CONCEPTO 52713 DE 2019

(agosto 6)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá, D.C.

XXXXXXXXXXXXXXX

ASUNTO: Certificación aprendices en deserción

En respuesta a la comunicación electrónica radicada con el número 8-2019-041544 del 27 de junio de 2019, mediante la cual solicita concepto jurídico sobre la posibilidad de certificar a aquellos aprendices que les fue notificado el acto de deserción; al respecto, de manera comedida le informo.

En su comunicación solicita el concepto puntualizando lo siguiente:

“…solicito su colaboración respecto de conceptuar acerca de la posibilidad de certificar a aquellos aprendices que les fue notificado el acto de deserción, pero por circunstancias particulares solo les hacía falta anexar la certificación de la empresa donde realizaron su etapa productiva pero cuentan con todos los seguimientos pertinentes del SENA. Lo anterior, en el marco del siguiente caso concreto:

El señor XXXXX inicio curso Tecnólogo en Diseño e Integración de Automatismos Mecatrónicos durante el año 2014 con ficha de caracterización XXXX, el cual terminó su etapa lectiva el día 02 de marzo de 2015 e inicio etapa productiva en la ciudad de Bogotá con la empresa XXXX en la cual hasta la fecha se encuentra laborando razón por la cual no retornó a la ciudad de Sogamoso y no realizó la entrega de la correspondiente certificación de la terminación de la etapa productiva, según informa este mismo en derecho de petición radicado ante este Centro de Formación el día 25 de junio de 2019.

Así las cosas, teniendo en cuenta que al señor XXXXX sólo le hacía falta la entrega del certificado de terminación de la etapa productiva pese a tener la demás documentación requerida por la entidad para poder acceder a su título de tecnólogo y a encontrarse inmerso en declaratoria de deserción, se requiere saber si existe forma jurídica alguna para poder certificar su proceso de aprendizaje y de esta manera no perjudicar de manera alguna al señor XXXX quien manifiesta en su escrito petitorio, que en la actualidad cuenta con un contrato laboral con la misma empresa en la que realizó su práctica y que existió un error en su entender puesto que los cursos que había realizado con el SENA le fueron certificados de manera virtual sin ningún tipo de papeleo, por lo que asimilo este tipo de cursos con el tecnólogo que estaba desarrollando.

ANÁLISIS JURÍDICO

En relación con el asunto consultado, es menester precisar que el Grupo de Conceptos Jurídicos y Producción Normativa de la Dirección Jurídica no resuelve casos particulares ni entra a analizar situaciones concretas que son del resorte de las áreas o instancias institucionales que tienen la competencia para abordarlos y resolverlos o brindar la orientación o asesoría pertinente.

Nuestra dependencia emite conceptos de carácter general sobre dudas en la interpretación de las normas jurídicas o cuando quiera que se presenten enfoques diferenciales en su aplicación a fin de dilucidar el tema y logar la unidad doctrinal.

En este orden de ideas se analizará en abstracto el caso consultado, para que la instancia competente decida lo procedente.

Se considera aprendiz SENA, a toda persona matriculada en los programas de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo de formación, titulada o complementaria, que realice su proceso de formación de manera virtual presencial o combinada.

El Aprendiz SENA, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje.

Los programas de formación del SENA se estructuran bajo dos etapas: la lectiva que corresponde al proceso formativo (teórico - práctico) adelantado preferentemente en el Centro de Formación Profesional, y la etapa productiva que corresponde al proceso formativo que se da en situaciones reales de trabajo, donde el aprendiz aplica los conocimientos, habilidades y destrezas desarrolladas en la etapa lectiva.

La etapa productiva es aquella en la que el aprendiz SENA aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades y destrezas, actitudes y valores. Debe permitirle al aprendiz aplicar en la resolución de problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión.

Teniendo en cuenta la normatividad contenida en el Acuerdo 7 de 2012, por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz, para adelantar la etapa productiva en el proceso de aprendizaje, los aprendices del Sena pueden considerar las siguientes alternativas:

- Desempeño en una empresa a través del Contrato de Aprendizaje. Desempeño en una empresa a través del Contrato de Aprendizaje en las diferentes empresas obligadas y/o voluntarias, incluido el Sena. La constancia de cumplimiento a satisfacción es expedida por la empresa respectiva.

- Desempeño a través de vinculación laboral o contractual

- Participación en un proyecto productivo, o en Sena – Empresa, o en Sena Proveedor Sena o en Producción de Centros.

- De apoyo a una institución estatal nacional, territorial, o a una ONG, o a una entidad sin ánimo de lucro.

- Monitorias.

- Pasantías.

La permanencia de aprendiz en la etapa productiva podrá gestionarse con el acceso a cualquiera de las alternativas planteadas, o con la combinación de varias de ellas durante el proceso de formación.

Cuando un aprendiz tenga vínculo laboral previo inicio de la formación y esta no afecte el desarrollo de las actividades establecidas previamente para la ejecución de la formación, podrá optar por presentar dicho vínculo como etapa productiva cumpliendo con todos los requisitos que esta implica; es decir, se realizará una concertación de las actividades que debe estar desarrollando en la empresa, así como el seguimiento tanto presencial como virtual que debe ejecutar el instructor; esto implicará que estos aprendices podrán estar desarrollando la etapa productiva y lectiva de manera simultánea.

