CIRCULAR 165 DE 2024
(julio 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá, DC
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centros de Formación, Coordinadores de Formación Profesional y Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo en Centros de Formación. |
| Asunto: | Orientaciones para adjudicación apoyo de sostenimiento FIC para Programas Construccion de Pavimento con Placa Huella para Vias Terciarias. |
De acuerdo con los principios de la administración pública de planeación y ejecución de recursos “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” (Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia)”.
Atendiendo lo establecido en el Decreto 1047 de 1983, “Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2375 de 1974 en lo relacionado con el funcionamiento del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción FIC”, dispone en su artículo 2 que: “El Fondo será administrado por el Servicio Nacional de Aprendizaje, -SENA-, con la asesoría de la Cámara Colombiana de la Construcción - CAMACOL, y se destinará a atender los programas y modos de Formación Profesional desarrollados por el SENA, que guarden relación con los diferentes oficios de la Industria de la Construcción” y lo enmarcado en la resolución 2591 de 2023 en su Artículo 1. “Distribución, asignación y destinación de los recursos FIC. Modificar el artículo primero de la Resolución 2140 de 2021...” y en cual se establece “atender el pago de los apoyos de sostenimiento para programas FIC que corresponda a los aprendices que reciben formación en los diversos oficios y ocupaciones relacionados con la Industria de la Construcción.”.
La Dirección de Formación Profesional emite las siguientes orientaciones necesarias para la oportuna y efectiva ejecución de las actividades y fases relacionadas con la adjudicación de Apoyo de Sostenimiento FIC en el proceso de Formación de curso de formación CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS.
Para garantizar el beneficio de los aprendices, es fundamental que el programa de formación incluya la identificación del grupo o ficha FIC, Específicamente, los programas de formación profesional relacionados con la Industria de la Construcción deben ser registrados en el Sistema de Gestión Académico Administrativo bajo la alternativa de curso FIC. De lo contrario, los aprendices no figurarán en el reporte de posibles beneficiarios y no podrán acceder al apoyo destinado a los programas FIC. Es responsabilidad del centro de formación, al momento de crear la ficha o grupo, llevar a cabo esta identificación conforme al procedimiento establecido.
Asignación Presupuestal.
La asignación presupuestal se lleva a cabo considerando los recursos otorgados a cada Centro de Formación para la cobertura de la convocatoria y/o adjudicación. Esta asignación respalda el presupuesto necesario para realizar los desembolsos de los apoyos de sostenimiento durante los meses programados para cada aprendiz adjudicado.
Además, es responsabilidad de los Centros de Formación tomar las medidas adecuadas para asegurar que cuenta con el presupuesto total que compromete para el oportuno desembolso de los apoyos de sostenimiento y cumplir con las fechas establecidas para dicho fin.
El techo presupuestal sirve como referencia de gasto que deben considerar los subdirectores al asignar el apoyo de sostenimiento a los aprendices. Si el número de aspirantes al apoyo, supera el techo presupuestal asignado el centro de formación debe aplicar criterios de priorización para la asignación del beneficio.
Divulgación de la Convocatoria
Los Centros de Formación deben garantizar la divulgación de la convocatoria a los aprendices oportunamente, por los diferentes medios de comunicación de mayor accesibilidad y alto impacto, según las características y alcance de la convocatoria.
Inscripción de los aprendices aspirantes a la convocatoria:
Los aprendices interesados en optar por el beneficio del apoyo de sostenimiento FIC para programas de formación complementaria de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS, deben estar debidamente matriculados. Es imprescindible que cumplan con las condiciones y requisitos establecidos por la normativa vigente, además de completar el proceso de inscripción en el Centro de Formación a través del medio indicado por la entidad.
Nota: En caso de que el Centro de Formación cuente con suficientes recursos para asignar a todos los aprendices de la FICHA, no será necesario llevar a cabo una convocatoria, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la normativa vigente. Es importante destacar que los aprendices no se inscriben directamente, pero deben presentar documentación para validar los requisitos establecidos, similar al proceso que se lleva a cabo para los aprendices de programas de formación titulada.
Reemplazos
Por el tiempo de duración del programa este tipo de convocatorias no tendrá reemplazos.
Requisitos para Recibir el Apoyo de Sostenimiento artículo 1o Resol. 1-2591 de 2023.
