CIRCULAR 177 DE 2024
(julio 31)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Profesionales Con Rol de Metodólogos de Normalización, Gestores Regionales y Facilitadores de Instancias de Concertación y Competencias Laborales a Nivel Nacional |
| Asunto: | Lineamientos transitorios Normalización de Competencias Laborales |
Respetuoso y cordial saludo,
Con el propósito de seguir optimizando tiempos de la gestión de acciones de la normalización de competencias laborales, a continuación, se relacionan aspectos relevantes para tener en cuenta por parte de quienes ejercen roles de Secretarios (as) Técnicos (as), Profesionales Metodólogos (as) de Normalización, Gestores Regionales y Facilitadores (as) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales. Así mismo, es importante mencionar que, se están revisando los documentos complementarios de la versión 6 de la Guía de Normalización de Competencias Laborales, los cuales soportan el proceso, de tal forma que una vez aprobados se continuará con la validación y oficialización en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA.
La presente deroga la circular 3-2023-000062 del 31 de marzo de 2023 y las orientaciones que se brindan a continuación entran en vigencia a partir de su radicación y divulgación.
Para garantizar la gestión administrativa y el aseguramiento de la calidad del proceso como Unidad Nacional de Normalización de Competencias dentro del Subsistema de Normalización y apoyar en la articulación y sincronización interna con los equipos TIC, de instancias de concertación y competencias laborales, administrativo y financiero, así como con los grupos de valor (internos y externos), se dispone del rol de dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales en el Grupo de Gestión de Competencias Laborales- GGCL de esta Dirección (comunicación remitida al subdirector (a) de centro con copia al profesional con rol metodólogo (a) con el asunto: TALENTO HUMANO - Presentación y Orientaciones Proceso GIC y CL), información que se puede consultar a través del siguiente enlace: Directorio GGCL
1. Novedades Proyecto Anual de Estandarización 2024
a) Estructuras Funcionales de la ocupación EFO
Para la vigencia 2024 el proceso de Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales trabaja con la Clasificación Única de Ocupaciones para Colombia - CUOC como referente, de tal manera que es fundamental que las acciones y análisis de la normalización estén en marcados en la contextualización y aplicación de esta clasificación.
Por lo anterior, las EFO se proyectarán, por parte del(a) profesional con rol de metodólogo(a), en el formato establecido y con el aporte de expertos técnicos; la creación en el aplicativo dispuesto para el proceso la hace el equipo TIC del Grupo de Gestión de Competencias Laborales- GGCL.
Las EFO en proyecto deben contener la siguiente información:
- Información básica: nombre, Mesa Sectorial, versión, nivel de competencia, área(s) de cualificación asociadas, etc.
- Descriptivo de la ocupación.
- Equivalencias CNO y CIUO.
- Relación: denominación ocupacional/cargo - norma de competencia laboral (en el ejercicio del PAE 2024, es posible se identifique quela norma de competencia laboral está asociada a más de una denominación de la misma ocupación, esto debe ser validado con el comité técnico de elaboración y registrado en el acta respectiva).
- Relación de comité técnico que valida la información (denominación ocupacional/cargo, función laboral, norma de competencia laboral), el registro en el aplicativo está a cargo del profesional con rol de metodólogo y del facilitador de Instancias de Concertación y Competencias Laborales, de este último cuando se trate de cargar las actas de comités técnicos y asociación a la EFO correspondiente.
Aunque el ejercicio de identificación de la ocupación, denominación ocupacional/cargo, función laboral fue realizado previamente como acción inherente a la recolección de necesidades de normalización para la proyección de la PAE 2024, es importante que esta información sea validada por los comités técnicos y registrada en las actas respectivas, la proyección de las EFO servirá como soporte para el paso de la norma de competencia laboral a la fase de verificación metodológica y como medio de consulta para el equipo de aseguramiento de la calidad para la normalización, en el momento de realizar los procesos en el aplicativo del proceso (DSNFT)
Todas las normas de competencia laboral, previa revisión con comité técnico, deben estar asociadas a una ocupación CUOC, denominación(es) ocupacionales y función(es) laborales, información que será soportada con el acta de comité técnico con quienes se trabajó el producto de normalización, la cual debe ser enviada al Dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado(a), quien gestionará con el equipo TIC del GGCL su registro en el aplicativo DSNFT. Una vez sea realizado este, las EFO proyectadas pueden ser consultadas o descargadas del aplicativo para los fines pertinentes, por ejemplo, ser soporte para el paso a verificación metodológica con el fin de que sea revisada por el equipo de aseguramiento de la calidad para la normalización.
Nota 1: para el caso de los acompañamientos propios del aseguramiento de la calidad del proceso, el profesional con rol metodólogo presentará el borrador de EFO en el formato Estructura Funcional de la Ocupación registrando la información de la CUOC.
