CONCEPTO 37 DE 2016

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Bogotá D.C.

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En atención a su consulta sin radicación, mediante la cual solicita concepto sobre diferentes puntos de interpretación del Acuerdo 7 de 2012 del SENA, y que se manifiestan en los siguientes interrogantes previa trascripción de las normas y afirmando que existe contradicción entre ellas:

“Ante la evidente contradicción en la reglamentación, se consulta lo siguiente:

1. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que se dé la circunstancia que un aprendiz se encuentre sancionado con condicionamiento de matrícula y estando en esas circunstancias tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario.

2. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero se encuentre en estado de coma.

3. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero se encuentre en un estado que no sea consciente de sus actos.

4. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero el aprendiz no acepta cumplir lo presupuestado en el artículo 21 del reglamento del aprendiz (Aplazamiento Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión)

5. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz este hospitalizado y antes de cumplirse la incapacidad médica que superen (20) días calendario, radique solicitud para que se le brinde la oportunidad de ponerse al día con los resultados de aprendizaje pendientes.

6. Dentro del contenido del artículo 22 del reglamento del aprendiz se prescribe: (Las incapacidades médicas que superen (20) días calendario darán lugar a un aplazamiento, previa notificación al Aprendiz)

a. Se debe de interpretar que en este caso no se debe de cumplir lo previsto en el artículo 21 que establece: (Aplazamiento. Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión)

b. Que sucedería si el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación, adopta la decisión unilateral de aplazar al aprendiz y el aprendiz NO hace la solicitud formal ni registra en el sistema de gestión la solicitud de aplazamiento.

7. El artículo 21 del reglamento del aprendiz señala: (El aplazamiento será autorizado por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a través de acto administrativo)

a. El precitado aparte del artículo faculta al Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a autorizar el aplazamiento. ¿cuál sería la norma que faculta al Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación para adoptar una decisión de aplazamiento de un aprendiz sin contar con la autorización expresa del directo interesado?

b. Si la competencia para autorizar el aplazamiento es del comité de evaluación, se podría concluir:

i. Que en esta decisión no participa el subdirector del centro?

ii. Que en caso de que el aprendiz acuda a la audiencia que realiza el comité, la decisión que allí se adopte, se notifica en estados:

c. Pero si el aprendiz no acude a la reunión o audiencia del comité:

i. Cuál sería el procedimiento para notificar la decisión de aplazamiento adoptada por el aprendiz?

ii. Existiría algún recurso, contra la decisión de aplazamiento que adopte el comité? iii. En qué momento, quedaría en firme la decisión de aplazamiento adoptada por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación?

iv. En qué momento se debe de registrar la novedad de aplazamiento en los aplicativos del SENA?”

Nos manifestamos en el siguiente sentido:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

Según el consultante, hay “evidente contradicción” en los siguientes acápites del Acuerdo 7 de 2012, los cuales se trascriben en la misma forma como lo hace el consultante:

"ARTÍCULO 9o. Se entiende por deber, la obligación legal, social y moral que compromete a la persona a cumplir con determinada actuación, asumiendo con responsabilidad todos sus actos, para propiciar la armonía, el respeto, la integración, el bienestar común, la sana convivencia, el servicio a los demás, la seguridad de las personas y de los bienes de la institución.

…..

5. Informar y hacer la solicitud, por escrito, al Coordinador Académico y registrar en el sistema de gestión de la formación oportunamente las solicitudes o novedades (Traslados, Aplazamiento, Retiro voluntario y Reingreso), que presente durante el proceso de aprendizaje, utilizando medios virtuales y/o físicos; para los programas de formación complementaria en modalidad virtual, realizar en los sistemas de información el retiro voluntario del programa o inscripción del mismo.

……..

14. Portar permanentemente y en lugar visible el carné que lo identifica como Aprendiz Sena, durante su proceso de aprendizaje, renovarlo de acuerdo con las disposiciones vigentes y devolverlo al finalizar el programa o cuando se presente retiro, aplazamiento o cancelación de la matrícula. En caso de pérdida de carné, el aprendiz debe formular la denuncia correspondiente, tramitar el duplicado y cancelar el valor respectivo con base en la normatividad dada por la Dirección General”.

