CONCEPTO 45757 DE 2022

(julio 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Mediante comunicación electrónica de fecha 16 de junio de 2022 radicada con el número 9-2022-041414 consulta sobre el contenido del artículo 102 de la Convención Colectiva de Trabajo suscrita con SINTRASENA para el reconocimiento de lentes y monturas a los trabajadores oficiales de la entidad. Dadas algunas dudas que se presentan en las direcciones regionales para su aplicación, formula las siguientes preguntas:

“¿Cuál es el documento idóneo y las características que éste debe tener para la legalización del subsidio de anteojos otorgado a un Trabajador Oficial?

¿Cuál es el término que se debe tener en cuenta para la legalización?

¿Una vez otorgado el subsidio, de no realizarse la legalización por parte del Trabajador Oficial, cuál sería el procedimiento a seguir?”

Al respecto, debemos responder,

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

FUNDAMENTOS NORMATIVOS

1. Entre el SENA y el sindicato SINTRASENA se suscribió la Convención Colectiva de Trabajo 2003-2004, la cual según el artículo 2º “rige para el personal de trabajadores oficiales al servicio de la Entidad. Se entiende por trabajadores oficiales las personas calificadas como tales en la Convención Colectiva resultante del Pliego de Peticiones...”

Para efectos de la consulta formulada, debemos destacar el siguiente artículo de la Convención Colectiva de Trabajo SENA- SINTRASENA 2003-2004. (…)

“ARTÍCULO 102. SUBSIDIO DE ANTEOJOS.

El SENA pagará a sus trabajadores oficiales un subsidio equivalente a medio (1 /2) salario mínimo legal vigente, para la adquisición de lentes y/o monturas, por una sola vez al año. // Este subsidio se reconocerá y pagará previa presentación de la fórmula médica y se legalizará con el comprobante de pago de la óptica”. /

2. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, el cual es mencionado en la Ley 1314 lo menciona como “organismo de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información”. A su vez, el artículo tercero del acuerdo 1 del 2013 del CTCP señala que “El principal objeto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es presentar a consideración de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio Industria y Turismo propuestas para que conjuntamente (...) expidan principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, de obligatorio cumplimiento para las personas naturales y jurídicas, según corresponda, y que de acuerdo con las normas vigentes estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la elaboración de estados financieros, de su promulgación y aseguramiento, todo lo anterior dirigido hacia la convergencia con estándares internacionales de aceptación mundial”.

En el documento 1534369883-9447. Norma internacional de contabilidad. 9 señala Beneficios a los Empleados, y en el alcance del objeto determina:

Esta Norma se aplicará por los empleadores al contabilizar todos los beneficios a los empleados, excepto aquellos a los que sea de aplicación la NIIF 2 Pagos Basados en Acciones.

(…)

4 Los beneficios a los empleados a los que se aplica esta Norma comprenden los que proceden de: (a) planes u otro tipo de acuerdos formales celebrados entre una entidad y sus empleados, ya sea individualmente, con grupos particulares de empleados o con sus representantes; (tomado de: https://www.ctcp.gov.co/proyectos/contabilidad-e-informacion-financiera/documentos-organismos-internacionales/compilacion-marcos-tecnicos-de-informacion-financi/1534369883-9447. )

3. Artículo 617 del Estatuto Tributario y la Resolución 000042 de mayo de 2020.

ANÁLISIS

Del contenido del artículo 102 de la Convención Colectiva de Trabajo suscrita entre el SENA y la organización sindical SINTRASENA, denominado Subsidio de Anteojos, determina que el SENA pagará a sus trabajadores oficiales un subsidio equivalente a medio (1/2) salario mínimo legal vigente, para la adquisición de lentes y/o monturas, por una sola vez al año.

El inciso segundo del citado artículo de la Convención, establece con claridad los documentos requeridos para el desembolso y la legalización del valor reconocido como subsidio, por parte el SENA, cuando el trabajador (a) oficial requiera la adquisición de lentes y/o monturas.

Del artículo se desprende obligaciones recíprocas para las partes: por parte del SENA, pagar al trabajador oficial la suma de dinero allí indicada, previa solicitud y presentación de un requisito, como es la fórmula médica y el compromiso de legalizar el desembolso de dicho beneficio a través del comprobante de pago, que en la normatividad colombiana es la factura de venta. Obligación que en ningún momento podrá ser de manera indefinida, es decir, deberá ser legalizado este desembolso a título de subsidio de anteojos, dentro de la anualidad en la que le fue consignado, atendiendo que no se ha determinado un tiempo prudente para ello.

Es así que, para poder acceder al beneficio convencional pactado, el trabajador oficial deberá presentar a la entidad la fórmula médica expedida por el oftalmólogo de la EPS a la cual se encuentra adscrito y/o de un centro óptico debidamente reconocido.

Para la legalización y verificación del cumplimiento del objetivo del auxilio, el trabajador oficial deberá aportar a la entidad el original del comprobante de pago, de la óptica por la compra venta a la cual va destinado el beneficio contemplado en artículo 102 de la CCT SENA- SINTRASENA 2003-2004, esto es los anteojos o montura; Documento que deberá se expedido dentro de la misma vigencia para la cual solicitó el auxilio de adquisición de los lentes o monturas, esto, se reitera, atendiendo que no hay término establecido para su legalización, más se tiene de presente el principio de anualidad del presupuesto y la necesidad de realizar dentro de la misma anualidad la conciliación contable pertinente.

