CIRCULAR 47 DEL 2025
(febrero 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Bogotá, D.C.
| Para: | Directivos Regionales, Subdirectores de Centros de Formación y Coordinadores de Grupos de Apoyo Administrativo Mixto. |
| Asunto: | Lineamientos para la contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada para la vigencia 2025 en el nivel descentralizado. |
Cordial saludo:
Por medio de la presente comunicación se definen los lineamientos con los cuales se llevará a cabo la contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada para la vigencia 2025, en las sedes del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA a nivel nacional.
1. Tipo y Forma de Contratación
En atención a las políticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la democracia y la gobernanza territorial, que buscan la descentralización del modelo económico actual y dar un mayor impulso a las economías de los territorios a nivel nacional, el Servicio Nacional de Aprendizaje realizará la descentralización de algunos servicios que se venían contratando desde la Dirección General para las vigencias 2023 y 2024, entre estos el servicio de vigilancia y seguridad privada.
En concordancia con lo anterior, la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente emitió el concepto C-977 del 2 de enero de 2025 a través del cual precisó que los servicios de vigilancia y seguridad privada pueden ser catalogados como un conjunto de bienes y servicios con características técnicas uniformes, sin embargo, subrayó que es fundamental garantizar una selección objetiva de los contratistas. Por tal motivo, la contratación de estos servicios no puede regirse por subasta inversa. En su lugar, se debe recurrir a la regla general de la licitación pública, utilizando factores de selección más allá del precio.
Si bien los servicios de vigilancia privada pueden ser considerados como bienes y servicios con características técnicas uniformes, tal como lo establece el artículo 2 del Decreto Ley 356 de 1994, esto no implica la posibilidad de contratar mediante subasta inversa. En cambio, el Decreto 1082 de 2015 debe ser observado para el procedimiento correspondiente, con énfasis en la selección objetiva, que debe fundamentarse en criterios distintos al precio.
Así mismo, es necesario acotar que, si bien la modalidad de licitación pública es la regla general para adquirir bienes y servicios por parte de las Entidades Estatales de acuerdo con el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los ordenadores del gasto para contratar el servicio de vigilancia y seguridad privada en la vigencia 2025, deberán tener en cuenta la Circular 3-2025-000005, expedida el 14 de enero de 2025 por la Dirección Jurídica del SENA mediante la cual se establecen las cuantías para la contratación pública del SENA vigencia 2025 a fin de determinar la modalidad aplicable para contrata el servicio de vigilancia y seguridad privada teniendo en cuenta que la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente en el concepto C-977 del 2 de enero de 2025 también menciona que se aplicará la licitación pública como modalidad por regla general “(...) sin perjuicio de la aplicación de la modalidad de selección abreviada de menor cuantía cuando se requiera contratar servicios vigilancia y seguridad privada por valores que se ubiquen dentro de la menor cuantía de la respectiva Entidad Estatal, de acuerdo con los rangos establecidos en el literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. En esta modalidad, al igual que en la licitación, la oferta más favorable se determina de acuerdo con lo establecido en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, esto es, en atención a la mejor relación calidad-precio”.
De esta manera, se establece que la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada debe garantizarse en el periodo comprendido entre el dieciséis (16) de mayo de 2025 hasta el treinta (30) de diciembre de 2025, recomendando que la modalidad de selección de contratista sea a través de Licitación Pública en las cinco (5) zonas geográficas que conforman la totalidad de las regionales, centros de formación, sedes y subsedes a nivel nacional.
