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RESOLUCION 400 DE 2004
(marzo 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005>
Por la cual se define y reglamenta el Sistema Nacional de Videoconferencia del
SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE "SENA"
en uso de las facultades legales consagradas en el artículo 7o numeral 10 del Decreto 249 de 2004, en concordancia con el numeral 4 del artículo 4o del mismo Decreto y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 10 del articulo 7o del Decreto 249 de 2004, establece que le corresponde a la Oficina de Comunicaciones del SENA, Coordinar de conformidad con la reglamentación que al efecto se expida, el Sistema Nacional de Videoconferencias de la Entidad.
Que en tal efecto, se hace necesario establecer la reglamentación del Sistema Nacional de Video Conferencias del SENA, optimizando, agilizando y nacionalizando su uso;
RESUELVE:
DEFINICIÓN Y OBJETIVOS.
ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> La videoconferenciá es un medio de comunicación y un recurso didáctico, por medio del cual dos o más puntos distantes establecen intercomunicación, con capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma interactiva.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Son objetivos del Sistema Nacional de Videoconferencias del SENA:
a. Vincular las modernas tecnologías de la comunicación a la gestión administrativa, a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión;
b. Desarrollar una cultura informática institucional que le permita al SENA manejar sus procesos fundamentales con el apoyo de tecnologías y conocimientos de la informática y la telemática;
c. Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y;, actualizados para mejorar y unificar la calidad de formación en todos Los Centros de Formación y en las Regionales del Sena;
d. Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica;
e. Realizar programas institucionales para el deSarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo;
f. Reducir costos de desplazamiento del talento Imano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios;
g. Permitir el acceso a este recurso de comunicación a entidades de naturaleza pública o privada, previo el llena de los requisitos establecidos en la presente resolución.
TRÁMITE Y PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL SERVICIO.
ARTÍCULO 3o. SOLICITUD. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Para tener acceso al servicio de videoconferencia, es necesario elevar solicitud por escrito con quince (15) días de antelación a la fecha de realización, a la Oficina de Comunicaciones do la Dirección General. En dicha solicitud se deberá
a) Dia y hora de realización de la Videoconferencia;
b) Dependencia, Entidad o Empresa solicitante;
c) Tiempo de duración de la Videoconferencia;
d) Temas a exponer; registrar la información que se relaciona a continuación:
e) Persona o personas responsables de la coordinación del evento en cada punto do enlace;
f) Público al que está dirigida;
g) Expositores y cargos que desempeñan;
h) Relación de los puntos a enlazar (regionales o ciudades);
i) Ayudas audiovisuales que utilizarán los expositores (papológrafo, servicio do grabación adicional, computador y video boam). Es necesario especificar el tipo de programa y las 'características del computador a utilizar;
j) Número de participantes, tanto desde el punto de emisión como de recepción.
PARÁGRAFO 1: Cuando se trate de dependenálas del SENA, la respectiva solicitud del servicio deberá estar firmadal'por el Director de área o Jefe de Oficina de la Dirección General, por el' Director Regional o el Subdirector de Centro. En el evento de solicitudés externas, por el Representante Legal de la entidad o empresa solicitante.
PARÁGRAFO 2: Las solicitudes de servicio de VideoConferencia que se encuentren en trámite, deberán ser ajustadas por los solicitantes, en los términos señalados en la presente reglamentación.
ARTÍCULO 4o. DECISION SOBRE LAS SOLICITUDES. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> El estudio de las solicitudes respectivas corresponderá a la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, que deberá pronunciarsel' en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud.
El SENA se reserva, cuando menos, un 50% de la capacidad del servicio de videoconferencia para el desarrollo de temas acordes con su misión y objetivos. El 50% restante podrá destinarse para el servicio a las entidades públicas y privadas, con fines exclusivamente de formación profesional y capacitación, previa solicitud en la que se registrará la información enunciada en el artículo tercero de la presente Resolución.
ARTÍCULO 6o. FORMA DE PAGO PARA USUARIOS EXTERNOS DEL SECTOR PRIVADO. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Una vez la empresa privada interesada haya solicitado el servicio y el SENA lo apruebe y fije la fecha de realización del evento, la empresa o solicitante privado, deberá cancelar de manera anticipada el 100%.
Estos costos podrán ser sustuídos por servicios para* el Sena, los cuáles deberán responder a la misión institucional y pára ello la entidad podrá firmar convenios para tal fin.
En el. evento que el servicio no sea prestado por el SENA, por causas imputables a ésta entidad, se procederá a realizar elireintegro del valor cancelado.
ARTÍCULO 7o. COSTO DEL SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> El valor del servicio de videoconferencia, para entidádes privadas será el equivalente a 21 salarios mínimos legales diarios vigentes (21 s.m.l.d.v) por cada dos (2) horas de'conexión.
