CONCEPTO 89229 DE 2021

(noviembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

En respuesta a la comunicación mediante oficio radicado con el número 2-2021-049115 del 26 de octubre de 2021, mediante la cual solicita concepto jurídico acerca de la declaratoria de deserción y la certificación; al respecto, de manera comedida le informo.

Su solicitud se concreta en lo siguiente:

El GFPI-P-012 – Procedimiento Certificación Académica y la GFPI-G-018 Guía para la Certificación Académica, definen como tiempo máximo de espera para el cumplimiento de los requisitos administrativos, en formación titulada un año y en complementaria 3 meses, contados a partir de la fecha en la actual el aprendiz quedó en estado “por certificar” (aprendices que ya cuentan con todos los requisitos académicos cumplidos). Pasados estos tiempos se declara la deserción, condición que conduce a la cancelación de la matrícula, así:

Ahora bien, el anterior lineamiento descrito para declarar deserción no se encuentra contemplado dentro del Reglamento del Aprendiz.

Es importante resaltar que, dentro de las causales identificadas para los procesos de depuración de la Regional, la mayoría de aprendices que están en estado “Por certificar”, es decir, a pesar de haber aprobado la totalidad de juicios evaluativos, no logran se certificación debido a:

- Falta de actualización de documento de identidad.
- Falta de prueba T&T (Tecnólogos)
- Otros requisitos administrativos: No entregaron en su momento paz y salvo administrativo, carne estudiantil, Falta Comprobante de inscripción en la APE, otros.

Teniendo en cuenta lo anterior, nos quedan las siguientes inquietudes:

1. ¿Puede el Centro de Formación notificar y declarar deserción al Aprendiz por vencimiento de términos, acogiéndose a lo mencionado en el procedimiento de certificación, aun sin estar contemplado dentro del Reglamento? ¿Cuál sería entonces el debido proceso por seguir con el Aprendiz?

2. Conforme la última base de datos de Aprendices de vigencias 2020 hacia atrás, compartida por aplicativo, encontramos más de 1.900 aprendices en estado “por certificar” que cumplen con el requisito de un año luego de estar en dicho estado: ¿No podrán entonces completar los requisitos para la certificación y por ende serían declarados por deserción?

3. Puede el Centro NO iniciar el proceso de deserción, acogidos únicamente al Reglamento, sin incumplir el procedimiento? ¿Tendrían inconvenientes con entes de control frente al cumplimiento de certificación?

4. ¿Puede finalmente declarar el Centro la deserción del Aprendiz cuando un año no ha presentado la prueba T&T, aun cuando no hay ninguna normatividad que indique plazos máximos para este requisito?, ¿igual que con la actualización de documentos?

5. Ante el número tan alto de Aprendices en estado “por certificar” que para el caso de nuestra Regional tenemos más de 1.900 y después de la inversión adelantada por el SENA y por ende del Aprendiz, que curso y aprobó juicios evaluativos lectivos-productivos, pero por falta de requisitos tales como falta de actualización de documento de identidad, otros requisitos administrativos: no entregaron en su momento paz y salvo administrativo, carne estudiantil, falta comprobante de inscripción en la APE, no se pueden certificar ¿No se podría autorizar la certificación correspondiente y solo se excluyen de este grupo los Aprendices que están pendientes por T&T y a estos últimos se les aplica lo que referencia la guía de certificación?

ALCANCE DE LOS CONCEPTOS JURÍDICOS

Los conceptos emitidos por la Dirección Jurídica del SENA son orientaciones de carácter general que no comprenden la solución directa de problemas específicos ni el análisis de actuaciones particulares. En cuanto a su alcance, no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, ni tienen el carácter de fuente normativa y sólo pueden ser utilizados para facilitar la interpretación y aplicación de las normas jurídicas vigentes.

ANÁLISIS JURÍDICO

El Sena tiene como objetivo brindar formación profesional integral a los trabajadores de todas las actividades económicas, y a quienes sin serlo, requieran dicha formación, para aumentar por ese medio la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo económico y social armónico del país, bajo el concepto de equidad social redistributiva.^[1]

Los programas de formación del SENA se estructuran bajo dos etapas: la lectiva que corresponde al proceso formativo (teórico - práctico) adelantado preferentemente en el Centro de Formación Profesional, y la etapa productiva que corresponde al proceso formativo que se da en situaciones reales de trabajo, donde el aprendiz aplica, complementa, fortalece y consolida sus competencias, en términos de conocimiento, habilidades y destrezas desarrolladas en la etapa lectiva, al resolver problemas que se presentan en el sector de su formación de manera cotidiana.

