RESOLUCIÓN 206 DE 2021

(mayo 31)

Diario Oficial No. 51.691 de 31 de mayo de 2021

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO

Por medio del cual se establecen las condiciones de entrega y uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo; y se definen las características funcionales y técnicas, así como los mecanismos de interoperabilidad y compatibilidad de los sistemas de información propios de los prestadores con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo.

LA DIRECTORA GENERAL,

en ejercicio de sus atribuciones legales, especialmente las conferidas en el artículo 209 de la Constitución Política, el Decreto 1823 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1636 de 2013, creó el Mecanismo de Protección al Cesante, el cual está integrado, entre otros componentes, por el Servicio Público de Empleo, que se encuentra sujeto a la dirección, coordinación y control del Estado;

Que el Servicio Público de Empleo, tiene como finalidad lograr la mejor organización posible del mercado de trabajo. Para lo cual ayudará a los trabajadores a encontrar un empleo conveniente, y a los empleadores a contratar trabajadores apropiados a sus necesidades;

Que el Decreto 1072 de 2015 “Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”, reglamenta lo relacionado con la administración y prestación del Servicio Público de Empleo;

Que mediante el Decreto 1823 de 2020, se modificó parcialmente el Título 6 Sección 2 del Decreto 1072 de 2015, relacionado con la prestación del Servicio Público de Empleo;

Que el artículo 2.2.6.1.2.15. del Decreto 1072 de 2015 modificado por el artículo 3o del Decreto 1823, establece que los prestadores del Servicio Público de Empleo son personas jurídicas de derecho público o privado, autorizados por la autoridad competente para prestar servicios de gestión y colocación de empleo de manera presencial, virtual o mixta, señalando que son prestadores del Servicio Público de Empleo, la Agencia Pública de Empleo a cargo del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena), las Agencias Públicas y Privadas de Gestión y Colocación de Empleo, incluidas las constituidas por las Cajas de Compensación Familiar, y las Bolsas de Empleo;

Que el artículo 8o del citado decreto, modifica el artículo 2.2.6.1.2.21. del Decreto 1072 de 2015, señalando que, para desarrollar los servicios de gestión y colocación de empleo, los Prestadores del Servicio Público de Empleo deberán disponer de un sistema de información especializado o podrán hacer uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo;

Que de la misma manera, el artículo 9o ibídem modificó el artículo 2.2.6.1.2.22. del Decreto 1072 de 2015, indicando que cuando la persona jurídica cuente con un sistema de información propio, este deberá tener las características funcionales y técnicas, así como los mecanismos de interoperabilidad y compatibilidad con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo, criterios que deben ser definidos por la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo;

Que el artículo 10 de la misma norma modificó el artículo 2.2.6.1.2.23. del Decreto 1072 de 2015, consagrando que los prestadores del Servicio Público de Empleo deberán garantizar los niveles de interoperabilidad y compatibilidad de su sistema de información con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo, en las condiciones que determine la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo;

Que el parágrafo del citado artículo 10, señala que la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo, determinará las condiciones de entrega y uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo;

Que en mérito de lo expuesto, la Dirección General de la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer las condiciones de entrega y uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo; y, definir las características funcionales y técnicas, así como los mecanismos de interoperabilidad y compatibilidad de los sistemas de información propios de los prestadores con el Sistema de Información del Servicio Público de Empleo.

ARTÍCULO 2o. CONDICIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN PROPIO DE LA PERSONA JURÍDICA. Las personas jurídicas que deseen prestar servicios de gestión y colocación de empleo podrán utilizar un sistema propio de información, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones técnicas las cuales serán evaluadas una vez presentada la solicitud:

1. Características Funcionales

1.1 El acceso al Sistema de Información propio del prestador, tanto para Oferentes como Potenciales Empleadores, debe realizarse a través de un usuario y contraseña.

1.2 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir el registro y modificación mínima de la información de la Hoja de Vida de los Oferentes indicada en la Resolución 295 de 2017 o normatividad vigente.

1.3 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir el registro y modificación de la información asociada al Potencial Empleador. Esta característica debe estar habilitada para ser realizada por el empleador.

1.4 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir el registro y modificación mínima de información relacionada con las vacantes descritas en la Resolución 2605 de 2014 o normatividad vigente. Esta característica debe estar habilitada para ser realizada por el empleador.

1.5 El Sistema de Información propio del prestador debe contar con una funcionalidad para que el Potencial Empleador realice búsquedas de oferentes.

1.6 El Sistema de Información propio del prestador debe contar con una funcionalidad para que los Oferentes puedan consultar las vacantes publicadas.

1.7 Debe gestionarse por algún mecanismo la remisión de hojas de vida de los Oferentes preseleccionados a los Potenciales Empleadores.

1.8 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir el registro de la información de la orientación impartida a los Oferentes.

1.9 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir la generación de reportes de la gestión y colocación de empleo.

1.10 El Sistema de Información propio del prestador debe permitir la exportación de información en archivos planos con información relacionada con la gestión y colocación de empleo.

2. Características Técnicas

El sistema de información propio del prestador debe:

2.1 Utilizar protocolo HTTPS. El certificado SSL debe ser expedido por una entidad certificadora pública válida.

2.2 Contar con algún mecanismo de protección de la información alojada en su propia infraestructura (on premise, on cloud), garantizando el software necesario de protección de dicha información.

