CIRCULAR 219 DE 2017

(diciembre 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

PARA: COORDINADORES GRUPO DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERIA, RECAUDO Y CARTERA DIRECCION GENERAL Y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS MIXTOS REGIONALES.

Asunto:  Políticas de segundad cierre vigencia 2017

Para el cierre de la vigencia 2017 y de conformidad con las políticas de seguridad establecidas por la Administración del SIIF Nación, se hace necesario recordar algunas de ellas:

1. Es responsabilidad de TODO usuario del SIIF Nación, conocer y aplicar las políticas de seguridad de la Información y reglamento de uso del SIIF Nación, publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito / Portales / Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación / Ciclos de Negocio / administración de Seguridad.

2. El aplicativo SIIF Nación automáticamente bloquea los usuarios que no ingresen en los últimos 15 días calendario y los elimina sino ingresan en 90 días calendario, por tanto se debe ingresar al Aplicativo SIIF Nación, por lo menos una vez por semana, esto evitará el bloqueo y posterior eliminación del mismo.

3. El usuario del aplicativo y el toquen es de uso personal e intransferible.

4. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o Jefe Inmediato, debe solicitar al correo electrónico vleal@sena.edu.co, las modificaciones, eliminaciones o cambios de los usuarios SIIF Nación.

5. En el momento que el usuario SIIF, salga a disfrutar de vacaciones, permisos o licencias, el Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o Jefe Inmediato, debe solicitar la inactivación del mismo e informar con dos días de anticipación al regreso para volver a activarlos.

6. El trámite de los Certificados Digitales, para la operación del Aplicativo SIIF, tanto nuevos como de renovación (cada año), se realizara teniendo en cuenta el instructivo de diligenciamiento y el formulario de GSE.

7. Se debe tener en cuenta que los contratistas que tienen usuario asignado en el Aplicativo SIIF y cuyo contrato se vence en el Mes de Diciembre de 2017, debe hacer entrega al Coordinador o Supervisor del Contrato, del toquen donde se encuentra encriptado el Certificado Digital, mediante correo electrónico con copia a vleal@sena.edu.co, esto es requisito indispensable para la correspondiente liquidación del contrato.

El Código Disciplinario LEY 734 de Febrero 5 de 2002, establece aspectos disciplinarios relevantes, como son los derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público, que todo funcionario debe tener en cuenta en el uso de la información máxime cuando esta se maneja a través de mecanismo personal e intransferible como lo es el correo electrónico enviado por GSE, para el manejo del aplicativo SIIF- NACION, mediante el cual se le asigna la contraseña y posterior entrega del toquen con el encriptamiento del certificado electrónico.

"Atendiendo que si existen las disposiciones normativas para que la entidad pueda salvaguardar sus recursos patrimoniales e informativos, es prudente que dentro del "acta para la legalización y entrega del puesto de trabajo" la cual debe ser diligenciada por el servidor público para obtener su paz y salvo, se incluya nota, con el fin de garantizar la devolución del Certificado Digital (toquen) para la operatividad de SIIF.

En el evento que se detecte el uso del certificado digital en la operación del Aplicativo SIIF NACION por parte del Servidor Público o Contratista que se retiró y no lo entregó, siendo una de sus obligaciones, debe precederse a instaurar las acciones disciplinarias y penales que correspondan, de conformidad con lo dispuesto en el decreto 2674 de 2012 y Ley 734 de 2002.

Por lo anterior, atentamente les solicitó consultar y divulgar la circular Externa 046 de 2017, en su numeral 4. ASPECTOS RELACIONADOS CON EL MACROPROCESO DE SEGURIDAD, emitida por la Administración SIIF.

Cordial saludo,

MANUEL FERNANDO MONSALVE AHUMADA

Coordinador Entidad SIIF

<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/CIRCULAR_SENA_0219_2017.pdf>

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