Circular 56 de 2024 SENA

CIRCULAR 56 DE 2024

(febrero 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

Bogotá D.C

1-8088

Mediante la presente circular se Imparten directrices y lineamientos frente a la celebración, realización y desarrollo del Comité de Contratación y Convenios, en atención a lo dispuesto en el Decreto 249 de 2004, en concordancia con las Resoluciones 2406 de 2023 y 198 de 2024 que regulan la materia.

En ese orden de ideas, se solicita a la DIRECCIÓN GENERAL, SECRETARÍA GENERAL, DIRECTORES DÉ ÁREA, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO DE FORMACIÓN PROFESIONAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA, conforme lo indica el Manual de Gestión de Convenios del SENA adoptado bajo la Resolución 1-01090 de 2022, adoptar las pautas que se indicadas a continuación con el propósito de celebrar el Comité de Contratación y Convenios de manera eficiente y eficaz.

- Objetivo del comité

El propósito del Comité de Contratación y Convenios es validar, por parte de sus integrantes, la pertinencia y coherencia de los estudios previos que buscan generar un nuevo convenio.

En consecuencia, para el éxito del comité, es necesario que las áreas de donde surge la necesidad alleguen previamente, los estudios previos, anexos y presentaciones de manera ordenada y bajo los parámetros contenidos en esta circular.

- Presentación de Estudios previos, anexos y exposición al Comité de Contratación y Convenios.

1. La presentación que se hace al comité debe detallar la tipología convencional seleccionada, es decir, si el instrumento versa sobre un convenio derivado, o un convenio marco o si es un convenio principal, describiendo el objeto del convenio sin detallar las actividades a desarrollar, debido a que esta información fue previamente discutida en las mesas de trabajo celebradas por las áreas interesadas.

No es necesario reabrir la discusión sobre las actividades que se van a explicar en cumplimiento del objeto contractual pues el propósito del comité es revisar la pertinencia y coherencia del estudio previo puesto a su consideración.

2. De igual manera, la presentación debe contener la justificación de la modalidad de contratación escogida; el fundamento jurídico que sustenta esta determinación, explicando el tipo de convenio que se va a desarrollar. También es necesario hacer alusión de la idoneidad del conviniente, explicando, si es del caso, los antecedentes contractuales que el SENA ha tenido con el posible asociado en procesos de naturaleza similar.

3. Así mismo, es pertinente resaltar las facultades del ordenador del gasto del área interesada, de conformidad con lo establecido en el Decreto 249 de 2004 y atendiendo particularmente la delegación que sobre contratación y convenios instauró los artículos primero y segundo de la Resolución 2406 de 2023.

4. En cuanto al análisis del riesgo, se requiere una explicación detallada sobre el anexo construido durante el proceso contractual.

5. Como requisito del estudio previo, se debe exponer con claridad al comité el análisis del sector realizado en el proceso, así como, el estudio de mercado, de conformidad con el artículo 11.2 del Manual de Gestión de Convenios de la entidad.

6. Solamente, se necesitarán los conceptos técnicos señalados en el artículo 9 de la Resolución 2406 de 2023, previamente a la discusión en el comité de contratación del convenio o contrato correspondiente. Siendo el escenario idóneo para obtener estos conceptos técnicos, las mesas de trabajo en donde se construyen los estudios previos.

7. Indicar de manera detallada el valor de! convenio, especificando de manera diferenciada la cuantificación de los aportes en especie y en dinero efectuados por las partes en el instrumento, así como la estructura de desembolsos a realizar, de conformidad con los artículos 11.2.5 y 11.2.6 del Manual para la Gestión de Convenios en el Sena.

8. Al hacer la presentación en el comité, es esencial destacar las mesas de trabajo realizadas y la participación de las áreas pertinentes, lo que asegurará que quede constancia implícita de los avales y los vistos buenos necesarios para la firma del convenio correspondiente.

9. Asimismo, es esencial que, durante las mesas de trabajo destinadas a la discusión de los alcances de los convenios, se verifique la capacidad de toma de decisiones de quienes intervienen en ellas. Esto se hace con el objetivo de evitar re-procesos y consultas adicionales al ordenador del gasto, evitando así retrasos en el inicio de la ejecución del convenio o memorando de entendimiento.

10. Es importante señalar que los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro de Formación Profesional, no están facultados para la suscripción de convenios, cartas de acuerdo, cartas de intención, memorandos de entendimiento, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de debida diligencia, con convinientes internacionales, sean estos sujetos de derecho público o privado, organismos internacionales o multilaterales, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto 249 de 2004 en concordancia con la delegación de competencia que establece el parágrafo del artículo 1 de la Resolución 2406 de 2023.

11. Finalmente es importante reiterar que, las cartas de acuerdo cartas de intención, memorandos de entendimiento, acuerdos de confidencialidad y acuerdos de debida diligencia, no son fuente de obligaciones en Colombia, no son en estricto sentido convenios, por lo cual no se requieren ni avales ni vistos buenos, conceptos previos o de viabilidad.

En virtud de lo anteriormente expuesto, se requiere dar cumplimiento a estas directrices y lineamientos con el objetivo de honrar los principios de la administración y dar dinamismo, legalidad y eficacia a la diligencia de Comité de Contratación y Convenios.

Firma

CARLOS ALFONSO MAYORGA PRIETO

Director de Promoción y Relaciones Corporativas