Nota 2: Toda Norma de Competencia Laboral debe estar asociada por lo menos a una ocupación y a una de sus denominaciones o cargos.
b) Novedades normas de competencia laboral
- En caso de presentar novedades en la ejecución del Proyecto Anual de Estandarización (PAE), tales como: cambio de nombre en productos de normalización, nueva codificación, inactivaciones, desistimiento, entre otros, se debe tener en cuenta el paso a paso descrito para direccionar y resolver de manera oportuna las novedades, así como llevar la trazabilidad de estas en los productos (documento adjunto para el trámite de novedades PAE).
- Teniendo en cuenta la ruta e insumos utilizados y establecidos para la concertación del PAE 2024 y el impacto del uso de los productos de normalización por parte de nuestros grupos de valor, informamos que las normas de competencia laboral que en el proceso de elaboración/actualización se establezca que deben ser inactivadas o desestimadas no sumarán a la meta y se debe concertar y asignar una nueva norma de competencia laboral.
c) Codificación de las Normas de Competencia Laboral
Con el propósito de asegurar la trazabilidad de las Normas de Competencia Laboral, se usará el mismo código y se asignará una nueva versión, cuando, como resultado del ejercicio de normalización con expertos técnicos, se realicen ajustes a los componentes de la norma (nombre de la norma, de las actividades claves, adición o supresión de actividades), pero se siga conservando el alcance de la función laboral.
Para el caso de las Normas de Competencia Laboral que se unifican o dividen, así como las que surgen de las funciones CUOC, una vez hechos los ejercicios metodológicos respectivos, se generará un código, teniendo en cuenta el último número del consecutivo de la Mesa Sectorial correspondiente.
2. Consecución expertos técnicos
a) Conformación de comités de expertos técnicos
Para esta conformación se debe tener en cuenta lo siguiente:
| Experto | Fase/Etapa | ||
| Recolección de información preliminar para obtener una versión inicial del producto | Elaboración/Actualización | Validación técnica directa | |
| INTERNO | Expertos técnicos SENA, que en los últimos tres (3) años hayan ejercido la función a normalizar o que hayan estado en contacto con ella a partir de ejercicios de análisis y actividades propias de sus roles: evaluador de competencias laborales, instructor técnico, experto WorldSkills, metodólogo de normalización diferente al que elabora/actualiza la norma, dinamizadores de redes de conocimiento, profesionales de diseño y producción curricular, dinamizadores y/o activadores SENNOVA. Nota 1: esta información debe registrarse en el campo del formato de la norma denominado: “Equipo de | Un (1) experto técnico SENA o más, siempre y cuando se garantice la participación del número de expertos externos establecido. Funcionarios SENA fungirán como expertos técnicos en la elaboración/actualización de la Norma, cuando ejercen la función laboral objeto de análisis como parte de su rol en la entidad. | Un (1) experto técnico SENA o más, siempre y cuando se garantice la participación del número de expertos externos establecido. Funcionarios SENA fungirán como expertos técnicos en la validación técnica de la Norma, cuando ejercen la función laboral objeto de análisis como parte de su rol en la entidad. Cumpliendo con los criterios de convocatoria definidos por los lineamientos del proceso para el caso de expertos externos en esta fase. |
| recolección de información preliminar a nivel interno SENA”. Nota 2. No existe obligatoriedad al respecto de la conformación de este equipo preliminar, sin embargo, resulta un ejercicio de análisis, oportuno y favorable para la consolidación de los productos de normalización de competencias laborales. | |||
| EXTERNO | No aplica | Mínimo tres (3) expertos técnicos que en los últimos tres (3) años hayan ejercido la función a normalizar, de organizaciones diferentes que pueden ser de la misma región del centro de formación a la cual se asignó el producto o de otra región. Nota 1.Se analizará y aprobará un número menor en casos tales como: particularidades expresas del sector; porque son funciones desarrolladas en cargos de proyección o emergentes; por limitado número de empresas que tienen cargos con esta función. Nota 2. Para cualquier excepción se analizará el concepto emitido por el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial en el que describa las características propias del sector o la situación que origina esta circunstancia de limitado número de expertos técnicos. El soporte será una comunicación remitida por el presidente de la Mesa Sectorial al correo de normalizacionggcl@sena.edu.co con copia al dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a). | Mínimo tres (3) expertos técnicos que en los últimos tres (3) años hayan ejercido la función a normalizar, de organizaciones diferentes a las que participaron en la elaboración/actualización, donde solo uno de ellos puede ser de la misma ciudad-región de elaboración/actualización del producto. Nota 1. Se sugiere propender porque los expertos sean de diferentes regiones, generando de este modo óptimos niveles de pertinencia al producto, así como, mayor respaldo y cobertura. Nota 2.De no poder cumplir con lo estipulado, se analizará el concepto emitido por el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial en el que manifieste las características propias del sector. El soporte será una comunicación remitida por el presidente de la Mesa Sectorial al correo de normalizacionggcl@sena.edu.co con copia al dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a). |
