CONCEPTO 37178 DE 2023

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

(...)

El Grupo de Conceptos y Producción Normativa, mediante radicado 41-9-2023-008952, recibió su consulta relacionada con la situación de los “instructores que deben atender formación en corregimientos de la sede de trabajo” para desarrollo de un proyecto denominado “Caminos comunitarios para la paz”, en el que participan el SENA y otras entidades del Gobierno, específicamente en cuanto a la posibilidad de reconocer viáticos y gastos de transporte.

En su comunicación se refiere a las siguientes circunstancias: “Resulta que en San Luis (Huila) estamos desarrollando el proyecto “Caminos comunitarios para la paz total”, el cual se atiende de manera conjunta entre el SENA, el Gobierno Nacional y otras entidades estatales, en la zona donde en septiembre del año pasado fueron asesinados 7 policías. // San Luis es un corregimiento de Neiva ubicado a más de 60 kilómetros de distancia de la sede industrial del SENA en Neiva (sede habitual de trabajo). Es un corregimiento del mismo municipio, pero está a más de 2 horas de distancia en condiciones normales de tiempo y transporte. // (…) Sumado a ello, se precisa que San Luis es una zona de difícil acceso por el mal estado de su vía y por las escasas frecuencias de transporte donde sólo se manejan dos rutas de ida y dos de regreso al día: 5:00 a.m. y 3:45 p.m. Neiva – San Luis y 04:00 a.m. y 04:00 p.m. San Luis – Neiva, lo cual dificulta los desplazamientos en horarios diferentes. Los instructores invierten entre 4 y 6 horas en el desplazamiento (ida y regreso), dependiendo de la condición de la vía e incluso del estado del clima que se esté presentando, puesto que si hay lluvia la vía se pone más peligrosa y los vehículos disminuyen su velocidad aumentando significativamente el tiempo del desplazamiento. // (…) En la Resolución 904 de 2022 se establece el municipio de Neiva como la sede de trabajo del Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios, pero hay situaciones como esta, con corregimientos muy distantes del casco urbano, con unas condiciones absolutamente especiales que verdaderamente ameritan el reconocimiento de los viáticos, pero la Resolución de sedes de trabajo nos limita normativamente y no permite que el Centro opere como debería ser.”

Con fundamento en lo anterior, expresa la siguiente inquietud: “Por todo lo anteriormente expuesto, agradezco que por favor me indiquen si en este caso específico se pueden reconocer los viáticos y gastos de transporte del comisionado así sea para un corregimiento de Neiva (misma sede, pero absolutamente distante del espacio físico habitual de trabajo).”

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

PRECEDENTES NORMATIVOS

Ley 119 de 1994, art. 5

Decreto 249 de 2004, arts. 6, 25, 31

Decreto 2400 de 1968, art. 21

Decreto 1042 de 1978, arts. 61, 64, 71

Decreto 1083 de 2015, art. 2.2.5.5.27

Resolución SENA 2838 de 2016, arts. 1, 6, 10

Concepto SENA 30614 de 2017

ANÁLISIS JURÍDICO

La reglamentación expedida por el SENA para el reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte se enmarca en las normas generales aplicables en esa materia, que están contenidas en los Decretos 2400 de 1968, 1042 de 1978 y 1083 de 2015, y por eso es necesario referirse a lo que disponen sobre los viáticos y gastos de transporte, y las condiciones para su reconocimiento.

El Decreto 1042 de 1978 establece que “los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos” (art. 61), y que en el territorio nacional “solo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo” (art. 64), donde también prevé que, “cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor (…)”.

En cuanto a los gastos de transporte, el artículo 71 del Decreto 1042 de 1978 prevé que tendrán derecho a su reconocimiento y pago “los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior (…)”.

Puede observarse que la regulación de viáticos y gastos de transportes se asocia a la existencia de una comisión y su reconocimiento está condicionado a que la comisión se cumpla dentro o fuera de la sede habitual de trabajo.