A continuación, se presenta la distribución geográfica de las zonas para la prestación del servicio:
| ZONAS | REGIONALES |
| ZONA 1 | Bolívar, Guajira, Cesar, Córdoba, Magdalena, Atlántico, San Andrés y Sucre |
| ZONA 2 | Casanare, Arauca, Norte de Santander, Boyacá, Santander y Meta |
| ZONA 3 | Caldas, Tolima, Risaralda, Quindío, Chocó y Antioquia |
| ZONA 4 | Cauca, Nariño, Valle del cauca, Caquetá, Putumayo y Huila |
| ZONA 5 | Dirección general, Amazonas, Distrito Capital, Cundinamarca, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada |
De acuerdo con lo mencionado anteriormente, las regionales lideres serán las siguientes:
| ZONAS | REGIONALES LIDERES |
| ZONA 1 | Bolivar |
| ZONA 2 | Casanare |
| ZONA 3 | Caldas |
| ZONA 4 | Cauca |
| ZONA 5 | Dirección general |
Se resalta que en el proceso contratación del servicio de vigilancia y seguridad privada se seguirá haciendo énfasis en la implementación a nivel nacional de los medios tecnológicos (circuito cerrado de TV, alarmas, control de ingresos peatonal y vehicular) como instrumentos de ayuda para una mejor prestación del servicio, por lo cual, las especificaciones técnicas y demás requerimientos mínimos de estos elementos deberán constar de manera clara, precisa y detallada dentro de la ficha técnica del proceso o el documento que haga sus veces, para que así la Entidad pueda garantizar una óptima prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada. Para consecución de lo anterior, las empresas de vigilancia interesadas en el proceso de contratación podrán concertar la realización de un estudio o diagnóstico de seguridad en cada una de las sedes del SENA con el fin de detectar potenciales riesgos de seguridad y minimizarlos con la implementación de estos medios tecnológicos y presentará a los supervisores y a los apoyos a la supervisión designados de cada contrato de vigilancia en las regionales, el correspondiente informe haciendo las recomendaciones técnicas necesarias.
2. Ejecución, Seguimiento y Supervisión de la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
Se recomienda que los ordenadores del gasto de las regionales líderes del proceso sean los supervisores para el presente contrato, sin embargo, se podrá designar otro funcionario como supervisor titular y el apoyo a la supervisión de este servicio será ejercido por los Subdirectores de Centro y por los Directores Regionales (cuando el servicio se preste en el despacho), quiénes verificarán la correcta y oportuna ejecución del objeto contractual y actuarán de conformidad con lo determinado por el Manual de Supervisión e Interventoría de la entidad que se encuentre vigente.
Cada Director Regional designado deberá velar por la correcta ejecución del objeto del Contrato en las condiciones de calidad en la prestación del servicio, oportunidad y obligaciones definidas en los documentos del proceso de contratación y ejercerá un control integral (técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico). Algunas actividades sobre las cuales se deberá hacer seguimiento y ejercer la supervisión serán:
1. Hacer cumplir con las especificaciones técnicas, jurídicas, económicas, financieras presentadas.
2. Dar trámite ante cualquier reclamación, petición, orden o similar de terceros que indirecta o directamente pueda tener algún efecto sobre la ejecución del Contrato o sobre sus obligaciones.
3. Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo del contrato, evitando todo tipo de dilaciones o retrasos que pudieran presentarse.
4. Hacer cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF), de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas que contemplen la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada.
5. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la entidad o a terceros en los términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993.
6. Mantener vigentes las garantías otorgadas durante la ejecución del contrato.
7. Tramitar las adiciones, prorrogas y pólizas que se suscriban en ejecución del o los contratos de vigilancia.
8. Tramitar y autorizar el pago del servicio (medio humano y medios tecnológicos) el cual se hará de forma mensual vencida, previa certificación del servicio efectivamente prestado, avalado por cada uno de los apoyos regionales del SENA, para lo cual deberá verificar el cumplimiento de la normatividad que rija al respecto.
9. Atender los requerimientos que efectúe el supervisor y la entidad relacionados con la ejecución del contrato. Así mismo, realizar los actos necesarios y tomar las medidas conducentes para el debido y oportuno cumplimiento de las obligaciones contractuales y la ejecución del contrato.
10.Suscribir oportunamente el acta de liquidación del contrato y las modificaciones si las hubiere.
