CIRCULAR 201 DE 2017

(noviembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

PARA: DIRECTORES DE ÁREA, JEFES DE OFICINA, SECRETARIO GENERAL, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL.

Asunto: Plan Anual de Adquisiciones vigencia fiscal 2018

Por medio de la presente nos permitimos recordar que para la vigencia 2018 se deben aplicar las normas de la Ley No. 996 de 2005 de Garantías Electorales y los lineamientos señalados en la Circular conjunta No. 3-2017- 00198 del 2017, expedida por la Secretaría General y la Dirección Jurídica del SENA.

El Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto (En adelante Plan Anual de Adquisiciones - PAA), está definido como un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deberán diligenciar, publicar y actualizar, conforme lo estipula el Artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015.

Para el efecto, el SENA expidió la Resolución No. 2331 del 23 de diciembre de 2013, que establece en el parágrafo primero (1°) del artículo primero (1°) que “Los planes de adquisiciones enviados por las Regionales y las áreas de la Dirección General del SENA serán consolidados por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera para la publicación en la página de la Entidad y en el SECOP II”, y para ello debe observase lo dispuesto en la resolución mencionada y en el Manual de Contratación Administrativa del SENA (Versión 4).

De acuerdo con los lineamientos impartidos por la entidad y las normas que regulan lo correspondiente, el Plan Anual de Adquisiciones debe publicarse antes del 31 de enero de cada año y actualizarse por cada una de las Regionales una vez al año o cada dos (2) meses si se requiere. Sin embargo, teniendo en cuenta lo anunciado sobre la aplicación de la Ley de Garantías Electorales, para la vigencia 2018 el PAA deberá consolidarse y validarse en la vigencia 2017.

En mérito de lo expuesto la Dirección Administrativa y Financiera, la Dirección Jurídica, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y la Secretaría General, solicitan a cada dependencia de la Dirección General y Direcciones Regionales, consolidar y validar en el SECOP II los planes anuales de adquisiciones 2018 de manera oportuna, usando para ello el formato que determina Colombia Compra Eficiente, (ver anexo).

De acuerdo con lo anterior, nos permitimos realizar las siguientes precisiones:

1. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACION DEL PAA OE ACUERDO CON LA RESOLUCIÓN 2331 DE 2013

Los responsables de la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones son:

- Los Directores Regionales, por lo que compete a su despacho y sus Centros de Formación adscritos.

- Los Directores de Área, Jefes de Oficina y Secretario General, por lo que le compete a su despacho.

2. PROCEDIMIENTO PARA LAS REGIONALES

- Cada Centro de Formación debe elaborar su Plan Anual de Adquisiciones - PAA para la vigencia 2018, en el formato establecido por Colombia Compra Eficiente, y enviarlo al Despacho de la Regional para su consolidación y debidamente validado en el SECOP II, a más tardar el día martes 28 de noviembre de 2017, para que la Regional haga la correspondiente revisión, consolidación, validación en el SECOPII (Cero Errores) y tramite del acto administrativo de adopción.

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.); así mismo debe estar ajustado con el plan de acción de cada Centro de Formación o
Despacho Regional para la vigencia fiscal 2018.

2.1. DILIGENCIAMIENTO FORMATO COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

- Diligenciar la plantilla utilizando los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas.- UNSPSC, únicamente los que se evidencian en la pestaña del archivo en Excel "archivo de datos" de la plantilla de Colombia Compra Eficiente.

