RESOLUCIÓN 198 DE 2024
(febrero 1)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por medio de la cual se expide el reglamento interno del Comité de Contratación y de Convenios de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
EL DIRECTOR GENERAL DEL SENA
En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las conferidas por el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, los artículos 4o (numerales 4 y 23) y 31 del Decreto 249 de 2004, y
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
El numeral 9 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 - Principio de economía, prevé: “En virtud de este principio: "(...) 9. En los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento".
El artículo 5o de la Ley 489 de 1998 dispone: "Competencia Administrativa. Los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. Se entiende que los principios de la función administrativa y los principios de coordinación, concurrencia y subsidiaridad consagrados por el artículo 288 de la Constitución Política deben ser observados en el señalamiento de las competencias propias de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva y en el ejercicio de las funciones de los servidores públicos".
El artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 adicionó un inciso y un parágrafo al artículo 12 de la Ley 80 de 1993, señalando que, en ningún caso, los Jefes de Oficinas y Representantes de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual.
El Decreto 249 de 2004, por el cual se modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, atribuyó en el artículo 4o a la Dirección General las facultades de "1. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas de la entidad y de su personal. 2. Ejercer la representación legal de la entidad (...) 4. Dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos, celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, con miras al cumplimiento de la misión de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes (...) 23. Crear comités, Grupos Internos de Trabajo permanente o transitorios y definir su composición, coordinación y funciones (...)".
El Decreto 249 de 2004, atribuyó en el artículo 23 a las Direcciones Regionales la facultad de: "(...) tendrán la responsabilidad de coordinar, administrar y velar por la ejecución de las actividades del SENA y de los Centros de Formación Profesional Integral, dentro del área de su jurisdicción conformada por el respectivo Departamento o por el Distrito Capital, según el caso, así como de las delegaciones que al efecto realice la Dirección General del SENA".
El artículo 1o de la Resolución 1901 de 2018, creó el Comité de Contratación y Convenios, como una instancia de definición de los lineamientos que regirán la actividad contractual y de convenios en la Dirección General del SENA.
Por su parte, la Resolución 69 de 2014, derogada por la Resolución 2406 de 2023, creó el comité de contratación a nivel regional y en los centros de formación profesional del SENA.
La Resolución 1901 de 2018 regula la definición y funcionamiento general de las unidades asesoras de la actividad contractual y de convenios en la Dirección General, sin embargo, de cara a las necesidades actuales de la Entidad, es importante actualizar y complementar la reglamentación allí establecida, por cuanto, es pertinente expedir la presente resolución.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO. CREACIÓN Y NATURALEZA. Crear el Comité de Contratación y Convenios en la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional del SENA, como la instancia asesora encargada de impartir recomendaciones a los ordenadores del gasto en relación con la actividad precontractual y preconvencional, en los procesos cuya cuantía o aporte en dinero (en el caso de los convenios), independientemente de la naturaleza o modalidad, sea igual o superior a 250 smlmv (salarios mínimos legales mensuales vigentes) en la vigencia respectiva.
ARTÍCULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA. En la Dirección General, el Comité estará integrado por:
1. Director (a) Administrativo y Financiero (a)
2. Secretario (a) General
3. Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo
4. Director (a) del Sistema Nacional de Formación para el Trabajo
5. Director (a) de Formación Profesional
6. Director (a) de Promoción y Relaciones Corporativas
7. Director (a) de Empleo y Trabajo
8. Director (a) Jurídico (a)
9. Jefe de la Oficina de Sistemas
PARÁGRAFO 1o. El (la) Jefe de la Oficina de Comunicaciones asistirá como invitado permanente con voz pero sin voto. Podrán participar como invitados, con voz pero sin voto, los Directores o Coordinadores de otras áreas, contratistas o funcionarios, que por su conocimiento específico, calidades profesionales o experiencia laboral, puedan contribuir en la formulación de recomendaciones de carácter jurídico, técnico o económico, que incidan en el análisis del proceso sometido a consideración.
PARÁGRAFO 2o. La participación de los miembros del Comité se enmarcará dentro del ejercicio de las funciones correspondientes a sus cargos.
PARÁGRAFO 3o. El Comité de Convenios será presidido por el (la) Director(a) de Promoción y Relaciones Corporativas. Por su parte, el Comité de Contratación, estará presidido por el (la) Director (a) Jurídico (a).
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SENA. Son funciones del comité:
1. Recomendar al ordenador de gasto, previa verificación de los documentos soporte y de acuerdo con la modalidad del proceso de selección, la apertura del proceso.
2. Solicitar informes o requerir información sobre los procesos de contratación y convenios, respecto de su planeación, trámite y suscripción a las respectivas áreas que generen la necesidad.
3. Analizar y realizar las recomendaciones en los procesos contractuales o convencionales que, por su naturaleza, complejidad, cuantía o importancia, solicite el Director General.
