CIRCULAR 13 DEL 2025
(enero 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de área, Jefes de oficina, Directores Regionales, Subdirectores de centro, coordinadores Regionales de gestión del Talento Humano, Coordinadores de Grupos de apoyo Administrativo, Coordinador de provisión del Talento Humano, Coordinador del grupo de Gestión del Talento Humano, Coordinador del grupo de Administración de Salarios |
| Asunto: | Lineamientos sobre el proceso de carrera administrativa |
La Secretaría General recuerda a todos los Gerentes Públicos y Coordinadores, los lineamientos que deben ser aplicados en el desarrollo del proceso de carrera administrativa en la entidad, que son de obligatorio cumplimiento en virtud de lo establecido en los artículos 125 y 130 de la Constitución Política, la Ley 909 de 2004, la Ley 1960 de 2019, el Decreto 1083 de 2015 y las normas expedidas por la Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC - (Acuerdo 165 de 2020, Acuerdo 19 de 2024, Circular Externa 11 de 2021, Circular Externa 2024RS096973 de 2024) y las demás que las adicionen, sustituyan o modifiquen. Estas normas se encuentran integradas y publicadas en la plataforma Compromiso, referencia GTH-P-001 "Procedimiento Vinculación del Talento Humano”.
Mediante la Resolución 2529 de 2004, el Director General delegó la función nominadora en la Secretaria General, para los empleos de la Dirección General; en los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro que ejercen funciones de Directores Regionales, para los empleos de la Dirección Regional; y en los Subdirectores de Centro para los empleos de los Centros de Formación Profesional.
Así mismo, a través de la Resolución No. 760 de 2020, se asignaron funciones relacionadas con la gestión del talento humano a los coordinadores de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano, para las cuales deben aplicar la normatividad y las directrices en materia de talento humano; entre esas funciones está la de:
Organizar, coordinar, controlar, apoyar o ejecutar los procesos de selección y vinculación del talento humano, coordinar, tramitar, ejecutar y controlar las situaciones administrativas de los servidores públicos de la Regional y sus Centros de Formación, su ingreso, permanencia y retiro, así como proyectar los actos administrativos correspondientes, efectuar el control, seguimiento y análisis de la planta de personal, clasificar, organizar, coordinar, actualizar, custodiar y controlar los archivos físicos y magnéticos de las historias laborales de los servidores públicos activos y retirados, reportar las novedades que afectan la planta de personal dentro de las fechas establecidas, responder oportunamente las comunicaciones, peticiones y demás actuaciones administrativas relacionadas con las funciones del Grupo, así como preparar, consolidar y enviar los reportes, informes y documentos relacionados con las mismas”.
También es deber de las Coordinaciones Regionales de Gestión del Talento Humano realizar: El Reporte de vacantes definitivas de empleos de carrera administrativa; verificación de requisitos, expedición, comunicación y publicación de los actos administrativos; reporte de novedades en el Banco Nacional de Listas de Elegibles (BNLE) de la CNSC; vinculación del aspirante e historia laboral; realizar la evaluación del período de prueba y adelantar el proceso de Registro Público de Carrera Administrativa (RPCA).
Por lo anterior, hacemos las siguientes precisiones sobre estas funciones:
1. Reporte de vacantes definitivas de empleos de carrera administrativa en la CNSC
Generada la vacante definitiva, el Grupo de Provisión del Talento Humano valida la información de la planta de personal y envía solicitud a los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano (o a quien haga sus veces), para la perfilación de las nuevas vacantes definitivas.
Las perfilaciones deben realizarse en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, utilizando el formato establecido, conforme con las necesidades del servicio, las resoluciones de conformación de grupos de trabajo vigentes, los requisitos establecidos en el “Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales para los Empleos de la Planta de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA", adoptado por la Resolución No. 1458 de 2017 o la norma que lo modifique, sustituya o derogue.
