CIRCULAR 103 DE 2024
(abril 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.,
| PARA: | DIRECTORES REGIONALES, SUBDIRECTORES DE CENTRO CON FUNCIONES DE DIRECTOR REGIONAL, COORDINADORES DE GRUPO, SUPERVISORES DE CONTRATO, APODERADOS DE DEFENSA JUDICIAL. |
| ASUNTO: | Lineamiento para el cumplimiento y pago oportuno de Sentencias, Conciliaciones y Laudos Arbitrales de competencia de las Direcciones Regionales - Viabilidad presupuestal. |
I. OBJETO
La Dirección Jurídica, en ejercicio de las funciones asignadas en la Resolución Nro. 1-002549 de 2023,
“Por la cual se delegan funciones en materia de ordenación del gasto para el cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, y se dictan otras disposiciones”, y en concordancia con lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 16 del Decreto 249 de 2024, “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA”, se permite actualizar los lineamientos y recomendaciones para el cumplimiento y pago oportuno de las sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales de competencia de las Direcciones Regionales, siguiendo el trámite de viabilidad presupuestal ante esta Dirección.
II. ALCANCE
La presente circular no aplica al cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales que atañen a la liquidación, reconocimiento y pago de salarios y/o prestaciones sociales, y/o el reconocimiento y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social derivado de éstas.
Con respecto a estos temas, se debe mencionar que si la providencia judicial se hubiere proferido por hechos u omisiones generados en la respectiva Regional y/o en sus Centros de Formación, la viabilidad presupuestal para el respectivo cumplimiento debe tramitarse ante la Secretaría General del SENA; por su parte, cuando los hechos u omisiones que derivan en la respectiva condena, se generan en la Dirección General, será la misma Secretaría General la encargada de dar cumplimiento a dicha sentencia, conciliación o laudo arbitral.
Lo anterior, en concordancia con la delegación funcional dispuesta en la Resolución Nro. 1-00606 de 2021 “Por la cual se delegan funciones en materia de talento humano y se dictan otras disposiciones”.
III. MARCO JURÍDICO PARA EL CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS, CONCILACIONES Y LAUDOS ARBITRALES
Conforme a lo dispuesto en la Resolución Nro. 1-002549 de 2023, se delega la ordenación del gasto para el cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales de la siguiente manera:
1. Dirección Jurídica de la Dirección General del SENA: pago de las sentencias judiciales, conciliaciones, laudos arbitrales, y otros gastos derivados de las decisiones judiciales o extrajudiciales, en las que se ordene el pago o devolución de una suma de dinero a cargo del SENA, proferidas por hechos u omisiones generados en la Dirección General de la entidad, en el marco de los procesos de competencia de la Dirección Jurídica, independiente de la cuantía.
2. Directores Regionales y Subdirectores de centro que hagan sus veces: pago de las sentencias judiciales, conciliaciones, laudos arbitrales, y otros gastos derivados de las decisiones judiciales o extrajudiciales, en las que se ordene el pago o devolución de una suma de dinero a cargo del SENA, en el marco de los procesos de su competencia, atendiendo a la delegación de la defensa dispuesta en la Resolución Nro. 236 de 2016 “Por la cual se delega la Representación Judicial y Extrajudicial del SENA y se deroga la Resolución número 490 del 5 de abril de 2005”, o la que haga sus veces.
Teniendo en cuenta las obligaciones previamente señaladas, es importante indicar que, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 192 de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo” (CPACA), las entidades públicas cuentan con un plazo máximo de diez (10) meses para dar cumplimiento a las providencias que impongan obligaciones líquidas, contados a partir de la ejecutoria de la providencia que imponga o liquide una condena, o de la que apruebe una conciliación, con obligaciones a cargo de la entidad, con excepción de aquellos acuerdos conciliatorios, donde se pacte un plazo diferente.