b) Solicitud de consecución de expertos técnicos:
La solicitud de apoyo para la consecución de expertos técnicos que hace el (la) profesional de normalización-metodólogo(a) para la elaboración/actualización o validación técnica debe ser enviada al correo de normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado(a), para lo cual se debe suministrar la siguiente información:
| Tipo de producto | Código del producto | Nombre del producto | Nombre de la ocupación, denominación o cargo CUOC al que está asociado la norma | Perfil del experto requerido para el producto (según Guía) | Observaciones | ||
| EFO-NCL | (Si aplica) | (Nombre del producto) | (Nombre de la ocupación, denominación o cargo CUOC) | Características funcionales que debe desempeñar el experto según el producto | Ciudad/Región | Experticia técnica (tiempo) | Información relevante que facilite la consecución del experto |
El (La) dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a), responde al requerimiento de consecución de expertos técnicos, diligenciando y adjuntando el formato GICL-F-022, Ficha de planeación de Comité Técnico y remite respuesta al profesional con rol de metodólogo con copia al buzón de normalizacionggcl@sena.edu.co Secretario Técnico y correo de Mesa Sectorial.
3. Acompañamientos y verificación metodológica
a) Acompañamientos Metodológicos
Para el desarrollo de esta estrategia, es preciso que:
El producto esté en versión inicial completa, es decir, se debe disponer de la matriz de correlación de desempeños para el caso de normas de competencia laboral (se recomienda registrar y realizar la debida transferencia en el aplicativo DSNFT) y de la matriz X para el caso de estructuras funcionales de ocupaciones, usando en cada caso los formatos respectivos (para norma el GICL-F- 012 y para EFO el GICL-F-010). De tal modo que, para solicitar el acompañamiento es preciso haber adelantado comités técnicos de elaboración/actualización o haber recolectado información en ejercicios preliminares, a partir de fuentes secundarias o con expertos técnicos SENA.
Es posible requerir acompañamiento metodológico para aclaración de procedimiento, presentar avances en la recolección de acciones, o formular preguntas metodológicas que hayan surgido durante la elaboración/actualización de los productos de normalización, entre otros aspectos posibles; para tal fin se aplican las indicaciones de gestión del acompañamiento.
Para gestionar el acompañamiento
El metodólogo de normalización envía solicitud al correo electrónico del equipo de aseguramiento de la calidad para la normalización al cual fue asignado, con copia al respectivo dinamizador de Instancias de Concertación y Competencias Laborales y a normalizacionggcl normalizacionggcl@sena.edu.co indicando la siguiente información:
- Nombre del producto y código (si aplica).
- Mesa Sectorial a la que pertenece el producto.
- EFO a la cual esté asociado el producto, tomando como referente la ocupación y cargo CUOC (en el caso de normas de competencia laboral).
- Preguntas de índole metodológico que generan la solicitud de acompañamiento, en todo caso se recomienda hacer precisión en el requerimiento; también puede darse que el metodólogo solicite de forma expresa un ejercicio de análisis metodológico de todos los componentes del producto.
El Equipo de Aseguramiento de la Calidad para la Normalización dará respuesta al requerimiento informando la disponibilidad de fecha y hora al solicitante, con copia al dinamizador de Instancias de Concertación y Competencias Laborales y a normalización ggcl normalizacionggcl@sena.edu.co
Particularidades del acompañamiento
La sesión de acompañamiento se enfocará en la solución efectiva de las dudas de índole metodológico; en ningún caso el papel de los integrantes del equipo de aseguramiento de la calidad de la normalización trasciende al rol de expertos técnicos o de profesionales con rol de metodólogos de elaboración o validación técnica.
El número de acompañamientos en fase de elaboración/actualización será máximo dos (2) sesiones por producto, con un tiempo promedio de dos(2) horas por sesión, de igual modo se contempla en pos-validación técnica máximo dos (2) sesiones, de dos(2) horas aproximadamente cada una.
Es importante mencionar que, los acompañamientos no son verificaciones metodológicas y queson de carácter obligatorio para aquellos profesionales de normalización - metodólogos de reciente vinculación al proceso (menos de un año). El propósito de estos espacios, como equipo de normalización de competencias laborales institucional y de país, es el de aportar en la construcción de conocimiento colectivo y el aseguramiento de la calidad para evitar la generación de producto no conforme.