2.3 Contener roles y/o perfiles definidos que controlen mecanismos de autorización de acceso a la información.

2.4 Evidenciar la existencia de copias de seguridad de la información.

2.5 Evidenciar la existencia de un plan de contingencia de Servicios Tecnológicos en caso de prestación de servicio virtuales.

2.6 Debe contarse con un plan de continuidad en caso de prestar servicios presenciales.

3. Mecanismos de Interoperabilidad

El sistema de información propio del prestador debe:

3.1 Permitir de forma automática la exportación de información a través de archivos planos.

3.2 Generar los archivos de datos según la estructura definida en la normatividad vigente.

PARÁGRAFO 1o. El sistema propio del prestador podría permitir configurar la ubicación de intercambio de información compartida (Servicio SFTP) y las credenciales de acceso; para que el sistema genere y ubique automáticamente los archivos de trasmisión.

4. Compatibilidad del Sistema de Información

Para dar viabilidad al componente tecnológico que permita, posterior a la autorización, realizar la integración del prestador con el Sistema de Información de la Unidad del Servicio Público de Empleo, debe gestionar estructuralmente los servicios de:

4.1 Registro de oferentes o buscadores, potenciales empleadores y vacantes.

4.2 Orientación ocupacional a oferentes o buscadores y potenciales empleadores.

4.3 Preselección.

4.4 Remisión.

PARÁGRAFO 1o. Las características técnicas, deben estar soportadas con capturas de pantalla sobre los componentes tecnológicos que soporten la aplicación, en el caso de plataformas tecnológicas, el soporte que se debe presentar debe corresponder a los componentes del Proveedor.

PARÁGRAFO 2o. Con el fin de verificar directamente las funcionalidades descritas, se deberá suministrar un usuario y contraseña, para que la Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de Empleo pueda acceder al sistema del prestador, en el trámite de autorización o modificación. Estas credenciales deben ser suministradas tanto para el rol Oferente, como para el rol Potencial Empleador.

PARÁGRAFO 3o. El sistema propio de información que trata este artículo puede ser desarrollado directamente por los prestadores del servicio público de empleo, o puede ser suministrados en modalidad de arriendo o subscripción por terceros, siempre y cuando cumplan con las características establecidas.

ARTÍCULO 3o. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO. Las personas jurídicas que soliciten autorización para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo, deberán incluir el formato de solicitud para la entrega y uso del sistema de información dispuesto por la Unidad del Servicio Público de empleo.

Los prestadores que a la expedición de esta resolución no cuenten con la disponibilidad del sistema de información del servicio público de empleo y requieran su utilización, deberán solicitar una modificación de la autorización, indicando la necesidad del sistema y adjuntando el formato establecido.

La Unidad Administrativa Especial del Servicio Público de empleo entregará el sistema, modificando el acto administrativo que otorgó la autorización para la prestación de los servicios de gestión y colocación de empleo.

ARTÍCULO 4o. CONDICIONES DE ENTREGA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO. Para la entrega y uso del Sistema de Información del Servicio Público de Empleo, se deberá garantizar los siguientes aspectos:

1. El prestador debe contar con equipos de cómputo que le permita hacer uso del sistema de información a través de un ambiente Web. Estos equipos deben contar con Antivirus activo y actualizado, contar con las herramientas ofimáticas para visualizar los documentos y contar con un visor de documentos en formato PDF.

2. Los equipos de cómputo deben tener navegador web el cual debe tener habilitado: Java y JavaScript, permitir el uso de cookies para la autenticación de usuarios y otras operaciones con ventanas emergentes y tener habilitado el uso de CSS.

3. El prestador debe contar con la conectividad de acceso a Internet; que cumpla con la capacidad para ser utilizado en línea.

ARTÍCULO 5o. CONDICIONES DE USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO. El prestador del servicio público de empleo debe mantener las condiciones de entrega indicadas en el artículo anterior durante toda la vigencia de la autorización, para ello:

1. Debe utilizar exclusivamente este sistema para la prestación de servicios de gestión y colocación de empleo.

2. Debe abstenerse de descargar la información del sistema para ser compartida con terceros o ser utilizada para otros fines diferentes a la prestación de los servicios autorizados.

3. La información de la gestión de los servicios debe ser registrada en el sistema el mismo día en que se presenta el evento o novedad.

4. Debe garantizar que los usuarios que operen el sistema estén vinculados y coordinados directamente.

ARTÍCULO 6o. OBLIGACIONES FRENTE AL USO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO. Una vez expedido el acto administrativo, el prestador deberá dar cumplimiento a las siguientes obligaciones:

1. Los cambios de usuarios de coordinadores y/o asesores deberán ser autorizados y aprobados por la Unidad del Servicio Público de Empleo.

2. La información registrada en el sistema debe ser validada por el prestador para garantizar la veracidad de la misma.

2.1 El prestador es responsable de la información registrada por los usuarios.

2.2 El prestador a través de su usuario administrador será el responsable de gestionar los usuarios internos habilitados por el Sistema de Información.

3. Los usuarios son de uso personal e intransferible, no pueden compartir los accesos a otras personas.

4. Los usuarios que temporalmente no utilicen el sistema deberán ser inhabilitados y/o eliminados por el prestador.

ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

La Directora General,

Angi Viviana Velásquez Velásquez

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Última actualización: 20 de abril de 2024 - (Diario Oficial No. 52.716 - 3 de abril de 2024)
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