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RESOLUCIÓN 1195 DE 2006
(junio 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Por la cual se reglamenta el manejo de los Inventarios de Máquinas y Herramientas, Equipos de Laboratorio, Aulas de Informática y Talleres en los Centros de Formación y se dictan otras disposiciones en materia de manejo y control de insumos y materiales de Formación del SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA,
En ejercicio de las facultades conferidas en el artículo 4o, numeral 4 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que en el artículo 9o de la Ley 489 de 1998 se establece que las Autoridades Administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la Ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades con funciones afines o similares.
Que el artículo 3o de la Ley 610 de agosto 15 de 2000 define: “GESTION FISCAL.... se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación,... con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. //ARTICULO 6o. DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.... se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. //Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural q jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. // ARTICULO 7o. PERDIDA, DAÑO O DETERIORO DE BIENES. En los casos de pérdida, daño o deterioro por causas distintas al desgaste natural que sufren las cosas, de bienes en servicio o inservibles no dados de baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos responsables...." (los resaltados no son del texto original)
Que el artículo 34 de la ley 734 de Mayo 2 de 2002 establece: “Deberes. Son deberes de todo servidor público:... //21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados, //22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización....”
Que el Decreto 0249 de 2004, artículo 4o, numeral 4., señala como función del Director General del SENA: “Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y técnicas de los proyectos operativos, dictar los actos administrativos, celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación técnica nacional e internacional, contratar expertos nacionales o extranjeros cuyos conocimientos o experiencia se requiera para adelantar programas o proyectos institucionales, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes."
Que el Artículo 24 del Decreto 0249 de enero 28 de 2004 determina: “Funciones de las Direcciones Regionales y de la Dirección del Distrito Capital: Son funciones de las Direcciones Regionales y de la Dirección del Distrito Capital, las siguientes: 1. Asegurar que las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas, normas y procedimientos adoptados por la entidad se cumplan, para garantizar el cumplimiento de la misión del SENA. 2. Vigilar y controlar que los Centros de Formación de su jurisdicción, cumplan con los planes y funciones.”. Concordante con el Artículo 27 de la misma norma: “Funciones de las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral. Son funciones de las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional Integral:... //28. Administrar y ejecutar los procesos de contratación, provisión, manejo, mantenimiento, seguimiento y control del talento humano, de los recursos físicos, tecnológicos, pedagógicos, humanos, financieros y de información del Centro.”
Que la resolución 1077 de agosto 24 de 1995, reglamentaria del proceso de responsabilidad por manejo de bienes en el SENA determina: “ARTICULO 1o RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. Los empleados públicos, trabajadores oficiales y los contratistas del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que tengan. Manejen, usen, administren, custodien, recauden, inviertan o transporten bienes de propiedad de la entidad, serán responsables personalmente de la pérdida o daño que dichos bienes sufran cuando este no provenga del deterioro natural, de su uso legítimo o de otra causa justificada. //En consecuencia, responderán por el valor de los bienes en caso de pérdida, cuando se deduzca responsabilidad en ella, uso impropio, manejo o inversión no autorizados. //Así mismo, responderán en todo daño o deterioro ocasionado por el descuido en la conservación o uso de las propiedades que estuvieron bajo su responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de repararlos o reponerlos.”
Que la Resolución 0668 de abril 27 de 2005, por medio de la cual se adopta el Manual de supervisión e interventoría del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, determina: “Artículo 2o. Objeto de la interventoría y/o de la supervisión. Controlar y vigilar las acciones del contratista o conviniente para hacer cumplir las especificaciones técnicas, las actividades administrativas, legales, financieras y presupuéstales establecidas en los contratos, en los convenios y sus respectivos planes operativos.".
RESUELVE:
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. En la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1) BIENES MUEBLES. Son todas aquellas cosas corporales o incorporales, que adquiere y posee la entidad para el normal desarrollo de sus actividades misionales, administrativas y operativas.