La etapa productiva debe ser registrada y es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente el registro en el Sistema de Gestión Virtual para poder contar con un contrato de aprendizaje. Igualmente es responsable de actualizar de manera permanente los datos que registre en este sistema, así como verificar que correspondan a los registrados en el sistema para la gestión de la formación.

Al iniciar su etapa productiva el aprendiz debe consultar en panel general en la botonería de Blackboard la carpeta ETAPA PRODUCTIVA, donde encontrará su ambiente virtual y las fases correspondientes a esta etapa que contiene las guías de aprendizaje, los instructivos y formatos necesarios para una exitosa ejecución y evidencias de la etapa que se encuentra cursando.

Corresponde al Sena evaluar periódicamente las diferentes alternativas de etapa productiva como parte del seguimiento y la evaluación permanente en el marco del mejoramiento continuo, y como estrategia de aseguramiento de la calidad de la formación profesional integral.

El Seguimiento y la evaluación de la etapa productiva, es obligatorio y se realizará de manera virtual y presencial. El aprendiz elaborará una bitácora quincenal, en la que señalará las actividades adelantadas en desarrollo de su etapa productiva en cualquiera de las alternativas, para que el instructor asignado como responsable pueda hacer de acuerdo a los indicadores establecidos en el procedimiento de ejecución de la formación, garantizando una interacción continua entre el aprendiz y el instructor; esta actividad se debe complementar con visitas o comunicación directa que realice el instructor.

Cuando el aprendiz opta por otra alternativa diferente al contrato de aprendizaje, esta debe ser aprobada previamente por el Coordinador Académico del programa del respectivo Centro de Formación y la información deberá registrarse inmediata y directamente en el sistema para la gestión de la formación.

Una vez culminada la etapa productiva el aprendiz deberá aportar la constancia de cumplimiento a satisfacción expedida por la empresa respectiva.

Ahora bien, por medio de la certificación se hace el reconocimiento formal de los resultados obtenidos por el Aprendiz - Sena, en términos de competencias para el desempeño laboral y se obtiene una vez el aprendiz haya culminado con éxito su proceso de formación, haya sido evaluado y a su vez haya presentado la certificación expedida por la empresa donde adelanto la etapa productiva.

Corresponde al Instructor como responsable directo registrar oportunamente la información académica del aprendiz, y el Coordinador Académico del Centro de controlar el registro y la consolidación de la información de los resultados de la evaluación y situaciones académicas, que permita el seguimiento y certificación de los aprendices de manera oportuna.

Con respecto a las causales de deserción el Reglamento del Aprendiz dispone lo siguiente:

“ARTÍCULO 22 PARTICIPACIÓN Y CUMPLIMIENTO. El Aprendiz Sena, como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento. De acuerdo con lo concertado entre el Instructor-Tutor y el Aprendiz, se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje de la ruta de aprendizaje, así: (…)

4. Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación:

a) Cuando el aprendiz injustificadamente no se presente por tres (3) días consecutivos al Centro de Formación o empresa en su proceso formativo.

b) Cuando al terminar el período de aplazamiento aprobado por el SENA, el Aprendiz no reingresa al programa de formación.

c) Cuando transcurridos dos (2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.

PARÁGRAFO: Cuando el aprendiz se encuentre incurso en alguna de estas situaciones el Instructor o el funcionario responsable del seguimiento respectivo, reportará inmediatamente el caso al Coordinador Académico. El Coordinador Académico enviará una comunicación al Aprendiz a la dirección domiciliaria registrada en el sistema de gestión de información, requiriéndole para que justifique plenamente el incumplimiento, aportando las evidencias o soportes respectivos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío. Si el Aprendiz no da respuesta dentro del término establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente este incumplimiento el Subdirector de Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación y ordena la respectiva cancelación de matrícula, acto administrativo debidamente notificado al aprendiz, para que dentro de los términos de Ley presente el recurso de Reposición ante el Subdirector de Centro. Una vez en firme la decisión, deberá ser registrada la novedad en el sistema de gestión académica. Para programas de formación complementaria en modalidad 100% virtual, la deserción declarada será la registrada por instructor-tutor.

La Cancelación de la matrícula implica que el aprendiz no pueda participar en procesos de ingreso a la institución en programas de formación titulada dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir del registro de la novedad en el sistema de gestión de la formación. Para los programas de formación complementaria en modalidad 100% virtual, la inscripción en programas de formación dependerá del tipo de novedad registrada por el Instructor-Tutor en el sistema de información.

Si el seguimiento correspondiente, evidencia que el aprendiz no ha reportado el inicio de su etapa productiva dentro de los dos años siguientes a la terminación de la etapa lectiva, se procederá a la declaratoria de deserción, que deberá ser debidamente notificada, garantizando así el debido proceso, permitiendo al aprendiz ejercer su derecho a la defensa”.