ARTÍCULO 21. El Aprendiz en proceso de formación podrá solicitar cualquiera de los siguientes trámites:

…….

Aplazamiento. Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión de formación para desvincularse temporalmente del programa de formación en el que se encuentra matriculado, por las siguientes causas: incapacidad médica, licencia de maternidad, servicio militar, problemas de seguridad o calamidad doméstica, debidamente demostradas con los respectivos soportes legales.

El aplazamiento será autorizado por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a través de acto administrativo, por un tiempo máximo de seis (6) meses calendario continuos o discontinuos, de acuerdo con el tiempo de duración del programa, contados a partir de su notificación o respectiva respuesta a la solicitud.

Cuando se trate de aplazamiento por prestación de servicio militar o incapacidad, el Comité podrá autorizarlo por un tiempo superior a los seis meses mientras permanezca en esta situación.

Reingreso. Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión de formación para reanudar su proceso de formación en el programa donde solicitó aplazamiento y la fecha límite para que el Aprendiz reingrese será la indicada en el acto administrativo respectivo. El reingreso está supeditado a que el programa se encuentre en ejecución y a la disponibilidad de cupo.

……

ARTÍCULO 22. PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO. El Aprendiz Sena, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento. De acuerdo con lo concertado entre el Instructor-Tutor y el Aprendiz, se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje de la ruta de aprendizaje, así:

1. Incumplimiento justificado: El incumplimiento justificado del Aprendiz se da cuando deja de cumplir con la presentación de evidencias de aprendizaje, o participar en actividades de aprendizaje pactadas en la ruta de aprendizaje, informando previamente al Instructor, a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su ocurrencia, presentando un soporte comprobable que explique dicho evento. Por ejemplo: incapacidades médicas, calamidad doméstica, trámites de etapa productiva u otras, debidamente soportadas que requieran la atención del Aprendiz.

Las incapacidades médicas que superen (20) días calendario darán lugar a un aplazamiento, previa notificación al Aprendiz.

4. Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación:

a) Cuando el Aprendiz injustificadamente no se presente por tres (3) días consecutivos al Centro de Formación o empresa en su proceso formativo.

c) Cuando al terminar el periodo de aplazamiento aprobado por el Sena, el Aprendiz no reingresa al programa de formación.

d) Cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva”.

Advirtiendo que no encontramos contradicción alguna entre las normas trascrita, y que el consultante tampoco señala en que o como se presenta la contradicción, absolvemos cada uno de los interrogantes planteados en la consulta:

1. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que se dé la circunstancia que un aprendiz se encuentre sancionado con condicionamiento de matrícula y estando en esas circunstancias tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario

El artículo 28 del Acuerdo 7 de 2012 dispone sobre el condicionamiento de la matricula lo siguiente:

“b) Condicionamiento de la matrícula: Acto académico sancionatorio que se impone al Aprendiz que incurra en una falta académica o disciplinaria, previo agotamiento del procedimiento establecido en este Reglamento.

El condicionamiento de matrícula cesa cuando el Aprendiz cumple el plan de mejoramiento concertado y/o compromisos escritos.

Una vez quede en firme el condicionamiento de la matrícula, el Subdirector del Centro debe generar la pérdida de estímulos e incentivos que esté recibiendo el Aprendiz, si los tuviere. Esta decisión será determinada en el acto académico que ordene el condicionamiento de matrícula”. (Resaltado fuera de texto)

Por su parte, el Acuerdo del SENA No. 15 de 2003 "Por el cual se regulan aspectos operativos del contrato de aprendizaje" establece las causales de suspensión del contrato de aprendizaje así: "Artículo 5o Causales de suspensión del contrato de aprendizaje. La relación de aprendizaje se podrá interrumpir temporalmente en los siguientes casos:

……..