2) BIENES INSERVIBLES. Son aquellos bienes muebles que por su estado de desgaste total, deterioro u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben prestar y tampoco es posible el uso o aprovechamiento de sus partes.
3) BIENES INTANGIBLES. Son los bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados o implementados por la Entidad, con el fin de mejorar, facilitar sus procesos y actividades.
4) ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son aquellos bienes corporales o incorporales de propiedad del SENA, que en razón a sus características y uso se conservan, son adquiridos para la utilización en procesos y actividades misionales administrativas, operativas. Estos elementos están definidos expresamente en el catalogo único de elementos de la Entidad.
5) ELEMENTOS DE CONSUMO. Son aquellos bienes corporales adquiridos por el SENA, para la utilización en sus procesos y actividades misionales, administrativas y operativas y que en razón a sus características y uso se extinguen o cambian sus condiciones físicas. Estos elementos están definidos expresamente en el catalogo único de elementos de la Entidad.
6) CUENTADANTE. Es todo Servidor Público (empleado público, Trabajador Oficial y contratista) del SENA, a quien se le ha encomendado un bien mueble para su uso, manejo, administración o custodia, y a quien por la misma razón puede exigírsele la rendición de cuentas del mismo.
PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIOS.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVOS. El proceso de control de inventarios que se establece en la presente resolución tiene, entre otros, los siguientes objetivos:
1. Establecer un sistema organizado para estandarizar los procesos de control y actualización permanente de inventarios que permita asumir la responsabilidad compartida del manejo de inventarios en los Centros de Formación.
2. Flexibilización en el manejo y utilización de los inventarios para el aprovechamiento de la capacidad instalada de las aulas, talleres laboratorios, y optimizar el uso de infraestructura física de los Centros de Formación.
ARTÍCULO 3o. RESPONSABLES DIRECTOS. Serán responsables directos de los inventarios en los centros de Formación: los Subdirectores de Centro, Coordinadores Académicos, el Personal Administrativo, los instructores y contratistas del SENA.
PARÁGRAFO. La responsabilidad por el manejo, administración o custodia de los inventarios en las aulas talleres, laboratorios de los Centros de formación del SENA será compartida y solidaria por los grupos de cuentadantes que designen el Director Regional y el Subdirector de Centro.
ARTÍCULO 4o. Etapas del proceso de control de inventarios: Las etapas del proceso de control de inventarios serán las siguientes:
1. Depuración de inventarios.
2. Identificación de maquinaria, equipos, herramientas y materiales en aulas, laboratorios, talleres, laboratorios y almacén
3. Asignación de maquinaria, equipos, herramientas y materiales de aulas, laboratorios, talleres y laboratorios a cuentadantes múltiples.
4. Seguimiento y control con actualización permanentes de inventarios.
ARTÍCULO 5o. PRIMERA ETAPA, DEPURACIÓN DE INVENTARIOS. El procedimiento para la depuración de inventarios es el siguiente:
1. Establecer el inventario detallado para cada uno de las aulas, laboratorios y talleres del Centro.
2. En el evento de encontrar faltantes de inventarios, se debe solicitar a los cuentadantes, la reposición o pago de dichos elementos, de acuerdo con las directrices establecidas por la Dirección Administrativa y Financiera o en su defecto presentar la correspondiente denuncia para realizar el proceso de baja y crear la cuenta de responsabilidad.
3. Efectuar el proceso de baja de aquellos equipos, maquinaria o elementos que ya no sean útiles para el proceso de formación, aplicando la Resolución vigente que reglamenta el proceso de bajas de bienes muebles. Si los elementos determinados como inservibles se encuentran en servicio, previo al proceso de la baja, deben ser reintegrados al almacén de reintegrados inservibles.
4. Organización física e identificación adecuada (plaqueteo) de cada uno de los elementos y equipos en las aulas, talleres y laboratorios.
5. Actualización permanente del inventario, utilizando el aplicativo Administración 2000. Esta labor se puede realizar con el apoyo de aprendices preferiblemente de las especialidades de informática, debidamente entrenados por el responsable del manejo de aplicativo. Sin embargo la responsabilidad de la información alimentada al aplicativo estará en cabeza del funcionario encargado del manejo de almacén e inventarios del Centro de Formación.
