CONCEPTO 27459 DE 2022

(abril 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Apreciado XXXXX, en atención a su comunicación electrónica sin radicar del 24 marzo de 2022, mediante la cual solicita concepto jurídico acerca de los requisitos exigidos para la certificación de aprendices, puntualizando lo siguiente:

Pertinencia de solicitar al aprendiz, como requisito para certificarse; copia de su cédula de ciudadanía. Si el aprendiz se matricula con tarjeta de identidad y cambia a cédula de ciudadanía, si lo debe solicitar. De lo contrario, copia de ese documento lo debe tener el SENA en el momento de su matrícula en la carpeta del aprendiz.

La coordinación de formación profesional exige carta de la empresa que certifique la terminación de la etapa productiva. Ese documento no se encuentra en el procedimiento de certificación.

En la tabla de retención documental, para el caso de certificación de aprendices; exige la carta de la empresa certificando la terminación de la etapa productiva del aprendiz.

Estos antecedentes han impedido ponernos de acuerdo en la exigencia de la documentación al aprendiz para su certificación; por lo cual solicito concepto jurídico de la entidad al respecto, ya que en ultimas la tabla de retención documental solicita un documento que no se encuentra en el procedimiento de certificación de aprendices- Guía 018.

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

De igual manera, es importante que desde su coordinación se tenga presente para en otra oportunidad que las solicitudes de concepto deben hacerse a través de radicado on base.

ANÁLIS JURÍDICO

El Sena tiene como objetivo brindar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva. ^[1]

Los programas de formación del SENA se estructuran bajo dos etapas: la lectiva que corresponde al proceso formativo (teórico - práctico) adelantado preferentemente en el Centro de Formación Profesional, y la etapa productiva que corresponde al proceso formativo que se da en situaciones reales de trabajo, donde el aprendiz aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades y destrezas desarrolladas en la etapa lectiva, al resolver problemas que se presentan en el sector de su formación de manera cotidiana.

Las dos etapas mencionadas son parte del programa de formación profesional integral en el cual el aprendiz se ha matriculado, y solo hasta cumplir con los resultados de aprendizaje de cada una podrá ser certificado como aprendiz SENA en el programa y nivel que se matriculó.^[2]

Ahora bien, el Acuerdo 7 de 2012 por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz, en el artículo 12 establece las alternativas por las que puede optar el aprendiz para realizar la etapa productiva, así mismo dispone que el cumplimiento a satisfacción de dicha etapa debe ser certificada por quien corresponda, de acuerdo con la alternativa elegida.

La etapa productiva se registra en el Sistema de Gestión Académico Administrativo, puntualmente en el Formato GFPI-F-23- Planeación, Seguimiento y Evaluación. La emisión de los juicios para establecer el logro del resultado de aprendizaje se realiza con base en la valoración de las evidencias de aprendizaje. Esta actividad debe ser registrada en el sistema de gestión académico administrativo, máximo ocho días después de alcanzado el resultado de aprendizaje.^[3]

La certificación de haber culminado con éxito la etapa productiva hace parte de la evidencia que permite la aprobación de la misma, es un requisito sine qua non, que debe ser surtido con anterioridad al inicio del proceso de certificación.

Por lo tanto, cuando el aprendiz es habilitado para ser certificado debe obrar en su expediente la certificación de culminación a satisfacción de la etapa productiva.

En consecuencia, el procedimiento de certificación académica inicia cuando al aprendiz se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado aprobar todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa en el cual se ha matriculado, y termina con la publicación de sus documentos académicos (título, certificación, acta de grado, y certificación de notas) en la web oficial de la entidad.

El encargado de certificación debe asegurar mediante la revisión de las evidencias solicitadas al aprendiz, que verificó la información consignada en el sistema de gestión académico administrativo para cada uno de los citados.

De acuerdo con lo establecido en la Guía para la Certificación Académica, los documentos que debe aportar el aprendiz para su certificación son los siguientes:

El aprendiz deberá enviar fotografía de la destrucción del carné estudiantil con

- imagen en archivo *jpg
- Comprobante de inscripción en el aplicativo de la APE
- Certificado de presentación de la prueba Saber T y T ante el ICFES
- El cambio del documento de identificación, principalmente de tarjeta de identidad a cédula de ciudadanía, se debe actualizar en el mismo registro que ya tiene el aprendiz.(..)[4]

En referencia a si se debe solicitar copia de la cédula de ciudadanía para la certificación, el Decreto 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, en el artículo 9 establece la prohibición de solicitar documentos que reposen en la entidad, señalando:

“ Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación (….)”

En este sentido, cuando el aprendiz se matricula en un proceso de formación en el SENA debe aportar su documento de identidad como requisito para la matricula y este reposa en su expediente. Sin embargo, cuando el aprendiz inicia su formación siendo menor de edad adjunta copia de la tarjeta de identidad, documento válido en el momento para su identificación, pero si cuando inicia el proceso de certificación ha cumplido la mayoría de edad debe aportar copia de la cedula de ciudadanía, teniendo en cuenta que la tarjeta de identidad ha perdido su vigencia.

De igual manera, cuando el aprendiz reporta alguna modificación en el registro civil que implique modificación en la cédula de ciudadanía deberá aportar los documentos correspondientes (Escritura pública o sentencia judicial, copia del registro civil y el nuevo documento de identidad) para expedir la correspondiente certificación.

De lo contrario, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto en mención y que el documento de identidad es solicitado como requisito para matricularse en un programa de formación en el SENA, éste documento es verificable por el Centro de Formación mediante procedimiento administrativo interno, de donde se entenderá cumplido este requisito y se podrá proceder a expedir la respectiva certificación.

RESPUESTA JURÍDICA

De lo expuesto y del análisis realizado, se infiere que la certificación de haber culminado de manera satisfactoria la etapa productiva hace parte de la evidencia que permite su aprobación, la cual debe obrar en el expediente en el momento en el cual se hablita al aprendiz para iniciar el proceso de certificación, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento del Aprendiz en el artículo 12.

La copia del documento de identificación lo debe aportar el aprendiz para cumplir con los requisitos exigidos al momento de su matricula que se encuentra en el expediente, y acorde con lo establecido en el Decreto 19 de 2012, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación. Salvo en los casos mencionados con anterioridad, en los cuales el aprendiz deberá aportarlo al momento de la certificación.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.



Cordial saludo,

Gloria Acosta Contreras
Coordinadora Grupo de Conceptos y
Producción Normativa
Dirección Jurídica- Dirección General

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. Ley 119 de 1994, art 3 numeral 1.

2. Guía Etapa Productiva Proceso Formativo- GFPI-G-040

3. Guía Etapa Productiva Proceso Formativo- GFPI-G-040

4. Guía para la Certificación Académica – GFPI-G-018.

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"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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