El Decreto 2400 de 1968 enuncia en el artículo 22 las finalidades de la comisión, así: “A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones. (…) Parágrafo. En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública.”

Por su parte, el Decreto 1083 de 2015 establece las clases de comisión en el artículo 2.2.5.5.22, según el cual, estas pueden ser: “1. De servicios. 2. Para adelantar estudios. 3. Para desempeñar un cargo de libre nombramiento y remoción o de período, cuando el nombramiento recaiga en un empleado con derechos de carrera administrativa. 4. Para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales.”

A su vez, el mismo Decreto se refiere a la comisión de servicios, señalando en el artículo 2.2.5.5.25 que “se puede conferir al interior o al exterior del país (…) se otorga para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.” Agrega que “esta comisión hace parte de los deberes de todo empleado, por tanto, no puede rehusarse a su cumplimiento.”

En este contexto, para la regulación de lo atinente al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, el SENA expidió la Resolución 2838 de 2016, que ha sido modificada por las Resoluciones 1313 de 2017 y 903 de 2022.

En resumen, en esta Resolución se encuentran las siguientes disposiciones a considerar para el análisis del asunto:

- La comisión de servicios (art. 1, numeral 1.4) es definida como “la designación que se hace, por el funcionario competente, a un servidor público vinculado con la entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.”

- ‘Viáticos’, según el numeral 1.5 del artículo 1, “es la suma diaria destinadas a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado (…)” y, según el numeral 1.6, “se entiende por ‘gastos de transporte’ el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas.”

- Para el reconocimiento de viáticos, el artículo 6 dispone que “tendrán derecho (…) los servidores públicos que deban cumplir una comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo”. De conformidad con el parágrafo 2 de este artículo, se aplican estas reglas: i) “Cuando la duración de la comisión corresponda a un día fuera de su sede habitual de trabajo y para el cumplimiento del objeto de la comisión no se requiera pernoctar (…) se reconocerá una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viáticos”. Ii) “Las comisiones de servicio cuyo sitio de destino se encuentre ubicado a 50 km o menos de la sede de trabajo no incluirán pernoctada”, en cuyo caso, “si la comisión debe durar más de un día, el comisionado debe regresar cada día a la ciudad donde se encuentra su sede de trabajo y se liquidará y pagará el viático con el 50% del valor fijado para un día.” Sin embargo, se exceptúan de esta última condición, “las sedes de trabajo que a pesar de estar ubicadas a 50 km o menos de la sede habitual del comisionado, no es posible el retorno del servidor públicos por causa justificada, tales como limitaciones de transporte, programación de actividades (horarios), dificultades en las vías de acceso, problemas de seguridad y orden público, entre otras, la cual debe anotarse expresamente en el acto administrativo que otorga la comisión.”

- En lo atinente al reconocimiento de los “gastos de transporte”, consideramos importante tener en cuenta que, según el artículo 8 (nums. 8.1 y 8.2), se clasifican en “ordinarios” y “otros gastos de transporte”. Los ordinarios podrán cubrirse directamente (num. 8.1.1), asignando vehículo oficial para el cumplimiento de la comisión (8.1.2) o entregando el valor de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte respectivo (8.1.3). En lo referente a “otros gastos de transporte” (art. 8, num. 8.2), la Resolución los trata como “aquellos complementarios a los indicados en el inciso anterior, necesarios para el cumplimiento de la comisión” y prevé en este caso que “los Directores Regionales mediante acto administrativo definirán los otros gastos de transporte propios de la región y que sean necesarios para el cumplimiento de la comisión.”