6. Instalación y verificación de placas y sellos de identificación en todos los elementos ubicados en las respectivas aulas, talleres, laboratorios de cada Centro de Formación, a fin de evitar y prevenir cambio de partes o modificaciones de los equipos sin autorización.
7. Centralización del software original y de los manuales de usuario en el almacén, esto con la finalidad de prevenir la pérdida de los dispositivos originales. Los instructores y alumnos podrán contar con copias de los manuales y solicitar la reinstalación de los programas cuando sea necesario.
ARTÍCULO 6o. SEGUNDA ETAPA, IDENTIFICACIÓN DE MAQUINARIA, EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES EN LABORATORIOS, TALLERES Y ALMACÉN. Para el desarrollo de esta etapa, se cumplirá el siguiente procedimiento:
1. Clasificar los elementos del inventario dependiendo de su necesidad expresa de ubicación en cada aula, taller y laboratorio.
2. Listar todos aquellos elementos del inventario que pueden pasar y estar bajo el control del almacén del Centro de Formación, que se encargará de manejo, administración o custodia.
3. Crear una carpeta por laboratorio con dos fichas básicas:
a) Lista de verificación con el inventario detallado de los equipos, maquinaria, herramientas y materiales disponibles en el laboratorio;
b) Lista de usuarios del laboratorio, horario de uso, novedades reportadas, firma del responsable, según los formatos establecidos por la Dirección Administrativa y Financiera para tal fin.
ARTÍCULO 7o. TERCERA ETAPA ASIGNACIÓN, DE LABORATORIOS A CUENTADANTES MÚLTIPLES. Para el desarrollo de esta etapa, se cumplirá el siguiente procedimiento:
1. Realizar formalmente el traspaso del inventario de los actuales cuentadantes hacia aquellos cuentadantes o grupos de cuentadantes asignados para el manejo, administración, custodia y control del inventario a cargo.
2. Asignar formalmente los elementos inventariados a cada almacén, aula, laboratorio, o taller, para esto se acondicionará el Aplicativo Administración 2000.
ARTÍCULO 8o. CUARTA ETAPA, SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE DE INVENTARIOS. Para el desarrollo de esta etapa, se cumplirá el siguiente procedimiento:
1. Recolección diaria de las novedades consignadas en cada carpeta. El instrumento para el control permanente del inventario serán las carpetas existentes en cada aula, taller o laboratorio, a través de las cuales podrá obtenerse un historial de utilización de cada laboratorio, así como del estado de cada una de las máquinas o equipos y del cumplimiento de los planes de mantenimiento. De lo cual debe quedar constancia.
2. Del control de las carpetas será responsable en primera instancia el Coordinador académico, en asocio con los instructores del Centro, y en segundo orden el cuentadante responsable del área administrativa, con apoyo de aprendices.
3. Ejecutar procedimientos de investigación establecidos en las normas legales vigentes cuando se presenten faltantes, registrando la novedad en el sistema Administración 2000.
4. Realización de inventarios periódicos por parte del cuentadante, apoyado en personal técnico del Centro y de los listados de inventario producidos por el sistema Administración 2000.
5. Como parte del proceso de Control y seguimiento, el encargado del Almacén será quien cumpla las funciones de entrega de materiales y laboratorios a los instructores en los horarios preestablecidos de uso, según las actividades de formación planeadas.
PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS.
ARTÍCULO 9o. ALMACÉN GENERAL DE HERRAMIENTAS Y MATERIALES. En todos los Centros de Formación existirá un almacén general, con todas las herramientas y materiales codificados, administrado por personal que designe el Subdirector de Centro con el apoyo de aprendices que participen en el mantenimiento de los laboratorios y el cuidado y clasificación de las herramientas.