Nota 1: esta estrategia es transitoria, pues en la medida en que se evidencie un alto nivel de apropiación de la metodología de normalización de competencias laborales, es factible que se modifique según los retos y la dinámica del proceso de Instancias de Concertación y Competencias Laborales, en todo caso, como estrategia está documentada.
Nota 2: para la asignación de las jornadas de acompañamiento, el equipo de aseguramiento de la calidad de la normalización definirá y comunicará oportunamente a los profesionales con rol de metodólogos, los horarios que manejará. Las reuniones se realizarán por la plataforma que la entidad ha dispuesto (Teams), el profesional con rol de metodólogo(a) que hizo la solicitud debe aceptar la reunión, en caso contrario se entenderá que no se llevará a cabo dicho acompañamiento, cualquier novedad que se presente o reagendamiento debe ser notificado previamente.
Nota 3: para el acompañamiento se debe contar con la validación por parte de comité técnico de expertos de la ocupación, denominación(es) ocupacionales y función(es) asociadas a la norma de competencia laboral.
b) Verificación metodológica inicial y Pos Validación Técnica.
Como parte del aseguramiento de la calidad de los productos de normalización se contempla la acción de Verificación Metodológica Pos Validación Técnica (consulta pública/directa).
La verificación metodológica es la revisión de todos los componentes normativos de los productos de normalización a la luz de la guía para la normalización de competencias laborales, con el fin de obtener productos con los parámetros de calidad establecidos. Una vez se cuente con aval metodológico se genera producto conforme.
El propósito de esta actividad es verificar que, en aquellos casos en los que el producto experimentó ajustes o modificaciones como resultado de la fase de validación técnica (consulta pública/directa), siga cumpliendo con los parámetros de calidad establecidos en la Guía para la normalización de competencias vigente.
4. Servicio conforme y no conforme
El servicio conforme (SC) es el servicio prestado por el SENA a sus clientes - Usuarios, cuyo resultado cumple con los parámetros de calidad establecidos en el proceso.
El servicio No conforme (SNC) es el servicio prestado por el SENA a sus clientes - Usuarios, cuyo resultado no cumple con las disposiciones planificadas y/o con las características / requisitos previamente establecidos para el servicio en el Plan de Control de Calidad del Servicios y/o requisitos del proceso (tomado de Instructivo GOR-I-002 V3 pág. 7).
En la normalización de competencias laborales se contempla lo relacionado con el Servicio NO conforme (SNC) en las fases de verificación metodológica inicial y pos-validación técnica que se describe a continuación:
| Producto | Norma de Competencia Laboral (NCL) |
| Fase | Verificación metodológica inicial y pos-validación técnica |
| ¿Cuándo es un servicio no conforme? | A partir de la tercera (3a.) lista de chequeo de verificación metodológica (inicial y pos-validación técnica) con observaciones de no cumple y las siguientes bajo el mismo resultado. |
| ¿Quién registra el servicio no conforme en plataforma compromiso? (quien hace el control) | Grupo Gestión de Competencias Laborales de la Dirección General. |
| Orientación de tratamiento | Ajuste metodológico de la Norma de Competencia Laboral de acuerdo con las indicaciones de la lista de chequeo de verificación metodológica. |
| ¿Quién registra el tratamiento del servicio no conforme en compromiso? | Profesional con rol de Metodólogo de Normalización que tiene a cargo la elaboración/actualización de la norma con el acompañamiento del dinamizador(a) SIGA del Centro de Formación. |
| ¿Quién registra cierre del servicio no conforme en compromiso | Grupo Gestión de Competencias Laborales de la Dirección General. |
5. Consulta pública
a) Las comunicaciones relacionadas con las solicitudes de consulta pública de la normalización de competencias laborales se remiten desde el correo de la Mesa Sectorial base con dominio SENA (para asegurar trazabilidad del proceso) al correo de normalización: normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a) y al profesional con rol de metodólogo base/red (cuando sea el caso de norma trabajada a partir de la estrategia red de metodólogos)
b) Recordamos que el registro de observaciones frente a la consulta pública se realiza ingresando a www.sena.edu.coempresarios-Normalización de Competencias Laborales, en la parte inferior, se visualizan las normas de competencia laboral que se encuentran en consulta pública, al seleccionar la norma a la cual realizará la observación o aportes, el usuario es direccionado al siguiente enlace: https://competencias.sena.edu.co/page?3,plantilla,validacion-tecnica-consulta,O,es,0
c) El tiempo de la fase de validación técnica (consulta pública/directa) de las NCL es de 30 días calendario, lapso durante el cual (de forma alterna) se debe asegurar el desarrollo de la validación técnica directa, de tal manera que una vez finalice la consulta pública a través del portal SENA y se tengan los resultados de los comités técnicos se proceda así:
- El metodólogo directamente en el aplicativo DSNFT, en la ruta normalización/NSCL/NSCL/observaciones consulta pública revisa, responde y agradece las sugerencias o comentarios recibidos ya sea durante la consulta pública o la validación directa a través del aplicativo DSNFT informando sobre el resultado del análisis de los aportes o comentarios, en caso de que sean recibidos mediante correo electrónico, estos se deben gestionar a través del enlace dispuesto con el fin de llevar trazabilidad de los productos.