La etapa productiva debe ser registrada y es responsabilidad del aprendiz gestionar oportunamente el registro en el Sistema de Gestión Virtual. En este sentido, el Acuerdo 7 de 2012, por medio del cual se adopta el Reglamento del Aprendiz en el artículo 22 numeral 4 literal d), establece las causales de deserción y con respecto a la etapa practica señala:

“El aprendiz Sena como gestor principal de su proceso de formación debe participar de manera activa y oportuna en las diferentes actividades, presenciales y/o virtuales, que conforman la ruta de aprendizaje. Los procesos de formación en el Sena promueven la responsabilidad de cada Aprendiz en la gestión de su proceso de aprendizaje, facilitando su acceso a diversas fuentes de conocimiento. De acuerdo con lo concertado entre el Instructor-Tutor y el Aprendiz, se evaluará el cumplimiento o no de las actividades de aprendizaje de la ruta de aprendizaje así:

4.-Deserción. Se considera deserción en el proceso de formación:
“d) Cuando transcurridos dos(2) años contados a partir de la fecha de terminación de la etapa lectiva del programa, el Aprendiz no ha presentado la evidencia de la realización de la etapa productiva.” (negrilla y subraya fuera de texto)

Este período tiene como razón de ser, dar al aprendiz un tiempo prudencial para la consecución de su etapa productiva antes de finalizar los dos años. Si el aprendiz no da respuesta dentro del termino establecido o no aporta las evidencias que justifiquen plenamente el incumplimiento, el Subdirector del Centro de Formación suscribirá el acto académico que declara la deserción en el proceso de formación, garantizando al aprendiz el debido proceso y su derecho de defensa y contradicción. Por lo tanto, si transcurrido éste término el aprendiz no aportó la evidencia de encontrarse realizando la etapa productiva, o en su defecto, el certificado de su culminación, opera la perención o caducidad de la instancia y como consecuencia la cancelación de la matrícula.

Ahora bien, el Consejo Directivo del SENA mediante el Acuerdo 007 de 2012, adopta el Reglamento del Aprendiz definiendo su ámbito de aplicación, esto es, cuándo, dónde y sobre quién se aplica disponiendo y en el artículo 3: “Se considera aprendiz SENA a toda persona matriculada en los programas de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo de formación, bien sea, titulada o complementaria que realice su proceso de formación de manera virtual, presencial o combinada.”

Una vez el aprendiz termina su proceso de formación (etapa lectiva y práctica), se le ha emitido el último juicio evaluativo, es decir, ha logrado aprobar todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa en el cual se matriculó, inicia el procedimiento de certificación académica que termina con la publicación de sus documentos académicos (título, certificación, acta de grado, y certificación de notas) en la web oficial de la entidad. Dicho documento representa el componente final de la cadena que inicia con el ingreso y continua con la ejecución de la Formación Profesional Integral.

Cabe precisar que cuando el aprendiz termina su etapa de formación deja de estar matriculado en el Sena, finalizando su vinculo con la entidad, por lo tanto, ya no ostenta la calidad de aprendiz, se convierte en egresado. Sin embargo para recibir el título o certificación debe cumplir los requisitos exigidos para tal fin.

De acuerdo con lo establecido en la Guía para la Certificación Académica, los requisitos que debe cumplir el aprendiz para su certificación son los siguientes:

- Paz y salvo académico- administrativo debidamente diligenciado y con sus respectivas firmas
- Carné de aprendiz SENA, debe ser entregado por el aprendiz
- Comprobante de inscripción en el aplicativo APE
- Comprobante de haber presentado la prueba Saber T y T ante el ICFES
 
Ahora bien, en relación a la exigencia de paz y salvo académico administrativo, el Decreto 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, en el artículo 9 establece la prohibición de solicitar documentos que reposen en la entidad, señalando:

“Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación (….)”

Por lo tanto, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto en mención y que la acreditación de encontrarse a paz y salvo, es una situación susceptible de ser verificada por el Centro de Formación mediante procedimiento administrativo interno, una vez adelantado este trámite y de encontrarse el aprendiz a paz y salvo, se entenderá cumplido este requisito y se podrá proceder a expedir la respectiva certificación.