Para ser seleccionado como beneficiario del apoyo de sostenimiento para programas FIC, para efectos del cumplimiento del numeral “Encontrarse en estado formación y que hayan transcurrido treinta (30) días calendario a partir de la matrícula, previa disponibilidad de los recursos presupuestales en los Centros de Formación Profesional.” El centro de formación deberá programar la matrícula, para los programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS con mínimo 30 días antes de iniciar el proceso formativo, para que el aprendiz pueda recibir el apoyo en los primeros días de inicio de la formación.
Criterios para Priorizar la Asignación de Apoyos de Sostenimiento a los Beneficiarios:
El Centro de Formación debe calificar y priorizar a todos los aprendices inscritos en los diferentes estados de priorización (cumple, con puntaje de priorización; cumple, sin puntaje de priorización; no cumple con los requisitos; no entregó documentación), en el sistema dispuesto por la entidad, en las fechas establecidas para la convocatoria y con base a los criterios de prioridad establecidos en la presente circular.
Tabla de priorización:
| PRIORIDAD DE ASIGNACIÓN | PUNTOS | FUENTE DE VERIFICACIÓN |
| Aprendiz con discapacidad | 15 | Certificado de discapacidad, expedido por la EPS-IPS, de conformidad con la resolución 1239 de 2022 (Ministerio de Salud) o la vigente en su momento |
| Aprendiz que pertenece a comunidades NARP, ROM o pueblos indígenas | 15 | Centro de Formación o Certificado que aporte el Aprendiz de entidad respectiva. |
| Aprendiz Campesino | 15 | Certificado de Residencia donde evidencie ser campesino-Junta de Acción comunal, entidad nacional, gubernamental y/o Alcaldía. |
| Aprendiz madre o padre cabeza familia | 10 | Formato de registro socioeconómico - declaración juramentada (asociada al registro Socioeconómico). - Registro civil de los hijos |
| Aprendiz víctima del conflicto armado Ley 1448 de 2011-Decreto 4800 de 2011 | 10 | Registro único de víctimas que se consulta con la Oficina de empleo y mediante la herramienta dispuesta. |
| Aprendiz embarazada o en periodo de lactancia hasta un (1) año después del parto y por razones de lactancia. | 10 | Formato de registro socioeconómico y Certificado o constancia médica del periodo de lactancia. |
| Aprendiz víctima de violencia basada en género y violencia contra la mujer | 10 | Formato de registro socioeconómico |
| Aprendiz con nivel SISBEN Grupo A 1,2,3,4 y 5. | 10 | Consulta grupo Sisbén en la página del Departamento de planeación Nacional (DPN). |
| Aprendiz en situación de desplazamiento por fenómenos naturales en los últimos dos (2) años | 5 | Formato de registro socioeconómico, o Certificado Expedido por Alcaldía o la entidad respectiva. |
| Aprendiz nivel SISBEN grupo B 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7. | 5 | Consulta grupo Sisbén en la página del Departamento de planeación Nacional (DPN). |
Cronograma de Actividades para la ejecución de la Convocatoria de Apoyo de sostenimiento FIC - Placa Huella
Los centros de formación profesional llevarán a cabo las convocatorias de inscripción necesarias para asignar los cupos del apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS.
Los subdirectores, en su calidad de ordenadores del gasto en la Gestión de los Apoyos de Sostenimiento del Centro de Formación, tendrán la responsabilidad de realizar un seguimiento riguroso para garantizar la asignación de los cupos y la correcta ejecución de los recursos asignados.
Adjudicación de los aprendices beneficiarios.
En esta fase los centros de formación realizan la adjudicación del apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS a los aprendices beneficiarios mediante acto administrativo, (Resolución de adjudicación) y hasta el fin de la formación.
Gestión y tramite del desembolso.
Gestionar los trámites para el desembolso a los aprendices beneficiarios de manera oportuna teniendo en cuenta lo siguiente:
- Generar el reporte de desembolso para los aprendices beneficiarios.
- Tramitar los desembolsos ante el Grupo de Apoyo Administrativo y Financiero o área encargada para los desembolsos, correspondientes en las fechas establecidas.
- Expedir la resolución de desembolso - Pre notificar a los aprendices beneficiarios de los desembolsos, con oportunidad de tiempo.
- Notificación a los aprendices del desembolso, para su conocimiento y fines pertinentes.
