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RESOLUCION 174 DE 2005
(febrero 21)
Diario Oficial No. 45.830 de 22 de febrero de 2005
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Por la cual se define y reglamenta el Sistema Nacional de Videoconferencia del Sena.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, "SENA",
en uso de las facultades legales consagradas en el artículo 7o, numeral 10 del Decreto 249 de 2004, en concordancia con el numeral 4 del artículo 4o del mismo decreto, y
CONSIDERANDO:
Que el numeral 10 del artículo 7o del Decreto 249 de 2004, establece que le corresponde a la Oficina de Comunicaciones del Sena coordinar, de conformidad con la reglamentación que al efecto se expida, el Sistema Nacional de Videoconferencias de la Entidad;
Que el Sistema de Videoconferencia del Sena constituye una herramienta tecnológica para brindar capacitación a los funcionarios de la Entidad;
Que en tal efecto, se hace necesario establecer la reglamentación del Sistema Nacional de Videoconferencias del Sena, optimizando, agilizando y nacionalizando su uso,
RESUELVE:
DEFINICIÓN Y OBJETIVOS.
ARTÍCULO 1o. DEFINICIÓN. La Videoconferencia es un medio de comunicación y un recurso didáctico, por medio del cual dos o más puntos distantes establecen intercomunicación, con capacidad de transmisión y recepción de audio y video en forma interactiva.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS. Son objetivos del Sistema Nacional de Videoconferencias del Sena:
a) Vincular las modernas tecnologías de la comunicación a la gestión administrativa, a la formación profesional y a la capacitación del recurso humano, aprovechando el diálogo simultáneo y posibilitando el intercambio en el mismo momento en que se está realizando la transmisión;
b) Desarrollar una cultura informática institucional que le permita al Sena manejar sus procesos fundamentales con el apoyo de tecnologías y conocimientos de la informática y la telemática;
c) Aprovechar la disponibilidad de conferencistas calificados invitados y de instructores capacitados y actualizados para mejorar y unificar la calidad de formación en todos los Centros de Formación y en las Regionales del Sena;
d) Llegar a un mayor número de alumnos y trabajadores en el proceso de formación, para ampliar la atención y cobertura geográfica;
e) Realizar programas institucionales para el desarrollo integral de los instructores y del personal administrativo de apoyo, con el fin de lograr mayor eficiencia y productividad en el trabajo;
f) Reducir costos de desplazamiento del talento humano y facilitar la asistencia a conferencias, cursos y seminarios;
g) Permitir el acceso a este recurso de comunicación a entidades de naturaleza pública o privada, previo el lleno de los requisitos establecidos en la presente resolución.
TRÁMITE Y PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER AL SERVICIO.
ARTÍCULO 3o. SOLICITUD. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2909 de 2008 . Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 2711 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Para tener acceso al servicio de Videoconferencia, es necesario elevar solicitud por escrito con quince (15) días de antelación a la fecha de realización al Coordinador del Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento. En dicha solicitud se deberá registrar la información que se relaciona a continuación:
a) Día y hora de realización de la Videoconferencia;
b) Dependencia, Entidad o Empresa solicitante;
c) Tiempo de duración de la Videoconferencia;
d) Temas a exponer;
e) Persona o personas responsables de la coordinación del evento en cada punto de enlace;
f) Público al que está dirigida;
g) Expositores y cargos que desempeñan;
h) Relación de los puntos a enlazar (regionales o ciudades);
i) Ayudas audiovisuales que utilizarán los expositores (papelógrafo, servicio de grabación adicional, computador y video beam). Es necesario especificar el tipo de programa y las características del computador a utilizar;
j) Número de participantes, tanto desde el punto de emisión como de recepción.
PARÁGRAFO 1o. Cuando se trate de dependencias del Sena, la respectiva solicitud del servicio deberá estar firmada por el Director de Area o Jefe de Oficina de la Dirección General, por el Director Regional o el Subdirector de Centro. En el evento de solicitudes externas, por el Representante Legal de la Entidad o empresa solicitante.