Esta perfilación debe enmarcarse en las funciones, requisitos y competencias señaladas para el respectivo cargo en el Manual de Funciones de la entidad, y se debe remitir al Grupo de Provisión del Talento Humano: (i) El formato establecido para este fin en Compromiso, (ii) el acto administrativo de retiro y (iii) soporte del pantallazo de cargue satisfactorio de la novedad de retiro en el aplicativo dispuesto por la CNSC (SIMO 4.0.) en el Banco Nacional de Listas de Elegibles BNLE. La perfilación que no cumpla con estos requisitos será devuelta para ajustes o completitud, sin tramitar.
Cuando para una vacante se haya solicitado aval de conformidad con el proceso de movimientos de personal, Guía GTH-G-037 “Guía para el trámite de movimientos de personal de empleados públicos de la planta global permanente”, sin que se haya recibido respuesta por parte del gerente público, después de tres (3) días hábiles, se entenderá que este es negativo y se solicitará la perfilación de la vacante definitiva en el lugar de origen.
El incumplimiento a estas disposiciones será reportado a la Oficina de Control Interno Disciplinario, toda vez que estas situaciones atrasan el proceso y no permite el cumplimiento de lo establecido por la CNSC sobre el reporte de vacantes definitivas:
una vez acaecida una de las circunstancias previstas en los artículos 2.2.5.1.13 y 2.2.5.2.1 del Decreto 1083 de 2015, que den lugar a la generación de la vacante definitiva en un empleo de carrera administrativa, deberán efectuar su reporte en el Sistema de apoyo para la Igualdad, el Mérito y la Oportunidad, en adelante SIMO, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de la novedad (Circular Externa 2024RS096973 de 2024).
Adicionalmente, los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) deberán informar de la novedad de retiro al Grupo de Gestión del Talento Humano aportando el pantallazo del cargue satisfactorio de la información en el aplicativo SIMO 4.0. en el BNLE, o el que la CNSC disponga.
2. Verificación de requisitos, expedición, comunicación y publicación de los actos administrativos
Comunicada la firmeza de la lista de elegibles o expedida la autorización de uso de listas de elegibles por parte de la CNSC, el nominador deberá expedir y comunicar el respectivo acto administrativo al interesado en el término máximo de diez (10) días hábiles, con el apoyo del Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces), por lo que dentro de ese tiempo se debe realizar la verificación y certificación de requisitos, así como la expedición, comunicación y publicación del acto administrativo.
Por disposición del artículo 2.2.5.1.5 del Decreto 1083 de 2015, es obligación del respectivo Coordinador del Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces), verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos exigidos para el empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y el Manual de Funciones y Competencias Laborales, así como verificar los antecedentes fiscales, disciplinarios, judiciales (artículos 2.2.5.1.4 y 2.2.5.1.5), de medidas correctivas (Ley 1801 de 2016), inhabilidades por delitos sexuales (Ley 1918 de 2018) y REDAM (Ley 2097 de 2021), para estos dos últimos, obteniendo las respectivas autorizaciones. Esta información deberá consignarse en el formato dispuesto en Compromiso para tal fin (GTH-F-230 "Certificación Cumplimiento de Requisitos y Competencias”).
El acceso a la información y documentación del elegible se encuentra en el aplicativo SIMO 4.0. de la CNSC, para ello el Coordinador del Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) deberá ingresar con las credenciales otorgadas por la CNSC.
En el acto administrativo se deberá dejar constancia de los antecedentes a que haya lugar; igualmente si con el nombramiento en período de prueba se afecta una o varias provisiones transitorias de encargo y/o nombramiento provisional, se debe dar cumplimiento a la Circular 197 de 2021 "Gestión de la planta de personal” y la normatividad vigente[1]. Además, para la terminación de nombramientos provisionales, se deberá identificar si el funcionario(a) tiene o no una situación de protección especial de acuerdo con la normatividad y Guía GTH-027 "Guía para acreditar y atender situaciones especiales de empleados con nombramiento provisional en el SENA”, y dar cumplimiento al procedimiento allí descrito.
La comunicación del acto administrativo deberá realizarse a todos los interesados: El(la) aspirante, el(a) o los funcionarios que ocupan empleos de manera transitoria en esa cadena, a los grupos regionales de talento humano impactados, así como a los respectivos gerentes públicos, de conformidad con el formato GTH-F-049 "Formato comunicación nombramiento”. En caso de abstención de nombramiento, deberá informar al elegible que proceden los recursos de ley.
