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RESOLUCIÓN 21 DE 2007
(enero 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010>
Por el cual se crea e integra el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA y los Subcomités de Depuración Contable en las Regionales.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente la conferida en el artículo 4o, numeral 23 del Decreto 0249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 716 de 2001, por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan otras disposiciones en materia tributaria, prorrogada portas leyes 863 de 2003, 901 de 2004 y 998 de 2005, se ordenó a las entidades estatales adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable.
Que con Sentencia C-457 del 7 de junio de 2006 la Honorable Corte Constitucional declaró inexequible el artículo 79 de la Ley 998 de 2005, que prorrogaba la vigencia de la Ley 716 de 2001.
Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución No. 119 del 27 de abril de 2006, adoptó El Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública y estableció que este debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.
Que el artículo Primero de la Ley 119 de 1994 establece que el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, es un establecimiento público del orden nacional con personería Jurídica, patrimonio propio e independiente, y autonomía administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, para lo cual debe adelantar las gestiones necesarias para garantizar la sostenibilidad del Sistema Contable.
Que el artículo 7o del Decreto 1914 de 2003, consagra que el Representante Legal y el máximo organismo colegiado de las entidades públicas son los responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un Sistema Contable del cual resulte información razonable y oportuna.
Que el procedimiento adoptado por la Contaduría General de la Nación para la sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública establece que, dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluaran la pertinencia de constituir e integrar el comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Público.
Que es necesario crear e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y los subcomités de depuración contable de las Regionales del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, encargados de asesorar en la determinación de políticas y procedimientos que garanticen a la administración la obtención de información financiera razonable y oportuna.
Que con base en las anteriores consideraciones,
RESUELVE:
COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN E INTEGRACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1635 de 2008 . El nuevo texto es el siguiente:> Créase en la Dirección General del SENA el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, el cual estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con voz y voto:
1) El Director Administrativo y Financiero, o su delegado, quien lo presidirá,
2) El Secretario General, o su delegado,
3) El Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, o su delegado,
4) El Coordinador del Grupo de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica, o quien haga sus veces
5) El Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 1o. La participación del Coordinador del Grupo de Contabilidad tiene carácter obligatorio e indelegable.
PARÁGRAFO 2o. El Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión, o su delegado, serán invitados permanentes a las deliberaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y actuarán con voz, pero sin voto.”
ARTÍCULO 2o. INVITADOS. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> El presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, cuando lo considere pertinente, o a solicitud de uno de los miembros, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz pero sin voto.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendrá las siguientes funciones:
1. Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable, así como los respectivos controles que deben implementarse para eliminar, mitigar y administrar los riesgos identificados.
2. Definir los controles necesarios que deben efectuar los responsables directos de la información contable en las diferentes actividades del proceso contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos en los términos del artículo 9o de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.
3. Promover la cultura del autocontrol entre los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.
4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones contables realizadas, así como a la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias de la Entidad y entre ésta y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar un eficiente y rápido flujo de documentos.
5. Analizar los riesgos relacionados con la oportunidad de la información, determinando los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran para la prevención o eliminación de los riesgos.
6. Adoptar las políticas mediante las cuales todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia de la entidad, sean debidamente informados al área de contabilidad con los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.
7. Coordinar la elaboración y actualización de manuales de políticas, funciones y procedimientos para el desarrollo de las actividades contables y las responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.
8. Implementar un sistema de capacitación a los funcionarios de contabilidad que les posibilite conocimiento suficiente, para la adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados, que les permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría General de la Nación.
9. Garantizar que los sistemas automatizados sean eficientes, eficaces y que integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo cada una de las dependencias para el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.
10. Reglamentar el proceso de depuración contable permanente.
11. Verificar, en forma previa a su registro contable, las partidas que en los Subcomités de Depuración contable Regionales se pretendan registrar como "depuración contable".
SUBCOMITES DE DEPURACION CONTABLE.
ARTÍCULO 4o. CREACIÓN E INTEGRACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Créanse Subcomités de Depuración Contable en todas y cada una de las Regionales actualmente existentes, y estarán conformados así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá,
2. El Coordinador del Grupo de Apoyo administrativo.
3. Un servidor profesional contable.
PARÁGRAFO. El presidente del Subcomité de depuración contable, cuando lo considere pertinente, o a solicitud de uno de los miembros, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Cada uno de los Subcomités de depuración contable Regional, tendrá las siguientes funciones:
1. Garantizar que la información producida por las diferentes dependencias regionales, y que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, fluya en el tiempo oportuno de manera tal que estos insumos sean encauzados y procesados adecuadamente.