- Se insiste que el diligenciamiento de las 17 columnas corresponden a los datos de cada contrato estimado que se vaya a ejecutar durante la vigencia fiscal 2018, como: (Código UNSPSC, descripción, Fecha estimada de inicio de proceso de selección (mes), Fecha estimada de presentación de ofertas (mes), Duración estimada del contrato (número), Duración estimada del contrato (intervalo: días, meses, años), Modalidad de selección, Fuente de los recursos, Valor total estimado, Valor estimado en la vigencia actual, ¿Se requieren vigencias futuras?, Estado de solicitud de vigencias futuras, Unidad de contratación (referencia),
Ubicación, Nombre del responsable, Teléfono del responsable y Correo electrónico del responsable. NO se realiza con formula y en ningún caso se pueden insertar símbolos, en especial los siguientes: (,) (“),
($), ('), (-), (.), (¿?),en las columnas C, D, E, F, H, I, J, K y L, ni dentro de las celdas saltar líneas con el procedimiento ALT + ENTER, ni darle ENTER dentro de las celdas, otros símbolos visibles o invisibles.

- Diligenciar en la Columna B “Descripción” del formato en Letras Minúsculas y NO Mayúsculas,

- Bajo ninguna circunstancia se debe MODIFICAR la estructura del formulario establecidos por Colombia Compra Eficiente - SECOP II.

- Todas las filas 1, 2 y 3 hasta la Columna Q, de color GRIS OSCURO, no se deben quitar los colores ni adicionarle columnas de más. Igualmente la fila 4 de color AZUL CELESTE.

- Para la consolidación y publicación cada Director Regional debe enviar una comunicación oficial (Cl por radicar), desde su correo institucional al Director Administrativo y Financiero, con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.

- Cabe señalar que la generación de fallas en la Plataforma de Formación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II, se debe comunicar a la Mesa de Servicio que es gestionada directamente por Colombia Compra Eficiente, al siguiente número en la ciudad de Bogotá: 7456788 o a la Línea Nacional:

2.2. TRAMITE EN LAS SOLICITUDES DE MODIFICACIONES, ELIMINACIONES, ADICIONES EN LOS PLANES ANUALES DE ADQUSICIONES

- La Actualización del Plan Anual de Adquisiciones se realizará, de forma bimestral, realizando la correspondiente modificación en la página web del SENA y la plataforma SECOP II, siguiendo el procedimiento del párrafo anterior, y enviando el Acto administrativo de modificación como requisito para el trámite de publicación. La publicación de estas modificaciones se deben tramitar durante los últimos 5 días hábiles de los meses de: Febrero, Abril, Junio, Agosto, Octubre y Diciembre de cada año.

- En el evento en el que durante el transcurso del respectivo bimestre, se presente una necesidad imprevista o urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del plan inicial o alguna de las modificaciones anteriores, el Director Regional podrá actualizar el Plan Anual de Adquisiciones de su Regional, enviando una comunicación oficial (Cl por radicar), al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, acompañado del formato diligenciado (Enviar todo el Plan Anual de Adquisiciones desde el inicial hasta la modificación que este solicitando), actualizado y validado en el SECOP II (Cero Errores), y el respectivo acto administrativo de adopción y/o modificación, sin perjuicio de la actualización bimestral enunciada en el ítem anterior.

- La Oficina de Comunicaciones publicará en (a página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se incorporará el archivo de Plan Anual de Adquisiciones por Regional y el acto administrativo de adopción y/o modificación.

- El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones adscrito a la Dirección Administrativa y Financiera publicará cada viernes antes de las cuatro de la tarde (4:00 pm), en la Página Web del SECOP lijas modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones solicitadas por las Direcciones Regionales para las actualizaciones y/o modificaciones de este Plan. Cabe recordar que cada archivo actualizado que se envíe a publicar reemplaza al anterior. De acuerdo con la Guía Práctica para validar en el Plan Anual de Adquisiciones - SECOP II (Ver Anexo PDF).

En cada una de las regionales se debe conformar un equipo de trabajo para la realización, actualización y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones que debe estar conformado como mínimo por un (1) integrante de la dirección regional y un (1) integrante de cada uno de los centros que componen la regional.