El acto administrativo se debe publicar en la página web del SENA, en el espacio "3.8. Ofertas de empleo”, "Nombramientos y encargos del país”, en la carpeta de la Regional y Año que corresponda.
El aspirante cuenta con diez (10) días hábiles para manifestar si acepta o no el nombramiento (artículo 2.2.5.1.6 del Decreto 1083 de 2015). Aceptado el nombramiento, la persona designada deberá tomar posesión del empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes (artículo 2.2.5.1.7 del Decreto 1083 de 2015). Para definir la fecha de la posesión, se debe dar cumplimiento a la Circular 24 de 2021 “Plazo reporte de novedades que afecten nómina de la Entidad y cuentas bancarias.", o la que la adicione, sustituya o modifique.
Si el aspirante no acepta el nombramiento, no responde a la comunicación del nombramiento o no toma posesión del empleo, deberá expedirse acto administrativo de derogatoria del nombramiento.
Adicionalmente, los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) deberán informar de estas novedades al Grupo de Provisión del Talento Humano aportando el pantallazo del cargue satisfactorio de la información en el aplicativo SIMO 4.0. en el BNLE, o el que la CNSC disponga.
3. Reporte de novedades en el Banco Nacional de Listas de Elegibles (BNLE) de la CNSC
Es deber de los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano o quien haga sus veces en las Regionales y Centros de Formación, y del Grupo de Provisión del Talento Humano (para las novedades de ingreso) y del Grupo de Gestión del Talento Humano de la Dirección General (para las novedades de retiro), realizar el reporte de las novedades que se describen a continuación, en el aplicativo SIMO 4.0. en el BNLE de la CNSC, o en el que esta entidad disponga:
- Nombramientos en período de prueba
- Posesiones en período de prueba en empleos de carrera administrativa
- Derogatorias y revocatorias de los nombramientos en período de prueba
- Aceptación de renuncias durante y posterior al período de prueba
- Retiro del servicio por cualquiera de las causales contempladas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004, o las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen.
- Las demás situaciones que puedan afectar el orden de provisión de los empleos ofertados en los procesos de selección adelantados por la CNSC.
De conformidad con la Circular Externa de la CNSC No. 2024RS096973 del 12 de julio de 2024, el Instructivo Consulta General de Listas de Elegibles y Registro de Novedades Módulo Banco Nacional de Listas de Elegibles - BNLE y el Acuerdo 19 de 2024, “El registro de tales novedades deberá realizase dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia, de conformidad con lo señalado en el artículo 11 del Acuerdo No. 19 de 2024, so pena de que su incumplimiento pueda dar lugar a que la CSNC inicie las actuaciones administrativas sancionatorias a que haya lugar", y el correspondiente reporte a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
Adicionalmente, los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) deben informar estas novedades al Grupo de Provisión del Talento Humano, aportando el pantallazo del cargue satisfactorio de la información en el aplicativo SIMO 4.0. en el BNLE, o el que la CNSC disponga.
4. Vinculación del aspirante e historia laboral
Previo a la posesión de un empleo público, el aspirante deberá entregar al Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) la documentación dispuesta en la lista de chequeo documentación requerida para posesión, conforme el formato establecido en Compromiso para este fin (GTH-F-048).
Para empleos del nivel Instructor se debe realizar la evaluación inicial en el Sistema Salarial de Evaluación por Méritos para los Instructores del SENA - SSEMI. Si la persona nombrada en periodo de prueba venía vinculada al SENA como Instructor en la misma especialidad, y no han transcurrido más de quince (15) días hábiles desde el último retiro del servicio, se le mantendrá el mismo grado salarial que traía en el SSEMI.
Previo a la posesión, la persona debe haber declarado bajo juramento el monto de sus bienes y rentas en el formato y aplicativo del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, así mismo deberá haber diligenciado el formato de hoja de vida adoptado para el efecto por esa entidad (artículo 2.2.5.1.9 del Decreto 1083 de 2015).
