CIRCULAR 102 DE 2025
(abril 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
1-1012
| Para: | Directores regionales |
| Asunto: | Agenda seguimiento primer trimestre (enero, febrero, marzo) vigencia 2025 Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno |
En la condición de responsables del Sistema de Control Interno ante sus respectivas Direcciones Regionales y Centros de Formación, y dando cumplimiento a la Resolución 2303 de 2017 (...)"Por la cual se crean el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y los Subcomités Regionales de Coordinación de Control Interno del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA"(...), esta Oficina los invita a realizar la sesión del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno correspondiente al primer trimestre de la vigencia 2025, para el cual se agendan los temas a desarrollar, sin perjuicio de que incluyan los temas que consideren pertinentes.
Consideraciones previas:
El jefe de la Oficina de Control Interno asistirá de manera aleatoria y presencial al desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno primer trimestre de 2025. Según lo anterior, las Direcciones Regionales deben reportar a esta dependencia la fecha y hora en que se llevará a cabo el Subcomité, atendiendo las fechas establecidas en la presente Circular.
Nota: Diligenciar por la Dirección Regional la información requerida a través del formato FORMS https://forms.office.eom/r/Nh91kd6zUf el cual debe ser diligenciado a más tardar el 07 de mayo de 2025 antes de medio día. Esta solicitud hará parte del proceso de evaluación del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.
Desarrollo de la agenda:
1. Revisar y registrar en el acta correspondiente los compromisos adquiridos en la agenda anterior (IV trimestre vigencia 2024), indicando el avance y/o desarrollo de estos.
Por otro lado, el desarrollo del Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno tercer trimestre deberá ser grabado a través de TEAMS y registrado a través de tres (3) fotografías con marca de agua, evidencias que deben ser adjuntas al proceso con la fecha en que se llevó a cabo el subcomité.
2. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento del presupuesto del primer trimestre de la vigencia 2025 sujeto de verificación en la Regional y los Centros de Formación.
Los análisis, comentarios y las estrategias de la Dirección Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal deben estar descritas en el acta, así como, incluir las acciones de austeridad del gasto según la normatividad vigente.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación, la información requerida en la pestaña "2. PRESUPUESTO", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ".
3. Reportar el seguimiento y justificación al cumplimiento en la ejecución del presupuesto asignado para Materiales de Formación del primer trimestre de la vigencia 2025, para la Regional y Centros de formación. Los análisis, comentarios y las estrategias de la Dirección Regional y los Centros de Formación en materia presupuestal relacionados con materiales de formación deben estar descritas en el acta.
Nota: Diligenciar la información requerida en la pestaña "3. MATERIALES DE FORMACIÓN", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ".
4. Efectuar análisis de los informes presentados por la Oficina de Control Interno, cuando aplique, indicando el impacto y acciones que sirvan de insumo para identificar mejoras en la regional las cuales deben estar descritas en el acta.
Fuente: https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/Controlinterno.aspx
5. Realizar el monitoreo a los riesgos de gestión y de corrupción que se hayan materializado en el primer trimestre del 2025, incluyendo el tratamiento aplicado en caso de desviaciones en la ejecución del control. Las acciones adoptadas por la Dirección Regional y los Centros de Formación deben estar documentadas en el acta correspondiente, junto con las evidencias del monitoreo realizado.
6. Con el objetivo de que los gerentes públicos conozcan y adelanten las acciones necesarias para alcanzar el avance del 100% en los planes de mejoramiento, esta Oficina solicita realizar seguimiento trimestral, a nivel regional, a los planes derivados de las auditorías realizadas por la Contraloría General de la República (CGR). Las evidencias que sustenten el progreso en la implementación de dichos planes deben ser cargadas en la plataforma CompromISO. Igualmente, debe dejarse constancia del seguimiento realizado, a través de actas de comités primarios u otros documentos que demuestren que dicho seguimiento se efectuó en el trimestre correspondiente.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación la información requerida en la pestaña "6. P.M CGR", del Excel adjunto "MATRIZ SUBCOMITÉ"
7. Seguimiento trimestral a nivel de la Dirección Regional y Centros de Formación del (los) plan(es) de mejoramiento resultado de las auditorías internas de gestión - AIG. Las evidencias que soportan el avance de dichos planes deben ser cargadas en la plataforma CompromISO. Asimismo, debe quedar registro de su seguimiento, por medio de actas de comités primarios u otros soportes que evidencien su ejecución dentro del trimestre correspondiente.
Nota: Diligenciar por Dirección Regional y Centros de Formación suscritos la información requerida en la pestaña "7. P.M AIG", del Excel adjunto a esta circular "MATRIZ SUBCOMITÉ.