2. Incapacidades debidamente certificadas

…….” (Resaltado fuera de texto)

De las normas expuestas se desprende que se trata de figuras completamente independientes la suspensión del contrato por efectos de una incapacidad debidamente comprobada, el aplazamiento como consecuencia de la incapacidad y el condicionamiento de la matrícula como sanción disciplinaria.

Las dos primeras están ligadas íntimamente por cuanto la segunda es consecuencia de la primera cuando la incapacidad dura más de 20 días. La tercera figura es ajena a las otras dos y opera en forma autónoma.

Si un aprendiz se encuentra sancionado con un condicionamiento de la matrícula y en esas condiciones sobreviene una incapacidad, pues la misma suspende el contrato de aprendizaje y en el mismo sentido, se difieren todos sus efectos incluido el condicionamiento de matrícula, al cese de la incapacidad el contrato recobra toda su vigencia con todos sus efectos y condiciones.

Si como consecuencia de la incapacidad se produce un aplazamiento, al terminar la misma se debe concluir que también termina el aplazamiento y, en consecuencia, el aprendiz reingresa y continúa con el contrato de aprendizaje en las condiciones en que se encontraba al momento del aplazamiento, siempre que las condiciones de ejecución así lo permitan, tal como lo señala la norma precitada.

2. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero se encuentre en estado de coma.

El estado patológico del aprendiz que genera la incapacidad no hace variar la situación del mismo frente a la suspensión del contrato de aprendizaje y el aplazamiento. Por tanto, el contrato de aprendizaje se suspende en tanto subsista la incapacidad, que es la causa eficiente de la suspensión, adicionalmente, si se supera los 20 días de incapacidad, se produce el aplazamiento.

Solo a la terminación de la incapacidad, el aprendiz podrá solicitar el reingreso, el cual se dará en las condiciones establecidas por la normatividad citada, siendo ajena a la situación de la incapacidad y el aplazamiento la patología que genere la primera.

3. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero se encuentre en un estado que no sea consciente de sus actos.

Cabe la misma respuesta al interrogante anterior pues e tata de la misma situación fáctica.

4. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz tenga una incapacidad médica que superen (20) días calendario pero el aprendiz no acepta cumplir lo presupuestado en el artículo 21 del reglamento del aprendiz (Aplazamiento Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión)

La incapacidad es una situación ajena a la voluntad de las partes contratantes y produce sus efectos en forma autónoma e independiente, más aun, cuando la incapacidad es de más de 20 días, esta por si misma produce el efecto del aplazamiento, pues dispone la norma “Las incapacidades médicas que superen (20) días calendario darán lugar a un aplazamiento, previa notificación al Aprendiz”. (Resaltado fuera de texto), motivo por el cual obliga a notificar al aprendiz, no a solicitar su autorización o a exigirle que presente solicitud de aplazamiento. Si la incapacidad dura más de 20 días, esta por sí misma, genera el aplazamiento y así se le notifica al aprendiz.

5. Cuál sería el procedimiento legal en caso de que un aprendiz este hospitalizado y antes de cumplirse la incapacidad médica que superen (20) días calendario, radique solicitud para que se le brinde la oportunidad de ponerse al día con los resultados de aprendizaje pendientes.

Si la incapacidad no supera los 20 días no produce el efecto del aplazamiento, por tanto el aprendiz, a la terminación de la incapacidad se reintegra a sus actividades de formación, pues en la misma forma desaparece la causa de la suspensión del contrato y esta reinicia en su ejecución normal. Obviamente, el reinicio del contrato y por tanto de la formación solo se da cuando termina la incapacidad, razón por la cual, si esta está vigente, no puede actuarse como si ya hubiese sido superada,

6. Dentro del contenido del artículo 22 del reglamento del aprendiz se prescribe: (Las incapacidades médicas que superen (20) días calendario darán lugar a un aplazamiento, previa notificación al Aprendiz)

a. Se debe de interpretar que en este caso no se debe de cumplir lo previsto en el artículo 21 que establece: (Aplazamiento. Es la solicitud formal que el Aprendiz eleva a través de oficio radicado en el centro de formación y registra en el sistema de gestión)

b. Que sucedería si el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación, adopta la decisión unilateral de aplazar al aprendiz y el aprendiz NO hace la solicitud formal ni registra en el sistema de gestión la solicitud de aplazamiento

