CIRCULAR 156 DE 2019

(octubre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C.

PARA: SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES DE ÁREA Y JEFES DE OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES Y SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL DEL SENA.

Asunto: Contratación Prestación de Servicios Personales - Año 2020.

Mediante la presente Circular se imparten directrices y lineamientos para el proceso de contratación de servicios personales en el SENA para la vigencia 2020 (art. 32 - numeral 3o Ley 80 de 1993).

1. DIRECTRICES GENERALES.

La contratación de servicios personales en el SENA para el año 2020 se realizará con plena observancia de las normas legales y reglamentarias vigentes que rigen el tema, garantizando la aplicación de los principios de contratación (como transparencia, economía y responsabilidad, establecidos en los artículos 23 y siguientes de la Ley 80 de 1993), y los que orientan la función administrativa (como los de planeación, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, que establece el artículo 209 de la Constitución Política), además de la satisfacción del interés general y el cumplimiento de los fines estatales, cumpliendo los requisitos, los procedimientos y los lineamientos indicados en esta Circular.

Los ordenadores del gasto, como responsables de la contratación, deben incluir en los estudios previos las obligaciones que se ajusten al desarrollo del objeto contractual y no incluir en su redacción elementos subordinantes; igualmente, durante la ejecución del contrato, los supervisores y ordenadores del gasto deberán vigilar y garantizar la autonomía del contratista, para no incurrir en conductas que puedan configurar subordinación y producir daño antijurídico para el SENA, aplicando lo señalado en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad.

Conforme a la Directriz Presidencial No. 9 de 2018, los ordenadores del gasto deben actuar aplicando la política pública de austeridad, eficiencia, economía y efectividad, suscribir los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión por el tiempo estrictamente necesario durante la vigencia 2020, y procurar la eliminación gradual y progresiva de estos contratos, “ejecutando planes para proponer y realizar las reestructuraciones necesarias, sin afectar la prestación del servicio y el cumplimiento de los fines misionales” de la Entidad.

Para el proceso de contratación, además de las funciones que le corresponde cumplir a la Oficina de Control Interno del SENA, los ordenadores del gasto inculcarán y fomentarán en las personas que actúen en cualquier etapa del proceso contractual la cultura del autocontrol, como un elemento importante del sistema de gestión y control para la prevención de riesgos, el mejoramiento continuo y la salvaguarda de los recursos públicos.

Adicionalmente, para garantizar la transparencia del proceso, todas las dependencias que participen en el trámite contractual permitirán el acceso a los documentos precontractuales, contractuales y postcontractuales a quienes lo soliciten, incluidas las veedurías ciudadanas, y publicarán de manera local y en medios digitales los avances de los trámites y las decisiones que adopten.

2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSTRUCTOR.

El plan de contratación de instructores se debe realizar teniendo en cuenta el plan anual de adquisiciones, que servirá de insumo para el “Plan de Acción 2020" de las Regionales y Centros de Formación; el plan de adquisiciones deberá contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año 2020 (art. 2.2.1.1.1.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015).

La aprobación del Plan de Contratación de Instructores podrá hacerse dentro de la aprobación del “Pian Anual de Adquisiciones" de la Regional, o en acto separado, pero en todo caso, para iniciar un proceso de contratación de prestación de servicios, la necesidad debe estar contemplada dentro del “Plan Anual de Adquisiciones 2020”. Una vez el Director Regional reciba el mencionado plan, deberá emitir una respuesta de fondo a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El Plan Anual de Adquisiciones del SENA será consolidado y publicado en la página web de la Entidad y en el SECOP.

Para las autorizaciones previas de contratación que establecen los Decretos 2209 de 1998, 249 de 2004 y 2785 de 2011, se deberá tener en cuenta lo previsto en el Manual de Contratación establecido por la Entidad, la Resolución 054 de 2018 y en la Circular No. 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 9 - numeral 17 del Decreto 249 de 2004 y el artículo 22 - numeral 14 del mismo Decreto (modificado por el artículo 4 del Decreto 2520 de 2013), la contratación de Instructores se debe adelantar utilizando el Banco de Instructores Contratistas dispuesto a través de la aplicación web de la Agencia Pública de Empleo del SENA - APE. La conformación de este Banco de Instructores no es un concurso de méritos, no genera continuidad en la contratación de servicios personales para vigencias posteriores al 2020, y la suscripción del contrato queda sujeto a las necesidades del Centro y a la disponibilidad de recursos presupuéstales durante el año 2020.