PARÁGRAFO 2o. Las solicitudes de servicio de Videoconferencia que se encuentren en trámite, deberán ser ajustadas por los solicitantes en los términos señalados en la presente reglamentación.
ARTÍCULO 4o. DECISIÓN SOBRE LAS SOLICITUDES. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2909 de 2008 . Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 2711 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> El estudio de las solicitudes respectivas corresponderá al Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento, que a través de su Coordinador deberá pronunciarse en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la solicitud.
El Sena se reserva, cuando menos, un 50% de la capacidad del servicio de Videoconferencia para el desarrollo de temas acordes con su misión y objetivos. El 50% restante podrá destinarse para el servicio a las entidades públicas y privadas, con fines exclusivamente de formación profesional y capacitación, previa solicitud en la que se registrará la información enunciada en el artículo 3o de la presente resolución.
ARTÍCULO 6o. FORMA DE PAGO PARA USUARIOS EXTERNOS DEL SECTOR PRIVADO. Una vez la empresa privada interesada haya solicitado el servicio y el Sena lo apruebe y fije la fecha de realización del evento, la empresa o solicitante privado, deberá cancelar de manera anticipada el 100%.
Estos costos podrán ser sustituídos por servicios para el Sena, los cuales deberán responder a la misión institucional y para ello la Entidad podrá firmar convenios para tal fin.
En el evento que el servicio no sea prestado por el Sena por causas imputables a esta Entidad, se procederá a realizar el reintegro del valor cancelado.
ARTÍCULO 7o. COSTO DEL SERVICIO AL CLIENTE EXTERNO. El valor del servicio de Videoconferencia para entidades privadas, será el equivalente a 21 salarios mínimos legales diarios vigentes (21 smldv), por cada dos (2) horas de conexión.
En el evento que la entidad solicitante requiera la grabación de la Videoconferencia, deberá suministrar los casetes de VHS necesarios para el servicio. Este servicio no generará costos adicionales.
ARTÍCULO 8o. DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS RECAUDADOS. La Oficina de Comunicaciones de la Dirección General proyectará los ingresos esperados por concepto de la venta del servicio de Videoconferencia, con el fin de que por este concepto se puedan programar los recursos para fortalecer la infraestructura técnica y física de los puntos interconectados y para subsidiar el mantenimiento del servicio de conectividad sobre el cual opera el sistema de Videoconferencia.
Los ingresos se registrarán en la cuenta: "Venta de productos y servicios, Area Administrativa". Posteriormente, serán reintegrados a la Oficina de Comunicaciones por el rubro: "Explotación de los recursos de los Centros, Areas Administrativas y de apoyo a la formación para la producción y venta de bienes y servicios".
ARTÍCULO 9o. TIPOS DE SERVICIOS. Para la operación del Sistema Nacional de Videoconferencias del Sena, se establecen los siguientes tipos de servicios: Servicio Interno Sena:
Corresponde a la utilización por parte de los Centros de Formación y las dependencias administrativas del Sena para procesos de formación, capacitación y divulgación.
a) Servicio Externo al Sena:
Cuando el usuario externo planea la utilización del sistema para un único evento. El cobro por la realización de la Videoconferencia para usuarios privados, se realizará de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6o y 7o de la presente resolución.
En este caso, debe presentarse la solicitud respectiva a través de los formatos establecidos por la Oficina de Comunicaciones para la solicitud del servicio de Videoconferencia ante el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento.
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b) Convenio:
Cuando el cliente externo privado planea hacer una utilización continua del sistema (tres o más Videoconferencias al mes y diez o más Videoconferencias al año), podrá acordarse la celebración de un convenio que indique claramente los compromisos de las partes y la identificación del beneficio para el Sena. Este beneficio deberá ser equivalente al costo de realización de la Videoconferencia, de acuerdo con el artículo 7o de la presente resolución.