2. Canalizar, analizar y evaluar las propuestas de "depuración contable” que pretendan ser adelantadas por los Centros de Formación Profesional adscritos a la Regional.
3. Verificar que se han cumplido todos los trámites y que se cuenta con los soportes idóneos y necesarios para realizar el procedimiento de “depuración contable" de partidas presentadas para su estudio por parte de las dependencias y Centros de Formación de su regional.
PARÁGRAFO 1o. Ningún Centro de Formación Profesional ni área Administrativa Regional podrá adelantar registros contables como "depuración”, sin que los mismos hayan sido previamente verificados por el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de que trata el artículo primero de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 2o. Diferenciación entre “depuración contable" y “ajustes y/o reclasificaciones contables": Para los efectos de la presente Resolución, deben diferenciarse los conceptos contables de "depuración" con los de “ajuste y/o reclasificación". Los "ajustes" corresponden a la liquidación de saldos contables como producto del examen y conciliación de las cuentas; las "reclasificaciones" tienen su origen en el inadecuado registro de los hechos económicos y consiste en realizar las correcciones contables correspondientes con el fin de revelar saldos razonables y, la "depuración" consiste en la incorporación, eliminación o supresión de partidas de la contabilidad que no constituyen bienes, derechos ni obligaciones ciertos para la Entidad.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL SUBCOMITÉ DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Es función del Subcomité de depuración contable, además de las anteriormente señaladas, adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar el registro contable de información afectada por alguna de las siguientes situaciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la Regional
b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no sea posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.
c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.
d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos para obtener su cobro o pago.
e) Valores respecto de los cuales no sea legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
REGLAMENTACIÓN DE LAS REUNIONES.
ARTÍCULO 7o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1635 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del SENA, se reunirá ordinariamente el primer martes de cada uno de los meses de febrero a noviembre, y se reunirá extraordinariamente cada vez que las necesidades lo requieran.
ARTÍCULO 8o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DE LOS SUBCOMITÉS REGIONALES DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Los Subcomités Regionales de Depuración Contable se reunirán ordinariamente una vez al mes; sin embargo, cuando las necesidades así lo dispongan, podrá citarse extraordinariamente.
ARTÍCULO 9o. QUÓRUM Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Las recomendaciones y decisiones se adoptarán por la mayoría simple de los miembros asistentes con derecho a voto y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentación técnicos suficientes. En todo caso, al inicio de cada reunión y en la verificación del quórum se deberá dejar constancia de los asistentes con derecho a voto.
PARÁGRAFO. El comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable como de los Subcomités Regionales de depuración contable, podrá deliberar válidamente con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros con voto.
ARTÍCULO 10. ACTAS DE LAS REUNIONES.<Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1635 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y de los Subcomités Regionales de Depuración Contable, deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva anual, que deben ser suscritas por todos los asistentes, tanto miembros principales como invitados. Los estudios técnicos necesarios que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y harán parte integral de la misma.
SECRETARÍA TÉCNICA.
ARTÍCULO 11. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> La Secretaría del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del SENA, estará a cargo del Coordinador del Grupo de Contabilidad, en tanto que la Secretaría de los Subcomités Regionales de Depuración contable la ejercerá el funcionario Profesional contable del respectivo Subcomité, o quien establezca el Director Regional.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> FUNCIONES DE LAS SECRETARÍA TÉCNICAS. Los Secretarios de los Comités creados mediante esta Resolución, ejercerán las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias del Comité.
2. Verificar el quórum.
3. Elaborar las actas de las reuniones del correspondiente Comité o Subcomité y suscribirlas junto con los demás participantes, en su condición de miembro activo del Comité o Subcomité y Secretario del mismo.
4. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o del respectivo Subcomité Regional de Depuración Contable.
5. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité o Subcomité.
6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité o Subcomité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.
7. El Secretario del Subcomité de depuración contable deberá preparar un informe trimestral de la gestión del Subcomité, que será remitido al Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.
8. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, deberá elaborar un informe trimestral de la gestión del Comité, consolidando la información de todos los subcomités de depuración contable regionales, el cual será remitido a la Oficina de Control Interno.
9. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARÁGRAFO. Con no menos de dos (2) días de antelación a la sesión ordinaria de los correspondientes Comité o Subcomités, el Secretario remitirá a los demás miembros del Comité, una agenda de la reunión, y especificará los invitados que deben asistir.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Secretaria General, a los Directores de Área, Directores Regionales, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo de las Regionales y al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General.
ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 2978 de 2010> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. a los 10 ENE 2007
DARÍO MONTOYA MEJIA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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