Como se dijo anteriormente, la incapacidad superior a los 20 días, por si misma debe generar el aplazamiento, correspondiéndole al Comité de Evaluación hacer la valoración de los hechos para que, en los términos del artículo 31 del Acuerdo precitado, el Subdirector de Centro decida y notifique, decisión que no puede apartarse de la obligatoriedad que establece la norma para estos caso. Tal como señala la norma trascrita por el consultante, esta causal de aplazamiento no requiere solicitud del aprendiz y tampoco requiere que el Comité de Evaluación haga análisis alguno, pues si existe la incapacidad mayor a 20 días, hace la recomendación, siendo que es una instancia dentro del proceso, para que el Subdirector de Centro decida el aplazamiento y se notifique del mismo al aprendiz.

7. El artículo 21 del reglamento del aprendiz señala: (El aplazamiento será autorizado por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a través de acto administrativo)

Dados los múltiples interrogantes de este punto, se resuelven uno por uno:

a. El precitado aparte del artículo faculta al Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación a autorizar el aplazamiento. ¿cuál sería la norma que faculta al Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación para adoptar una decisión de aplazamiento de un aprendiz sin contar con la autorización expresa del directo interesado?

El Acuerdo del SENA No. 07 de 2012 le reserva la facultad de decisión al Subdirector de Centro, siendo el Comité de Evaluación una instancia en el proceso pero no un órgano colegiado decisorio.

b. Si la competencia para autorizar el aplazamiento es del comité de evaluación, se podría concluir:

i. Que en esta decisión no participa el subdirector del centro?

El Subdirector de Centro no participa en el Comité de Evaluación pero es el competente para decidir, por cuanto el Comité es una instancia en el proceso pero la facultada decisoria es del Subdirector del Centro

ii. Que en caso de que el aprendiz acuda a la audiencia que realiza el comité, la decisión que allí se adopte, se notifica en estados:

Aclarando que el Comité de Evaluación no sesiona en audiencia pública sino en reuniones de trabajo, debe tenerse en cuenta que el aprendiz asiste a las mismas en el caso de que sea citado para rendir descargos cuando se trata de asuntos disciplinarios. Como en el caso presente no se trata de un evento disciplinario sino del estudio de una situación fáctica constitutiva de fuerza mayor no a lugar la presencia del aprendiz.

c. Pero si el aprendiz no acude a la reunión o audiencia del comité:

i. Cuál sería el procedimiento para notificar la decisión de aplazamiento adoptada por el aprendiz?

Tanto para este interrogante como para el del acápite anterior, las notificaciones se harán conforme a lo previsto en el Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo, pues no existe normatividad especial para esta materia. Por tanto, debe darse aplicación en materia de notificaciones a lo previsto en el Artículo 66. Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular y concreto. Y subsiguientes, sobre notificación personal, notificación por aviso o por conducta concluyente, en las condiciones establecidas en esta normatividad.

ii. Existiría algún recurso, contra la decisión de aplazamiento que adopte el comité?

iii. En qué momento, quedaría en firme la decisión de aplazamiento adoptada por el Comité de Evaluación y Seguimiento del centro de formación?

iv. En qué momento se debe de registrar la novedad de aplazamiento en los aplicativos del SENA?”

Contra el acto administrativo proferido por el Subdirector de Centro caben los recursos de Reposición, Apelación y Queja en los términos establecidos en el artículo 74 y siguientes del Código de >Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El acto administrativo queda en firme y ejecutoriado una vez se resuelvan los recursos y se notifique de dicha resolución, o a partir del día siguiente de vencido el término para interponer los recursos y estos no fueron interpuestos. La novedad deberá registrarse el día en que quede e firme la decisión del aplazamiento.

El presente pronunciamiento se emite dentro de los parámetros a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa

Dirección Jurídica SENA

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