CONCEPTO 3 DE 2015

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

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En atención a su comunicación radicada bajo el No. 8-2015-011379 del 16 de marzo de 2015, mediante el cual tiene inquietudes sobre el acto académico de condicionamiento de matrícula sobre quien lo debe suscribir y cuál es su contenido, al respecto le informo lo siguiente:

El numeral 8 del artículo 3 del Decreto 249 de 2004, establece como función del Consejo Directivo Nacional del SENA, el “8. Regular los sistemas o normas para la selección, orientación, promoción y formación profesional integral de los trabajadores, alumnos y expedir el reglamento a que deben someterse, el cual comprenderá sus derechos, deberes, reglas de permanencia y el régimen sancionatorio.”

Es así que bajo esta facultad el Consejo Directivo Nacional del SENA, a través del Acuerdo No.00007 de 2012, adopto el reglamento del aprendiz del SENA, el cual se aplica a todas las personas matriculadas en los programas de formación profesional del SENA en sus diferentes modalidades, a quienes durante el tiempo que desarrollen su formación, se denominan aprendices, independientemente del tipo de formación elegido.

Ahora bien, el aprendiz del SENA como protagonista de su formación profesional integral debe ser consciente y vivenciar que derechos y deberes son correlativos e inseparables en su proceso de formación, por lo tanto, en el evento en que por acción u omisión altere el normal desarrollo de la formación, la convivencia en la comunidad educativa o el desempeño académico del aprendiz dará lugar a una medida sancionatorio y/o formativa.

El artículo 28 del reglamento del aprendiz, señala que las sanciones son las medidas adoptadas por el SENA ante una falta académica o disciplinaria; tiene cobertura nacional en la institución y debe registrarse en el sistema de gestión de la formación. La sanción que se imponga al Aprendiz debe ser proporcional a la gravedad de la falta. (…)”

Respecto a las clases de sanciones se establece que el condicionamiento de matrícula es un acto académico sancionatorio que se impone al Aprendiz que incurra en una falta académica o disciplinaria, previo agotamiento del procedimiento establecido en este Reglamento.

Mientras que la cancelación de matrícula es un Acto administrativo que se origina cuando persisten en el aprendiz las causales que originaron el condicionamiento de matrícula o por faltas catalogadas como graves de acuerdo a la clasificación determinada en los artículos 25 y 26 del reglamento, en las etapas lectiva y productiva

De igual manera, el artículo 29 del Acuerdo 007 de 2012, señala los principios rectores para la aplicación de sanciones, entre los que esta:

“

a. Publicidad. Todo procedimiento sancionatorio que se le adelante por falta disciplinaria o académica, debe ser informado desde su inicio al Aprendiz que presuntamente cometió la falta y empresa patrocinadora cuando hubiere lugar.

b. Contradicción: El aprendiz que presuntamente haya cometido una falta, podrá ejercer su derecho de contradicción y defensa dentro de las oportunidades previstas para ello, presentar descargos y solicitar y/o aportar pruebas.

c. Presunción de inocencia. Toda investigación debe partir de la presunción de inocencia en favor del aprendiz, por lo que la presentación o aporte de la prueba recaerá sobre los integrantes de la comunidad educativa o el Centro de formación responsable de imponer la sanción. La duda respecto a la responsabilidad del Aprendiz se resolverá a su favor.

d. Valoración integral de las pruebas y descargos. Tanto el Comité de Evaluación y Seguimiento del Centro de Formación Profesional, que recomienda la medida sancionatoria a imponer, como el Subdirector del respectivo Centro, deben valorar todas las pruebas aportadas al expediente y los descargos del Aprendiz.

e. Motivación de la decisión. El Subdirector de Centro debe tener en cuenta cada una de las motivaciones y fundamentos de la recomendación que el Comité exprese. Una vez tenga la suficiente ilustración respecto a los hechos motivo de investigación procederá a expedir el acto académico correspondiente, el cual deberá ser motivado en todos los casos.

f. (…)

g.. impugnación. Los aprendices sancionados podrán impugnar motivadamente la decisión, ante el servidor público que expidió el respectivo acto académico. (…)”

A su vez, el artículo 30 del reglamento del aprendiz, establece que el procedimiento para la aplicación de sanciones se inicia con el informe o queja presentada por un servidor público, contratista, aprendiz o cualquier persona que tenga conocimiento sobre los hechos que puedan constituir falta disciplinaria o académica determinada en este reglamento, con lo cual se debe abrir un expediente, en el cual se debe acumular todos los documentos y pruebas que se relaciones con el caso.