11. Las demás que se estimen de acuerdo con la naturaleza de la contratación.
3. Ubicación y descripción de los puestos de vigilancia
La ubicación y cantidad de los puestos para la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada se encuentran relacionados en el anexo No. 2 MATRIZ DE DISTRIBUCION DE ZONAS, PUNTOS Y MEDIOS TECNOLOGICOS que se encuentra adjunto a la presente comunicación, estos puestos indicados son los que actualmente se tienen asignados y deberán continuar en la misma proporción, ahora bien, para la nueva contratación de servicios se deberán tener en cuenta las necesidades de puestos de vigilancia para cubrir los nuevos predios recibidos en comodato siempre y cuando los mismos se ajusten a la disponibilidad de presupuesto asignado.
Por otra parte, cabe la pena resaltar que se continúa con la Política de NO autorizar nuevos puestos de vigilancia ARMADOS en las sedes de la entidad.
Las modalidades en las que se prestará el servicio de vigilancia serán las siguientes:
- Puesto 24 horas todos los días con arma
- Puesto 24 horas todos los días sin arma
- Puesto 24 horas monitoreo
- Puesto 24 horas todos los días con canino
- Puesto 24 horas lunes a viernes sin arma
- Puesto 24 horas lunes a sábado sin arma
- Puesto 16 horas (7 horas diurnas y 9 horas nocturnas) todos los días sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) todos los días sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 16 horas (15 horas diurnas y 1 hora nocturna) lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas diurnas todos los días sin arma
- Puesto 12 horas diurnos lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas diurnos lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) todos los días sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) lunes a sábado sin arma
- Puesto 12 horas (9 horas nocturnas y 3 horas diurnas) todos los días con arma
- Puesto 8 horas nocturnas todos los días con arma
- Puesto 8 horas nocturnas todos los días sin arma
- Puesto 8 horas nocturnos lunes a viernes sin arma
- Puesto 8 horas diurnos lunes a sábado no incluye festivos sin arma
- Puesto 8 horas diurnos lunes a viernes no incluye festivos sin arma
- Puesto 8 horas diurnas todos los días sin arma
4. Supervisión por parte del SENA
Tal y como lo dispone el contrato, la supervisión de cada uno de los contratos será ejercida así:
- El Ordenador del Gasto podrá designar un supervisor por cada contrato en cada una de las regionales lideres el cual será ejercida por el Coordinador del Grupo de Apoyo Mixto o a quien delegue.
- En las Regionales y Centros de Formación Profesional que conforman cada una de las zonas, el apoyo a la supervisión regional será ejercida por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.
Los supervisores serán los responsables de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones del contrato y ejercerán todas las funciones, facultades y actividades inherentes a su actividad, en especial las contenidas en la Ley 80 de 1993 y en la Resolución 1-02621 DE 2024 “Por la cual se adopta el Manual de Supervisión e Interventoría de Contratos del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA”, expedida por el Director General del SENA y dicho Manual V6GCCON-M-002 versión 6 y serán los responsables de certificar el recibo a satisfacción del servicio para que el ordenador del gasto autorice los pagos respectivos.
Los servicios de vigilancia serán certificados de la siguiente manera:
Los Subdirectores de Centro y/o los Directores Regionales, emitirán una certificación mensual dentro de los cinco (5) primeros días hábiles mes vencido de la prestación del servicio, utilizando el Formato Certificación de Servicios de Vigilancia Humana y Electrónica GIL-F-069 (versión 5) el cual se encuentra publicado en la plataforma CompromISO. Se solicita el estricto cumplimiento a esta obligación teniendo en cuenta que este documento es la base de la revisión que se hace para tramitar el pago oportuno de las facturas que presentan los contratistas y así poder cumplir con el indicador de pagos ante el Ministerio de Hacienda. El no cumplimiento de los plazos establecidos por parte de los supervisores regionales puede ocasionar sanciones a la Entidad por no utilizar el cupo del PAC asignado, por lo tanto, pedimos un riguroso seguimiento y cumplimiento de esta obligación.
Dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio certificado, los Subdirectores de Centro y los Directores Regionales deberán tramitar y entregar la certificación al coordinador operativo de la empresa de vigilancia y enviarla al correo electrónico del supervisor delegado en cada regional líder, quien tramitará la facturación teniendo como base estas certificaciones.
4.1. Auditoria a los puestos de vigilancia
Los supervisores regionales del SENA, deberán velar mensualmente por la verificación efectiva de la prestación de los puestos de vigilancia y medios tecnológicos, dotaciones y demás aspectos contratados que se señalan en los documentos soporte del proceso de contratación. Dichos resultados, deben ser notificados a la empresa de vigilancia que presta el servicio para que tomen las medidas preventivas o correctivas, de acuerdo con el caso y de igual manera, debe remitirse para el conocimiento del Supervisor delegado en cada regional líder.
4.2. Expedientes e informes de supervisión del contrato por parte del SENA
A partir del momento que se realice la contratación, los supervisores de cada uno de los contratos de vigilancia tendrán las siguientes obligaciones:
- Suscribir el Acta de Inicio de cada uno de los contratos de vigilancia
- Velar por el cumplimiento de la totalidad de las obligaciones suscritas en los contratos de vigilancia.
- Tramitar las modificaciones contractuales que se requieran y la expedición de los requisitos de legalización de estas (aprobación de pólizas y expedición de registro presupuestal para el caso de adiciones) a fin de garantizar la prestación del servicio de vigilancia en los términos y condiciones requeridos)
- Tramitar el pago del servicio (medio humano y medios tecnológicos) el cual se hará de forma mensual vencida, previa certificación del servicio efectivamente prestado, avalado por cada uno de los supervisores regionales del SENA, de igual forma se verificará el cumplimiento de: a) Factura respectiva con el cumplimiento de requisitos legales, b) Certificación de cumplimiento a entera satisfacción respecto del objeto y obligaciones expedida por el supervisor del Contrato, c) Constancia de cumplimiento en donde el contratista acredite que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar de los últimos seis (6) meses, (si aplica), de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquella que lo modifique, adicione o complemente, d) Informe mensual de gestión de la ejecución del contrato presentado por el contratista. En todo caso se deberá tener en cuenta el Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos la GRF-I-002 - GRF-P-022 versión 2.
- Atender los requerimientos que no sean solucionados en cada regional o Centro de Formación y que requieran de la intervención de la supervisión regional líder.
- Intermediar entre la empresa de vigilancia y los Centros de Formación del SENA sobre la solución de cualquier controversia que se presente en ejecución del contrato de vigilancia.
- Exigir a la empresa de vigilancia la reposición de los bienes afectados por algún siniestro una vez se cumpla el debido proceso de reclamación.
- Mantener actualizado el aplicativo SECOP II con la información que se genere en cada una de las etapas del proceso contractual.
- Tramitar la respectiva liquidación de los contratos de vigilancia y establecer el Paz y salvo correspondiente de acuerdo con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad que se encuentre vigente.
5. Conducto regular
Cada contratista del servicio de vigilancia y seguridad privada debe asignar un Jefe Operativo, Coordinador de Zona y Supervisor por Regional, sin costo para el SENA. Estas personas deben verificar el cumplimiento de las acciones tendientes a la correcta prestación del servicio de vigilancia, por parte de este y el Coordinador de Zona atenderá los requerimientos a los cuales no pueda dar solución el Supervisor Regional.
Para el SENA quedan establecidas las siguientes instancias: Ordenador del Gasto, Supervisor de cada contrato, Supervisor regional para dar y atender todo lo concerniente con la prestación del servicio de vigilancia a nivel zonal.
El servidor público que realice procedimientos relacionados con la prestación del servicio de vigilancia sin tener en cuenta los lineamientos de la presente circular, podrá incurrir en conducta disciplinable que se pondrá en conocimiento del área competente.
Cordialmente,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOZO
Directora Administrativa y Financiera
SENA Dirección General