- Los Directores Regionales deben informar al Coordinador del Grupo de Servicios Generales el Nombre, cargo, Numero IP, número de celular y correo electrónico de (a (s) persona (s) designada (s) en cada una de sus Direcciones, como encargado (s) del Plan Anual de Adquisiciones durante la vigencia 2018, los cuales serán el interlocutor o contacto para el trámite del plan y sus modificaciones, a más tardar el jueves 23 de noviembre de 2017.

- Cada uno de los Directores Regionales deberá enviar al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General, la información de los bienes, servicios u obras a contratar por sus Centros de Formación y Dirección para el año 2018, diligenciada en el formato Plan Anual de Adquisiciones y validado en la plataforma del SECOP II - Colombia Compra Eficiente; la fecha límite para su envió es el día martes 28 de noviembre de 2017.

- No se aceptan en el Grupo de Servicios Generales y adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, planes de adquisiciones SIN LA VALIDACIÓN EN EL SECOP II. SIN ERRORES en este formato. Adicionalmente deben enviar la evidencia del pantallazo de la totalidad de líneas de adquisiciones importadas con éxito en el validador del SECOP II.

- Cabe resaltar que sólo existe una clave de Usuario y Contraseña para realizar el proceso de publicación en el Sistema Electrónico de Contratación SECOP II, en la página de producción de Colombia Compra Eficiente, se requiere que todas las Direcciones Regionales v las diferentes áreas de la Dirección General remitan los Planes anuales de adquisiciones vigencia fiscal 2018. con fecha limite el día martes 28 de noviembre de 2017.

3. PROCEDIMIENTO PARA LA DIRECCION GENERAL

- El Plan Anual de Adquisiciones de la Dirección General, así como sus modificaciones, será consolidado y validado en el SECOP II por el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera, de conformidad con la información reportada por los Directores de Área, Jefes de Oficina y por el Secretario General. Este será remitido a la Secretaría General y al Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, para su adopción mediante resolución. Una vez revisada esta información, el Director de Planeación lo enviará mediante comunicación oficial a la Dirección Administrativa y Financiera, solicitando su publicación tanto en el SECOP II, como en la página web del SENA.

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.); así mismo debe estar ajustado con el Plan de Acción de cada Área u Oficina de la Dirección General para la vigencia fiscal 2018.

3.1. DILIGENCIAMIENTO FORMATO COLOMBIA COMPRA EFICIENTE

- Diligenciar la plantilla utilizando los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas - UNSPSC, únicamente los que se evidencian en la pestaña del archivo en Excel “archivo de datos” de la plantilla de Colombia Compra Eficiente.

- Se insiste que el diligenciamiento de las 17 columnas corresponden a los datos de cada contrato estimado que se vaya a ejecutar durante la vigencia fiscal 2018, como: (Código UNSPSC, descripción, Fecha estimada de inicio de proceso de selección (mes), Fecha estimada de presentación de ofertas (mes), Duración estimada del contrato (número), Duración estimada del contrato (intervalo: días, meses, años), Modalidad de selección, Fuente de los recursos, Valor total estimado, Valor estimado en la vigencia actual, ¿Se requieren vigencias futuras?, Estado de solicitud de vigencias futuras, Unidad de contratación (referencia), Ubicación, Nombre del responsable, Teléfono del responsable y Correo electrónico del responsable. NO se realiza con formula y en ningún caso se pueden insertar símbolos, en especial los siguientes: (,) (“), ($), O, (-), (.), (¿?), en las columnas C, D, E, F, H, I, J, K y L, ni dentro de las celdas saltar líneas con el procedimiento ALT + ENTER, ni darle ENTER dentro de las celdas, otros símbolos visibles o invisibles.

- Diligenciar en la Columna B (Descripción) del formato en Letras Minúsculas y NO Mayúsculas.

- Bajo ninguna circunstancia se debe MODIFICAR la estructura del formulario establecidos por Colombia Compra Eficiente - SECOP II.