PARÁGRAFO. Las decisiones del Comité, en relación con los procesos contractuales y convencionales, son una asesoría y se emiten a manera de concepto, por lo que no obligan a los ordenadores del gasto. No obstante lo anterior, cuando el ordenador del gasto decida, bajo su propia responsabilidad, apartarse de la decisión del comité, deberá enviar un informe justificando su decisión al Director General.
ARTÍCULO CUARTO. SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL. Para efectos de la adquisición de bienes y servicios, la Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de un servidor público del nivel asesor o profesional de la planta de la Dirección Jurídica, designado por el (la) Director (a) Jurídico (a), el cual tendrá voz pero no voto en el correspondiente Comité. Para efectos de la celebración de convenios, la Secretaría Técnica del Comité la ejercerá la Coordinación Nacional de Gestión de Convenios (CNGC) o quien haga sus veces, quien tendrá voz pero no voto.
ARTÍCULO QUINTO. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL. La Secretaría Técnica del Comité de Contratación y Convenios tendrá a su cargo las siguientes funciones:
1. Realizar la convocatoria a sesión del Comité, indicando el orden del día, lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos soporte de cada uno de los asuntos a tratar, una vez sea recibida la completitud de la documentación e informar sobre cualquier cambio en la programación respectiva a todos sus integrantes.
2. Convocar a sesión ordinaria en un término no inferior a tres (3) días hábiles a la fecha indicada para cada sesión.
3. Convocar a sesión extraordinaria, previa solicitud del Director General o del ordenador del gasto que tenga la necesidad.
4. Verificar el cumplimiento del quorum para iniciar la sesión del comité.
5. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
6. Remitir el acta a los miembros para que se realicen observaciones y ajustes a la misma.
7. Custodiar y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el Comité.
PARÁGRAFO. En caso de que el área respectiva no remita la información con su solicitud o la envíe incompleta, la Secretaría Técnica del Comité se abstendrá de incluir el asunto en el orden del día de la siguiente sesión. La Secretaría Técnica efectuará únicamente una revisión de completitud de la documentación que le sea remitida por las Áreas, mas no sobre el contenido de la misma, ni realizará recomendaciones u observaciones de los documentos técnicos recibidos.
ARTÍCULO SEXTO. SESIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS.
1. El Comité de Contratación y Convenios se reunirá los días martes de manera ordinaria según convocatoria efectuada por la Secretaría Técnica del Comité, cuando las necesidades del servicio lo requieran, cuando lo estime pertinente el Presidente del mismo o por solicitud de los ordenadores del gasto.
2. Cuando las necesidades del servicio así lo exijan, el Comité podrá sesionar de manera extraordinaria previa solicitud del Director General o del ordenador del gasto que tenga la necesidad.
3. Las sesiones del Comité se podrán realizar de manera virtual o mixta, entendiéndose esta última, la intervención presencial y virtual de los miembros del comité. En todo caso, para sesionar o deliberar debe escucharse audiblemente al miembro del comité.
4. El Comité sesionará válidamente con la presencia de mínimo cinco (5) de sus integrantes con derecho a voto, y adoptará decisiones válidas con la mayoría simple de los votos de los miembros con derecho a voto presentes en la sesión. En caso de empate, el presidente de la sesión tendrá voto calificado, es decir, decidirá el desempate.
5. El ordenador del gasto donde se genere la necesidad contractual o convencional deberá remitir a la secretaría técnica del comité, mínimo con cinco (5) días hábiles de antelación a la sesión, en versión final, la totalidad de la documentación y soportes de cada uno de los asuntos a tratar, conforme a la modalidad de selección y las listas documentales del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol para la etapa precontractual, con el fin de citar el comité.
6. Los temas serán expuestos por el jefe o director del área líder de la necesidad de contratación, cuya asistencia es obligatoria. Con el fin de obtener la recomendación del caso, deberá elaborar una presentación que contenga un resumen de los aspectos más relevantes del asunto a tratar, la cual, por tratarse de una herramienta didáctica, deberá corresponder a lo señalado en la documentación que se presente al Comité de Contratación, y la expondrá ante el mismo. La exposición de los asuntos a tratar deberá referirse como mínimo a los siguientes aspectos: - Asunto que se somete a consideración del Comité. - Antecedentes. - Situación actual. - Recomendación sugerida al Comité, con indicación de las razones técnicas, financieras, jurídicas y demás que la sustentan, conforme a los análisis efectuados por los funcionarios de la Entidad que participaron en el tema.
7. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender cualquiera de las sesiones, las mismas deberán continuarse, sin más citación que la efectuada dentro de la sesión.
8. De cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica levantará un acta en la que consten las decisiones o determinaciones adoptadas, y de la cual harán parte integral los documentos analizados con las observaciones a los mismos. El acta debe elaborarse durante el desarrollo de la sesión y será aprobada por los miembros del comité, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la sesión. El Presidente y el Secretario Técnico del Comité deberán suscribir el acta.
PARÁGRAFO 1o. ASISTENCIA Y DELEGACIÓN. La asistencia y participación de los integrantes del Comité de Contratación y Convenios será indelegable.
