CIRCULAR 192 DE 2015

(noviembre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Por medio de la presente Circular, se imparten directrices y lineamientos a seguir para adelantar la contratación de servicios personales en la vigencia 2016:

1. DIRECTRICES GENERALES;

- La contratación de servicios personales en el año 2016 se realizará dando pleno cumplimiento a las normas legales y reglamentarias vigentes que rigen el tema, garantizando la aplicación de los principios que regulan la contratación estatal (como transparencia, economía y responsabilidad, establecidos en los articulos 23 y siguientes de la Ley 80 de 1993), y los que orientan la función administrativa (como los de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, que establece el articulo 209 de la Constitución Politica), además de la satisfacción del interés general y el cumplimiento de los fines estatales, cumpliendo todos los requisitos, los procedimientos y los lineamientos indicados en esta Circular.

- Durante la ejecución de las actividades contratadas debe prevalecer la autonomía del contratista en las condiciones normativas y del contrato, y ningún funcionario de la Entidad podrá incurrir en conductas que puedan configurar subordinación del contratista para con la Entidad.

- Con el fin de facilitar la comprensión y aplicación de los lineamientos institucionales sobre la etapa precontractual y hasta la suscripción de los contratos de prestación de servicios de instructor y de apoyo administrativo o de apoyo misional, esta Circular deroga todas las anteriores sobre el tema, en especial la No. 32013-000156 del 31 de octubre de 2013 y 3-2014-000191 de 2014.

- Para la vigilancia del proceso, además de las funciones que les corresponde cumplir a la Oficina de Control Interno y a la Oficina de Control Interno Disciplinario del SENA, cada dependencia que participe en el trámite debe facilitar la participación de las veedurías ciudadanas.

2. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSTRUCTOR:

El plan de contratación de Instructores se debe realizar teniendo en cuenta el plan anual de adquisiciones previsto en la Resolución 2331 de 2013 que servirá de insumo para el "Plan de Acción 2016" de las Regionales y Centros de Formación; el plan de adquisiciones deberá contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año (art. 2.2.1.1.1.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015). La aprobación del Plan de Contratación de Instructores podrá hacerse dentro de la aprobación del "Plan Anual de Adquisiciones" de la Regional, o en acto separado, pero en todo caso, para iniciar un proceso de contratación de prestación de servicios, el respectivo contrato debe estar contemplado dentro del "Plan Anual de Adquisiciones" aprobado por el respectivo Director Regional y publicado en la página web del SENA y en el SECOP.

De conformidad con lo dispuesto por los artículos 9 – numeral 17 y 22 – numeral 14 del Decreto 249 de 2004, la contratación de servicios de Instructor debe adelantarse utilizando el Banco de Instructores Contratistas que forma parte del aplicativo de la Agencia Pública de Empleo, por lo cual, la Dirección de Empleo y Trabajo y la Dirección de Formación Profesional Integral informarán a los Centros de Formación las opciones de uso que tiene el mencionado Banco de Instructores para que puedan utilizarlo de manera adecuada y eficiente.

Para las autorizaciones se deberá tener en cuenta lo previsto en la Resolución No. 751 del 28 de abril de 2014, expedida por el Director General y Circular aclaratoria No. 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

La Dirección de Formación Profesional mediante circular informará el procedimiento a seguir para la contratación de instructores para la vigencia 2016.

En todo caso, la persona natural con quien se suscriba el contrato para la prestación de servicios de Instructor debe estar inscrita en el Banco de Instructores del SENA y cumplir las demás condiciones exigidas por las normas generales que regulan la contratación de prestación de servicios; el ordenador del gasto que lo suscriba debe dejar constancia escrita y expresa que la persona contratada está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, y que verificó que tiene la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de conformidad con el articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 en concordancia con el capitulo III, numeral 1.1, 1.2, 1.2.1. Resolución 0203 de 2014, manual de contratación.

3. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO O DE APOYO MISIONAL DIFERENTE A INSTRUCTOR:

Todos los contratos de prestación de servicios a los que se refiere este numeral deben estar incluidos en el 'Plan Anual de Adquisiciones' que apruebe el respectivo Director Regional para los Centros de Formación, y para las dependencias de la Dirección General, los que apruebe la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, los cuales deben ser consolidados por la Dirección Administrativa y Financiera y publicados en la página web del SENA y en el SECOP.