- Identificar aquellos aportes o comentarios que son de forma y no afectan la Norma de Competencia Laboral en su estructura y los que deben ser revisados con expertos técnicos.
- Realizar ajuste a los productos en el aplicativo DSNFT según el caso.
En cuanto a los comités técnicos desarrollados por el profesional con rol de metodólogo (a) de normalización en la fase de validación técnica directa, continuarán siendo soportes válidos las actas de reuniones de comités técnicos y las listas de chequeo de validación técnica diligenciadas por los expertos participantes, independiente de la modalidad de reunión (virtual – presencial), para continuar con la verificación metodológica posvalidación.
Nota: para asegurar el aval de los productos en los Consejos Ejecutivos de la Mesa Sectorial, y evitar discrepancias que conlleven reprocesos administrativos, técnicos o metodológicos, se debe garantizar que en cada sesión de Consejo se presenten los avances de los productos de la Mesa incluyendo los trabajados por estrategia de red de metodólogos y en la fase de validación técnica (consulta pública), se haga divulgación de la norma de competencia laboral de manera oficial mediante correo electrónico dirigido a cada uno de los integrantes del Consejo Ejecutivo (este será uno de los soportes que se debe cargar en aplicativo DSNFT para gestionar desde allí, el paso a la Verificación Metodológica Pos Validación Técnica).
Para los productos de normalización de competencias laborales que se trabajen a través de la estrategia de red de metodólogos, se debe tener en cuenta lo establecido en el anexo de trabajo en red que se encuentra publicado en compromISO.
6. Cronograma de actividades normalización
Para la organización del proceso se plantea el siguiente cronograma, el cual puede tener ajustes por razones justificadas y soportadas que serán informadas mediante alcance a esta circular.
| Actividad | Fechas |
| Jornada de Verificación Metodológica (se contemplará la estrategia de Nodos y las herramientas virtuales y/o encuentros presenciales). Nota 1: oportunamente se informará acerca de enlaces o sitios de reunión. Nota 2: contar con acompañamiento metodológico para el caso de profesionales con rol de metodólogos cuya curva de aprendizaje sea menor a 2 años. Nota 3: para las jornadas presenciales se debe presentar como mínimo dos productos, sus soportes deben estar cargados en el aplicativo DSNFT. Nota 4: contar mínimo con una lista de verificación metodológica. | Junio (presencial) Julio (virtual) Agosto (virtual) Septiembre (presencial) Octubre (virtual) |
| Transferencia de conocimiento (se contemplará estrategia de Nodos a través de herramientas virtuales y/o encuentros presenciales). Nota: oportunamente se informará acerca de en la ceso sitios de las transferencias. Notas: 1. Las inmersiones e inducciones y entrenamiento se brindarán en forma permanente, de acuerdo con las novedades de talento humano informadas. 2. Durante el primer trimestre del año se realizaron jornadas de inmersiones e inducciones y entrenamiento en los diferentes roles del proceso. | Mayo Junio Julio Septiembre |
| Remisión informe periódico de avances de acuerdo con lo registrado en el sistema de información DSNFT https://dsnft.sena.edu.co | Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Cierre - 27 diciembre |
| Recepción solicitudes de Verificación Metodológica (última fecha) | Hasta el 18 de octubre |
| Recepción solicitudes de Verificación metodológica pos-validación técnica (última fecha) | Hasta el 2 de diciembre |
| Recepción productos avalados por Consejo Ejecutivo para contemplar en la meta de la vigencia | Hastael22de diciembre |
7. Estado avance Proyecto Anual de Estandarización (meta)
A continuación, se presenta matriz que será la base para el informe periódico que elaborará el Grupo de Gestión de Competencias Laborales relacionando los avances del PAE 2024, de acuerdo con lo registrado en el sistema de información DSNFT https://dsnft.sena.edu.co este informe es de interés para Subdirectores(as) de Centro con el fin de soportar la gestión en la evaluación por dependencias y el indicador de gerentes públicos relacionados con el proceso. Por lo tanto, es fundamental que el profesional con rol de metodólogo(a) garantice el registro y cargue oportuno de los soportes de cada producto en sus diferentes fases.