Asimismo, el artículo es claro al indicar que “Las cantidades líquidas reconocidas en providencias que impongan o liquiden una condena o que aprueben una conciliación devengarán intereses moratorios a partir de la ejecutoria de la respectiva sentencia o del auto (...)”. Estos intereses cesarán, únicamente, si el beneficiario no acude ante la entidad, para hacer efectiva la condena, dentro de los tres (3) meses siguientes a la ejecutoria.
Independientemente de la cesación de intereses previamente mencionada, es de suma importancia señalar que, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 195 del CPACA en concordancia con el artículo 2.8.6.6.1 del Decreto 1068 de 2015, a partir de los diez (10) meses contados a partir de la ejecutoria, sin que la entidad obligada hubiese realizado el pago efectivo del crédito judicialmente reconocido, se vuelven a causar intereses de mora sobre el valor líquido de la obligación; asimismo, se recuerda que, el artículo referido dispone que, dentro de los primeros diez (10) meses a partir de la ejecutoria, se devengarán intereses moratorios a una tasa equivalente al DTF, luego de este tiempo, sin que la entidad obligada hubiese realizado el pago efectivo del crédito judicialmente reconocido, las cantidades líquidas adeudadas causarán un interés moratorio a la tasa comercial.
Así las cosas, si bien la norma menciona el cumplimiento de las providencias judiciales o arbitrales a petición de parte, los artículos 2.8.6.4.1. y 2.8.6.4.2. del Decreto 1068 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público”, modificados por el artículo 1 del Decreto Nacional 1342 de 2016, disponen claramente que, bajo ninguna circunstancia, debe la entidad esperar a que esto suceda para iniciar el trámite de cumplimiento y emitir la respectiva resolución de pago.
Ahora bien, conforme a lo dispuesto en los artículos referidos, en el SENA, es obligación del abogado a cargo del caso, comunicar al ordenador del gasto, si es funcionario de planta, o comunicar al supervisor, para que este informe al ordenador, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la ejecutoria, la existencia de un crédito judicial, incluyendo en dicha comunicación, la siguiente información:
a) Nombres y apellidos o razón social completos del beneficiario de la sentencia, laudo arbitral o conciliación;
b) Tipo y número de identificación del beneficiario;
c) Dirección de los beneficiarios de la providencia, laudo arbitral o conciliación que se obtenga
del respectivo expediente;
d) Número de 23 dígitos que identifica el proceso judicial;
e) Copia auténtica de la o las sentencias, laudo arbitral o auto de aprobación de la conciliación;
f) Constancia de ejecutoria de la providencia judicial (sentencia o auto que aprueba la conciliación) o arbitral. En caso de que no se cuente con la constancia de ejecutoria dentro de los 15 días calendario otorgados por la norma, se debe incluir en la comunicación la fecha en que quedaría ejecutoriada la providencia conforme a la normativa vigente.
Dentro de los dos meses siguiente a la comunicación de la obligación, el Director Regional, en cumplimiento de las funciones delegadas de ordenación del gasto para el cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, conforme dispone la Resolución 1-002549 de 2023, deberá expedir una resolución de pago, donde se liquiden las sumas adeudadas, ordene su pago y se adopten medidas para que se cumplan, haciendo mención expresa a que se trata de un acto de ejecución, no susceptible de recursos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 75 de la Ley 1437 de 2011.
Es importante señalar que, en ningún caso el despacho regional deberá esperar a que el beneficiario de la condena judicial o arbitral, o la conciliación, presente solicitud de pago para iniciar este proceso. Por el contrario, los servidores públicos responderán patrimonialmente por los intereses y demás perjuicios que se causen como consecuencia de los retrasos, imputable a ellos, en el pago de estas obligaciones.
En ese orden, notificada la resolución que ordena el pago de las obligaciones, y encontrándose el dinero a disposición del beneficiario o apoderado, según el caso, no se causarán intereses. Si transcurridos veinte (20)(1) días el interesado no efectúa el cobro, las sumas a pagar se depositarán en la cuenta de depósitos judiciales a órdenes del respectivo juez o tribunal a favor de la parte beneficiaria.
