CONCEPTO 12203 DE 2018

(Marzo 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención a su comunicación radicada bajo el No. 8-2018-007905 del 15/02/2018, mediante el cual consulta:

Teniendo en cuenta que funcionarios y contratistas adscritos o contratados por el Despacho de la Dirección Regional o Dirección General, se desplazan a los centros de formación a cumplir con sus funciones o su objeto contractual, según el caso, a fin de no ir a incurrir como ordenador del gasto en una posible contravención al artículo 399 del Código Penal, comedidamente solicito concepto sobre:

Primero: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, la Dirección General es un área de funcionamiento o de inversión?

Segundo: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, la Dirección Regional es un área de funcionamiento o de inversión?

Tercero: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, los centros de formación del SENA son un área de funcionamiento o un Programa de inversión?

Cuarto: Si un funcionario o contratistas adscrito o contratado por el Despacho de la Dirección Regional o Dirección General tiene que desplazarse hasta un centro de formación a cumplir sus funciones o desarrollar su objeto contractual, ¿Es legalmente factible ordenar los gastos de viaje y/o manutención, llámese viáticos, y gastos transporte con cargo al presupuesto del centro de formación?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

CONCEPTO JURÍDICO

a) Funcionarios:

El artículo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968 prevé que “A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: Para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones. // Parágrafo: En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública. // ….”

A su vez, el artículo 71 del Decreto 1042 de 1978, señala que los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior tienen derecho al pago de transporte con el fin de garantizar al comisionado los recursos para costear el desplazamiento en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

Por su parte, el artículo 2.2.5.10.17 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” dispone: “El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular (Decreto 1950 de 1973, artículo 75)”

En concordancia del artículo 2.2.5.10.18 del Decreto 1083 de 2015, sobre las clases de comisión señala entre otras la de “a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.”

Y el artículo 2.2.5.10.21. ibídem, define la Comisión de servicio, al señalar “Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional.(Decreto 1950 de 1973, artículo 79)”

Dado que el Decreto 1083 de 2015, no establece lo relativo al pago de gastos de trasporte, es necesario remitirse al Decreto 1042 de junio 7 de 1978 que manifiesta:

“Artículo 71o.- De los gastos de transporte. Los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior, tendrán derecho al reconocimiento y pago de los gastos de transporte, de acuerdo con reglamentación especial del gobierno.”

Ahora bien, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, expidió la Resolución 2838 de diciembre 26 de 2016 “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones.”, la cual presentó como definiciones:

“Artículo 1o DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

(…)

1.6. SEDE DE TRABAJO. Para efectos de la presente Resolución, las sedes de trabajo, se encuentran determinadas en la Resolución 2191 de 1991 y demás normas que la modifiquen, aclaren, adicionen o complementen.

1.7. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

1.8. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.

1.9. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas.”

Por lo tanto, la Comisión de servicio implica el ejercicio de las funciones propias del cargo o distintas, en lugar diferente al de su sede habitual de trabajo, cuando lo determine el jefe de la entidad.

De igual manera, el artículo 6 de la Resolución 2838 de 2016, señala que tendrá derecho a su reconocimiento los servidores públicos que deban cumplir una comisión de servicio fuera de su sede habitual de trabajo y cuando la duración de la comisión corresponda a un día fuera de su sede habitual de trabajo y que para el cumplimiento del objeto de la comisión no requiera pernoctar en el lugar de la comisión se les reconocerá una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viático al sitio de la comisión.

Además, el Director General del SENA a través de la Resolución No. 2529 del 26 de noviembre de 2004, “Por la cual se efectúan delegaciones en materia de gestión del Talento humano”, en el artículo 3o, delego en el Director Regional la Facultad de “12. Otorgar comisiones de servicio en sede diferente de trabajo, a los servidores públicos de la Regional que desempeñen cargos del nivel directivo y a los servidores públicos del despacho de la Dirección, y ordenar el pago de viáticos o gastos de manutención, conforme a las normas y reglamentos vigentes.

