CIRCULAR 156 DE 2022

(agosto 25)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

De conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.” Esta norma, conocida como Ley General de Archivos, busca establecer reglas y principios que regulan la función archivística del Estado, una de las cuales contenida en su artículo 26, relacionada con la obligación de las Entidades Públicas de diligenciar los inventarios de los documentos que se producen en el ejercicio de las funciones.

En virtud de lo anterior, el Archivo General de la Nación, como ente rector en materia de gestión documental, expidió el Acuerdo 042 de 2002 a través del cual se establecieron los criterios para la organización de los archivos de gestión, uno de los cuales es el contenido en el Artículo 7, relacionado con el deber de las Entidades de la Administración Pública de adoptar el Formato Único de Inventario Documental - FUID, como un instrumento archivístico que permite asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Para dar cumplimiento a lo anterior y asegurar la adecuada gestión documental en la Entidad, esta Secretaría General ha proferido distintos lineamientos, tales como el contemplado en la Circular 023 de 2021, la cual reiteró la obligatoriedad en la organización de archivos de gestión y central, aplicando los principios de procedencia y orden original, así como la clasificación, organización y descripción en la conformación de cada uno de los expedientes de las series documentales.

De conformidad con lo mencionado, se recuerda que el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental (FUID) es obligatorio, y se inicia con la conformación de los expedientes en los archivos de gestión antes de pandemia físicos, en pandemia y posterior a pandemia electrónicos, por lo tanto las series documentales organizadas deben contar con inventario documental, instrumento que permite llevar el control de la documentación física y electrónica y facilitar el acceso a la información, además de ser un requisito para realizar las transferencias primarias al Archivo Central en sus contenidos físicos o electrónicos, es decir, no podrá existir ningún expediente físico o electrónico ni serie documental que no cuente con este instrumento debidamente diligenciado. Para esta labor se recuerda que el formato que debe ser utilizado es el GD-F-004 disponible en la plataforma CompromISO para tal fin. Igualmente se recomienda consultar la Guía de Implementación de Tablas de Retención Documental bajo el código GD-G-003, así como la Guía Metodológica para la Implementación de las Tablas de Valoración Documental con el código GD-G-008, esta última aplicable a los fondos acumulados que normalmente reposan en los Archivos Centrales, ambas Guías, disponibles en la plataforma CompromISO.

La Secretaría General y el Grupo Administración de Documentos recuerdan a funcionarios y contratistas que, de acuerdo con la información contenida en la presente Circular, es obligación de todos y cada uno apropiarse de su contenido, así como el diligenciamiento de los formatos dispuestos para facilitar el cumplimiento de las actividades archivísticas, y garantizar la protección adecuada de la información y documentación que conforma el patrimonio documental de la Entidad en expedientes físicos antes de pandemia y electrónicos en pandemia y Postpandemia.

Cordialmente,

VERÓNICA PONCE VALLEJO

Secretaria General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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