IV. TRÁMITE DE CUMPLIMIENTO DE SENTENCIAS, CONCILIACIONES Y LAUDOS ARBITRALES
Para cumplir con las obligaciones legales antes mencionadas, al interior de los despachos regionales se deberán realizar las siguientes actividades, dentro de los tiempos y a cargo de los responsables que a continuación se relacionan:
| No. | Actividad | Responsable | Tiempos | Evidencia |
| 1 | Solicitar constancia de ejecutoria de la providencia, y copias auténticas de las sentencias de primera y segunda instancia, según aplique al caso concreto. Si pasado un (1) mes de la radicación del memorial solicitando estos documentos, no se tiene respuesta del despacho judicial o arbitral, el apoderado deberá remitir un nuevo memorial, impulsando la actuación. | Apoderado(a) a cargo del proceso judicial, extrajudicial o arbitral | Un (1) día hábil después de la notificación de la sentencia, auto o laudo que termina el proceso | Memorando de solicitud y memoriales de impulso (si aplica al caso) |
| 2 | Realizar comunicación donde se informa del crédito judicial, extrajudicial o arbitral, junto con sus respectivos a nexos, y remitirla a su supervisor del contrato. Si se trata de un abogado con la calidad de servidor público, deberá realizar directamente la tercera actividad de esta tabla. | Apoderado(a) a cargo del proceso judicial, extrajudicial o arbitral | Un (1) día hábil después de la recepción de los documentos solicitados al despacho judicial o arbitral, o antes de los quince (15)(2) días calendario, posteriores a la ejecutoria de la providencia que se pretende cumplir, lo que suceda primero. | Proyecto de comunicación, anexos y correo electrónico de envío al supervisor |
| 3 | Remitir la comunicación del crédito al ordenador del gasto (Director Regional o de Centro de formación con funciones de Director), a través del sistema de gestión documental de la entidad. | Supervisor(a) del contrato del apoderado externo / apoderado funcionario | Dos (2) días hábiles siguientes a la entrega de los documentos, o antes de los quince (15) días calendario, posteriores a la ejecutoria de la providencia que se pretende cumplir, lo que suceda primero. | Comunicación interna -Onbase |
| 4 | Dar inicio al trámite de cumplimiento, conforme los procedimientos internos de la regional, y ante las dependencias competentes para esto. | Director Regional | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación del crédito judicial o arbitral | Comunicación interna -Onbase |
| 5 | Allegar constancia de ejecutoria de la providencia judicial o arbitral al supervisor del contrato. Si se trata de un abogado con la calidad de servidor público, deberá realizar directamente la sexta actividad de esta tabla. Esta actividad podrá ser omitida, si este documento fue incluido con la comunicación del crédito de la tercera actividad de esta tabla. | Apoderado(a) a cargo del proceso judicial, extrajudicial o arbitral | Dentro del mes siguiente a la ejecutoria de la providencia | Correo electrónico |
| 6 | Remitir la constancia de ejecutoria al área o dependencia encargada de realizar el trámite de liquidación y pago del crédito judicial o arbitral. Esta actividad podrá ser omitida, si este documento fue incluido con la comunicación del crédito de la tercera actividad de esta tabla. | Supervisor(a) del contrato del apoderado externo / apoderado funcionario | Dentro del mes siguiente a la ejecutoria de la providencia | Comunicación interna - Onbase |
| 5 | Emitir resolución de pago | Director(a) Regional | Dentro de los dos (2) meses siguientes a la comunicación del crédito efectuada por el apoderado a cargo del caso. | Resolución |
| 6 | Notificar personalmente la resolución de pago | Dirección Regional | Inmediatamente se emite la resolución de pago | Notificación |
| 7 | Remitir comunicación al beneficiario de la condena o conciliación, a la dirección física o electrónica del expediente del proceso para notificaciones, solicitando informe a quién se debe realizar el pago (o la que haya informado el beneficiario con posterioridad), la cuenta donde se debe realizar, junto con la certificación bancaria que tenga una expedición no mayor a treinta (30) días. | Apoderado(a) a cargo del proceso judicial, extrajudicial o arbitral | Una vez el beneficiario solicite el cumplimiento de la resolución, o, pasados tres meses sin que el beneficiario acuda a la entidad para hacer efectiva la condena o conciliación. | Comunicación |
| 8 | Iniciar trámite de viabilidad presupuestal ante la Dirección Jurídica (revisar tabla del acápite V. de la presente circular) | Director(a) Regional | Una vez se tenga toda la documentación para el pago de las obligaciones líquidas derivadas de la providencia judicial o arbitral | Solicitud de viabilidad presupuestal |
