficiales y proferir los actos administrativos generados de forma electrónica. Así mismo, esta firma es confiable y segura teniendo en cuenta que su creación corresponde únicamente al funcionario autorizado para crear y suscribir documentos de archivo electrónico, por ello la Entidad dispondrá de los medios técnicos que puedan detectar alteraciones o firmas no autorizadas después de haber sido utilizada la firma digital.

PARÁGRAFO. Para todos los efectos de uso y aplicación de la firma digital se deberá cumplir con lo establecido en la política de seguridad de la información y de sistemas de información de la Entidad.

ARTÍCULO 6o Seguimiento y Control. La Oficina de Control Interno, en ejercicio de los roles asignados a esta Oficina adoptará los mecanismos de seguimiento y control, para verificar el uso adecuado de la firma digital por parte de los funcionarios autorizados para su uso, dentro de los parámetros contenidos en la presente resolución.

ARTÍCULO 7o. Conservación y custodia de los documentos electrónicos de archivo. La Secretaría General, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, en Coordinación con la Oficina de Sistemas, dispondrán de los medios técnicos y tecnológicos que garanticen la custodia de los documentos y expedientes electrónicos de archivo, conservando su valor probatorio y demás atributos, su preservación a largo plazo y el acceso a la información para el servicio al ciudadano.

ARTÍCULO 8o. Comunicación. Comunicar la presente resolución a la Secretaria General, Directores de Área, Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación Profesional Integral, Coordinadores de Grupo a nivel nacional, Coordinadores Académicos y funcionarios a nivel nacional.

ARTÍCULO 9o. Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación en la página web del SENA, la cual queda incorporada automáticamente a los manuales, guías y procedimientos a los que deba aplicarse y afecte en la gestión y desarrollo, según la naturaleza de los respectivos procedimientos

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los 18 AGO 2020

Firmado Digitalmente

CARLOS MARIO ESTRADA MOLINA

Director General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0152_2020.pdf>

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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