PARÁGRAFO 2o. INASISTENCIA A LAS SESIONES. La asistencia de los miembros permanentes del comité es de obligatorio cumplimiento; cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito o por correo electrónico, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa con la indicación de las razones de su inasistencia o haciéndola llegar por escrito a la sesión del Comité.
ARTÍCULO SÉPTIMO. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACION Y CONVENIOS A NIVEL REGIONAL. Créase el Comité de Contratación y Convenios a nivel Regional del SENA, cuyo objetivo principal es realizar el seguimiento, asesoría y apoyo a la gestión contractual para los procesos de contratación y convenios que deba realizar la respectiva Regional cuya cuantía o aporte en dinero (en el caso de los convenios), independientemente de la naturaleza o modalidad, sea igual o superior a 250 smlmv (salarios mínimos legales mensuales vigentes) en la vigencia respectiva.
El Comité de Contratación y Convenios a nivel regional del SENA estará integrado por:
1. El ordenador del gasto de la Regional o su delegado, quien lo presidirá
2. Dos funcionarios de la respectiva Regional, designados por el ordenador del gasto, de acuerdo con la especialidad del objeto que se pretenda contratar.
3. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 1o. La Secretaría Técnica del Comité de Contratación y convenios a nivel Regional será realizada por el funcionario que haya sido designado por el Director Regional y sus funciones serán las mismas señaladas en el artículo quinto para la secretaría técnica del comité de contratación y convenios de la Dirección General.
PARÁGRAFO 2o. Podrán participar como invitados en las reuniones del Comité de Contratación y Convenios a nivel Regional del SENA, con voz pero sin voto, los contratistas o funcionarios, que por su conocimiento específico, calidades profesionales o experiencia laboral, puedan contribuir en la adopción de decisiones de carácter jurídico, técnico o económico, que incidan en el proceso de contratación.
ARTÍCULO OCTAVO. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACION EN LOS CENTROS DE FORMACION. Créase el Comité de Contratación y Convenios en los Centros de Formación profesional del SENA, cuyo objetivo principal es realizar el seguimiento, asesoría y apoyo a la gestión contractual para los procesos de contratación y convenios que deba realizar el respectivo Centro de Formación, cuya cuantía sea superior a 250 smlmv (salarios mínimos legales mensuales vigentes) en la vigencia respectiva, independientemente de la naturaleza o modalidad.
El Comité de Contratación y Convenios, en los Centros de Formación Profesional, estará integrado por:
1. El ordenador del Gasto del respectivo Centro de Formación o su delegado, quien lo presidirá
2. Dos funcionarios designados por el ordenador del gasto de acuerdo con la especialidad del objeto que se pretenda contratar.
3. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 1o. La Secretaría Técnica del Comité de Contratación y Convenios en los Centros de Formación Profesional, será realizada por el funcionario que haya sido designado por el Subdirector del Centro y sus funciones serán las mismas señaladas en al artículo quinto para la secretaría técnica del comité de contratación y convenios de la Dirección General.
PARÁGRAFO 2o. Podrán participar como invitados en las reuniones del Comité de Contratación y convenios en los Centros de Formación Profesional, con voz pero sin voto, los contratistas o funcionarios, que por su conocimiento específico, calidades profesionales o experiencia laboral, puedan contribuir en la adopción de decisiones de carácter jurídico, técnico o económico, que incidan en el proceso de contratación.
ARTÍCULO NOVENO. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN A NIVEL REGIONAL Y CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL. Las funciones de los comités de contratación y convenios de las Direcciones Regionales y Centros de Formación serán las mismas señaladas en al artículo tercero para el comité de contratación y convenios de la Dirección General.
ARTÍCULO DÉCIMO. SESIONES Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL. <Articulo modificado por el artículo 1 de la Resolución 257 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Las sesiones y el funcionamiento de los comités de contratación y convenios de las Direcciones Regionales y Centros de Formación se regirán bajo las mismas condiciones señaladas en el artículo sexto para el Comité de Contratación y Convenios de la Dirección General.
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 4 del artículo sexto de la Resolución 1-00198 de 2024, se entenderá que EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS DE LAS DIRECCIONES REGIONALES Y CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL, sesionará válidamente con la presencia de mínimo tres (3) de sus integrantes con derecho a voto, y adoptará decisiones válidas con la mayoría simple de los votos de los miembros con derecho a voto presente en la sesión. En caso de empate, el presidente de la sesión tendrá voto calificado, es decir, decidirá el desempate.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. INCONDICIONALIDAD DE LAS DECISIONES. El Comité podrá emitir recomendaciones de aprobación o no aprobación. En consecuencia, las aprobaciones no podrán quedar condicionadas.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 1901 de 2018 y demás disposiciones que le sean contrarias.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN. La presente resolución será comunicada por el Grupo de Administración de Documentos a los Directores de Área, Secretaría General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo de las Regionales y Centros de Formación. Para su divulgación, de conformidad con el numeral 4- del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, publíquese en la página web del SENA.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 01 FEB 2024
JORGE EDUARDO LONDOÑO ULLOA
Director General