| Fase | Evidencia | % para el cumplimiento |
| Elaboración/actualización | Registro del producto con soportes en el aplicativo DSNFT (Actas de Comités Técnicos de elaboración/actualización las cuales deben incluir el título de la NCL, la o las denominaciones y la o las ocupaciones relacionadas, ficha de caracterización). | 30% |
| Verificación metodológica | Verificación metodológica avalada en el aplicativo DSNFT. | 15% |
| Validación Técnica (Consulta pública) | Registro en el Sistema de información DSNFT de las ciudades donde realizará las validaciones técnicas directas y solicitud de consulta pública | 10% |
| Validación Técnica (directa) | Documentos soporte en el aplicativo DSNFT (Actas de Comités Técnicos de validación técnica, ficha de caracterización, formato Lista de Validación Técnica Norma Sectorial de Competencia Laboral, registrados, soporte de correos con la divulgación de la consulta pública). | 20% |
| Verificación metodológica Pos validación técnica | Verificación metodológica avalada (pos-validación técnica) en el aplicativo DSNFT | 15% |
| Aval Consejo Ejecutivo | Documentos soporte en el aplicativo DSNFT (Acta de Consejo Ejecutivo avalando los productos y Carta de presidente Mesa Sectorial) | 10% |
Para el informe mensual de indicadores 2024 se contemplarán los productos avalados por el Consejo Ejecutivo de la Mesa y que por razones de calendario del CDN no surtan la fase de aprobación. Este aval debe evidenciarse con el registro y cargue de los soportes correspondientes en el aplicativo https://dsnft.sena.edu.coy remisión depresentación de normas ante el CDN al correo de normalización: normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador(a) de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a).
Nota1: las normas qua a la fecha de cierre de la vigencia 2024 se encuentren en fase de validación técnica deben cumplir con el aval de consejo ejecutivo a más tardar el último día hábil del mes de febrero de la vigencia siguiente, aportando así a la meta nacional 2025, cabe aclarar que en este caso no sumará para la meta 2024 o se incluirá en la del 2025 asignada al Centro de Formación, por tratarse de un trámite en esencia administrativo.
Nota 2: las normas trabajadas a través de la estrategia de red de metodólogos que no se hayan culminado en la vigencia y que estén en cualquier fase del proceso, se deben priorizar y su proceso debe culminarse en el primer trimestre de la siguiente vigencia.
8. Presupuesto desplazamientos
Para atender solicitudes relacionadas con desplazamientos para el cumplimiento del PAE 2024 concertado y que estén relacionados con su oportuna ejecución, se dispone de recursos para viáticos elaboración/actualización y validaciones técnicas directas hasta agotar reserva.
De acuerdo con la circular 01-3-2024-000001 del 2 de enero de 2024, desde inicio de la vigencia fueron asignados recursos a los Centros de Formación por el rubro de Viáticos para el desplazamiento de profesionales con rol Metodólogos, Facilitadores, Gestores Regionales de Normalización y Secretarios Técnicos a actividades propias del proceso como: elaboración/actualización, validaciones técnicas para el cumplimiento del PAE 2024, encuentros programados desde el grupo Gestión de Competencias Laborales de la Dirección General para la gestión del conocimiento, orientaciones/lineamientos del proceso y fortalecimiento de los roles, así como para la posible participación en diferentes eventos del sector que propicien la vinculación de organizaciones a las Mesas Sectoriales, alianzas estratégicas, articulación interinstitucional y faciliten la consecución de expertos técnicos para la conformación de comités que contribuyan a la normalización de competencias laborales, estas últimas sujetas a disponibilidad de recursos, priorizando el cumplimiento del PAE 2024.
Para facilitar el control y seguimiento a la ejecución presupuestal se requiere enviar solicitud de autorización de uso de los recursos y para ello se debe tener en cuenta:
- Haber agotado las diferentes estrategias para la consecución de expertos técnicos sin obtener resultados satisfactorios, soportar dificultad de concertar reuniones virtuales de comités técnicos por particularidades del sector o del talento humano, por ejemplo carencia de habilidad o destreza en el manejo de tecnologías de la información y la comunicación (herramientas o plataformas virtuales).
- Validar la disponibilidad de profesionales con rol de metodólogos en las regiones donde se llevarán a cabo las validaciones.
- Contar con más de un producto para dicha actividad los cuales deben ser enunciados, con el fin de optimizar tiempos, recursos y expertos, entre otras.
En cualquier caso, se debe remitir la solicitud de autorización desde el correo del subdirector de centro dirigido a normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador de Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado(a), el cual debecontener como mínimo la siguiente información:
| Productos a trabajar/acción a realizar | Ruta de desplazamiento | Fecha de inicio estimada | Fecha de fin estimada | No. de días | Valor requerido soportado en la liquidación de viáticos y desplazamientos | Justificación |
En el momento de requerirse recursos adicionales a los asignados al inicio de la vigencia, estos deben ser solicitados por el subdirector de Centro o Director Regional según el caso, con justificación y soportes.