| 9 | Dar cumplimiento a la sentencia, conciliación o laudo arbitral | Dirección Regional | En los quince (15) días calendario siguientes, contados a partir del traslado de recursos para el cumplimiento por parte de la Dirección Administrativa y Financiera del SENA. | Soporte de pago |
| 10 | Remitir, a través del sistema de gestión documental de la entidad, copia del expediente judicial y los soportes de pago a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica, para que, en el ejercicio de las funciones de la Secretaría Técnica del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación del SENA, gestione el trámite de estudio de procedencia del medio de control de repetición.(3) | Dirección Regional | Al día siguiente del pago | Comunicación interna - Onbase |
V. VIABILIDAD PRESUPUESTAL ANTE LA DIRECCIÓN JURÍDICA
Una vez se emita y notifique la correspondiente resolución de pago, se deberán completar las siguientes actuaciones, con el fin de obtener los recursos necesarios para dar efectivo cumplimiento a la obligación, y dejar trazabilidad de esto:
| No. | Actividad | Responsable | Tiempos | Evidencia |
| 1 | Presentar solicitud de viabilidad presupuestal para el cumplimiento de la sentencia, conciliación o laudo arbitral ante la Dirección Jurídica del SENA, en los asuntos de su competencia, a través del sistema de gestión Documental de la entidad. Revisar el “ANEXO 1 - DOCUMENTOS SOLICITUD DE VIABILIDAD” del presente documento. | Director(a) Regional | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación de la resolución de pago, y antes de los seis (6) meses, contados a partir de la ejecutoria de la providencia que se pretende cumplir. | Comunicación Interna OnBase. |
| 2 | Trasladar solicitud de viabilidad presupuestal de competencia de la Dirección Jurídica a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios, por correo electrónico. | Director(a) Jurídico(a) | Un (1) día hábil, contado a partir de la recepción de la solicitud de viabilidad presupuestal de la Dirección Regional | Traslado correo electrónico. |
| 3 | Revisar solicitud de viabilidad y emitir concepto de aprobación o corrección respecto de la solicitud trasladada. | Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios. | Cinco (5) días hábiles, contados a partir del traslado de la solicitud de viabilidad. | Correo de aprobación o corrección a la solicitud de viabilidad presupuestal |
| 4 | Corregir la solicitud de viabilidad, conforme a lo requerido por la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios. | Dirección Regional | Tres (3) días hábiles, contados a partir de la recepción del requerimiento de corrección | Solicitud de viabilidad corregida |
| 5 | Emitir respuesta sobre el concepto de viabilidad presupuestal a la Dirección Jurídica, una vez se tenga la solicitud presupuestal íntegramente corregida. | Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios. | Tres (3) días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud de viabilidad presupuestal íntegramente corregida | Traslado correo electrónico. |
| 6 | Trasladar la solicitud presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera del SENA. | Dirección Jurídica | Un (1) día hábil, contados a partir de la recepción del proyecto de respuesta remitido por la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios | Comunicación interna por OnBase, solicitando el traslado de recursos. |
| 7 | Dar cumplimiento a las obligaciones líquidas contenidas en providencia la judicial o arbitral, de conformidad con la resolución de pago. | Dirección Regional | Dentro de los quince (15) días calendario siguientes, contados a partir del traslado de recursos para cumplir por la Dirección Administrativa y Financiera del SENA. | Soporte de pago |
| 8 | Remitir, a través del sistema de gestión documental de la entidad, copia del expediente judicial y los soportes de pago a la Coordinación Nacional de Procesos Judiciales, Conciliaciones y Sancionatorios de la Dirección Jurídica, para que, en el ejercicio de las funciones de la Secretaría Técnica del Comité Nacional de Defensa Judicial y Conciliación del SENA, gestione el trámite de estudio de procedencia del medio de control de repetición.(4) | Dirección Regional | Al día siguiente del pago | Comunicación interna OnBase. |
Finalmente, la Dirección Jurídica, invita a los funcionarios y colaboradores de la entidad a apropiarse del contenido aquí expuesto, para asegurar el cumplimiento de los deberes legales, y velar por la protección de la imagen y el patrimonio institucional.
