CIRCULAR 178 DE 2021

(septiembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

El Plan de Acción de las Entidades Públicas contenido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, y el Plan de Compras

al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto (En adelante Plan Anual de Adquisiciones- PAA), está definido como un instrumento de planeación contractual que las Entidades deben diligenciar, publicar y actualizar, conforme lo estipulado el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015.

Con el fin de delegar en servidores públicos del nivel directivo del SENA funciones relacionadas con la gestión contractual de la Entidad, mediante Resolución No. 54 del 18 de enero de 2018, se efectuaron delegaciones en materia de contratación administrativa y se derogaron las Resoluciones 02331 de 2013, 00018 de 2014 y 2386 de 2017. Dicho acto administrativo establece en su artículo primero:

(...) ARTÍCULO PRIMERO: PLANES ANUALES DE ADQUISICIONES. Los Planes Anuales de Adquisiciones, que deben contener la lista de bienes, obras, y servicios que se pretenden adquirir, incluidos los servicios de instructores, serán elaborados y actualizados en el SENA, así:

a) De los Centros de Formación. Los Centros de Formación elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones y los enviarán a los Directores Regionales para su aprobación y suscripción.

b) De los Despachos de las Direcciones Regionales. Los Despachos de las Direcciones Regionales elaborarán sus correspondientes Planes Anuales de Adquisiciones que serán aprobados y suscritos por los Directores Regionales

c) De las Dependencias de la Dirección General. El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General será elaborado y consolidado por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, de conformidad con los planes enviados por los Directores de área, los Jefes de oficina y por el Secretario(a) General. Este será presentado por la Dirección Administrativa y Financiera para aprobación del Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los Planes Anuales de Adquisiciones enviados por las Regionales y las Áreas de la Dirección General del SENA serán consolidados por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera para la publicación en la página de la Entidad y en el SECOP (...)

Así mismo, el inciso sexto del numeral 4.1 del Manual de Contratación Administrativa de la Entidad, hace remisión a las disposiciones previstas en la Resolución 54 de 2018, en los siguientes términos:

(...) La elaboración de los planes a nivel de los Centros de Formación Profesional Integral, las Direcciones

Regionales y las Dependencias de la Dirección General está descrita en la Resolución 54 de 2018 y aquellas que la modifiquen, aclaren o sustituyan (...)

De acuerdo con las normas que lo regulan y los lineamientos impartidos por la Entidad, el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por cada una de las Regionales

una vez al año o cada dos (2) meses si así se requiere. Conforme lo anterior, para la vigencia fiscal 2022, el PAA deberá ser revisado, consolidado y validado en el portal transaccional del SECOP II con suficiente antelación, para dar cumplimiento a dicho término.

A partir de lo expuesto, la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Jurídica, la Secretaría General, y la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, solicitan a las dependencias de la Dirección General y de las Direcciones Regionales, revisar de manera detallada los códigos UNSPSC y las 17 columnas diligenciadas, consolidadas y validadas en el Portal transaccional del SECOP II; con base en el formato que establece Colombia Compra Eficiente su elaboración. (Ver Anexo).

Previo a lo anterior, nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

1. LEY DE GARANTIAS ELECTORALES

Teniendo en cuenta que en la vigencia 2022 se llevarán a cabo las elecciones Presidenciales en Colombia, la restricción establecida en el artículo 33 de la Ley de Garantías Electorales No. 996 de 2005, para gestionar y suscribir contratos por la modalidad de selección directa conforme lo allí dispuesto, entra en vigencia a partir del 29 de enero de dicho año, en tanto la norma dispone que: “Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado”.

En consecuencia, a más tardar el 28 de enero de 2022, deberán estar suscritos a través del SECOP II los contratos que se realicen bajo la modalidad de contratación directa, incluidos los de prestación de servicios personales en cada Dependencia, Regional y Centro de Formación, que requieran iniciar su ejecución durante el primer semestre de 2022 y estén debidamente justificados, de conformidad con las causales previstas en la Ley para este tipo de contratos.

2. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, REVISIÓN MINUCIOSA, VALIDACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL “PAA” DE ACUERDO CON LA RESOLUCIÓN 0054 DE 2018

Los responsables de la elaboración, revisión minuciosa, validación y actualizaciones del Plan anual de Adquisiciones son:

- Los Directores Regionales, por lo que compete a su despacho y sus Centros de Formación adscritos.

- Los Directores de área, Jefes de oficina y Secretario(a) General por lo que le compete a su despacho.

- Teniendo en cuenta que los contratos de prestación de servicios personales se celebran por el plazo estrictamente indispensable para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, en cumplimiento de la política de prevención del daño antijurídico y si persiste la necesidad de contratación, las direcciones y jefaturas de área deben diseñar objetos diferentes a los contratados durante la vigencia 2021, conforme al siguiente ejemplo ilustrativo:

- En todo caso en la estructuración de las necesidades contractuales para la vigencia 2022 se deberán cumplir los lineamientos impartidos mediante Circular General 3-2021-000170 de fecha 15 de septiembre de 2021.

3. PROCEDIMIENTO PARA LA DIRECCIÓN GENERAL

El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.) así mismo debe estar ajustado con el Plan de Acción de cada Área de la Dirección General para la vigencia fiscal 2022.

- Cada Jefe de Área y la Secretaría General deberán elaborar, revisar y validar en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente, su Plan Anual de Adquisiciones - PAA para la vigencia fiscal 2022 y enviar a través de correo electrónico a más tardar el viernes 15 de octubre de 2021 a la Dirección Administrativa y Financiera, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, para su consolidación final en el portal de SECOP II.

- Este plan consolidado será remitido por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones al Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo, para su verificación y emisión de la Resolución que adopta el Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones; una vez revisada y aprobada esta información por la Dirección de Planeación, la respectiva resolución, será enviada a través de correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera, autorizando su publicación tanto en el SECOP II como en la página web del SENA.

4. PROCEDIMIENTO PARA LAS REGIONALES

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.) así mismo debe estar ajustado con el plan de acción de cada Centro de Formación o Despacho Regional para la vigencia fiscal 2022.

- Cada Centro de Formación deberá elaborar, revisar y validar tanto en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente como en el portal de formación de SECOP II su Plan Anual de Adquisiciones - PAA para la vigencia fiscal 2022 y enviar a través de correo electrónico a más tardar el viernes 15 de octubre de 2021 a la Dirección Administrativa y Financiera, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones con el respectivo acto administrativo que adopta el PAA, para su consolidación final en el portal de SECOP II.

5. DILIGENCIAMIENTO FORMATO “PAA” COLOMBIA COMPRAEFICIENTE

- Diligenciar todas las 17 columnas del formato que establece Colombia Compra Eficiente y que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

 Diligenciar en la columna A del formato los “Códigos UNSPSC” (Sistema de Codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios), de acuerdo con los bienes o servicios a contratar utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia Compra Eficiente que se puede consultar en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-Servicios. Cabe señalar que, si los “Códigos UNSPSC” no corresponden al bien o servicio requerido para contratar, este deberá ser modificado por la Dirección d e l a Regional, Centro de Formación o Área que elaboró el Plan Anual de Adquisiciones.

- El diligenciamiento de las 17 columnas del formato que establece Colombia Compra Eficiente, corresponden a los datos de cada proceso contractual que se pretenda adelantar durante la vigencia fiscal 2022, como: 1. Columna A. Código UNSPSC, 2. Columna B. descripción, 3. Columna C. Fecha estimada de inicio de proceso de selección (número de mes), 4. Columna D. Fecha estimada de presentación de ofertas (número de mes), 5. Columna E. Duración estimada del contrato (cantidad de tiempo en número), 6. Columna F. Duración estimada del contrato (días (0), meses (1), años (2), 7. Columna G. Modalidad de selección, 8. Columna H. Fuente de los recursos, 9. Columna l. Valor total estimado, 10. Columna J. Valor estimado en la vigencia actual, 11. Columna K. ¿Se requieren vigencias futuras?, 12. Columna L. Estado de solicitud de vigencias futuras, 13. Columna M. Unidad de contratación, 14. Columna N. Ubicación, 15. Columna O. Nombre del responsable, 16. Columna P. Teléfono del responsable, y 17. Columna Q. Correo electrónico del responsable.

