CIRCULAR 176 DE 2021

(septiembre 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Agenda tercer trimestre (julio, agosto, septiembre) vigencia 2021

En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017 “Por la cual se crean el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y los Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA”, esta Oficina los invita a realizar la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al tercer trimestre de la vigencia 2021, para el cual se agendan los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que consideren pertinentes.

AGENDA NACIONAL

1. Revisar los compromisos adquiridos en la agenda anterior ( II trimestre vigencia 2021).

Componente Ambiente de Control

2. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del tercer trimestre de la vigencia 2021 sujeto de verificación en la Regional y los Centros de Formación.

El análisis, comentarios y las estrategias de la Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal deben estar descritas en el acta. (incluir las acciones de austeridad del gasto)

3. Contribución al logro de los objetivos estratégicos por parte de la Regional con sus Centros de Formación verificando el cumplimiento de metas, y participación en los aceleradores estratégicos Institucionales.

Se debe evidenciar el resultado del avance, las medidas y/o estrategias, el análisis y los comentarios descritos en el acta, adicional al diligenciamiento como anexo de la matriz Excel adjunta a esta circular.

4. Reportar el resultado del seguimiento a la Resolución 03069 de 2008: Cumplimiento de las visitas de vigilancia y control de la actividad contractual de los Centros de Formación, que debe realizar el Director de la Regional, en virtud del artículo 1 de la Resolución 03069 de 2008, cuya lista de chequeo fue actualizada mediante resolución 2882 del 29 de diciembre de 2016.

Las actas de verificación y listas de chequeo, así como los hallazgos específicos que se haya evidenciado, desarrolladas en el tercer trimestre de la vigencia 2021 deben ser cargadas en la Plataforma CompromISO como desarrollo del acta con el visto bueno o aprobación del

Director Regional.

5. Analizar los resultados de los informes presentados por la Oficina de Control Interno, especialmente lo correspondiente al Informe Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, así como al Informe de Seguimiento y Control a las actividades de rendición de cuentas consignadas en el PAAC, evaluando el impacto frente a la mejora de la Regional y Centros de Formación (Informes de Ley - https://www.sena.edu.co/es- co/transparencia/Paginas/Controlinterno.aspx e informes de auditoría interna).

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de Formación deben estar descritas en el acta.

6. Reportar el seguimiento realizado a las PQRSD en términos de cumplimiento normativo, si existen PQRSD sin gestionar definir la causa que generó este incumplimiento y determinar las acciones contempladas para mitigar la causa raíz que lo originó.

El reporte deberá ser presentado en archivo Excel con el detalle de las acciones adelantadas para la solución de las PQRSD, vencidas, próximas a vencer y en trámite. Los resultados obtenidos del análisis deben estar como soporte del acta.

Componente Evaluación del Riesgo

7. Presentar los resultados del análisis de los factores internos y externos, los cambios en el entorno y si esto permitió la identificación de nuevos riesgos.

Los resultados obtenidos del análisis (Matriz DOFA), deben estar descritos en el acta.

Componente actividades de Control

8. Realizar el seguimiento a los riesgos (proceso y corrupción), al diseño de controles (identificando: los responsables segregación de funciones, propósito, periodicidad, tratamiento en caso de desviaciones ejecución de ejecución del control).Las acciones tomadas por la Regional y Centros de Formación deben estar descritas en el acta.

Componente Actividades de Monitoreo

Seguimiento a Planes de mejoramiento resultado de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República- CGR

9. Revisar el estado del cumplimiento del (los) Plan (es) de Mejoramiento resultado de las Auditorías Internas de Gestión y Contraloría General de la República y tomar las acciones que sean pertinentes.

Registre en el acta el avance de las observaciones y hallazgos y las dificultades presentadas para su cumplimiento. Las evidencias que soportan el avance de las observaciones y hallazgos deben ser cargadas en la Plataforma CompromISO al igual que debe quedar registro de su seguimiento.

Conclusiones y recomendaciones

10. Estrategias, encaminadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno realizadas por los Centros de Formación y la Regional.

El análisis, comentarios y las estrategias a tomar por la Regional y los Centros de deben quedar documentadas en acta.

11. Proposiciones y varios. En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.

Adelantado el comité y a partir de la fecha, en cumplimiento de los lineamientos institucionales tenga en cuenta las siguientes indicaciones:

- El registro del acta se realizará en la Plataforma CompromISO, Módulo de actas - Tipo de Reunión: Comités Regionales y Reunión: Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.

- Los soportes que evidencian cada punto deben estar cargados igualmente en la plataforma como desarrollo del acta, nombrados y enumerados de acuerdo con el punto de la agenda referido en la presente circular.

- Es importante resaltar que el Secretario Técnico o Secretario del Subcomité debe ser la última persona en generar la aprobación del acta, teniendo en cuenta que debido a su rol genera un cambio de estado del acta en la plataforma CompromISO pasando de Desarrollada a Aprobada, inhabilitando a los asistentes faltantes por aprobación.

Nota: Para que el subcomité sea evaluado por la Oficina de Control Interno como “Cumplido”, el acta debe registrar las siguientes condiciones: 1). Tener la aprobación en el sistema CompromISO del Director Regional (Registrar en los comentarios los casos en los que se presente novedad de Director Encargado) y 2).Registrar en CompromISO el estado del acta como “Aprobada”.

Para dar cumplimiento al cronograma establecido, se solicita realizar la sesión del subcomité dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes de octubre, teniendo como fecha máxima oportuna el jueves 14 de octubre 2021 para el registro del acta en la plataforma Compromiso, la confirmación en estado de Aprobación y la firma del Director Regional.

Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse al correo electrónico cherrerara@sena.edu.co o a través de la herramienta Teams.

Cordialmente,

RAÚL EDUARDO GONZÁLEZ GARZÓN

Jefe Oficina de Control Interno

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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