CONCEPTO 58375 DE 2018

(octubre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En atención a su comunicación No. 8-2018-053330 del 13/09/2018 mediante el cual solicita se le informe como es el procedimiento para el reconocimiento y pago de gastos inherentes a transporte, alojamiento y alimentación del instructor acompañante en el desarrollo de giras técnicas, la anterior a que se debe realizar acompañamiento total a los aprendices, para quienes se contrata un operador logístico, pero el acompañamiento implica que su desplazamiento se realice junto con los aprendices (mismo transporte, mismo hotel y lugares de toma de alimentación), al respecto le informo lo siguiente:

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Es pertinente señalar que los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

Mediante concepto No. 46889 del 1 de septiembre de 2017, sobre las salidas a los aprendices en giras técnicas, se dijo:

De otra parte frente al tema de salidas de aprendices a otros sitios distintos de su sede habitual, el SENA regulo dichas situación con la expedición del documento “GUIA ORIENTACIONES PARA LA REALIZACION DE GIRAS TECNICAS  COMO ESTRATEGIA EN EL PROCESO FORMATIVO 2014” señalando entre otros aspectos:

Concepto de giras técnicas

“Las giras técnicas son una estrategia de formación que hace parte del proceso formativo, que permite a los aprendices en compañía del Instructor, el desplazamiento a diferentes empresas, Centros de Desarrollo Tecnológico, de Investigación y/o de Educación, con el fin de complementar resultados de aprendizaje en actividades prácticas del mundo laboral, relacionadas directamente con las competencias técnicas, dentro de la ruta de aprendizaje del programa de formación respectivo.”

(…)

5. PLANEACIÓN DE LA GIRA TÉCNICA.

Un centro de formación solo podrá abrir un proceso formativo (Ficha), si en el marco de la pertinencia, cuenta con los instructores, ambientes de formación y materiales de formación, requeridos para la ejecución del Programa de Formación, de acuerdo con el procedimiento de diseño curricular y de ejecución de la formación.

La Gira Técnica debe estar prevista en la Planeación Pedagógica del proyecto formativo, establecida para el programa de formación con el fin de cumplir los objetivos propuestos y alcanzar los resultados de aprendizaje esperados, como actividad de la ruta de aprendizaje. Se deben tener en cuenta las acciones a realizar en la Gira Técnica, las cuales determinarán los tiempos, los alcances y el presupuesto requerido, entre otros aspectos.

Cada gira debe ser propuesta y aprobada por el subdirector del Centro de Formación, en el formato “Gira Técnica” que hace parte de este documento, en el marco del presupuesto asignado al Centro de Formación y tiene que estar avalada por el Director Regional.

(…)

6. APROBACIÓN DE LA GIRA TÉCNICA El Subdirector del Centro de Formación debe hacer la propuesta de la Gira Técnica en el marco del presupuesto asignado al Centro de Formación para tal fin, en cada vigencia.

6 (...) Para el desarrollo de la gira técnica, el centro de formación tiene que hacer un contrato para los ítems que son financiados en el marco de la resolución que regula las giras técnicas, es decir, para transporte, alojamiento y alimentación; este contrato en lo correspondiente a alojamiento y alimentación puede hacerse con el centro de formación de destino, dentro de la figura de Producción de Centros “Sena Proveedor Sena”. (…)

De igual manera fue expedida Resolución No. 1657 de 2014 "Por la cual se establecen los lineamientos para la realización de Giras Técnicas" indicando(…)

ARTÍCULO SEGUNDO Las Giras Técnicas sola se podrán programar, cuando amerite complementar, fortalecer y cumplir los resultados de aprendizaje del Programa de Formación y deberán cumplir con lo establecido en el documento de orientaciones para la realización de Giras Técnicas referido en el procedimiento de ejecución de la formación profesional del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

(…)

ARTÍCULO CUARTO Para cada anualidad los Centros de Formación, identificarán las necesidades de formación que prioritariamente puedan ser atendidas por otros Centros de Formación del SENA, que permitan complementar resultados de aprendizaje en actividades prácticas del mundo laboral, relacionadas directamente con las competencias Técnicas del Programa de Formación.