8. Los directores de cada regional deberán firmar el Anexo 1 incluido en esta circular, en constancia de la validación realizada a la Información diligenciada en la "Matriz Subcomité" y debe ser cargada en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma CompromISO.
9. Proposiciones y varios: En este punto las Regionales desarrollarán además los temas que son pertinentes en su gestión.
Conclusiones y recomendaciones:
Adelantado el comité y a partir de la fecha, en cumplimiento de los lineamientos institucionales tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- El registro del acta se realizará en la Plataforma CompromISO, Módulo de actas - Tipo de Reunión:
Comités Regionales y Reunión: Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno.
- Los soportes que evidencian cada punto deben estar cargados igualmente en la plataforma como desarrollo del acta, nombrados y enumerados de acuerdo con el punto de la agenda referido en la presente circular.
- Los directores de cada regional deberán firmar el Anexo 1a esta circular, en constancia de la validación realizada a la información diligenciada en la "Matriz Subcomité" y debe ser cargada en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma CompromISO.
- Es importante resaltar que el secretario técnico o secretario del Subcomité debe ser la última persona en generar la aprobación del acta, teniendo en cuenta que debido a su rol genera un cambio de estado del acta en la plataforma CompromISO pasando de Desarrollada a Aprobada, inhabilitando a los asistentes faltantes por aprobación.
- La Oficina de Control Interno realizará un seguimiento detallado a las recomendaciones realizadas en el Informe "Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno IV trimestre 2024", con el fin de asegurar que hayan sido corregidas y tomadas las acciones oportunas y apropiadas.
Nota: Para que el Subcomité sea evaluado por la Oficina de Control Interno como "Cumplido" en la primera fase de evaluación, el acta debe registrar las siguientes condiciones:
A. Tener la aprobación en el sistema CompromISO del director regional (Registrar en los comentarios los casos en los que se presente novedad de Director Encargado)
B. Registrar en CompromISO el estado del acta como "Aprobada".
Para dar cumplimiento al cronograma establecido, se solicita realizar la sesión del Subcomité en un plazo de cinco (5) días hábiles, así:
| ACTIVIDAD | FECHA |
| Registro en form de la fecha de desarrollo del Subcomité | Hasta el 06 mayo 2025 |
| Inicio del desarrollodel Subcomité | Desde el 07 mayo 2025 |
| Registro del acta y cargue de evidencias en la Plataforma CompromISO | Hasta el 13 mayo 2025 |
Finalmente, es importante aclarar que con la entrada en vigencia de la Resolución 3414 de 2024, mediante la cual se conforman los Subcomités Institucionales Regionales de Gestión y Desempeño como instancias de seguimiento y control para la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), así como de los sistemas de gestión y demás componentes que integran el Modelo de Operación SIGA a nivel nacional, los temas de las agendas se han venido articulando para garantizar la sincronía entre ambas instancias, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1499 de 2017. Cabe resaltar que los Subcomités Regionales de acuerdo con las directrices del Comité Institucional de Gestión y Desempeño iniciara sus actividades en el segundo semestre del 2025.
Frente a cualquier inquietud por favor comunicarse con la con la Auditora Yurany Stefanny Galindo Fierro al correo electrónico ysgalindo@sena.edu.co a través de la herramienta Teams.
Cordialmente,
JUAN FELIPE RUEDA GARCÍA
Jefe de la Oficina de Control Interno
CONSTANCIA DE VALIDACIÓN (PDF) Y MATRIZ SUBCOMITÉ (EXCEL).
En atención a los lineamientos establecidos en la circular emitida por parte de la oficina de control interno para el primer trimestre de la vigencia 2025 y lo establecido en la Resolución SENA 2303 del 2017 en el artículo 7 "INTEGRACIÓN. El Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno estará integrado por: 1. El Director de la respectiva Regional y la Dirección del Distrito Capital quienes lo presidirán"; se solicita al responsable de presidir el Subcomité Regional de Coordinación de Control Interno diligenciar la información requerida en las páginas del Excel "Matriz Subcomité":
2. PRESUPUESTO
3. MATERIALES DE FORMACIÓN
6. P.M CGR
7. P.M AIG
Una vez se diligencie la información en cada una de las páginas mencionadas, el director regional certifica que la información registrada fue validada y corresponde al cuarto trimestre (enero, febrero y marzo) de la vigencia 2025.
FIRMA Vo/Bo. Director Regional
Nota: Una vez firmado el Anexo 1 debe ser cargado en PDF en el segmento evidencia del módulo de actas de la plataforma CompromISO como constancia de la validación realizada por parte del director regional.