Cabe resaltar, que, en estas 17 columnas, NO se deben diligenciar fórmulas y en ningún caso se pueden insertar símbolos especiales tales como: (,) (“), ($), ('), (...), (.) (¿?) ni dentro de las celdas hacer saltos de líneas con el procedimiento ALT+ENTER, ni ENTER, ni con otros símbolos visibles o invisibles.

- Todos los contratos de bienes, obras, servicios y convenios, incluidos los que no tienen afectación presupuestal, que se pretenden adquirir durante la vigencia fiscal 2022, deberán estar incluidos en el “Plan Anual de Adquisiciones - PAA vigencia fiscal 2022”, el cual es consolidado, validado y publicado en la Plataforma de SECOP II por la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA y a su vez publicado en la página web del SENA por la Oficina de Comunicaciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 1o de la Resolución No. 0054 de 2018.

- Que de conformidad con lo indicado en el Plan de Acción 2022, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y en sujeción a las funciones dadas a Colombia Compra Eficiente mediante el Decreto 4170 de 2011, la Entidad realiza su operación contractual a través de SECOP II, siendo ésta una plataforma transaccional en la cual todas las Entidades Estatales deben realizar todo el Proceso de Contratación en línea; SECOP II garantiza trazabilidad y permite el seguimiento a todos los interesados de la contratación de la Entidad. Por lo anterior, los procesos de bienes y servicios adelantados por el SENA serán hechos en un 100% mediante dicha plataforma.

- De acuerdo con lo anteriormente señalado, y teniendo en cuenta que la plataforma transaccional SECOP II, trabaja articuladamente con el Plan Anual de Adquisiciones se debe seguir los siguientes lineamientos para diligenciar la Columna B “Descripción” (SECOP II), incluyendo dentro de los objetos contractuales, códigos de identificación de cada Dirección Regional, Centro de Formación y áreas de la Dirección General.

Para determinar el código correspondiente a cada Dirección Regional, Centro de Formación y áreas de la Dirección General, se elaboró la siguiente guía:

Contrato para la Dirección General

OBJETO: Los objetos contractuales deberán establecerse de la siguiente manera:

1 - 1014 -01 Prestar los Servicio profesionales para atender requerimiento.

Del anterior ejemplo se determina que el objeto contractual corresponde a la Dirección General (1) seguido se evidencia que el código corresponde a la dependencia que en este caso es la Oficina de Sistemas (1014) y seguido, se identifica el consecutivo de los contratos de la oficina de sistemas (01) y finalmente se describirá el objeto contractual.

DIRECCIÓN GENERAL

Contrato para las Direcciones Regionales y Centros de Formación

OBJETO: Los objetos contractuales deberán establecerse de la siguiente manera:

5 - 9101 -01 Prestar los servicios profesionales para atender requerimiento.

Del anterior ejemplo se determina que el objeto contractual corresponde a la Dirección Regional Antioquia (5) seguido se evidencia que el código corresponde al centro que en este caso es el centro de los recursos naturales renovables-la salada (9101) y seguido, se identifica el consecutivo de dicho centro de formación (01) y finalmente se describirá el objeto contractual.

DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN

- En ninguna circunstancia se deberá modificar la estructura del formato establecido por Colombia Compra Eficiente - SECOP II.

- Las filas y columnas del formato de Colombia Compra Eficiente (Filas 1, 2, 3 y 4 hasta la Columna Q) no deben ser modificadas (de colores o adicionando columnas) al momento de su diligenciamiento.