(…)

PARÁGRAFO 1. Las Giras Técnicas deben enmarcarse dentro de lo establecido en el documento de orientación Giras Técnicas, generado por la Dirección de Formación Profesional del SENA, y en el procedimiento de ejecución de la Formación Profesional, del Sistema Integrado de Gestión Las Giras Técnicas no podrán realizarse sin que se encuentren incluidas dentro del Plan Nacional de Giras Técnicas aprobadas por la Dirección de Formación Profesional.

EN CONCLUSIÓN

Todo desplazamiento de aprendices deberá estar precedido por un documento soporte por parte del Subdirector del Centro en razón a las consecuencias que puede acarrear, pues está autorizando toda una logística que genera una erogación o una obligación de cancelarla por parte del centro en caso de reclamación posterior, existiendo en la práctica otros mecanismos para ello a través de la suscripción de acuerdos o alianzas con los responsables de los lugares donde van a realizar las practicas.” ( Negrilla y cursiva fuera de texto)

Por lo anterior, las Giras Técnicas deben enmarcarse dentro de lo establecido en el documento de orientación Giras Técnicas, generado por la Dirección de Formación Profesional del SENA, y en el procedimiento de ejecución de la Formación Profesional del Sistema Integrado de Gestión. Las Giras Técnicas no podrán realizarse sin que se encuentren incluidas dentro del Plan Nacional de Giras Técnicas aprobadas por la Dirección de Formación Profesional.

De otro lado, el artículo 22 del Decreto Ley 2400 de 1968, prevé que “A los empleados se les podrá otorgar comisión para los siguientes fines: Para cumplir misiones especiales conferidas por sus superiores; para seguir estudios de capacitación; para asistir a reuniones, conferencias, seminarios y para realizar visitas de observación que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presten sus servicios; para ejercer las funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción cuando la comisión recaiga en un funcionario escalafonado en carrera. El Gobierno reglamentará las condiciones, términos y procedimientos para conceder comisiones. // Parágrafo: En ningún caso podrá conferirse comisión para ejercer funciones que no sean propias de la administración pública. //….”

A su vez, el artículo 71 del Decreto 1042 de 1978, señala que los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior tienen derecho al pago de transporte con el fin de garantizar al comisionado los recursos para costear el desplazamiento en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

Por su parte, el artículo 2.2.5.10.17 del Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” dispone: “El empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular (Decreto 1950 de 1973, artículo 75)”

En concordancia del artículo 2.2.5.10.18 del Decreto 1083 de 2015, sobre las clases de comisión señala entre otras la de “a) De servicio, para ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.”

Y el artículo 2.2.5.10.21. ibídem, define la Comisión de servicio, al señalar “Hace parte de los deberes de todo empleado la comisión de servicios y no constituye forma de provisión de empleos. Puede dar lugar al pago de viáticos y gastos de transporte conforme a las disposiciones legales sobre la materia y las instrucciones de gobierno, y el comisionado tiene derecho a su remuneración en pesos colombianos, así la comisión sea fuera del territorio nacional.(Decreto 1950 de 1973, artículo 79)”

Dado que el Decreto 1083 de 2015, no establece lo relativo al pago de gastos de trasporte, es necesario remitirse al Decreto 1042 de junio 7 de 1978 que manifiesta:

“Artículo 71o.- De los gastos de transporte. Los empleados públicos que deban viajar fuera de su sede de trabajo, en desarrollo de comisiones de servicio dentro del país o en el exterior, tendrán derecho al reconocimiento y pago de los gastos de transporte, de acuerdo con reglamentación especial del gobierno.”

Ahora bien, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, expidió la Resolución 2838 de diciembre 26 de 2016 “Por la cual se reglamentan en el SENA las comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte y se dictan otras disposiciones.”, la cual presentó como definiciones:

“Artículo 1o DEFINICIONES. Para efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

(…)

1.6. SEDE DE TRABAJO. Para efectos de la presente Resolución, las sedes de trabajo, se encuentran determinadas en la Resolución 2191 de 1991 y demás normas que la modifiquen, aclaren, adicionen o complementen.

