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RESOLUCIÓN 2978 DE 2010
(octubre 14)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016>
“Por la cual se crea, integra y reglamenta el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y los Subcomités de Depuración Contable Regionales del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA”
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, y los artículos 20 y 4 - numeral 4 del decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con la Ley 489 de 1998, el Director General expedirá los actos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Entidad.
Que el Director General conforme a lo preceptuado por el numeral 4o del artículo 4o del Decreto 249 de 2004, tiene la facultad de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales.
Que el numeral 23 del artículo 4 y el artículo 31 del Decreto 249 de 2004 establece como función del Director General del SENA, crear comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o tranistorios <sic> y definir su composición, su coordinación y funciones.
Que el Decreto 249 de 2004 establece en su artículo 20, que el Director General del SENA podrá crear y organizar Comités de Asesoría y Coordinación para estudiar y atender asuntos especiales de competencia del SENA.
Que el literal a) del artículo 3o de la Ley 87 de 1993, señala que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación de información y operaciones de la respectiva entidad;
Que la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 357 de 2008 por “la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación” en el punto 3.11 del procedimiento dice: “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, éstos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable de las entidades que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible”.
Que se hace necesario crear la integración del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y los Subcomités de Depuración Contable Regionales del SENA, definir su composición y funciones, como los encargados de asesorar en la determinación de políticas, con el fin de garantizar la sostenibilidad de la información financiera.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN Y COMPOSICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Crease el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, el cual estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes actuarán con derecho a voz y voto:
1. El Director Administrativo y Financiero, o su delegado, quien lo presidirá
2. El Secretario General, o su delegado
3. El Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, o su delegado
4. El Coordinador del Grupo de Gestión de Cobro Coactivo de la Dirección Jurídica
5. El Coordinador del Grupo de Contabilidad
PARÁGRAFO 1o. La participación del Coordinador del Grupo de Contabilidad tiene carácter obligatorio e indelegable.
PARÁGRAFO 2o. El Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión, o su delegado, serán invitados permanentes a las deliberaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y actuarán con derecho a voz, pero sin voto en las decisiones que se adopten.
ARTÍCULO 2o. INVITADOS. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> El presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros principales, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, tendrá las siguientes funciones:
1. Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable, así como los respectivos controles que deben implementarse para eliminar, mitigar y administrar los riesgos identificados;
2. Definir los controles necesarios que deben efectuar los responsables directos de la información contable en las diferentes actividades del proceso contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos, en los términos del artículo 9o de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan;
3. Promover la cultura del autocontrol entre los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable;
4. Realizar el análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones contables realizadas, así como a la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias de la Entidad y entre ésta y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas necesarias para garantizar un eficiente y rápido flujo de documentos.
5. Analizar los riesgos relacionados con la oportunidad de la información, determinando los puntos críticos o más impactantes sobre el resultado del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran para la prevención o eliminación de los riesgos.
6. Adoptar las políticas mediante las cuales todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia de la entidad, sean debidamente informados al área de contabilidad con los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.
7. Coordinar la elaboración y actualización de manuales de políticas, funciones y procedimientos para el desarrollo de las actividades contables, y las responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.
8. Implementar un sistema de capacitación a los funcionarios de contabilidad que les posibilite conocimiento suficiente, para la adecuada identificación de los hechos económicos, financieros y sociales realizados, que les permita la debida captura y clasificación de las operaciones, así como garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría General de la Nación.
9. Garantizar que los sistemas automatizados sean eficientes, eficaces y que integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo cada una de las dependencias para el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social.
10. Reglamentar el proceso de depuración contable permanente.
11. Verificar, en forma previa a la declaratoria de remisibilidad, las partidas que los Subcomités de Depuración Contable Regionales han considerado susceptibles de ser tratadas bajo esta figura.
SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE.
ARTÍCULO 4o. CREACIÓN E INTEGRACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> En cada una de las Regionales del SENA existirá un Subcomité de Depuración Contable, como instancia asesora de la Regional y actuará sin perjuicio de las competencias vigentes en el ejercicio de la gestión administrativa. El Subcomité de Depuración Contable de cada Regional estará conformado así:
1. El Director Regional, quien lo presidirá.
2. El Coordinador del Grupo de Apoyo administrativo.
3. Un servidor profesional contable.
PARÁGRAFO 1o. La participación del Director Regional tiene carácter obligatorio
PARÁGRAFO 2o. El Director Regional deberá dejar constancia del servidor profesional contable delegado como integrante del Subcomité, así como de los cambios que de éste realice.
PARÁGRAFO 3o. El Presidente del Subcomité de Depuración Contable, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros principales, podrá invitar a sus sesiones a otros servidores de la Regional que estime necesario, quienes concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. La asistencia de los invitados tiene carácter obligatorio.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Cada uno de los Subcomités de depuración contable Regional, tendrá las siguientes funciones:
1. Garantizar que la información producida por las diferentes dependencias regionales, y que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, fluya en el tiempo oportuno de manera tal que estos insumos sean encauzados y procesados adecuadamente.