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Directora Jurídica
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Articulo 65 Ley 179 de 1994. Compilado en el artículo 45 de la Decreto <Ley> 111 de 1996.
2. Artículos 2.8.6.4.1. del Decreto 1068 de 2015. Modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 1342 de 2016,
3. Artículo 125 de la Ley 2220 de 2022.
4. Artículo 125 de la Ley 2220 de 2022.
ANEXO 1. DOCUMENTOS SOLCITUD DE VIABILIDAD.
| SENTENCIA | a) Comunicación radicada por el Director de la Regional, dirigida al Director(a) Jurídico(a), solicitando los recursos presupuestales para pago de la condena impuesta a la entidad. b) Copia de las sentencias de primera instancia y segunda instancia, según sea el caso. c) Oficio, o estado, donde se notifica la sentencia a la Entidad, según sea el caso. d) Constancia de ejecutoria. e) Liquidación y aprobación de costas del proceso, así como su ejecutoria, si a ello hubiere lugar. f) Liquidación de la condena, si a ello hubiere lugar, g) Acto Administrativo por el cual se ordena dar cumplimiento a la Sentencia. h) Diligencia de notificación de la Resolución por la cual se da cumplimiento a la sentencia. i) Constancia de ejecutoria de la resolución, por la cual se da cumplimiento a la sentencia judicial y/o se efectúa la liquidación de la condena, si a ello hubiera lugar. |
| CONCILIACIÓN | a) Comunicación radicada por el Director de la Regional, dirigida al Director(a) Jurídico(a), solicitando los recursos presupuestales para pago de la condena impuesta a la entidad b) Acta de la audiencia de conciliación, judicial o extrajudicial. c) Auto que aprueba la conciliación. d) Constancia de ejecutoria del Auto que aprueba la conciliación. |
| LAUDO ARBITRAL | a) Comunicación radicada por el Director de la Regional, dirigida al Director(a) Jurídico(a), solicitando los recursos presupuestales para pago de la condena impuesta a la entidad. b) Copia del laudo Arbitral c) Prueba de la Notificación |
| DOCUMENTOS GENERALES A TODOS LOS CASOS | Adicional a lo anterior, en todos los casos, se deben anexar los siguientes documentos de los beneficiarios: a) Los datos de identificación de los beneficiarios y sus respectivos apoderados, con copia de sus documentos de identidad. b) Copia autentica de la sentencia, laudo arbitral o conciliación, con la correspondiente constancia de ejecutoria. c) Si es el caso, el poder que se hubiere otorgado, el cual además de reunir los requisitos de ley, deberá incluir explícitamente la facultad para recibir dinero y estar expresamente dirigido a la entidad condenada u obligada; d) Representación Legal del beneficiario de la condena (Personas Jurídicas de Derecho Privado Certificado de Existencia y Representación Legal. Para Personas Jurídicas de Derecho Público: Acto Administrativo de Nombramiento del Representante legal. Acta de Posesión del Representante Legal). e) Cédula de ciudadanía del beneficiario de la condena. f) Documento emitido por el beneficiario de la condena, donde informe la cuenta bancaria donde se deben consignar los recursos correspondientes a la condena judicial o arbitral. g) Certificación bancaria donde conste el número y tipo de cuenta del apoderado y/o de aquellos beneficiarios mayores de edad que soliciten que el pago se les efectúe directamente. |