1.7. COMISIÓN DE SERVICIOS. Es la designación que se hace, por el funcionario competente, a un Servidor Público vinculado con la Entidad, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, realizar visitas de interés para la Entidad, desarrollar las actividades inherentes al cumplimiento de los planes, programas y proyectos del SENA, en un lugar diferente al de su sede habitual de trabajo.

1.8. VIÁTICOS. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado de conformidad con la Resolución de escala de viáticos para la correspondiente vigencia fiscal.

1.9. GASTOS DE TRANSPORTE. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento del objeto conferido y para el desarrollo de funciones específicas.”

Por lo tanto, si el servidor público mediante una comisión de servicio se le asignan funciones propias de su cargo o funciones especiales para ejercer temporalmente fuera de su sede habitual de trabajo, tiene derecho a que se le reconozcan viáticos y gastos de transporte, los cuales se liquidan conforme a lo dispuesto en la Resolución 393 de 2018.

Sobre el particular el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, sección Segunda, en sentencia del 19 de abril de 2007, radicación No. 25000-23-25-000-1998-02115-01(3549-04), C.P. Jesus Maria Lemos Bustamante, dijo:

“En nuestro ordenamiento jurídico el viático es considerado como un estipendio, un factor salarial[2] que tiene por finalidad cubrir los gastos de manutención, alojamiento y transporte en que incurre el servidor público por el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo, sin sufrir por ello mengua en su patrimonio[3] Así los viáticos tienden a compensar los gastos que causa a un empleado o trabajador el desplazamiento temporal del lugar donde trabaja para ir a otro sitio donde tiene que soportar costos adicionales de alojamiento y alimentación principalmente.”

(…) Por su parte, en el sector público el decreto 1042 de 1978 prevé que los viáticos percibidos por los funcionarios en comisión constituyen salario – art. 42 –; a los viáticos tendrán derecho los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios – art. 61 –; los viáticos se fijarán según la remuneración mensual que corresponda al empleo del funcionario que deba viajar en comisión – art. 62 -; dentro del territorio nacional sólo se reconocerán viáticos cuando el comisionado deba permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión, fuera de su sede habitual de trabajo. Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión, sólo se reconocerá el cincuenta por ciento del valor – art. 64 -; las comisiones de servicio se conferirán mediante acto administrativo en el cual se expresará el término de su duración, que no podrá exceder de treinta días. Dicho término podrá prorrogarse hasta por otros treinta días cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse – art. 65 - (negrilla fuera de texto)

Adicionalmente, la Resolución 2838 de diciembre 26 de 2016, en el artículo 6o, incorpora la regla aplicable a los casos en los que la comisión de servicios tiene una duración de un día, por fuera de la sede habitual de trabajo y no se requiera pernoctar para su cumplimiento, a saber:

“Artículo 6o. RECONOCIMIENTO DE VIÁTICOS. Tendrán derecho a su reconocimiento los servidores Públicos que deban cumplir una comisión de servicio fuera de su sede habitual de trabajo.

Parágrafo 1. En el caso de convenios firmados por el SENA con otros organismos, los gastos de alojamiento, manutención y transporte se liquidarán y pagarán conforme se establezca en el respectivo convenio; estos se reconocerán a las personas no vinculadas directamente con el SENA.

Parágrafo 2. Cuando la duración de la comisión corresponda a un día fuera de su sede habitual de trabajo y que para el cumplimiento del objeto de la comisión no requieran pernoctar en el lugar de la comisión se les reconocerá una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viáticos al sitio de la comisión.” (Negrilla fuera del texto original)

Luego entonces si en la comisión de servicio el funcionario no requiere pernoctar se le deberá reconocer una suma equivalente al 50% del valor fijado para un día de viático al sitio de la comisión.