En el evento que la entidad solicitante requiera la grabación de la videoconferencia, deberá suministrar los cassettes de VHS necesarios para el servicio. Este servicio no generará costos adicionales.
ARTÍCULO 8o. DESTINACION DE LOS RECURSOS RECAUDADOS. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> La Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, proyectará los ingresos esperados por concepto de la venta del servicio de videoconferencia con el fin de que por este concepto, se puedan programar los recursos para fortalecer la infraestrtictura técnica y física de los puntos interconectados y para subsidiar el mantenimiento del servicio de conectividad sobre el cual opéra el sistema de videoconferencia.
Los ingresos se registrarán en la cuenta: "Vehta de productos y servicios, área administrativa". Posteriormente serán reintegrados a la Oficina de Comunicaciones por el rubro: "Explotación de los recursos de los Centros, áreas administrativas y de apoyo a la formación para la producción y venta de bienes y servicios".
ARTÍCULO 9o TIPOS DE SERVICIOS. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Para la operación del Sistema Nacional de Videoconferencias del SENA, se establecen los siguientes tipos de servicios:
a. Servicio Interno SENA:
Corresponde a la utilización por parte de los Centros de Formación y las dependencias administrativas del SENA', para procesos de formación, capacitación y divulgación.
b. Servicio Externo al SENA:
Cuando el usuario externo planea la utilización del sistema para un único evento. El cobro por la realización de la videoconferencia para usuarios privados, se realizará de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6o y 7o de la presente resolución.
En este caso debe presentarse la solicitud respectiva a través de los formatos establecidos por la Oficina de Comunicaciones para la solicitud del servicio de videoconferencia ante dicha dependencia.
c. Convenio:
Cuando el cliente externo privado planea hacer una utilización continua del sistema (tres o más videoconferencias al mes y diez o más videoconferencias al año), podrá acordarse,la celebración de un convenio que indique claramente los compromiáps de las partes y la identificación del beneficio para el SENA; este beneficio deberá ser equivalente al costo de realización de la videoconferencia, de acuerdo al Articulo 7o de la presente resolución.
En este caso debe presentarse la solicitud respectiva a través de los formatos establecidos por la Oficina de Cómunicaciones. La suscripción del contrato estará a cargo 7 de la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
d. Afiliación Temporal:
Este caso aplica cuando una entidad externa (pública o privada) posee una infraestructura de videoconferencia compatible con el sistema del SENA y desea temporalmente vincularse a la red SENA para la realización de uno o varios eventos por videoconferencia.
Los costos por marcación y conexión del nodo central del cliente externo al sistema SENA, serán cubiertos por la entidad solicitante. Se exceptúa de este cobro a las entidades públicas. El cobro se realizará de conformidad con lo estipulado en los artículos 6o y 7o.
e. Punto móvil:
Cuando un cliente externo desea emitir o recibir una videoconferencia desde una instalación diferente a la de los puntos interconectados por el Sistema Nacional de Videoconferencia SENA, podrá acceder al servicio móvil de videoconferencia asumiendo los costos que se deriven del servicio entre los que están:
- Marcación RDSI
-Traslados, viáticos y seguros del personal de apoyo desplazado y, seguros de los equipos trasladados.
- Costo punto cada dos horas de utilización del servicio de acuerdo con lo establecido en el Articulo 7o para los solicitantes privados.
PARÁGRAFO: El valor a cancelar será liquidado por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
ARTÍCULO 10. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE LA ADECUADA PRESTACION DEL SERVICIO Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Serán responsables de la adecuada prestación del servicio y correcto funcionamiento de los equipos:
1. En la Dirección General:
1.1 La Oficina de Sistemas, que tendrá a su Cargo:
La programación técnica de los sitios participantes, monitoreo y correcto funcionamiento de los equipos y señal de videoconferencia. Así mismo, la asesoría téCnica que se requiera para su realización.
1.2 La Oficina de Comunicaciones, que tendrá a su cargo:
Administrar el servicio y responder las solicitudes de espacios, llevar la programación de las videoconferencias y divulgarla.
Asesorar tanto a las dependencias del SENA como a las entidades públicas y privadas en la realización de los eventos a través del Sistema.
Apoyar toda la logística del evento.
Preparar y hacer seguimiento de los convenios de servicios que el Sena acuerde para la prestación del servicio ele videoconferencia
2. En las Direcciones Regionales y los Centros de Formación:
2.1 Los Directores Regionales o quiénes estos designen y los Subdirectores de los Centros o quienes estos designen, tendrán a cargo:
Brindar el apoyo técnico para la realización de la videoconferencia, en lo referente al normal funcionamiento de los equipos y canales de videoconferencia.