- Todas las filas 1,2 y 3 hasta la Columna Q, de color GRIS OSCURO no se deben quitar los colores, ni adicionarle columnas de más. Igualmente la fila 4 de color AZUL CELESTE

- Cada uno de los Directores de Área deben informar al Coordinador del Grupo de Servicios Generales el Nombre, cargo, Numero IP, número de celular y correo de la persona designada para tramitar la elaboración, revisión y validación del Plan Anual de Adquisiciones durante la vigencia 2017, que será el interlocutor o contacto con el Grupo de Servicios Generales para la consolidación del Plan y sus modificaciones, a más tardar el día jueves 23 de noviembre de 2017.

- Cabe señalar que la generación de fallas en la Plataforma de Formación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II, se debe comunicar a la Mesa de Servicio que son gestionados directamente por Colombia Compra Eficiente al siguiente número en la ciudad de Bogotá: 7456788 o a la Línea Nacional: 018000 520808. Lo anterior, ya que la plataforma del SECOP II no es propiedad, ni administradora del SENA.

3.2. TRAMITE EN LAS SOLICITUDES DE MODIFICACIONES, ELIMINACIONES, ADICIONES EN LOS PLANES ANUALES DE ADQUSICIONES

- Cada uno de los Directores de Área y Jefes de oficina, deberán enviar en una comunicación oficial (Cl por Radicar) al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, la información de los bienes, servicios u obras a contratar por su área u oficina para la vigencia fiscal 2018, diligenciada en el formato Plan Anual de Adquisiciones y
debidamente validado sin errores en la plataforma del SECOP II de Colombia Compra Eficiente, a más tardar el día martes 28 de noviembre de 2017.

En el evento en el que durante el transcurso del respectivo bimestre, se presente una necesidad imprevista o urgente para la adquisición de un bien o servicio que no esté incluido dentro del Plan inicial o alguna de las modificaciones anteriores, el Director de Área o Jefe de Oficina podrá solicitar actualización del Plan Anual de Adquisiciones de su área u oficina, enviando comunicación oficial (Cl por Radicar) al Director Administrativo y Financiero con copia al Coordinador del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, justificando la modificación, acompañada del formato diligenciado, actualizado y validado en el SECOP II (Cero Errores).

- El Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones publicará en la página web del SECOP II, el Plan Anual de Adquisiciones inicial y modificaciones, en un solo archivo para la Entidad. Cabe recordar que cada archivo actualizado que se envíe a publicar reemplaza al anterior.

- La Oficina de Comunicaciones publicará en la página web del SENA, una carpeta por Regional en la cual se incorporará el archivo de Plan Anual de Adquisiciones por Regional, la fecha de publicación y el acto administrativo de adopción y/o modificación del Plan Anual de Adquisiciones.

- El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser coherente con el presupuesto asignado para los rubros concernientes a bienes, servicios (personales y otros servicios) y obra pública (construcción, mantenimiento, remodelación, etc.); así mismo debe estar ajustado con el Plan de Acción.

El día jueves 16 de noviembre de 2017 a partir de las 2:00 PM, se desarrollará una video conferencia en la Dirección General sobre los lineamientos de esta circular con la presencia de las siguientes áreas: Dirección Jurídica, Secretaría General, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo y Dirección Administrativa y Financiera.

Cabe resaltar que el incumplimiento del envío de esta información de los planes de adquisiciones vigencia fiscal 2018 dentro del plazo límite señalado, retrasaría toda la consolidación, revisión, validación y publicación en el SECOP II, del Plan Anual de Adquisiciones vigencia fiscal 2018 de la Entidad, lo que puede ocasionar que la Entidad no publique en términos su plan con base a la Ley de Garantías electorales.

Cualquier inquietud al respecto, será atendida por la ingeniera Johanna Córdoba Pérez, con IP 13902, al siguiente correo icordobape@sena.edu.co.

Cordialmente,

MANUEL FERNANDO MONSALVE AHUMADA

Director Administrativo y Financiero (E)

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/RESOLUCION_SENA_0201_2017.pdf>

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