Por otro lado, contablemente según la Contaduría General de Nación, "Representa los valores entregados por la entidad, en calidad de avance o anticipo, para la obtención de bienes y servicios y que están pendientes de legalización."

En concordancia con lo anterior, consideramos que es importante legalizar los recursos públicos, dado que son beneficios dados a los trabajadores por parte del empleador, pactados en la convención colectiva, que se reconocen en los estados financieros de la Entidad, representando un adelanto con destinado a apalancar el cumplimiento de su objeto, necesidades del trabajador oficial, para la compra de lentes o monturas, por lo tanto, los recursos girados a título de anticipo se integran al patrimonio trabajador oficial, cuando se cause su amortización mediante la entrega del bien objeto de compra.

En este sentido las entidades públicas como el SENA, deben adoptar medidas necesarias y razonables de mitigación del riesgo, asegurando el buen manejo de los recursos públicos que permita a la Entidad Estatal contar con los soportes idóneos y pertinentes, encaminados al cumplimiento de los principios de transparencia y responsabilidad que les asiste en temas contables.

CONCLUSIÓN

El Subsidio de anteojos del artículo 102 de la Convención Colectiva SENA-SINTRASENA 2003-2004, está sujeta a condición y crea obligaciones reciprocas para las partes: para el SENA, pagar al trabajador oficial la suma de dinero allí indicada, previa solicitud y presentación de un requisito, como es la fórmula médica; por parte del trabajador oficial, el compromiso de legalizar el desembolso de dicho beneficio a través del comprobante de pago, que en la normatividad colombiana, es la factura de venta. Obligación que en ningún momento podrá ser de manera indefinida, es decir, deberá ser legalizado este desembolso a título de subsidio de anteojos, dentro de la anualidad en la que le fue consignado.

La legalización de los recursos entregados en calidad de “subsidio de anteojos” mediante factura de compra venta, garantizan que, los recursos girados al trabajador oficial al presentar la fórmula médica, se destinaron efectivamente al cumplimiento del objeto del subsidio es decir, la compra de los anteojos o monturas como bien lo establece el artículo 102 de la convención colectiva que entran a ser patrimonio del TO.; y representa el documento idóneo para los temas contables de los recursos públicos destinados a beneficios de los trabajadores.

Teniendo en cuenta lo antes señalado y la claridad de la norma consultada, consideramos que a las inquietudes planteadas en su comunicación debemos responder de la siguiente manera:

¿Cuál es el documento idóneo y las características que éste debe tener para la legalización del subsidio de anteojos otorgado a un Trabajador Oficial?

Conforme lo indicado en el acápite anterior, como claramente lo indica la norma, el documento idóneo para legalizar es el comprobante de pago de la óptica, es ostensible que se hace referencia al documento denominado factura de venta debidamente cancelada y expedida por establecimiento reconocido e idóneo (óptica); factura que deberá cumplir con todos los requisitos de ley indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y la Resolución 000042 de mayo de 2020 como son:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

¿Cuál es el término que se debe tener en cuenta para la legalización?

Como claramente la norma lo determina la periodicidad de este apoyo es anual y para que se acceda consecutivamente al beneficio debe presentarse la orden médica de anteojos y la evidencia del cumplimiento de lo ordenado por la norma convencional para la vigencia anterior, esto es, la legalización y verificación del cumplimiento del objetivo del auxilio.

Como corolario de lo anterior debemos decir que el trabajador cuenta como máximo, para la legalización del subsidio concedido, será entre la misma anualidad.

¿Una vez otorgado el subsidio, de no realizarse la legalización por parte del Trabajador Oficial, cuál sería el procedimiento a seguir?

Teniendo en cuenta que la legalización de la utilización del auxilio convencional se convierte en un requisito establecido en la norma como responsabilidad a cargo del trabajador, el no cumplimiento por parte del trabajador hace imposible que este acceda al beneficio, en anualidad posterior, hasta tanto no cumpla con la carga impuesta en la norma y legalice conforme lo determina esta.

Se recomienda a la Secretaria General-Relacionamiento Sindical, que en coordinación con la Dirección Administrativa y Financiera- Grupo de Contabilidad, se adopten medidas necesarias y razonables de mitigación del riesgo, asegurando el buen manejo de los recursos públicos que permita a la Entidad Estatal contar con los soportes idóneos y pertinentes, encaminados al cumplimiento de los principios de transparencia y responsabilidad que les asiste a los servidores públicos encargados de llevar la contabilidad del SENA, para el caso en concreto se fijen de manera clara, los términos para la legalización de Subsidios acordados en la Convención Colectiva de Trabajo.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. Lo anterior no sin advertir, que el mismo se encuentra sujeto a las modificaciones legales y jurisprudenciales que se expidan y acojan dentro del asunto.

Cordial saludo,

Gloria Acosta Contreras

Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa

Dirección Jurídica - Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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