Y el artículo 4 ibidem delegó en los Subdirectores de Centro las siguientes funciones: “12.Otorgar comisiones de servicio en sede diferente de trabajo, a los servidores públicos del respectivo Centro y ordenar el pago de viáticos o gastos de manutención, conforme a las normas y reglamentos vigentes.”

Por ende se podrá otorgar comisión de servicio cuando el funcionario deba desplazarse fuera de su sede habitual de trabajo y se debe ordenar el reconocimiento de viáticos previa expedición del acto administrativo (orden de viaje) que lo autoriza y en donde se indicará el objeto, lugar de la comisión, el número de días, su fecha de realización y el valor total de los viáticos a reconocer, previa disponibilidad presupuestal que garantice su pago, tal como lo dispone el artículo 15 de la Ley 1873 del 20 de diciembre de 2017.

b) Contratistas:

El artículo 32 de la Ley 80 de 1993, señala que son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dicha actividad no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebraran por el término estrictamente indispensable.

En cuanto al reconocimiento de gastos de viaje de los contratistas la entidad expidió la Resolución No. 92 de 2015, por la cual se reglamentan los gastos de viaje para los contratistas del SENA y se deroga la Resolución No. 01232 de 2013.

La Resolución No. 92 de 2015 en el artículo 1 define los gastos de viaje:

GASTOS DE VIAJE: Corresponde al pago que se confiere a contratistas para cubrir el valor de los tiquetes aéreos o terrestres en que tengan que incurrir para desplazarse fuera de su domicilio contractual para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados, previa autorización escrita del Ordenador del Gasto respectivo. (Subraya fuera de texto)

Además, el artículo 2 de la resolución 092 de 2015, determina que:

La Secretaria General, Directores de Área, jefes de Oficina de la Dirección General, deberán adelantar el trámite de estudio, liquidación, aprobación, ordenación de gasto y ordenación del pago, de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que por su objeto contractual tengan relación directa con los asuntos y funciones de la Secretaria General, Área u Oficina y que para el cumplimiento y alcance de los resultados para los cuales fueron contratados, requieran desplazarse fuera de Bogotá, ya sea a nivel nacional o internacional, siempre y cuando se encuentre pactado en el respectivo contrato. (…)

Los Subdirectores de Centro y Directores Regionales deberán adelantar el trámite de estudio, liquidación, aprobación, ordenación de gasto y ordenación del pago de transporte, alojamiento y alimentación de los contratistas que tengan que cumplir su objeto contractual fuera de su domicilio contractual. (…)” ( negrilla y subrayo fuera de texto)

Luego entonces para el desplazamiento de los Contratistas a ciudades fuera de su domicilio contractual y para el desarrollo de su objeto contractual, los gastos de desplazamiento (gastos de viaje, transporte, alimentación y alojamiento) correrán a cargo del SENA pero este reconocimiento debe estar determinado en el Contrato de Prestación de Servicios a suscribir con la entidad.

Por otra parte y frente a cada uno de sus interrogantes se solicitó concepto técnico a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo quien mediante email del 05 de marzo de 2018, informó:

Primero: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, la Dirección General es un área de funcionamiento o de inversión? La Planta de la Direccion General se paga con recursos de Funcionamiento.

Segundo: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, la Dirección Regional es un área de funcionamiento o de inversión?, La Planta de la Direccion Regional se paga con recursos de Funcionamiento.

Tercero: ¿De acuerdo a la estructura interna del SENA y la composición presupuestal de la Entidad, los centros de formación del SENA son un área de funcionamiento o un Programa de inversión? La Planta de los Centros de Formación se paga con recursos de Inversión.

Cuarto: Si un funcionario o contratistas adscrito o contratado por el Despacho de la Dirección Regional o Dirección General tiene que desplazarse hasta un centro de formación a cumplir sus funciones o desarrollar su objeto contractual, ¿Es legalmente factible ordenar los gastos de viaje y/o manutención, llámese viáticos, y gastos transporte con cargo al presupuesto del centro de formación? En calidad de ordenador del gasto es el subdirector quien se encarga de administrar los recursos y determinar si se debe afectar el presupuesto del centro con personal que no dependa de su dependencia, enmarcado esto en el plan de acción. De hecho la dirección de formación emitió una circular sobre el tema la cual se adjunta.” (Negrilla fuera de texto)