En todo caso, corresponde a la Dirección de Formación Profesional establecer las directrices para que los Centros de Formación Integral resuelvan los casos de aprendices pendientes por certificar, de conformidad con lo estipulado en el Reglamento del Aprendiz vigente y en el marco del debido proceso, tal y como lo determina la Resolución 1590 de 2019 en el artículo 16.

De lo anterior se infiere que para expedir el correspondiente título o certificación, quien se encuentre en estado “por certificar” debe cumplir con los requisitos exigidos. Sin embargo teniendo en cuenta que no está previsto en la normatividad vigente del SENA un término perentorio para que los aprendices alleguen los documentos que son requisito para su certificación, el asunto deberá continuar en la plataforma con la denominación “Por certificar”, hasta tanto se cumpla con todos los requisitos.

RESPUESTA JURÍDICA

De acuerdo con lo expuesto se da respuesta a las preguntas formuladas:

Pregunta 1. ¿Puede el Centro de Formación notificar y declarar deserción al Aprendiz por vencimiento de términos, acogiéndose a lo mencionado en el procedimiento de certificación, aun sin estar contemplado dentro del Reglamento? ¿Cuál sería entonces el debido proceso por seguir con el Aprendiz?

Respuesta. No, teniendo en cuenta que la deserción no aplica para quienes habiendo aprobado todos y cada uno de los resultados de aprendizaje del programa en el cual se matricularon, no hayan cumplido los requisitos exigidos para la expedición de la correspondiente certificación. La declaratoria de deserción opera para aquellos aprendices que dentro del término establecido en el Reglamento del Aprendiz no hayan presentado evidencia de encontrarse realizando la etapa productiva, o en su defecto, el certificado de su culminación. Quien se encuentra en “estado por certificar” ya no tiene la calidad de aprendiz SENA, por ende no se puede sancionar con cancelación de matrícula a quien no tiene ésta calidad.

Pregunta 2. Conforme la última base de datos de Aprendices de vigencias 2020 hacia atrás, compartida por aplicativo, encontramos más de 1.900 aprendices en estado “por certificar” que cumplen con el requisito de un año luego de estar en dicho estado: ¿No podrán entonces completar los requisitos para la certificación y por ende serían declarados por deserción?

Respuesta. No está previsto en la normatividad vigente del SENA un término perentorio para que los aprendices alleguen los documentos que son requisito para su certificación, por lo tanto, el asunto deberá continuar en la plataforma con la denominación “Por certificar”, hasta tanto se cumpla con todos los requisitos. El SENA tiene una obligación correlativa de brindar formación profesional integral y certificar a los aprendices cuando éstos cumplan con los requisitos establecidos en cada programa.

Preguntas 3 y 4. Están contenidas en las respuestas 1 y 2.

Pregunta 5. Ante el número tan alto de Aprendices en estado “por certificar” que para el caso de nuestra Regional tenemos más de 1.900 y después de la inversión adelantada por el SENA y por ende del Aprendiz, que curso y aprobó juicios evaluativos lectivos-productivos, pero por falta de requisitos tales como falta de actualización de documento de identidad, otros requisitos administrativos: no entregaron en su momento paz y salvo administrativo, carne estudiantil, falta comprobante de inscripción en la APE, no se pueden certificar ¿No se podría autorizar la certificación correspondiente y solo se excluyen de este grupo los Aprendices que están pendientes por T&T y a estos últimos se les aplica lo que referencia la guía de certificación?

Respuesta. Cuando los requisitos faltantes puedan ser verificados mediante trámite administrativo interno, siempre que se evidencie su cumplimiento, es posible certificar al aprendiz. De lo contrario deberá continuar en estado “por certificar” hasta tanto cumpla con los requisitos exigidos para expedir la correspondiente certificación.

En todo caso, corresponde a la Dirección de Formación Profesional establecer las directrices para que los Centros de Formación Integral resuelvan los casos de aprendices pendientes por certificar, de conformidad con lo estipulado en el Reglamento del Aprendiz vigente y en el marco del debido proceso, tal y como lo determina la Resolución 1590 de 2019 en el artículo 16.

El presente concepto se rinde de conformidad con el alcance dispuesto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, incorporado por la Ley 1755 de 2015.

Cordial saludo,

Martha Bibiana Lozano Medina

Coordinadora Grupo de Conceptos Jurídicos y

Producción Normativa - Dirección Jurídica

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. Ley 119 de 1994, art 3 numeral 1.

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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