Sólo los contratos de prestación de servicios de apoyo administrativo o de apoyo misional diferente a instructor que vayan a suscribir los Centros de Formación requieren la autorización de que trata el articulo 15 – numeral 17 del Decreto 249 de 2004, por lo que se debe dar cumplimiento a la Resolución 751 de 2014 y a la Circular aclaratoria No. 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

Tal como lo señala el articulo 2 numeral 4 literal h) de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 2.2.1.2.1.4.9 y 2.2.1.2.1.4.1 y s.s. Decreto 1082 de 2015, la contratación de prestación de servicios de apoyo administrativo o de apoyo misional diferente a instructor se realizará mediante la modalidad de contratación directa, con la persona natural que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, debiendo cada ordenador del gasto de la Entidad verificar la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesaria la obtención previa de varias ofertas, de lo cual debe dejar constancia escrita.

De conformidad con el articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, y en concordancia con el capitulo III, numeral 1.1, 1.2, 1.2,1 de la Resolución 0203 de 2014, (manual de contratación), el pago de honorarios se realizará por periodos fijos, en ningún caso se aplicará el pago por días.

Los Ordenadores del Gasto deben verificar el cumplimiento de los requisitos de idoneidad y experiencia exigidos dentro de los estudios previos, previa comprobación por parte del área solicitante de la veracidad de dichos documentos con los cuales soporta su idoneidad y su experiencia.

4. GENERALIDADES PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LOS NUMERALES 2 Y 3:

Para agilizar la gestión y lograr el inicio oportuno de los programas y proyectos institucionales de 2016, es necesario que antes del 31 de diciembre de 2015 se realicen las siguientes actividades:

• Aprobar en el 2015, los Planes de Contratación de Instructores (sólo para Centros de Formación).
• Aprobar el Plan Anual de Adquisiciones" de cada Regional y de la Dirección General que deben incluir todos los contratos de los numerales 2 y 3. De ser necesario, el Plan Anual de Adquisiciones podrá actualizarse en 2016 con el fin de que esté acorde al presupuesto asignado a cada dependencia.
• Certificación de Inexistencia de Personal de Planta (articulo 3 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el articulo 1 del Decreto 2209 de 1998), indicando expresamente la causal que aplica en cada caso: (1) De acuerdo con e! Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de la entidad no existe personal de planta que pueda desarrollar la actividad a contratar; (ii) El desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio; o (iii) Aunque existe personal en la planta, éste no es suficiente.
• Elaborar (sin firmar) los estudios previos para todos los contratos que deben suscribirse en enero y febrero de 2016, en cada Centro de Formación, Dirección Regional, Area y Oficina de la Dirección General.
• Del Banco de instructores del aplicativo de la Agencia Pública de Empleo se deberá seleccionar los aspirantes a instructores contratistas de conformidad con las necesidades del Centro de Formación.

En el año 2016 se realizarán las siguientes actividades:

• Obtener el(los) CDP(s), inmediatamente se haga la asignación del presupuesto 2016.
• Suscribir los Estudios Previos.
• Obtener cada Centro de Formación la autorización para la contratación de prestación de servicios (no aplica para contratos de los Despachos Regionales y la Dirección General).
• Presentación de Ofertas por parte de los contratistas que serán contratados.
• Suscripción de Contratos.

La acreditación de inexistencia de personal ordenada por el articulo 3 del Decreto 1737 de 1998, modificado por el articulo 1 del Decreto 2209 de 1998, será suscrita por el Director de la respectiva Regional o el Subdirector de Centro que hace sus veces, para todos los contratos de prestación de servicios de los Centros de Formación y del Despacho de la Regional; para los contratos de la Dirección General esta acreditación será suscrita por la Secretaria General.

De conformidad con las resoluciones No. 2331 de 2013 y la 0018 de 2014, para celebrar un contrato(s) con objeto igual al de otro contrato vigente, se debe obtener autorización previa del Director Regional cuando se trate de contratos de los Centros de Formación, o autorización previa de la Secretaria General para los contratos de los Despachos de las Direcciones Regionales y las dependencias de la Dirección General; en las Regionales en las que el Director Regional cumple funciones de Subdirector de Centro y viceversa, la Dirección de Formación Profesional será la que emita la autorización cuando el(los) contrato(s) esté(n) relacionado con la formación profesional o actividades conexas a ésta, y la Secretaria General cuando el(los) contratos no tengan relación con la formación profesional. La autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar. La Secretaria General informará oportunamente a los Centros, Regionales y dependencias de la Dirección General los términos y documentos con que se adelantará este trámite.