El aspirante no podrá tomar posesión del empleo si no ha cumplido con los anteriores requisitos.
Al empleado que se encuentre en período de prueba no se le podrá efectuar ningún movimiento dentro de la planta de personal que implique el ejercicio de funciones distintas a las indicadas en la convocatoria del concurso de méritos que sirvió de base para su nombramiento o ascenso (artículo 2.2.6.29 del Decreto 1083 de 2015).
Adicionalmente y en la organización de los expedientes de Historias Laborales en donde se realiza inclusión y custodia de toda la documentación relacionada con el funcionario o exfuncionario y sus situaciones administrativas, se debe remitir oportunamente toda la documentación relacionada, garantizando que cumpla con ser actualizada, organizada y foliada cronológicamente, allí deberán reposar también los comprobantes de afiliación al sistema de seguridad social integral, la citación de exámenes de ingreso, certificados y comprobantes del proceso de inducción en el puesto de trabajo.
5. Evaluación del período de prueba y Registro Público de Carrera Administrativa
De acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 31 de la Ley 909 de 2004, el período de prueba tendrá una duración de seis (6) meses, al final del cual deberá ser evaluado el desempeño por el jefe inmediato o comisión evaluadora, según sea el caso; de ser satisfactoria la calificación se realizará el reporte a la CNSC para su registro en el Registro Público de Carrera Administrativa; de no ser satisfactoria, su nombramiento será declarado insubsistente mediante resolución motivada.
La concertación de compromisos del período de prueba, así como la ejecución de las funciones, se debe corresponder con las señaladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales y las que fueron reportadas en el concurso de méritos para el empleo objeto de provisión en período de prueba.
6. Convocatoria 436 de 2017, Proceso de Selección 1545 EON 2020-2 y Nuevas Convocatorias
Los lineamientos sobre el reporte de novedades en el Banco Nacional de Listas de Elegibles (BNLE) de la CNSC son aplicables a las relacionadas con la Convocatoria 436 de 2017, las autorizaciones de usos de listas por esta convocatoria, para el Proceso de Selección 1545 Entidades del Orden Nacional EON 2020-2, las autorizaciones de usos de listas por esta convocatoria y los nuevos concursos de méritos y sus usos de listas de elegibles que se adelanten para proveer vacantes definitivas mediante el sistema de carrera administrativa en el SENA.
7. Acciones para asegurar el cumplimiento de los lineamientos impartidos
Para asegurar el cumplimiento de esta circular se adelantará lo siguiente:
7.1. Los Grupos Regionales de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) deberán informar las novedades al Grupo de Provisión del Talento Humano aportando el pantallazo del cargue satisfactorio de la información en el aplicativo SIMO 4.0. en el BNLE, o el que la CNSC disponga.
7.2. En caso en que se advierta el incumplimiento de la normatividad en carrera administrativa será reportado de manera inmediata a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
7.3. Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias PQRSD, así como acciones de tutela, relacionadas con novedades de personal de las Regionales y Centros de Formación, serán trasladadas al respectivo Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces), para que sean atendidas oportunamente, con base en la información y documentación que allí reposa.
7.4. En los casos en que la CNSC ejerza la función de vigilancia de la carrera administrativa será informado a esa entidad las competencias respectivas y se dará traslado de la investigación al Grupo Regional de Gestión del Talento Humano (o quien haga sus veces) competente, sin perjuicio que en los casos de sanciones administrativas se repita de conformidad con la normatividad, contra los funcionarios responsables del incumplimiento de las normas de carrera administrativa.
Cordialmente,
KATERINE GRIMALDOS ROBAYO
Secretaria General
1. Competencia para terminar provisiones transitorias: 1. Si es en el mismo centro de costo: El mismo gerente público que realiza el nombramiento en período de prueba, puede terminar los encargos y nombramientos provisionales de conformidad con la competencia delegada en la Resolución 2529 de 2004. 2. Si no es en el mismo centro de costo: Deberá comunicar al Grupo Regional de Talento Humano y el gerente público competente, para que adelanten la terminación de los encargos y nombramientos provisionales, de acuerdo con las competencias delegadas en la Resolución 2529 de 2004.