2. Canalizar, analizar y evaluar las propuestas de depuración contable que pretendan ser adelantadas por los Centros de Formación Profesional adscritos a la Regional.
3. Verificar que se han cumplido todos los trámites y que se cuenta con los soportes idóneos y necesarios para realizar el procedimiento de depuración contable de partidas presentadas para su estudio por parte de las dependencias y Centros de Formación de su Regional.
4. Adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar el registro contable de información bajo las siguientes situaciones:
a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la Regional;
b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no sea posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva;
c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso;
d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte, ldóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos para obtener su cobro o pago;
e) Valores respecto de los cuales no sea legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;
f) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
PARÁGRAFO 1o. Ningún Centro de Formación Profesional ni área Administrativa Regional podrá adelantar registros contables como depuración, sin que los mismos hayan sido previamente verificados por el Subcomité de Depuración Contable.
5. Elaborar y enviar anualmente, dentro de los cinco (5) primeros días del mes de febrero, el informe de gestión del Subcomité de Depuración Contable, consolidando la información de todos los Centros de Formación de la Regional y de la regional misma, con destino al Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, quien a su vez lo remitirá a la Oficina de Control Interno.
REGLAMENTACION DE LAS REUNIONES.
ARTÍCULO 6o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DEL COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del SENA, se reunirá ordinariamente el primer martes de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año y, de manera extraordinaria, cuando las necesidades lo ameriten.
ARTÍCULO 7o. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES DE LOS SUBCOMITÉS DE DEPURACIÓN CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Los Subcomités Regionales de Depuración Contable se reunirán ordinariamente el primer martes de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año y, de manera extraordinaria, cuando las necesidades lo ameriten.
ARTÍCULO 8. QUÓRUM Y DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Las recomendaciones y decisiones se adoptarán por la mayoría simple de los miembros asistentes con derecho a voto y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentación técnicos suficientes. En todo caso, al inicio de cada reunión y en la verificación del quórum se deberá dejar constancia de los asistentes con derecho a voto.
ARTÍCULO 9o. ACTAS DE LAS REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones, tanto del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable como de los Subcomités de Depuración Contable, deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, firmadas por los miembros principales e invitados. Los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.
SECRETARIA TECNICA.
ARTÍCULO 10. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> La Secretaría del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable del SENA estará a cargo del Coordinador del Grupo de Contabilidad, en tanto que la Secretaría de los Subcomités de Depuración contable la ejercerá el funcionario Profesional contable del respectivo Subcomité o quién delegue el Director Regional.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES DE LAS SECRETARÍAS TÉCNICAS. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Los Secretarios, tanto del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable como de los Subcomités de Depuración Contable, creados mediante esta Resolución, ejercerán las siguientes funciones:
1. Convocar a las reuniones ordinarias y a extraordinarias cuando así lo solicite el Presidente correspondiente.
2. Verificar el quórum.
3. Elaborar las actas de las reuniones y suscribirlas junto con los demás participantes
4. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o del respectivo Subcomité de Depuración Contable.
5. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité o Subcomité.
6. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité o Subcomité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.
7. El Secretario del Subcomité de Depuración Contable deberá preparar un informe anual de la gestión del Subcomité, con corte al mes de diciembre, que será remitido al Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable.
8. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, deberá elaborar un informe anual de la gestión del Comité, consolidando la información de todos los subcomités de depuración contable regionales, el cual será remitido a la Oficina de Control Interno.
9. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría.
PARÁGRAFO. Con no menos de dos (2) días de antelación a la sesión ordinaria de los correspondientes Comité o Subcomités, el Secretario remitirá a los demás miembros del Comité, una agenda de la reunión, en la que especificará los invitados que deben asistir.
DE LAS RESPONSABILIDADES.
ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Las funciones designadas al Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable y a los Subcomités de Depuración Contable Regionales, en nada substituye, ni remplaza las que cada una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales susceptibles de constituirse en hechos contables deben adelantar, para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.
ARTÍCULO 13. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Los registros contables y/o a otras fuentes de información que se generen como producto de las decisiones adoptadas en el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable o en los Subcomités de Depuración Contable deben estar respaldados en las Actas del Comité o Subcomité correspondiente en las que conste la decisión adoptada, las cuales deben contar con los documentos soporte idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos, así como en los demás soportes que a juicio del Secretario del Comité se consideren pertinentes.
ARTÍCULO 14. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> Comunicar el contenido de la presente Resolución a la Secretaría General, a los Directores de Área, Directores Regionales, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo de las Regionales y al Coordinador del Grupo de Contabilidad de la Dirección General.
ARTÍCULO 15. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 983 de 2016> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las Resoluciones No. 0021 del 17de enero de 2007 y No. 1635 del 18 de junio de 2008 y las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D.C., a los 14 OCT. 2010
DARÍO MONTOYA MEJÍA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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