- Efectuar el desembolso a los aprendices a las cuentas bancarias cumpliendo con las fechas establecidas en el cronograma.
- Registrar los desembolsos efectuados en las fechas estipuladas en el cronograma, a fin de tener control y transparencia de los recursos asignados.
Seguimiento a la adjudicación y Ejecución Presupuestal.
Con el objetivo de adjudicar el apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS y ejecutar el presupuesto de manera controlada, la Dirección de Formación Profesional realizará un seguimiento mensual a los Centros de Formación por medio de la herramienta disponible para tal fin, por lo tanto, los Centros de Formación deben disponer de la información de los cupos y el presupuesto asignado para la validación de dicha información, acorde con las directrices brindadas.
Deberes de los aprendices beneficiados
- Entregar información exacta y consistente para acceder al beneficio.
- Mantener actualizados sus datos básicos en el aplicativo Sofia Plus.
- Informar por escrito al subdirector de centro su decisión de renunciar voluntariamente al apoyo cuando así suceda
- Realizar devolución de los recursos, en caso de que se realice un desembolso no meritorio y hacer el trámite respectivo ante la entidad.
- Si en el transcurso de la adjudicación del apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS, el aprendiz presenta alguna novedad que modifique la información de la certificación bancaria inicial, deberá reportar esta novedad para que sea actualizada oportunamente.
- Cumplir con las actividades de su proceso formativo manteniendo buen desempeño.
- Informar oportunamente si deja de cumplir con alguno de los requisitos de inscripción para recibir apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS.
Las causales de cancelación (terminación) de apoyos de sostenimiento FIC
El apoyo de sostenimiento FIC para programas de placa huella asignado se puede dar por terminado de manera anticipada, si existe resolución en firme, luego de adelantar el debido proceso, y que sustente al menos una de las siguientes causas:
- Por comprobarse falsedad en la documentación entregada.
- Incumplir con los deberes establecidos.
- Cuando el aprendiz se retire voluntariamente del programa de formación o se le cancele su matrícula.
- Si el Centro evidencia que el aprendiz ha tenido un cambio de los requisitos de inscripción de la resolución de apoyos de sostenimiento regular vigente.
- Cuando el aprendiz renuncie voluntariamente al apoyo.
- Muerte del aprendiz.
- Cuando el aprendiz es condicionado en su formación.
Adicionalmente se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- La resolución de adjudicación de apoyo de sostenimiento FIC para programas de CONSTRUCCION DE PAVIMENTO CON PLACA HUELLA PARA VIAS TERCIARIAS debe ser firmada por el subdirector de Centro como ordenador del gasto, teniendo presente que la resolución no debe comprometer recursos de vigencias futuras y /o retroactivas.
- La resolución debe radicarse ante en el Grupo de administración de documentos y publicarla por el Centro de Formación por los medios que utilizó para divulgar la convocatoria por tres (3) días calendario.
- Recuerde que cuando no se encuentre el subdirector en propiedad y para cumplir con las fechas establecidas, la resolución de adjudicación generada desde el aplicativo puede modificarse manualmente y ser firmada por el subdirector encargado garantizando que contiene información real y confiable con base a la normatividad y procedimientos vigentes, conservando la información que se genera del sistema.
- Una vez la resolución tenga el número de radicado, se hace la asignación que consiste en asociar el número de radicación de la resolución al código de resolución asignado por el sistema y finalmente la digitalización en el aplicativo.
- Finalmente se debe cargar al sistema la constancia física de la resolución, después de la firma y radicación para su cumplimiento; El sistema almacenará una copia de la resolución para su consulta y descarga.
- Se debe utilizar el aplicativo Sofia Plus y/o la herramienta dispuesta por la Dirección de Formación Profesional para el registro de información en el formato de trazabilidad de aprendices beneficiarios de apoyo. Es importante seguir las instrucciones del formato sin alterar la información solicitada.
Registro Documental.
El Centro de Formación debe conservar los soportes y registros de información de las actuaciones adelantadas en el archivo documental del Centro, de tal forma que sean soporte para posibles auditorias y para alimentar el aplicativo de gestión de los apoyos, cuando se requiera, adicionalmente para revisiones de control tanto interno como externo.
Fraterno saludo,
CLAUDIA PATRICIA FORERO LONDOÑO
Directora de Formación Profesional
Dirección General