De igual manera, al revisar la circular No. 3-2017-000119 del 12 de julio de 2017, la Dirección de Formación Profesional, sobre el seguimiento, ejecución presupuestal rubro viáticos y gastos de viaje, manifestó:

“En este marco, se ha encontrado la financiación de comisiones de servidores públicos y contratistas de la Dirección de Formación, con cargo a centros de formación y despachos regionales, por lo que se solicita que a partir de la fecha, ninguna regional y centro de formación debe tramitar desplazamientos con cargo a sus presupuestos de personal de esta Dirección, ya que centralizadamente se cuenta con los recursos presupuestales.

Como ustedes bien saben, los servidores públicos y contratistas de la Direccion General somos administrativos, lo que implica que las comisiones son financiadas por el rubro de viáticos y gastos de viaje al interior Área Administrativa y no por el rubro de Viáticos y Gastos de viaje al interior Formación profesional, para evitar un uso inadecuado de los recursos.”

Además, la Resolución 2838 de 2016, en los artículo 2o y 4o señala:

Artículo 2. AUTORIZACIÓN DE COMISIONES: Para otorgar una comisión deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) en el cual se indique el objeto, lugar, número de días, fechas de iniciación y de finalización y el valor de los viáticos a reconocer.

El ordenador del gasto autorizará la comisión y dará traslado al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o Centros de Formación Profesional Integral dentro del término señalado en la circular que expida la Secretaría General.

La autorización (orden de viaje) deberá ser suscrita:

(…)

2.3. En los Centros de Formación de Profesional Integral.

2.3.1. Subdirector de Centro: Para los servidores públicos del Centro de Formación Profesional Integral; Para los aprendices de su Centro de Formación que requieran asistir y participar en los eventos y actividades definidas en el Plan de Acción de cada anualidad conforme a los componentes estratégicos de la Política de Fomento del Bienestar y Liderazgo del Aprendiz y conforme a los lineamientos de los concursos de innovación a cargo del Grupo de Fomento y Liderazgo del aprendiz de la Dirección General. En el caso de la participación de los aprendices en actividades de formación que se requieran para el fortalecimiento de sus competencias técnicas dentro de su ruta de aprendizaje, que deban adelantar en un lugar diferente al de su sede habitual de formación; deberá realizarla conforme a lo establecido en la Resolución que regula las Giras Técnicas como estrategia para dicho fortalecimiento.

Parágrafo 1. Cuando se trate de comisiones entre Direcciones Regionales o entre éstas y la Dirección General o viceversa, se deberá contar previamente al otorgamiento de la comisión con la autorización escrita del jefe inmediato. Sera responsabilidad del Ordenador del Gasto la verificación de la autorización.

(…)

Artículo 4. ORDENACIÓN DEL GASTO Y PAGO DE COMISIONES. Para otorgar comisiones deberá existir un acto administrativo (Orden de Viaje) debidamente firmada por el Ordenador del Gasto respectivo, en la cual se indique el objeto, lugar de la comisión, número de días, fechas de inicio y finalización y el valor total de los viáticos a reconocer.

La ordenación del gasto y del pago deberá ser suscrita por:

4.1. Dirección General: Por el Director General, la Secretaría General, los Directores de Área y los Jefes de Oficina.

4.2. Regionales: Por los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro de Formación Profesional Integral.

Por lo anterior y en virtud a lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 2529 de 2004 el Subdirector del centro es el ordenador del gasto de las comisiones de servicio que se autoricen a los servidores públicos de su Centro de Formación que deban desplazarse fuera de su sede habitual de trabajo; además deberá ordenar el pago de sus viáticos.

En los eventos en que se traten de comisiones entre Direcciones Regionales o entre éstas y la Dirección General o viceversa, se deberá contar previamente al otorgamiento de la comisión con la autorización escrita del jefe inmediato.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. De igual forma, este concepto deberá interpretarse en forma integral y armónica, con respeto al principio de supremacía constitucional y al imperio de la ley (C. 054 de 2016); en concordancia con la vigencia normativa y jurisprudencial al momento de su uso y emisión.

Cordialmente,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador

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ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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