En concordancia con el artículo 31 ibidem que dispone que en cada centro de formación profesional del SENA funcionará un Comité de Evaluación y Seguimiento, como instancia competente para investigar y analizar casos tanto académicos como disciplinarios de los aprendices de todos los tipos y modalidades de formación, y cuyas recomendaciones deben ser entregadas al Subdirector del Centro para su decisión.

Por otra parte, el artículo 35 del Acuerdo 0007 de 2012, sobre el acto sancionatorio, señala que:

“una vez recibido el expediente respectivo, si el Subdirector de Centro lo considera necesario podrá de oficio solicitarle al(los) Aprendiz (ces) por escrito dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, que amplíe sus descargos sobre aspectos puntuales y aporte las pruebas adicionales a que hubiere lugar. Una vez el Subdirector del Centro considere que tiene suficiente ilustración sobre el caso, procederá a tomar la decisión mediante acto académico motivado, dentro de los cinco ( 5 ) días hábiles siguientes.

El Subdirector del centro podrá apartarse de la recomendación hecha por el Comité de Evaluación y Seguimiento, indicando las razones.

El acto sancionatorio deberá contener como mínimo:

(…) 12. Si la sanción impuesta es de llamado de atención escrito o de condicionamiento de la matrícula, se indicará el Instructor o el Coordinador Académico que elaborará con el aprendiz el plan de mejoramiento académico o el plan de mejoramiento disciplinario, según el caso, a quien le corresponderá realizar también el seguimiento y la evaluación de cumplimiento del mencionado plan.

13. Recurso que procede contra este acto académico, la forma, el plazo y el servidor público ante el cual debe presentarlo.

Este acto académico deberá ser notificado personalmente al Aprendiz, entregándole una copia del mismo, para lo cual se le enviará una citación a su sitio de formación, correo electrónico registrado o a la última dirección domiciliaria registrada o reportada al SENA; el aprendiz dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la citación debe notificarse del correspondiente acto académico, sino lo hiciere en este término el subdirector procederá a notificarlo por Edicto que se fijara en la cartelera del Centro de Formación por el término de diez (10) hábiles en el cual se incluirá la parte resolutiva del acto, en todo caso esta notificación seguirá lo ordenado por lo establecido para el efecto por el Código Contencioso Administrativo vigente.

Así mismo, el artículo 36 del Reglamento del Aprendiz, dispone que contra el acto académico expedido por el Subdirector de Centro procederá el recurso de reposición, que debe ser resuelto dentro del término establecido en el Código Contencioso Administrativo Vigente. El recursos deberá ser presentado mediante escrito dirigido al Subdirector del Centro dentro del término establecido en el Código Contencioso Administrativo vigente, anotando los fundamentos de la impugnación. Una vez en firme el acto académico las sanciones de cancelación de registro y suspensión que afecten el contrato de aprendizaje deben ser informadas por el Centro a la empresa patrocinadora del aprendiz en un término no mayor a cinco días hábiles.

Por lo anterior, se concluye que los actos que se expiden en las investigaciones disciplinarias de los aprendices son actos académicos, que si bien pueden tener el recurso de reposición no con ello se puede considerar que mediante la decisión de este recurso se esté agotando la vía gubernativa que permita posteriormente demandarlos ante la jurisdicción Contencioso Administrativo, ya que los actos académicos no son de competencia de dicha jurisdicción, según lo ha definido la Honorable Corte Constitucional en sentencia T–314 de 1994, la cual reitera, a su vez, el pronunciamiento del Consejo de Estado, en donde se abstuvo de conocer de la nulidad de actos académicos con base en las siguientes consideraciones:

"1. Que de lo contrario se desmoronarían los centros educativos oficiales, pues todos sus actos (fijación de calendario estudiantil, exámenes de admisión, horario de clases, llamamiento a lista, programas, cuestionario de exámenes, calificaciones, grados, sanciones estudiantiles etc. etc.) pasarían inmediatamente a la jurisdicción de lo contencioso administrativo; esos planteles se verían cohibidos para el desarrollo de sus fines por temor a los litigios, y tendrían que dedicar tiempo y esfuerzos requeridos por dichos fines a la atención de los procesos; de institutos educativos se tornarían en centro querellantes, cambio que en parte alguna prevé la legislación.