Por la cual se reglamenta el manejo de los Inventarios de Máquinas y Herramientas, Equipos de Laboratorio, Aulas de Informática y Talleres en los Centros de Formación y se dictan otras disposiciones en materia de manejo y control de insumos y materiales de Formación del SENA
PARÁGRAFO 1o. Adicionalmente a las funciones establecidas en las normas legales vigentes, corresponderá al almacén de cada Centro:
a) El manejo y control centralizado de las llaves de todos aquellas aulas, talleres y laboratorios cuya responsabilidad por los inventarios es compartida por dos o más cuentadantes.
b) El manejo y control de herramientas pequeñas.
c) En el caso de los Centros de Formación que cuenten con diferentes sedes y con un solo responsable de almacén e inventarios, el Subdirector de Centro podrá delegar el manejo y control en el Coordinador Académico o en otro funcionario de la respectiva sede.
PARÁGRAFO 2o. Las solicitudes de herramientas menores se realizarán con una antelación no inferior a tres (3) horas. La entrega y recibo de herramientas menores constará en formato de entrega de elementos debidamente suscrito por quien entrega y quien recibe; trámite respaldado con la entrega de carné o documento de identificación. Una vez terminada la sesión de formación se deberán devolver las herramientas al almacén de lo cual se dejará constancia en el formato con firma de quien entrega y quien recibe,
PARÁGRAFO 3o. Listar todos aquellos elementos que son vitales (estrictamente necesarios) para el desarrollo de los trabajos en el laboratorio y que deben permanecer tiempo completo en él. Si se trata de algunas herramientas que no pueden pasar al control del almacén, según criterio del experto, debe entonces establecerse un tablero de herramientas que permita su fácil identificación y ubicación con el fin de mantener una visualización adecuada de todos los elementos del inventario de cada laboratorio.
ARTÍCULO 10. TABLERO DE CONTROL. EN CADA ALMACÉN DE CENTRO DE FORMACIÓN. deberá haber un tablero de herramientas menores que facilite el control visual de las mismas.
ARTÍCULO 11. CARPETAS DE REGISTRO Y CONTROL DE ELEMENTOS. En cada aula taller o laboratorio con cuentadantes múltiples del manejo, administración y custodia de los inventarios, se establecerán y utilizarán permanentemente carpetas en la cual estén registrados los respectivos movimientos de inventarios, como son las entradas, salidas, traspasos, bajas, transacciones que deben estar registrados en el sistema de información Administración 2000.
PARÁGRAFO 1o. Para agilizar y facilitar la administración de la información de las carpetas los movimientos transaccionales estarán apoyados por el sistema de información Administración 2000.
PARÁGRAFO 2o. Los procedimientos para solicitud de herramientas y materiales en el almacén, al igual que para la utilización de laboratorios y talleres, deben ser observados puntualmente en cada Centro, igualmente por usuarios de otros centros de formación.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 12. USUARIOS. Una vez realizado el inventario detallado los Directores Regionales y Subdirectores de Centros determinarán cuáles laboratorios serán prestados a alumnos y cuáles definitivamente requieren de una mayor responsabilidad y control y sólo serán entregados a instructores del Centro o de otros Centros
ARTÍCULO 13. PARTICIPACIÓN DE APRENDICES. Como parte de la formación práctica de los alumnos del cada Centro, es importante que participen activamente en la implantación, puesta en marcha y administración del proceso de control de inventarios.
ARTÍCULO 14. VIGILANCIA Y CONTROL. La Oficina de Control Interno de Gestión de la Dirección General, el Grupo de Bienes, Servicios y Logística de la Dirección General y quienes hagan sus veces en las Regionales y Centros de Formación, velarán por estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolución.
ARTÍCULO 15. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dada en Bogotá, D.C, a los 20 JUN 2006
DARIO MONTOYA MEJIA
Director General
<Para consultar la versión original PDF de este documento dirigirse al siguiente link: https://www.avancejuridico.com/docpdf/sena/RESOLUCION_SENA_1195_2006.pdf>
"Normograma del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA"
ISSN [2463-0586 (En linea)]
Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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