CIRCULAR 77 DE 2024
(marzo 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| PARA: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional y Coordinadores de Grupo a nivel nacional. |
| ASUNTO: | Orientaciones para el proceso de solicitudes presupuestales. |
En el marco de las funciones previstas en el artículo 10 numeral 1 del Decreto 249 de 2004, le corresponde a la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo la competencia de asesorar y asistir a todas las dependencias de la entidad, en la formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos de la entidad, promoviendo y apoyando la implementación en el SENA de una cultura de la gestión orientada por resultados.
En consecuencia, a efectos de garantizar la gestión oportuna de los requerimientos presupuestales ante esta dirección, se hace necesario presentar las orientaciones para el trámite de las solicitudes de modificación y/o traslado presupuestal, y su trámite de radicación ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, en atención, a las competencias dispuestas en el Decreto 249 de 2004 y la Resolución 01-00014 de 2024 “por la cual se suprimen, crean y modifican los Grupos de Trabajo de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, se establecen sus funciones y se dictan disposiciones”.
La Resolución 2340 de 2010 “Por la cual se actualizan los procedimientos para el manejo de las comunicaciones institucionales y la documentación normativa y contractual en virtud del uso de las nuevas tecnologías para la gestión electrónica documental” modificada parcialmente por la Resolución 2360 de 2012 y la Circular 186 de 2015, disponen que el aplicativo ONBASE es la herramienta que utiliza el SENA para el control de todas las comunicaciones oficiales a nivel nacional. Esta herramienta permite los Directores, Jefes de oficina, Coordinadores y Subdirectores de la Entidad hacer seguimiento a través de sus usuarios a las comunicaciones que requieren de algún trámite, tanto en soporte físico como electrónico, recibidas del medio externo y a nivel interno (de dependencias Regionales, Centros de Formación y Dirección General).
En consecuencia, a partir de la fecha el ONBASE TRADICIONAL es la ÚNICA herramienta designada para la radicación de las solicitudes presupuestales ante la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, por lo anterior, en aras de garantizar la efectividad de los procesos, se insta a todas las dependencias a estandarizar el trámite de presentación por medio de esta herramienta, teniendo en cuenta, que en virtud de las iniciativas de mejora y optimización en la gestión de las solicitudes, se prescindirá del MÓDULO SP.
En procura de dar claridad al trámite de solicitudes y/o modificaciones presupuestales a través de ONBASE, su uso, configuración y funcionalidades generales, se desplegarán los pasos formales para el proceso de radicación de requerimientos ante la dirección, en las siguientes etapas:
1. ETAPAS DEL PROCESO DE SOLICITUDES EN ONBASE:
1.1 ACCESO AL ONBASE:
- Ingresa a https://onbase.sena.edu.co/Onbase. Luego ingrese al aplicativo con el usuario y contraseña asignada:
1.2 RADICACIÓN DE LA SOLICITUD PRESUPUESTAL:
- Selecciona la opción de crear Nuevo Formulario en las opciones habilitadas en el lateral izquierdo.
- Seguidamente se habilita la opción de realizar el registro de la solicitud.
- Para identificar el destinatario puede seleccionar dos (2) criterios de búsqueda:
1. Nombre del funcionario (a): relacionar el nombre del Director (a) de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
2. Código y nombre de dependencia: 13030- Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
- Seleccione el asunto según corresponda, se sugiere siempre incluir la frase “Solicitud Presupuestal” y el Nombre del Despacho, Dirección, Regional, Centro y/o Coordinación. Ejemplo: Solicitud Presupuestal Regional XXXXXXXXXXX.
- Una vez empiece el registro de la solicitud es importante relacionar el detalle del requerimiento y adjuntar la planilla en Excel con la información completamente diligenciada. Luego de adjuntar los documentos es necesario dar clic en el botón ENVIAR.
El aplicativo ONBASE se ha parametrizado de tal forma que, una vez registradas las comunicaciones oficiales tanto en soporte físico como electrónico, el aplicativo, genera y envía automáticamente una notificación por correo electrónico a la cuenta de correo de Outlook del usuario de la dependencia destinataria y remitente, con copia a la cuenta de correo de Outlook, de su asistente, informando sobre la comunicación que acaba de recibir y adjuntando la imagen de la misma.
De igual forma, quedará registrada la información relacionada con la comunicación en el Aplicativo ONBASE, para la consulta y seguimiento por parte de las dependencias Destinataria/Remitente.
Finalmente, la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, reitera a todas dependencias de la entidad que a partir de la fecha, en consideración a las iniciativas de mejora y optimización de los procesos de gestión de las solicitudes, el canal ÚNICO y EXCLUSIVO para la atención de las solicitudes presupuestales será el ONBASE TRADICIONAL, de conformidad con lo expuesto en esta circular.
CLAUDIA LILIANA BLANCO SANTILLANA
Directora Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