2. Que se implantaría una diferencia desprovista de todo fundamento entre los planteles públicos, cuyas sanciones académicas estarían sujetas a la jurisdicción, y a los privados, cuyas sanciones académicas escaparían a aquella, consecuencia de lo cual sería mayor autoridad académica y mayor orden en estos, menor en aquellos. En ninguna norma legal se ha querido establecer tal desventaja

Conforme a lo anterior damos respuesta a cada uno de sus interrogantes, así:

1.- Así las cosas el acto académico de condicionamiento de matrícula por quien debe suscribirse, el Coordinador académico o el Subdirector de Centro?

RTA. El acto de condicionamiento de matrícula debe ser suscrito por el Subdirector del Centro.

El Instructor o el Coordinador Académico son los encargados de elaborar con el aprendiz el plan de mejoramiento académico o el plan de mejoramiento disciplinario, según el caso, a quien le corresponderá realizar también el seguimiento y la evaluación de cumplimiento del mencionado plan.

2-El acto académico de condicionamiento de matrícula debe contener los requisitos señalados en el artículo 35 del Acuerdo 00007 de 2012 o estos son solo para los actos administrativos de cancelación de matrícula?.

RTA. El artículo 28 del reglamento del aprendiz, señala que las sanciones son las medidas adoptadas por el SENA ante una falta académica o disciplinaria; tiene cobertura nacional en la institución y debe registrarse en el sistema de gestión de la formación. La sanción que se imponga al Aprendiz debe ser proporcional a la gravedad de la falta.

Entre las sanciones que se pueden imponer por una falta académica o disciplinaria se encuentran el condicionamiento de matrícula y la cancelación de matrícula, por lo tanto, para la aplicación de cualquiera de las sanciones anteriormente señaladas, se debe aplicar el procedimiento descrito en los artículos 30 a 36 del Acuerdo 0007 de 2012.

Por ende el acto académico de condicionamiento de matrícula debe contener los requisitos señalados en el artículo 35 del Acuerdo 0007 de 2012.

3-El acto académico de condicionamiento de matrícula viene siendo el mismo acto administrativo?

RTA. Como se manifestó anteriormente, los actos que se expiden en las investigaciones académicas o disciplinarias de los aprendices son actos académicos por lo tanto se deben expedir conforme a lo señalado en el Acuerdo 0007 de 2012.,

4.- El parágrafo del numeral 4 del artículo 22 del acuerdo 00007 de 2012, señala que “…el Subdirector de Centro de Formación suscribirá acto académico, que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula…). (Subrayado nuestro).Para el presente caso, cuando se va a proceder a cancelar matricula por DESERCION, este debe ser por medio de acto administrativo motivado?

RTA. El artículo 22 del Acuerdo 007 de 2012, dispone que la deserción en el proceso de formación, se da en tres situaciones:

(…)

a. Cuando el aprendiz injustificadamente no se presenta por tres (3) días consecutivos al Centro de Formación o empresa en su proceso formativo

b. Cuando al terminar el periodo de aplazamiento aprobado por el SENA, el Aprendiz no reingresa al programa de formación

c. Cuando transcurridos dos (2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.

PARAGRAFO. Cuando el aprendiz se encuentre incurso en alguna de estas situaciones el instructor o el funcionario responsable del seguimiento respectivo reportará inmediatamente el caso al Coordinador Académico. El coordinador Académico enviará una comunicación al Aprendiz a la dirección domiciliaria registrada en el sistema de gestión de información requiriéndole para que justifique plenamente el incumplimiento, aportando las evidencias o soportes respectivos dentro de los cincos (5) días hábiles siguientes al envío. Si el Aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente este incumplimiento el Subdirector de Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula, acto administrativo debidamente notificado al aprendiz, para que dentro de los términos de Ley presente el recurso de Reposición ante el Subdirector de Centro. Una vez en firme la decisión, deberá ser registrada la novedad en el sistema de gestión académica. Para programas de formación complementaria en modalidad 100% virtual, la deserción declarada será la registrada por instructor- tutor. (…)

Por otro lado, la motivación de los actos son los presupuestos o los antecedentes de hecho o de derecho que provocan y fundan la decisión, por lo tanto el acto de cancelación de matrícula por deserción debe ser motivado y debidamente notificado al aprendiz para que esté presente el recurso de reposición ante el mismo Subdirector de Centro.

Cordialmente,

CELIA INÉS HERNÁNDEZ PALOMINO
Coordinadora Grupo de Conceptos y Produccion Normativa

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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