En este caso, debe presentarse la solicitud respectiva a través de los formatos establecidos por la Oficina de Comunicaciones. La suscripción del contrato estará a cargo de la Secretaría General de la Dirección General.
c) Afiliación Temporal:
Este caso aplica cuando una entidad externa (pública o privada), posee una infraestructura de Videoconferencia compatible con el sistema del Sena y desea temporalmente vincularse a la red Sena para la realización de uno o varios eventos por Videoconferencia.
Los costos por marcación y conexión del nodo central del cliente externo al sistema Sena, serán cubiertos por la entidad solicitante. Se exceptúan de este cobro a las entidades públicas. El cobro se realizará de conformidad con lo estipulado en los artículos 6o y 7o.
d) Punto móvil:
Cuando un cliente externo desea emitir o recibir una Videoconferencia desde una instalación diferente a la de los puntos interconectados por el Sistema Nacional de Videoconferencia Sena, podrá acceder al servicio móvil de Videoconferencia, asumiendo los costos que se deriven del servicio entre los que están:
- Marcación RDSI.
- Traslados, viáticos y seguros del personal de apoyo desplazado y seguros de los equipos trasladados.
- Costo punto cada dos horas de utilización del servicio de acuerdo con lo establecido en el artículo 7o, para los solicitantes privados.
PARÁGRAFO. El valor a cancelar será liquidado por el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento.
ARTÍCULO 10. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 558 de 2011 .El nuevo texto es el siguiente:> DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE LA ADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS EQUIPOS. Serán responsables de la adecuada prestación del servicio y correcto funcionamiento de los equipos:
1. En la Dirección General:
1.1 La Oficina de Sistemas, que tendrá a su cargo:
La programación técnica de los sitios participantes, monitoreo y correcto funcionamiento de los equipos y señal de videoconferencia. Así mismo, la asesoría técnica que se requiera para su realización.
1.2 La Oficina de Comunicaciones, que tendrá a su cargo:
- La coordinación general de la divulgación de las videoconferencias autorizadas.
- Administrar el servicio y responder las solicitudes de espacios, llevar la programación de las videoconferencias y divulgarla.
- Asesorar tanto a las dependencias del SENA como a las entidades públicas y privadas en la realización de los eventos a través del Sistema.
- Apoyar toda la logística del evento.
- Preparar y hacer seguimiento de los convenios de servidos <sic> que el Sena acuerde para la prestación del servicio de videoconferencia.
2. En las Direcciones Regionales y los Centros de Formación:
2.1 Los Directores Regionales o quiénes estos designen y los Subdirectores de los Centros o quienes estos designen, tendrán a cargo:
- Brindar el apoyo técnico para la realización de la videoconferencia, en lo referente al normal funcionamiento de los equipos y canales de videoconferencia.
- Para el apoyo operativo, el Director de la Regional o Seccional designará la dependencia o persona que se hará responsable del mismo, antes y durante cada emisión.
2.2. Corresponde a las personas asignadas en cada Regional o Centro de Formación Profesional Integral:
Apoyar la divulgación de los eventos de videoconferencia del SENA a través de los medios institucionales internos y externos para un mejor cubrimiento y asistencia.
Coordinar el manejo de la imagen institucional del SENA en los eventos programados tanto para público de la entidad como para otros públicos externos que hayan contratado el servicio en cuyo caso deberá darse crédito al servicio prestado por el Sena.
Divulgar a nivel interno la programación de las videoconferencias y apoyar la realización de las mismas en todos los casos.
ARTÍCULO 11. DURACIÓN Y HORARIO. <Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 2711 de 2005. El nuevo texto es el siguiente:> Cada videoconferencia se programará máximo para dos (2) horas. Los casos excepcionales serán previamente estudiados y decididos por el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento. El servicio se prestará de lunes a sábado de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. Se exceptúan los días festivos de la semana.