Para dar cumplimiento a las mencionadas normas, se aplicarán las siguientes directrices para los contratos de Instructor del año 2020:

2.1. Inscripción en la Aplicación web de la Agencia Pública de Empleo - APE: Para pertenecer al Banco de Instructores del SENA se requiere estar inscrito en la Agencia Pública de Empleo, lo cual se podrá realizar exclusivamente a través de la aplicación web de intermediación laboral del SENA ape.sena.edu.co.

Las inscripciones y las actualizaciones de quienes ya están inscritos se podrán realizar en cualquier momento hasta la fecha de aspiración, según el cronograma que se publicará en la aplicación web de la APE. La Dirección de Empleo y Trabajo Informará además a los Centros de Formación Profesional y a los interesados, las opciones de uso que tiene la aplicación web de la APE, para que puedan utilizarla de manera adecuada y eficiente.

Los certificados de estudios y experiencia laboral deben estar debidamente cargados en la plataforma de la APE. Las personas que ya estén inscritas y cuenten con usuario y contraseña podrán importar los documentos soporte de la hoja de vida que se encuentren indexados previamente en la aplicación de la APE.

2.2. Identificación de la Aspiración: Los actuales Instructores del SENA y los que tienen interés en ser nuevos contratistas en el 2020, podrán seleccionar en la aplicación web de la APE uno (1) de los perfiles de instructor, en las fechas de aspiración indicadas para cada uno en el cronograma; quien no finalice el proceso de aspiración durante las fechas establecidas, no continúa en el proceso para la contratación de instructores 2020.

El aspirante podrá escoger además un Centro de Formación principal en el que desea prestar sus servicios en el perfil escogido, y otro Centro como alternativa.

Una vez el interesado realice el trámite y seleccione la opción "Finalizar la aspiración”, el sistema no le permitirá modificar el registro realizado.

2.3. Selección de Instructores a Contratar: Cada Centro de Formación debe integrar un "Comité de Verificación de Requisitos y Escogencia de Contratistas", conformado por el Subdirector del Centro o quien él designe, un servidor público designado por el Director Regional, los Coordinadores Académicos y uno o dos instructores de planta de la especialidad en que se vaya a hacer la escogencia (para que la integración del Comité sea impar), designado(s) por el Subdirector, ya sea del mismo Centro o de otro.

Las decisiones y los criterios aplicados constarán en actas que deben ser firmadas por todos los integrantes del Comité. Las reclamaciones que se presenten deben ser analizadas, decididas y respondidas por el Comité.

Los integrantes de este Comité deberán declararse impedidos o ser recusados, cuando recaiga sobre ellos alguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses por razones de parentesco u otras causales establecidas por la Ley.

Este Comité escogerá entre los aspirantes del Banco de Instructores SENA las personas a contratar como instructores en el año 2020, aplicando los siguientes criterios:

2.3.1. Los actuales instructores del SENA que hayan registrado oportunamente su aspiración en el Banco de Instructores 2020, deben presentar una prueba que incluirá componentes socioemocionales y pedagógicos, en las condiciones que señale la Dirección de Formación Profesional; esta prueba sólo podrá ser presentada en la fecha y hora que señale la Dirección de Formación Profesional a cada aspirante en el listado que se publique; si el interesado empieza la prueba después de la hora fijada, deberá responderla dentro del tiempo restante para la hora de finalización.

Quienes obtengan en el resultado consolidado de esta prueba un puntaje igual o superior al 65%, podrán ser contratados en la vigencia 2020 si la especialidad continúa en el respectivo Centro de Formación y cuenta con la disponibilidad presupuestal. Si el número de contratos a suscribir por el Centro de Formación en el 2020 es inferior al número de actuales instructores que obtuvieron más del 65% en el consolidado, se contratarán en estricto orden descendente de puntuación hasta cubrir los contratos que requiere el Centro.

El Comité de Verificación y Escogencia deberá dejar constancia en el Acta del procedimiento seguido, con la justificación y sustentación correspondiente.