En cuanto a la autorización de las comisiones el artículo 2 de la Resolución 2838 de 2016, señala:

“ Para otorgar una comisión deberá existir un acto administrativo ( Orden de Viaje) en el cual se indique el objeto, lugar, número de días, fechas de iniciación y finalización y el valor de los viáticos a reconocer. // el ordenador del gasto autorizará la comisión y dará traslado al Grupo de Presupuesto o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales o Centros de Formacion Profesional Integral dentro del término señalado en la circular que expida la Secretaria General.

La autorización ( orden de viaje) deberá ser suscrita:

2.3. En los Centros de Formación Profesional.

2.3.1. Subdirector de Centro: Para los servidores públicos del Centro de Formacion Profesional Integral; para los aprendices de su Centro de Formacion que requieran asistir y participar en los eventos y actividades definidas en el Plan de Acción de cada anualidad conforma a los componentes estratégicos de la Politica de Fomento del Bienestar y Liderazgo del Aprendiz y acorde a los lineamientos de los concursos de innovación a cargo del Grupo de Fomento y Liderazgo del aprendiz de la Dirección General. En el caso de la participación de los aprendices en actividades de formación que se requieran para el fortalecimiento de sus competencias técnicas dentro de su ruta de aprendizaje, que deban adelantar en un lugar diferente al de su sede habitual de Formacion; deberá realizarla según lo establecido en la Resolución que regula las Giras Técnicas como estrategia para dicho fortalecimiento.”

De igual manera, el artículo 14 de la Resolución 2838 de 2016, señala que:

Los Servidores Públicos comisionados deberán presentar dentro de los cinco (5) días hábiles a la fecha de finalización de la comisión la respectiva legalización al área de Tesorería o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación Profesional Integral.

Cuando dentro del término señalado anteriormente el Servidor Público no pudiere legalizar la comisión inicial en el formato debidamente diligenciado por encontrarse en una nueva comisión, deberá remitir a su área los documentos requeridos para la legalización de manera digital a fin que por su intermedio se genere la respectiva legalización.

Es responsabilidad de las áreas que generan comisiones a Servidores Públicos o aprendices procedentes de otras ciudades realizar el correspondiente seguimiento a la legalización. Cada área deberá tener un estricto control y seguimiento de las comisiones autorizadas hasta su debida legalización.

Para legalizar una comisión ante Tesorería, el comisionado deberá:

- Tramitar la orden de viaje con los valores reales incurridos durante la comisión, y firmado en señal de cumplido de comisión por el Ordenador del Gasto, con el visto bueno del jefe inmediato o generador de la misma.

- Adjuntar Pasabordos o certificación de vuelo expedido por la Aerolínea.

- Anexar los soportes de gastos de transportes incurridos durante la comisión (Tiquetes terrestres, fluviales, peajes, combustibles) “ ( Negrilla y subrayo fuera de texto)

Por lo anterior para el reconocimiento y pago de gastos inherentes a transporte, alojamiento y alimentación del instructor acompañante en el desarrollo de giras técnicas, el Subdirector del Centro de Formacion profesional debe autorizar la comisión de servicio al instructor de su centro de Formacion profesional y cancelar los viáticos y gastos de transporte conforme a lo señalado en la Resolución 2838 de 2016 y 393 de 2018 y el instructor debe legalizar la comisión de servicio conforme al procedimiento señalado en el artículo 14 de la Resolución 2838 de 2016.

No obstante lo anterior, si en el contrato suscrito con el operador logístico de la gira técnica se encuentra incluido el transporte, alojamiento y alimentación del instructor acompañante para el desarrollo de la gira técnica, no se le deberá cancelar los viáticos ni el transporte pues estos ya estarían incluidos en el contrato.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015. De igual forma, este concepto deberá interpretarse en forma integral y armónica, con respeto al principio de supremacía constitucional y al imperio de la ley (C. 054 de 2016); así como, en concordancia con la vigencia normativa y jurisprudencial al momento de su uso y emisión.

Cordialmente,

Carlos Emilio Burbano Barrera

Coordinador

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ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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