- Cabe señalar que de existir fallas en la Plataforma del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II, se podrá acudir a los canales de atención dispuestos por Colombia Compra Eficiente, al número telefónico 7 45 67 88 en la ciudad de Bogotá D.C., o a través de la Línea Nacional: 01 8000 52 08 08.

6. SOLICITUD Y PUBLICACIÓN DE MODIFICACIONES, ELIMINACIONES Y ADICIONES AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

- En el evento en el que se presente una necesidad imprevista o urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del Plan Anual de Adquisiciones ya publicado, el Director Regional, Jefe de Área, Secretario(a) General, podrá solicitar la actualización del PAA, enviando a través de correo electrónico al Director Administrativo y Financiero, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, el archivo en Excel junto al acto administrativo de aprobación. (se recuerda que se debe enviar todo el PAA de la Regional o Área, incluida la modificación que se esté solicitando)

- En el evento en que se deban dar alcances a las modificaciones previamente enviadas, deberá remitirse un correo electrónico dirigido al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, con los ajustes solicitados y mencionando en el asunto del correo la palabra “ALCANCE”. Cabe recordar que cada archivo que se envíe a publicar reemplaza al anterior, siendo éste el definitivo para la Regional o Área respectiva.

- La Oficina de Comunicaciones publicará en la página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se anexará el archivo en Excel del Plan Anual de Adquisiciones - PAA y el acto administrativo de modificación.

- La colorimetría que se deberá manejar para sombrear toda la fila en el archivo Excel del PAA para cada caso es la siguiente:

Amarillo: Modificaciones a una fila de contratación previamente creada.

Verde: Adición de una fila de contratación nueva.

Rojo: Eliminación definitiva de una línea de contratación.

- Para proceder a la actualización y publicación del PAA de la Entidad, deberán remitirse las modificaciones a realizar, a más tardar los martes, hasta las 04:00 p.m., las modificaciones no remitidas en la fecha antes establecida, serán tramitadas hasta la siguiente publicación, en atención a los trámites internos que deben surtirse, tales como la validación del archivo en Excel, la devolución del mismo a la Regional en el caso de registrarse errores al momento de validarlo en el SECOP II y la correspondiente corrección, que deberá realizarse a más tardar al jueves antes de las 0 4:00 p.m., so pena de ser tramitado en la siguiente publicación.

- El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera realizará la publicación de las modificaciones solicitadas por las Direcciones Regionales, Jefes de Área y Secretario(a) General, los días viernes a través de la Plataforma de SECOP II. Dicho grupo será el ÚNICO autorizado para realizar actualizaciones del PAA de la Entidad en la página web de SECOP II.

- Las modificaciones de la Dirección General se realizarán cada mes, según lineamientos de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, salvo aquellas modificaciones que excepcionalmente sean necesarias registrar, previa autorización emitida por dicha Dirección.

- Se recuerda que, para una mejor y oportuna comunicación, los Directores Regionales, Jefes de Área y Secretario(a) General, deberán informar mediante un correo electrónico dirigido al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, los siguientes datos: (i) Nombre, (ii) correo institucional, (iii) número de IP, de la(s) persona(s) designada(s) en su Regional o área, para cualquier trámite correspondiente al PAA a más tardar el viernes 15 de octubre de 2021.

Resulta oportuno precisar que los términos señalados en la presente comunicación son de obligatorio cumplimiento, teniendo en cuenta que el trámite se realiza a través de la plataforma SECOP II, cuyo funcionamiento y administración se encuentra a cargo de la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, la cual puede presentar fallas generales no imputables al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera.

Cabe resaltar que el incumplimiento de lo establecido en la presente comunicación afecta la oportuna consolidación, revisión y validación de las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones en los términos proyectados por la Entidad, situación que puede generar traumatismos al interior de esta, sin perjuicio de las acciones administrativas a que hubiere lugar, por el no cumplimiento de lo aquí establecido.

Cordialmente,

Wilson Javier Rojas Moreno

Director Administrativo Financiero

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/C_SENA_0178_2021.pdf>

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