La Secretaria General remite adjunto a esta circular el listado de documentos que debe presentar cada contratista para la suscripción de los contratos señalados en los numerales 2 y 3 de esta Circular y publicará en el aplicativo compromiSO los modelos y las minutas que se utilizarán en toda la Entidad para los estudios previos y los contratos, previa revisión de la Dirección Jurídica.

La contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no podrá realizarse a través de Cooperativas o Pre cooperativas de Trabajo Asociado, ni de ninguna otra modalidad que implique intermediación.

En el ano 2018 los contratos se suscribirán por el término estrictamente indispensable; por ende, según lo requieran las necesidades de contratación que cada Centro, Regional y dependencia justifique, los contratos de Instructor podrán tener vigencia máxima hasta el último día del calendario académico de 2018, y los restantes (numeral 3 de esta circular) máximo hasta el 31 de diciembre de 2016. Los recursos para contratación de Instructores se asignaran en su totalidad desde la apertura del presupuesto, para el cumplimiento de las metas de formación, y los recursos para los servicios de apoyo misional y apoyo administrativo se asignarán para toda la vigencia; por lo anterior, se debe hacer una contratación acorde a lo registrado en el Plan de Acción y en el Plan Anual de Adquisiciones, que evite desfinanciamientos en la vigencia por este concepto.

El valor máximo de los honorarios mensuales para los contratos de prestación de servicios de Instructor será el establecido en la tabla de tarifas que divulgará la Dirección de Formación Profesional, y para los demás contratos de prestación de servicios, las tarifas que divulga la Secretaría General, en Tabla adjunta a esta circular.

Respecto a la radicación de planillas y pagos a contratistas, tener en cuenta la Circular No. 3-2015-000054 y en su defecto la circular que aplique para el año 2016.

Con el fin de aclarar las inquietudes que surjan respecto al tema, la Dirección General programará una videoconferencia a la que deben asistir todos los ordenadores del gasto con el equipo que apoyará la gestión, cuya fecha y hora será comunicada oportunamente.

Les agradezco la disposición y dedicación que le den a este proceso con sus equipos de trabajo, para lograr el oportuno cumplimiento de nuestra misión con calidad

HERNANDO ALFONSO PRADA GIL

Director General

TABLA DE HONORARIOS 2016 PARA CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES, DIFERENTES A ACTIVIDADES DE INSTRUCTOR

Los valores aqui enunciados no incluyen IVA, por lo cual corresponde a la dependencia que tiene la necesidad de contratación revisar el régimen tributario del eventual contratista, con el fin de garantizar la cobertura presupuestal total del contrato a suscribir.

El valor de los honorarios se determinará teniendo en cuenta el objeto del contrato, la formación académica y/o la experiencia relacionada que se requiere, dentro de los limites de la tabla que se indica a continuación; para establecer el valor de los honorarios no se tomará entonces en cuenta la hoja de vida del futuro contratista (todos los estudios y/o experiencia), solamente la necesaria que se indicó previamente para satisfacer la necesidad, la cual se plasma taxativamente en el estudio previo.

Para los contratos cuyos honorarios mensuales sean superiores a lo señalado en la presente tabla, la dependencia solicitante deberá tramitar ante la Secretaria General la respectiva autorización, indicando las razones objetivas de compensación, idoneidad y/o experiencia que soporta tal situación. Cuando se trate, de contratos de la Secretaria General, la autorización será expedida por la Dirección Administrativa y Financiera. De conformidad con establecido en la Resolución 751 de 2014 y Circular aclaratoria No. 3-2014-000115 del 5 de junio de 2014.

Por disposición del articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015, al verificar si el futuro contratista cumple con la experiencia requerida para ejecutar el objeto contractual, solamente se debe tener en cuenta aquella que esté "relacionada con el anea de que trate" el contrato a suscribir.

*Nota: Los años de experiencia indicados en las alternativas descritas en el anterior cuadro, se entienden como adicionales a la experiencia requerida en el respectivo renglón.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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