CIRCULAR 71 DE 2026
(marzo 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
1-0010
Bogotá D.C.
| Para: | Secretaria General, Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales y Subdirectores de Centro del SENA. |
| Asunto: | Lineamientos para la gestión convencional relacionados con el procedimiento de solicitud de usuario SECOP I. |
La Dirección Jurídica, en ejercicio de las funciones asignadas en el numeral 8 del artículo 16 del Decreto 249 de 2004, en concordancia con la Resolución 2862 de 2025, "Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones", se permite emitir la presente circular con el objetivo de orientar a las dependencias del SENA en la aplicación uniforme de la presente Resolución, mediante el procedimiento de solicitud de usuario en la plataforma SECOP I, para el cumplimiento del literal a) del artículo 5, sobre la facultad de adelantar los trámites y actuaciones preconvencionales, convencionales y posconvencionales, de las actuaciones convencionales, hasta su cierre, que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos y funciones de la Dirección General, las Direcciones Regionales y las Subdirecciones de Centro y del parágrafo 1 del mismo artículo, el cual señala que dichas funciones comprenden la estructuración y publicación de los actos asociados a los convenios, con el fin de realizar las transacciones pertinentes de todo el proceso convencional en las plataformas de Colombia Compra Eficiente.
En consecuencia, la publicación de las actuaciones convencionales y/o posconvencionales corresponde a cada ordenador del gasto, quien es responsable del cumplimiento legal inherente a este actuar administrativo. Por lo tanto, y en virtud de la Resolución 2862 de 2025 modificada por la Resolución 584 de 2026, los ordenadores del gasto deberán gestionar ante la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente los usuarios y permisos necesarios para cumplir con esta obligación.
En este orden de ideas, en el marco de la normativa vigente en Colombia, se establecen los siguientes lineamientos para el procedimiento de solicitud de usuario en SECOP I, emitido por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente en respuesta a la consulta elevada por la Coordinación Nacional de Relaciones Estratégicas de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas de la Dirección General del SENA, respecto de la solicitud de usuario para la plataforma SECOP I, para los convenios que se encuentren vigentes en esta plataforma.
1. Procedimiento Solicitud de usuario SECOP I.
Los ordenadores del gasto - Directores de Área de la Dirección General, los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro- deben proceder a:
- Solicitar el registro de usuario en la plataforma SECOP I para los convenios que se encuentren publicados y vigentes en esta plataforma a nombre de la dependencia que representan.
- Publicar la información de cada convenio a su cargo que se encuentre publicado y vigente en la plataforma SECOP I, de conformidad con el literal a) y el parágrafo 1 del artículo 5 de la Resolución 2862 de 2025 modificada por la Resolución 584 de 2026; el Manual de supervisión e interventoría, así como el Manual para la Gestión de Convenios.
2. Trámite solicitud usuario Secop I
- Descargar el Formato de asignación/actualización de usuario y contraseña de acceso - SECOP I, a través del siguiente enlace https://www.colombiacompra.gov.co/base-conocimiento/registro-de-entidades-estatales-en-el-secop-i
- Marcar la opción correspondiente a la etiqueta que se ubica en la parte superior derecha del formato.
- Diligenciar la información del usuario que se va a registrar.
- Ingresar a la página www.colombiacompra.gov.co en el botón de 'Atención al ciudadano', opción 'Solución en línea', en la sección 'Ayudas adicionales' seleccionar la opción 'Crear caso' mediante el formulario de soporte, o puede ingresar de forma directa mediante el siguiente enlace https://operaciones.colombiacompra.gov.co/soporte/formulario-de-soporte?nocache=1, allí debe registrar la información requerida y anexar el formato debidamente diligenciado y firmado, junto con el acta de posesión del ordenador del gasto.
- Para aprender las funcionalidades e implementar el SECOP I, existen varias alternativas de capacitación a las cuales pueden acceder los colaboradores de la Entidad, en el siguiente link y teléfonos de contacto:
Minisitio del SECOP I: https://www.colombiacompra.gov.co/secop/secop-i
Teléfonos: (+57 / 601) 7456788 Bogotá y 018000520808 (línea nacional gratuita)
El acceso otorgado por Colombia Compra Eficiente deberá ser cancelado de manera inmediata cuando el usuario pierda la condición que ostentaba y que lo habilitaba para solicitar dicho registro, ya sea por cambio de cargo, retiro del servicio o cualquier otracircunstancia que implique la pérdida de la calidad de ordenador del gasto. Se deberá informar oportunamente a la Agencia Nacional de Contratación Pública sobre tales novedades, con el fin de garantizar la debida administración de permisos.
RECOMENDACIONES FRENTE A LA PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE DE EJECUCIÓN EN LA PLATAFORMA SECOP I, PARA LOS CONVENIOS PUBLICADOS Y VIGENTES EN ESTA PLATAFORMA:
En cumplimiento de la Resolución 2862 del 17 de septiembre de 2025, la Dirección Jurídica recuerda a todas las dependencias, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional la obligación de observar lo dispuesto en el literal a) y el parágrafo 1 del artículo 5 de dicho acto administrativo. En tal sentido, se debe garantizar la debida publicación y actualización de la información de cada proceso convencional que se encuentre publicado y vigente en la plataforma SECOP I.
Asimismo, conforme a la Circular Externa No. 1 de 2019 de la ANCP–Colombia Compra Eficiente, se reitera la obligatoriedad del uso exclusivo del SECOP II para la gestión de nuevos procesos convencionales. En consecuencia, el SECOP I queda restringido únicamente a la administración de actuaciones convencionales y posconvencionales de convenios previamente publicados.
Bajo ninguna circunstancia se permitirá la creación de nuevos convenios en la plataforma SECOP I. Se insta a los destinatarios de la presente comunicación a adelantar las acciones necesarias con la debida diligencia para asegurar el estricto cumplimiento de estas directrices.
Cordialmente,
MONICA ANDREA AVELLA HERRERA
Directora Jurídica