La solicitud debe enviarse con 30 días de antelación como mínimo, de acuerdo con lineamientos de la Dirección Administrativa y Financiera en la circular 01-3-2024-000064 del 7 de marzo de 2024, en la que indica que solo se gestionarán dos actos administrativos de traslado de recursos por mes, la primera y tercera semana.
Con base en lo anterior, se analizarán justificación y soportes para determinar la disposición y viabilidad en la ejecución y/o asignación de recursos.
9. Novedades productos
Con el propósito de mejorar la efectividad del proceso de normalización de competencias laborales y el impacto en el uso de los productos, respecto a tiempos y fechas de revisión se precisa lo siguiente:
Transición. Se refiere al tiempo en que la Norma de competencia, nueva o actualizada, convive de manera alterna con la o las Normas a las que reemplaza, a partir de la fecha de publicación en el portal disponible para tal fin y que corresponde a un (1) año.
Durante este tiempo la o las Normas que fueron reemplazadas estarán visibles en el portal de divulgación de los productos del proceso con una nota de alerta al respecto y referenciando la norma que la reemplazó.
Extensión fecha de revisión:
- A las Normas que no fueron trabajadas o concertadas en vigencia 2023 o en el PAE 2024, se les extendió fecha de revisión hasta el 31 de diciembre del 2024.
- A las Normas que soportan programas de formación con registro calificado o procesos de certificación en ejecución, se les extendió fecha de revisión, en atención a las solicitudes remitidas oportunamente al Grupo de Gestión de Competencias Laborales por parte de nuestros grupos de valor internos y externos, así mismo, frente a nuevas solicitudes de esta naturaleza, se procederá con el análisis y gestión correspondiente.
- La extensión de fechas de revisión también aplica para las normas que se encuentran en período de transición, novedades que se estarán reportando en el informe mensual del corte.
Es importante resaltar que algunos de los criterios para actualizar productos de normalización en la vigencia son: cambios en la normativa de los sectores productivos que impliquen afectación directa en el quehacer de trabajadores, innovación o desarrollos tecnológicos que impacten la función laboral normalizada, transición al Sistema Nacional de Cualificaciones, requerimientos de política pública y compromisos institucionales.
Si la fecha de revisión está próxima a cumplirse y de no darse uno de estos criterios, el profesional con rol metodólogo (a) de normalización convocará Comité Técnico de expertos para verificar si el estándar continúa vigente, de ser así, se concluye a través del acta respectiva que el producto no requiere actualización y de esta manera, el profesional con rol de metodólogo (a) procede a presentar informe ante el Consejo Ejecutivo de la Mesa Sectorial para su aval y posterior envío del acta de Consejo Ejecutivo por parte del Secretario(a) Técnico al buzón de normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a).
10. Realimentación en el uso
Aportando a la mejora continua y pertinencia de los productos de Normalización, el GGCL remitirá por medio de correo electrónico el primer día hábil de cada mes, el informe mensual con los registros de las encuestas diligenciadas por los grupos de valor (internos y externos) con la realimentacióndelosproductosdenormalización,resultadosdelasencuestasdiligenciadasatravés del portal Competencias: https://competencias.sena.edu.co/page?3,plantilla,encuesta-realimentacion,O,es,0 para lo cual agradecemos:
a) Responder la encuesta en la ruta del aplicativo, Encuestas/Encuesta de realimentación de norma:
- Si el ajuste es de forma, se gestionará mediante el dinamizador asignado enviando el requerimiento por correo electrónico y adjuntando la encuesta que soporta el ajuste, los de fondo, se consolidarán en la identificación de necesidades para la siguiente vigencia, la cual será analizada de acuerdo con los criterios establecidos.
- Les invitamos a aplicar los criterios de calidad de las PQRSD, en la gestión de las encuestas:
Coherencia: Relación entrelarespuestaylorequeridopor la ciudadanía
Claridad: La respuesta emitida debe ser de fácil comprensión, sin siglas, transcripción de la norma y uso excesivo de tecnicismos
Calidez: Trato digno, amable y respetuoso que se brinda a la ciudadanía
Oportunidad: Respuesta emitida dentro de los tiempos
- Se está construyendo el protocolo de realimentación de los productos de Normalización, el cual será remitido para orientar esta gestión.
b) Atender el siguiente cronograma de forma que la respuesta se dé máximo durante el mes siguiente de recibida la realimentación:
| ACTIVIDAD | FECHA |
| Respuesta de la encuesta por parte del Metodólogo | Día 1al 25 |
| Envío de alerta por parte del Dinamizador de Proceso | Día 26 |
| Respuesta a las encuestas sin revisar en correo de alerta | Hasta el último día del mes |
11. Recomendaciones finales
a) Teniendo en cuenta que el aplicativo https://dsnft.sena.edu.coestá parametrizado a partir del Mapa Funcional, se debe conservar el registro de la última versión de este.
b) La presentación de normas de competencia laboral que deben ir a Consejo Directivo Nacional SENA - CDNS se hace desde el correo electrónico del Secretario (a) Técnico (a), junto con el Acta de Aval de Consejo Ejecutivo y Carta de quien ejerce la presidencia de la Mesa, al correo de normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a).