Los casos de protección constitucional especial, que de acuerdo con la jurisprudencia vigente deban seguir siendo contratados en el 2020, serán contratados aunque el(a) aspirante haya obtenido menos del 65% en el consolidado de la prueba.

2.3.2. <Numeral modificado por la Circular 172 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Los demás interesados en formar parte del Banco de Instructores del SENA podrán registrar su aspiración en tas fechas que señale el cronograma publicado a través de la aplicación web APE, en las condiciones indicadas en el numeral 2.2 de esta circular. Las personas qué aspiren en esta fase y presenten la prueba teórica, o práctica, o de valoración de hoja de vida, pasarán a formar parte del Banco de Instructores del SENA 2020 con el puntaje que hayan obtenido en una de esas tres (3) pruebas. La selección de los aspirantes de este numeral 2.3.2 (fase II) se realizará para los contratos planeados del 2020 en los que no se haya podido seleccionar persona a contratar por el numeral 2.3.1 de la Circular No. 01-3-2019-000156 de 2019, dentro de las fechas que indique el cronograma.

Quienes hayan registrado oportunamente su aspiración deben presentar en la(s) fecha(s) que señale el cronograma una prueba virtual, en las condiciones que señale la Dirección de Formación Profesional. Esta prueba sólo podrá ser presentada en la fecha y hora señalada para cada aspirante en el listado que se publicará en la aplicación web ape.sena.edu.co; si el interesado empieza la prueba después de la hora fijada, deberá responderla dentro del tiempo restante para la hora de finalización.

Posteriormente, cada Comité de Verificación y Escogencia utilizará solo uno (1) de los siguientes criterios para seleccionar a los aspirantes:

- Valoración de hoja de vida: Para los perfiles que señale la Dirección de Formación Profesional, cuyo listado será publicado en la aplicación web de la APE.

Para los perfiles que no les aplique la valoración de hojas de vida, el Comité de Verificación y Escogencia podrá hacer la selección, aplicando una de las siguientes alternativas, según las características de la especialidad y las posibilidades físicas, logísticas y operativas del respectivo Centro:

- Prueba Teórica, o

- Prueba Práctica

La decisión sobre la prueba a aplicar debe ser informada a los aspirantes y a la Dirección de Formación Profesional en el plazo Indicado en el cronograma.

La valoración de hoja de vida, o la prueba teórica, o la prueba práctica, será aplicada solamente a los tres (3) aspirantes que aparezcan en ese momento en la aplicación web de la APE con los tres (3) primeros puntajes en orden descendente en la prueba virtual para el respectivo perfil y Centro escogido por cada aspirante. En caso de empate que incida en la escogencia de los tres (3) aspirantes, el Comité hará la escogencia entre los empatados e indicará en el Acta correspondiente el(os) criterio(s) que tuvo en cuenta. SI el listado de la APE tiene menos de tres (3) aspirantes en ese perfil y Centro, a ellos se les aplicará la prueba.

Si no hay aspirantes en la aplicación web de la APE para ese perfil y Centro, el Comité de Verificación y Escogencia acudirá a quienes hayan aspirado para el respectivo perfil en otros Centros de Formación hasta completar dos (2) que manifiesten su Interés en prestar sus servicios en ese Centro; el Centro de Formación contactará al(os) aspirante(s) y dejará constancia escrita de su respuesta; si no tiene interés se continuará buscando aspirantes de la especialidad en estricto orden descendente de acuerdo con la aplicación web de la APE.

El Comité de Verificación y Escogencia seleccionará para suscribir el contrato durante la vigencia 2020 al aspirante con mayor puntuación en la hoja de vida, o en la respectiva prueba teórica o práctica.

Cuando la escogencia sea para más de un contrato por perfil, el número de aspirantes a quienes se les valorará la hoja de vida, o se les aplicará la prueba teórica, o la prueba práctica, se obtendrá multiplicando el número de contratos a suscribir por tres (3), pero si el listado de la aplicación web de la APE es menor, se les aplicará a ellos la prueba.

Sí una de las personas escogidas para ser contratada durante el año 2020 no cumple con el perfil de idoneidad, o fue descartado por diferencias entre los documentos y la información reportada, o por cualquier otra causa sustentada, o no firma el contrato, se escogerá al siguiente en la puntuación para ese perfil.