ARTÍCULO 12. LÍMITE DE PARTICIPANTES. El número límite de participantes y asistentes a las Videoconferencias estará definido de acuerdo con la capacidad de cada uno de los auditorios que destine el Sena en cada punto de conexión para tal fin.
ARTÍCULO 13. DIVULGACIÓN DEL SERVICIO. Será obligación de la Oficina de Comunicaciones, de los Directores Regionales o Subdirectores de Centros del Sena o las personas que estos designen, en los sitios en donde haya puntos de enlace del Sistema de Videoconferencia, crear una cultura de Videoconferencia a través de estrategias de comunicación dirigidas a los públicos internos y externos de manera que este recurso didáctico y de comunicación sea utilizado eficientemente por parte de las Regionales y los Centros de Formación Profesional Integral del Sena.
Cada Director Regional o Subdirector de Centro remitirá semestralmente a la Oficina de Comunicaciones y al Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento, un informe sobre las gestiones realizadas al respecto.
ARTÍCULO 14. RETIRO PUNTOS DE ENLACE. Será causal para el retiro de puntos de enlace, el incumplimiento de lo estipulado en el artículo anterior, la inasistencia permanente a las Videoconferencias que se programen, decisión que será adoptada por la Dirección General, con base en la evaluación semestral que al respecto realice el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento teniendo en cuenta la información reportada por los responsables de hacerlo.
ARTÍCULO 15. PROHIBICIONES. Está prohibido en la realización de las Videoconferencias:
a) La participación de expositores cuyos nombres no hayan sido relacionados en la carta de solicitud;
b) Tratar temas que atenten contra la moral y las buenas costumbres;
c) Ocuparse de temas distintos a los informados en la solicitud de servicio y aprobados por el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento ;
d) Utilizar el sistema de Videoconferencia para alterar el clima laboral de la Institución;
e) Usar términos degradantes e insultantes;
f) Utilizar el servicio para promover servicios prestados por particulares y usar las Videoconferencias para fines distintos a los fijados en la presente resolución.
ARTÍCULO 16. CONDICIONES GENERALES. La coordinación y divulgación de las Videoconferencias en cada punto de enlace estará a cargo del solicitante.
Cuando la Videoconferencia requiera de ayudas audiovisuales, los expositores tendrán en cuenta presentarlas en power point, fuente Arial, tamaño de letra superior a 24 puntos, en fondo blanco y sin animaciones, para facilitar así una mejor visualización desde los puntos remotos.
Los expositores y el personal encargado de organizar las Videoconferencias se harán presentes en el lugar de emisión por lo menos con una (1) hora de anticipación. Cuando el expositor requiera de ayudas audiovisuales, deberá asistir al punto de emisión el día anterior para realizar las pruebas necesarias y recibir la orientación técnica y logística pertinente.
La convocatoria a expositores y público en general será responsabilidad de la dependencia solicitante o del usuario externo, quienes se encargarán de su promoción, a través de los medios que estimen convenientes.
ARTÍCULO 17. SUSPENSIÓN. La administración del servicio de Videoconferencia podrá ordenar la suspensión de la misma cuando los contenidos de la Videoconferencia y los expositores de la misma no correspondan a los incluidos en la solicitud que dio origen a la aprobación del servicio.
Si el usuario del servicio, tanto interno como externo, incurre en un nuevo incumplimiento, el Grupo de Inteligencia Corporativa y Gestión del Conocimiento responsable de administrar y controlar el servicio, podrá negarla a este usuario hasta por un (1) año.
ARTÍCULO 18. PUBLICACIÓN. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, la cual, de conformidad con el artículo 9o, numeral 7 del Decreto 249 de 2004, estará a cargo de la Secretaría General. La presente resolución subroga en todas sus partes la Resolución 00400 de marzo 16 de 2004.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 21 de febrero de 2005.
El Director General,
DARÍO MONTOYA MEJÍA.
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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