Al respecto la Corte Constitucional en Sentencia T-700/17 se pronunció sobre el tema:

“Es claro para esta Corte, que la potestad disciplinaria que detentan los establecimientos educativos se debe fundar en los principios de contradicción y defensa, así como en la presunción de inocencia. Por esta razón, cuando un estudiante comete una falta que se encuentra contemplada dentro del manual de convivencia o en el reglamento de la institución, esta última deberá iniciar el proceso disciplinario correspondiente. Para ello, será indispensable la comunicación de los cargos imputados, con la posibilidad de presentar y controvertir las pruebas obrantes en el proceso.

Así mismo, “las autoridades de la institución educativa tienen el deber de demostrar suficientemente la comisión de la conducta, a partir del material probatorio, como condición necesaria para la imposición de la sanción”. Por último, el estudiante que haya sido sancionado debe contar con recursos para poder someter a revisión la decisión.

Si durante el proceso disciplinario adelantado en contra de un estudiante, la institución educativa no llegase a cumplir con alguno de los presupuestos contemplados para la garantía del derecho al debido proceso, la sanción impuesta quedaría sin validez al afectar gravemente el derecho fundamental a la educación y al debido proceso.

Finalmente, el debido proceso, el principio de confianza legítima y de continuidad en la prestación de los servicios públicos se asocian a la faceta de adaptabilidad de las personas (tanto menores como mayores de edad) en el sistema educativo. En ese sentido, ha sentenciado la Corte que la imposición de sanciones debe respetar el debido proceso del afectado, cuyo desconocimiento por parte de las instituciones educativas generan expectativas susceptibles de ser protegidas por vía de amparo”. (Subrayas fuera del texto original)

La deserción en el proceso de formación se produce “Cuando transcurridos dos (2) años, contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva”. (Literal d artículo 22 Reglamento del Aprendiz – Adoptado por el Acuerdo 007 de 2012). Una vez notificado el acto administrativo en virtud del cual se declara la deserción, el aprendiz puede interponer el recurso de Reposición ante el Subdirector del Centro y en caso de probarse que cumplió todos los requisitos exigidos para su certificación, el Director del Centro deberá proceder a resolver el recurso y expedir la debida Certificación.

La Ley 1437 de 2011 en sus artículos 79 y 80 dispone:

“ARTÍCULO 79. TRÁMITE DE LOS RECURSOS Y PRUEBAS. Los recursos se tramitarán en el efecto suspensivo.

Los recursos de reposición y de apelación deberán resolverse de plano, a no ser que al interponerlos se haya solicitado la práctica de pruebas, o que el funcionario que ha de decidir el recurso considere necesario decretarlas de oficio.

Cuando con un recurso se presenten pruebas, si se trata de un trámite en el que interviene más de una parte, deberá darse traslado a las demás por el término de cinco (5) días.

Cuando sea del caso practicar pruebas, se señalará para ello un término no mayor de treinta (30) días. Los términos inferiores podrán prorrogarse por una sola vez, sin que con la prórroga el término exceda de treinta (30) días.

En el acto que decrete la práctica de pruebas se indicará el día en que vence el término probatorio”.

“ARTÍCULO 80. DECISIÓN DE LOS RECURSOS. Vencido el período probatorio, si a ello hubiere lugar, y sin necesidad de acto que así lo declare, deberá proferirse la decisión motivada que resuelva el recurso.

La decisión resolverá todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas y las que surjan con motivo del recurso”.

De la anterior se extrae que dentro del término de estos dos años el aprendiz debe aportar la evidencia de haber culminado con éxito la etapa productiva, si transcurrido este término no ha aportado la prueba que lo acredite operará la perención o caducidad de la instancia.

CONCLUSIÓN

Matriculado el aprendiz en un programa de formación titulada o complementaria, en las diferentes modalidades presencial, virtual, o combinada, el SENA y el aprendiz adquieren unos compromisos ineludibles, entre ellos, el deber de observar el comportamiento prescrito por las normas que lo rigen o afrontar las consecuencias negativas que se siguen de su transgresión, presupuesto de todo ordenamiento normativo.

Por lo tanto, si trascurrido los dos años que el Acuerdo 007 de 2012 establece para que el aprendiz aporte la evidencia de haber culminado con éxito la etapa productiva, opera la perención o caducidad de la instancia.

Ahora bien, si una vez realizado el debido proceso se evidencia que el aprendiz comunicó el inicio de su etapa productiva, se le hizo el debido seguimiento y aprobó la evaluación, se deberá proceder a expedir la correspondiente Certificación.

También cabe agregar que en caso de haberse violado el debido proceso, por no haber realizado la debida notificación al interesado o no haber solicitado a la empresa el reporte de la asistencia del aprendiz, se deberá expedir una resolución debidamente motivada en que se anule el procedimiento de deserción, caso en el cual se deberá notificar la decisión al aprendiz, y ordenar su reinició o su archivo, y se expida la certificación del programa cuando quiera que el aprendiz haya aportado la constancia de cumplimiento de la etapa productiva a satisfacción expedida por la empresa respectiva.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Antonio José Trujillo Illera

Dirección Jurídica - Dirección General

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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