- Para efectos de la consulta, es pertinente mencionar que el artículo 10 de la Resolución 2838 de 2016 prevé entre sus disposiciones en torno al reconocimiento “por concepto de otros gastos de transporte”, que podrán tenerse en cuenta, los siguientes: - Desempeño de funciones específicas (num 10.2) en las Regionales y Centros de Formación Profesional Integral: “A quienes cumplan funciones específicas de (…) instructor y profesional, vinculados a programas, planes o proyectos, cuyas acciones de formación profesional se desarrollen permanentemente en el área urbana pero fuera de los Centros de Formación Profesional Integral.” En dicho caso, se prevé que para el pago se certifique mensualmente el cumplimiento de la actividad externa en el mes anterior, exceptuando de este reconocimiento a quienes se les haya asignado vehículo del SENA.

Adicionalmente, conforme al numeral 10.4, se estipula: “El funcionario competente para autorizar la comisión de servicio podrá aprobar que el comisionado viaje en el vehículo de su propiedad (como carro, motocicleta, lancha), siempre y cuando se presente y justifique una o varias de las siguientes causales: / 10.4.1. Las condiciones del transporte entre la sede de trabajo y el sitio de la comisión y/o viceversa, no permiten el traslado del comisionado por su difícil acceso. / 10.4.2. Suspensión del servicio de transporte entre la sede de trabajo y el sitio de la comisión y/o viceversa. / 10.4.3. Cuando no exista transporte público al destino objeto de comisión. / 10.4.4. Cuando el comisionado deba llevar consigo elementos o materiales relacionados con el objeto de la comisión, que por su cantidad o tamaño ameriten la autorización.” En este caso, deberán cumplirse los requisitos que la misma Resolución agrega en este punto.

Conforme a lo anterior, se observa que la normatividad en materia de viáticos condiciona su reconocimiento a la existencia de una comisión que implique un desplazamiento del servidor público por fuera de su sede habitual de trabajo, exceptuando los casos que señalen las normas según la naturaleza de la comisión, como en el caso de la comisión de estudios.

El porcentaje en que se reconozcan viáticos depende, según el objeto de la comisión, de si se requiere pernoctar en el lugar de la comisión, estableciendo a partir de esta consideración, la condición de que las comisiones que deban realizarse en lugares ubicados a 50 km o menos de la sede de trabajo, no incluirán pernoctada. En todo caso, la normatividad no admite la posibilidad de reconocer viáticos cuando el desplazamiento se realice al interior de la sede habitual de trabajo.

Para el caso de los gastos de transporte se han establecido reglas que permiten su reconocimiento con independencia de la condición de pernoctar en un determinado sitio. Es el caso, por ejemplo, de los gastos de transporte que se reconocen para el desempeño de funciones específicas en el área de la sede habitual de trabajo, pero fuera de los Centros de Formación Profesional y que, entre otros casos, pueden reconocerse a instructores vinculados a programas, planes o proyectos, cuyas acciones de formación profesional se desarrollen en esas condiciones.

Adicionalmente, debe valorarse que para el reconocimiento de los gastos de transporte se han considerado alternativas para ser cubiertos directamente por la entidad, asignando vehículo oficial, entregando directamente su valor o, si se cumplen las condiciones, autorizando que el servidor se desplace en vehículo de su propiedad.

Así las cosas, se puede considerar que el cumplimiento de funciones dentro del área de la sede habitual de trabajo en ningún caso da lugar al reconocimiento de viáticos, en la medida en que la normatividad solo los prevé, tratándose de comisiones de servicios, cuando esta se debe cumplir en un lugar distinto a esta. En cambio, para el caso de los gastos de transporte, con fundamento en la normatividad es viable su reconocimiento cuando se trate del cumplimiento o desempeño de funciones especiales o específicas, con el cumplimiento de las condiciones que establece la Resolución 2838 de 2016.

Por lo demás, debe tenerse presente que en la regulación en materia de viáticos y gastos de transporte se hace referencia a la sede habitual de trabajo. Para el SENA, la Ley 119 de 1994 estableció para la prestación de los servicios a su cargo, una organización para su funcionamiento a través de regionales que, como se desprende de los artículos 5 y 15, tiene la finalidad de facilitar la prestación racional y oportuna de los servicios de la Entidad, y se define según criterios de unidad regional, geográfica, social, económica y cultural.