Si un Centro de Formación no encuentra aspirantes para aplicarles la prueba en un perfil, podrá escoger a la persona a contratar entre quienes ya tengan puntaje de hoja de vida, o de prueba teórica, o de prueba práctica en otros Centros y no fueron escogidos para ser contratados, en orden descendente de puntuación.

2.3.2.1. Valoración Hoja de Vida: El Comité revisará y aplicará la puntuación a las hojas de vida de los perfiles indicados por la Dirección de Formación Profesional, al número de aspirantes Indicados en el numeral anterior, utilizando la tabla de puntajes establecida por la mencionada Dirección.

La revisión y puntuación de hojas de vida solo se realizará con los documentos indexados a la aplicación web APE al momento de la aspiración y dentro de las fechas establecidas. Los aspirantes no podrán adicionar documentos.

2.3.2.2. Prueba Teórica: Esta prueba será aplicada de manera presencial en el respectivo Centro de Formación, utilizando la plataforma Blackboard, en el día y la hora que señale la Dirección de Formación Profesional, para lo cual cada Centro debe informar oportunamente a esa Dirección los perfiles en los que aplicará esta prueba, en las fechas señaladas en el cronograma, con la coordinación y seguimiento del Comité de Verificación y Escogencia; los resultados de esta prueba serán publicados por cada Centro de Formación.

2.3.2.3. Prueba Práctica: Esta prueba será aplicada por el Comité de Verificación y Escogencia en el respectivo Centro de Formación, aplicando el protocolo establecido por la Dirección de Formación Profesional y dentro de las fechas indicadas en el cronograma.

2.3.3. Los egresados del SENA que hayan representado a esta entidad en competencias internacionales en los últimos cuatro (4) años podrán registrar su aspiración dentro de las fechas que se indiquen para la etapa 2.3.2 del proceso; a estas personas solamente se les aplicará prueba socioemocional sin puntaje mínimo, y entre ellos cada Centro escogerá a quien contratar en orden descendente de puntuación, de acuerdo con las necesidades del Centro.

2.4. Verificación de requisitos de idoneidad y experiencia:

El ordenador del gasto debe verificar y acreditar que toda persona natural con quien se vaya á suscribir contrato para la prestación de servicios de instructor durante la vigencia 2020 fue seleccionado a través del banco de instructores del SENA de acuerdo con esta circular, que está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, y que verificó que tiene la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015.

3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO O DE APOYO MISIONAL DIFERENTE A INSTRUCTOR.

Todos los contratos de prestación de servicios a los que se refiere este numeral deben estar incluidos en el "Plan Anual de Adquisiciones año 2020' (PAA), el cual es consolidado y publicado en la página web del SENA y en el SECOP, por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General.

Sólo los contratos de prestación de servicios de apoyo administrativo o de apoyo misional diferente a instructor que vayan a suscribir los Centros de Formación Profesional Integral deben aplicar lo establecido en el numeral 17o del artículo 15o del Decreto 249 de 2004, la Resolución No. 751 de 2014 y a la Circular 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

Tal como lo señala el artículo 2o numeral 4o, literal h) de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 2.2.1.2.1.4.9, 2.2.1.2.1.4.1 y s.s. del Decreto 1082 de 2015, la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión (administrativo o de apoyo misional diferente a instructor) se realizará mediante la modalidad de contratación directa, con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, debiendo cada ordenador del gasto de la Entidad, verificar la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de i o cual debe dejar constancia por escrito.

De conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 y en concordancia con lo indicado en el Manual de Contratación establecido por la Entidad, el pago de honorarios se realizará por periodos fijos, y en ningún caso se aplicará el pago por días o por horas. En todo caso cualquier modificación contractual deberá constar por escrito en el que se exprese la voluntad de las partes.

Los ordenadores del gasto deben verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia exigidos dentro de los estudios previos, para lo cual el área solicitante debe verificar previamente la veracidad de dichos documentos con los cuales soporta su idoneidad y su experiencia, utilizando la información que reposa en la hoja de vida del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público- SIGEP, la cual debe ser anexada al expediente contractual con la constancia de validación de veracidad suscrita por el funcionario que designe el Director del Área, el Jefe de Oficina, el Director Regional o el Subdirector de Centro.

4. GENERALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOS NUMERALES 2 Y 3.

Para agilizar la gestión y lograr el inicio oportuno de los programas y proyectos institucionales del año 2020, es necesario que antes del 31 de diciembre de 2019 se realicen las siguientes actividades:

- Aprobar en el mes de diciembre de 2019, los Planes de Contratación de instructores (sólo para Centros de Formación).

- Aprobar el "Plan Anual de Adquisiciones año 2020" de cada Regional y de la Dirección General que deben Incluir todos los contratos de los numerales 2 y 3. De ser necesario, el Plan Anual de Adquisiciones podrá actualizarse en el año 2020 con el fin de ajustarlo al presupuesto asignado a cada dependencia.

- Elaborar certificación de inexistencia de personal de planta (artículo 3o del Decreto 1737 de 1998, modificado por el artículo 1o del Decreto 2209 de 1998), suscrita por el funcionario competente conforme a lo establecido en la Resolución No. 054 de 2018, indicando expresamente la causal que aplica en cada caso: “(i) De, acuerdo con el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de la Entidad no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad a contratar; (ii) El desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que Implica la contratación del servicio: o (iii) Aunque existe personal en la planta, éste no es suficiente”.

- Elaborar y revisar (sin firma) los estudios previos para todos los contratos, en cada Centro de Formación Profesional Integral, Dirección Regional, Área y Oficina de la Dirección General.

- Seleccionar del Banco de Instructores de la aplicación Web de la APE los aspirantes a instructores contratistas, de conformidad con las necesidades del Centro de Formación Profesional integral.

- Verificar que las personas seleccionadas para suscribir los contratos durante la vigencia 2020 cumplen los requisitos del numeral 2.5 de esta circular.

En el año 2020 se deben realizar las siguientes actividades, a más tardar en enero:

- Obtener el(los) CDP(s) inmediatamente se haga la asignación del presupuesto 2020.

- Incluir el número del CDP dentro de cada estudio previo.

- Suscribir los estudios previos.

- Obtener la(s) autorización (es) necesaria(s) para la contratación de prestación de servicios personales, de acuerdo con la Circular 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014, la cual se adjunta.

- Presentar las ofertas por parte de cada una de las personas que serán contratadas.

- Suscribir los contratos.

- Registrar presupuestalmente cada contrato.

- Aprobar las garantías.

Los Subdirectores de Centro deben entregar al coordinador de la APE de su Regional el listado de personas contratadas porcada perfil, con el fin de formalizar su colocación en la aplicación Web de la APE.

El listado de documentos que debe presentar cada contratista para la suscripción de los contratos señalados en los numerales 2 y 3 de esta Circular se encuentra publicado en el aplicativo compromiso, así como los modelos y minutas que se utilizarán en toda la Entidad para los estudios previos y los contratos de prestación de servicios personales.

La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no podrá realizarse a través de Cooperativas o Precooperativas de Trabajo Asociado, ni de ninguna otra modalidad que implique intermediación.

En el año 2020 los contratos se suscribirán por el término estrictamente indispensable, según las necesidades de contratación y su correspondiente justificación de cada Centro de Formación Profesional Integral, Regional y dependencia de la Dirección General. Los contratos de instructor podrán tener vigencia máxima hasta el último día del calendario académico del año 2020, y los restantes (numeral 3o de esta Circular) máximo hasta el 31 de diciembre del año 2020.

Los recursos para contratación se asignarán en su totalidad desde la apertura del presupuesto para toda la vigencia. Por lo anterior, se debe hacer una contratación acorde a lo registrado en el Plan de Acción y en el Plan Anual de Adquisiciones, que evite adiciones presupuéstales a los contratos con la consecuente desfinanciamientos en la vigencia por este concepto.

El valor máximo de los honorarios mensuales para los contratos de prestación de servicios de instructor y de actividades diferente a instructor, serán las establecidas en las tablas de tarifas que divulgará la Dirección de Formación Profesional y la Secretaría General, respectivamente.

La Secretaría General, la Dirección de Formación Profesional y la Dirección de Empleo y Trabajo realizarán una videoconferencia sobre esta circular, en la que se responderán dudas sobre el tema.

Esta Circular deroga integralmente las Circulares No. 3-2018-000197 del 30 de noviembre de 2018 y 01-3-2019-000145 del 16 de septiembre de 2019.

Cordial saludo

CARLOS MARIO ESTRADA MOLINA

Director General

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0156_2019.pdf>

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