Para el apoyo operativo, el Director de la Regional o Seccional designará la dependencia o persona que se hará responsable del mismo, antes y durante cada emisión.
2.2. Corresponde a las personas asignadas en cada Regional o Centro de Formación Profesional Integral:
Apoyar la divulgación de los eventos de videoconferencia del SENA a través de los medios institucionales internos y externos para un mejor cubrimiento y asistencia.
Coordinar el manejo de la imagen institucional del SENA en los eventos programados tanto para público de la entidad como para otros públicos externos que hayan contratado el servicio en cuyo caso deberá darse crédito al servicio prestado por el Sena.
Divulgar a nivel interno la programación delas videoconferencias y apoyar la realización de las mismas en todol los casos.
ARTÍCULO 11. DURACION Y HORARIO. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Cada videoconferencia se programará máximo para dos (2) horas. Los casos excepcionales, serán previamente estudiados y decididos por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General. El servicio se prestará de lunes a sábado de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Se exceptúan los días festivos de la semana.
ARTÍCULO 12. LIMITE DE PARTICIPANTES. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> El número límite de participantes y asistentes a las videoconferencias estará definido de acuerdo con la capacidad de cada uno de los auditorios que destine el SENA en cada punto de conexión para tal fin.
ARTÍCULO 13. DIVULGACION DEL SERVICIO. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Será obligación de la Oficina de Comunicaciones, de los Directores Regionales o Subdirectores de Centros del Sena, o las personas que éstos designen, en los sitios en donde haya puntos de enlace del Sistema de Videoconferencia, crear una cultura de videoconferencia a través de estrategias de comunicación dirigidas a los públicos internos y externos de manera que este recurso didáctico y de comunicación sea utilizado eficientemente por parte de las Regionales y los Centros de formación profesional integral del Sena.
Cada Director Regional o Subdirector de dentro remitirá semestralmente a la Oficina de Comunicaciones de labirección General, un informe sobre las gestiones realizadas al respecto.
ARTÍCULO 14. RETIRO PUNTOS DE ENLACE. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Será causal para el retiro de puntos de enlace, el incumplimiento de lo estipulado en el artículo anterior, la inasistencia permanente a las videoconferencias que se programen, decisión que será adoptada por la Dirección General, con base en la evaluación semestral que al respecto realice la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General teniendo en cuenta la información reportada por los responsables de hacerlo:.
ARTÍCULO 15. PROHIBICIONES. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> Está prohibido en la realización de las videoconferencias:
a. La participación de expositores cuyos nombres no hayan sido relacionados en la carta de solicitud.
b. Tratar temas que atenten contra la moral y las buenas costumbres.
c. Ocuparse de temas distintos a los informados en la solicitud de servicio y aprobados por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
d. Utilizar el sistema de videoconferencia para, alterar el clima laboral de la Institución.
e. Usar términos degradantes e insultantes.
f. Utilizar el servicio para promover servicios prestados por particulares y usar las videoconferencias paral fines distintos a los fijados en la presente resolución.
ARTÍCULO 16. CONDICIONES GENERALES. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005>
La coordinación y divulgación de las videoconferencias en cada punto de enlace estará a cargo del solicitante.
Cuando la videoconferencia requiera de ayudas audiovisuales, los expositores tendrán en cuenta presentarlas en power Point, fuente Arial, tamaño de letra superior a 24 puntos, en fondo blanco y sin animaciones, para facilitar así una mejor visualización desde los puntos remotos.
Los expositores y el personal encargado,: de organizar las videoconferencias se harán presentes en el lugir de emisión por lo menos con una (1) hora de anticipación. Cuando el: requiera de ayudas audiovisuales, deberá asistir al punto de emisión el día anterior para realizar las pruebas necesarias y recibir la. orientación técnica y logística pertinente.
La convocatoria a expositores y público en general será responsabilidad de la dependencia solicitante o del usuario 'externo, quienes se encargarán de su promoción, a través de los medios que estimen convenientes.
ARTÍCULO 17. SUSPENSIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> La administración del servicio de videoconferencia podrá ordenar la suspensión de la misma cuando los contenidos de la videoconferencias y los expositores de la misma no correspondan a los incluidos en la solicitud que dio origen a la aprobación del servicio.
Si el usuario del servicio tanto interno como externo incurre en un nuevo incumplimiento, la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General, responsable de administrar y controlar el servicio, podrá negarla a este usuario hasta por un (1) año.
ARTÍCULO 18. PUBLICACIÓN. <Resolución subrogada por el artículo 18 de la Resolución 174 de 2005> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, la cual, de conformidad con el artículo 9o numeral 7 del decreto 249 de 2004, estará a cargo de la Secretaría General.
PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 16 dias del mes de Marzo de 2004
DARÍO MONTOYA MEJÍA
Director General
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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