En el artículo 5 de la Ley 119 de 1994, se adopta expresamente el concepto de “jurisdicción” para el funcionamiento regional, sobre la cual señala que “no necesariamente deberá coincidir con la distribución general del territorio nacional”.

Al modificarse la estructura del SENA mediante Decreto 249 de 2004, para el funcionamiento institucional se desarrollaron funciones y competencias relacionadas al concepto de jurisdicción, como las siguientes: - La función del Director General de “reglamentar la asignación de recursos a los Centros de Formación Profesional (…) y determinar su área de jurisdicción y autorizarlos para que impartan formación por proyectos” (art. 6 num. 4). - La competencia establecida en el artículo 31: “el Director General determinará la clasificación de los Centros de Formación, su sede y jurisdicción (…)”. – La condición señalada en el artículo 25, que trata de los Centros de Formación Profesional Integral, donde se indica que “operarán en sedes fijas, con un área de jurisdicción determinada, para dar respuesta a las necesidades de su entorno, con flexibilidad, oportunidad, calidad y pertinencia.”

En tales condiciones, se considera que la situación comentada en la consulta se relaciona directamente con la regulación en materia de sedes de trabajo en el SENA. Para la determinación de las sedes de trabajo, la normatividad ha otorgado funciones específicas a cargo del Director General, partiendo de la estructura organizacional adoptada para el funcionamiento regional del SENA.

En ese sentido, no es viable adoptar en este concepto ningún criterio relativo al reconocimiento de viáticos y gastos de transporte que, eventualmente, implique una excepción o modificación frente a las sedes de trabajo adoptadas para el funcionamiento del SENA mediante Resolución 904 de 2022, por lo que la Subdirección del Centro podrá optar por su manejo a través de las opciones dadas por la Resolución 2838 de 2016, en todo caso, en el entendido de que el reconocimiento de viáticos solo es posible en la medida en que un servidor público se desplace para el cumplimiento del objeto de una comisión de servicios, a un lugar por fuera de su sede habitual de trabajo.

CONCLUSIONES

Con base en la normatividad citada y el análisis previo, se responde así:

PREGUNTA: “Por todo lo anteriormente expuesto, agradezco que por favor me indiquen si en este caso específico se pueden reconocer los viáticos y gastos de transporte del comisionado así sea para un corregimiento de Neiva (misma sede, pero absolutamente distante del espacio físico habitual de trabajo).”

RESPUESTA: Se reitera que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. No obstante, para el caso consultado se encuentran aplicables las disposiciones en materia de viáticos y gastos de transporte adoptadas por el SENA a través de Resolución 2838 de 2016.

En relación con los viáticos, de acuerdo con esa Resolución y con la normatividad general, su reconocimiento está limitado a los desplazamientos de un servidor público para el cumplimiento del objeto de una comisión de servicios, por fuera del área de su sede habitual de trabajo. En el contexto normativo, no se prevé que una comisión al interior de la sede de trabajo pueda causar viáticos.

Para el caso de los gastos de transporte, el Subdirector del Centro podrá valorar las posibilidades que prevé la Resolución 2838 de 2016, en lo relativo al desempeño de funciones específicas o especiales y, según sus competencias, adoptar el tratamiento que considere procedente para la situación. En caso de considerarlo necesario, podrá gestionar ante las instancias competentes para la reglamentación de esa materia, la consulta y atención de la situación comentada, sea para su reglamentación entre las normas sobre viáticos o gastos de transporte, o en las relativas a las sedes de trabajo del SENA.

En estos términos respondemos a su solicitud. Los conceptos se rinden de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

GLORIA ACOSTA CONTRERAS

Coordinadora Grupo de Conceptos y Producción Normativa

Dirección Jurídica

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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