Nota 1:Si el Secretario (a) Técnico (a), presenta alguna novedad, se aceptará solicitud desde el correo de la Mesa Sectorial, con sus soportes y debida justificación de la novedad.
Nota 2: En casos excepcionales en los cuales no se cuente con la carta suscrita por quien ejerce la presidencia de la Mesa Sectorial, la cual debe estar debidamente justificada por Secretario(a) Técnico(a) a través de comunicación enviada oportunamente al correo de normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia a dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado(a), se debe proceder con el envío oficial de la norma o normas junto con el acta de aval del Consejo Ejecutivo y la carta de presentación firmada por Secretario(a) Técnico(a) desde su correo electrónico.
c) Para dar respuesta oportuna a las solicitudes, sugerencias y/o acciones de mejora, es importante tener en cuenta:
- Las sugerencias y/o acciones de mejora afines con la funcionalidad de normalización en el aplicativo DSNFT se remitirán a soportedsnft@sena.edu.co con copia al dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a).
- Las inquietudes desde el profesional con rol de Metodólogo (a) de Normalización relacionadas con el uso del aplicativo DSNFT (cargue de documentos, ortografía, asociación de expertos técnicos, ajustes en los componentes normativos, entre otros.) se remitirán al correo soportedsnft@sena.edu.co con copia al dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado(a), adjuntando el soporte correspondiente, por ejemplo: pantallazos, textos o actas aclaratorias entre otros, con el fin de atender de manera precisa y oportuna el requerimiento.
- Las solicitudes, consultas o requerimientos propios del desarrollo de la normalización deben ser remitidos desde el correo institucional del profesional con rol de Metodólogo(a) de Normalización, al buzón de normalizacionggcl@sena.edu.cocon copia al correo de la Mesa Sectorial y dinamizador(a) Instancias de Concertación y Competencias Laborales asignado (a).
d) Es importante tener en cuenta el cumplimiento de los tiempos y soportes establecidos con respecto a la gestión de las fases:
| Fase | Propuesta tiempos | Responsable de la Acción |
| Elaboración/actualización | 30 días Calendario | Profesional con rol de metodólogo de Normalización |
| Revisión normalización | 2 días hábiles | Dinamizador GICCL |
| Verificación metodológica | 10días hábiles | Equipo de aseguramiento de la calidad asignado |
| Ajuste verificación metodológica | 5 días hábiles | Profesional con rol de Metodólogo de Normalización |
| Alistamiento Consulta Pública | 3 días hábiles | Profesional con el rol de Metodólogo de Normalización |
| Revisión normalización consulta pública | 2 días hábiles | Dinamizador GICCL |
| Validación técnica: -Consulta pública -Directa De manera simultanea | 30 días calendario | Profesional con el rol de Metodólogo de Normalización |
| Ajuste validación técnica | 10 días hábiles | Profesional con el rol de Metodólogo de Normalización |
| Verificación metodológica pos-validación técnica | 5 días hábiles | Equipo de aseguramiento de la calidad asignado |
| Ajuste verificación metodológica posvalidación técnica | 5 días hábiles | Profesional con el rol de Metodólogo de Normalización |
| Aval consejo ejecutivo Mesa Sectorial | 10 días hábiles | Profesional con el rol de Metodólogo de Normalización |
| Revisión normalización aval | 2 días hábiles | Dinamizador GICCL |
| Aprobación Consejo Directivo Nacional del SENA | De acuerdo con agenda de sesión de CDN SENA | Director SNFT |
| Publicado | Primera semana después de la aprobación CDN SENA | GGCL |
Por último, en atención a la naturaleza de las actividades que los profesionales con rol de metodólogos desarrollan para dar cumplimiento al Proyecto Anual de Estandarización, respetuosamente se sugiere analizar la factibilidad de conceder espacios de trabajo en casa, teletrabajo o buscar alternativas afines, como bien disponga el Centro.
Esta sugerencia obedece al interés de avanzar en los compromisos pactados en el Proyecto Anual de Estandarización PAE vigencia 2024 a nivel nacional y en virtud de las novedades que se han presentado en los diferentes puestos de trabajo a nivel de país, circunstancias que de una u otra manera no permiten la fluidez requerida por las fases del proceso, por lo cual, consideramos importante recomendar que se revisen otras alternativas como los espacios mencionados en el párrafo anterior, con el fin de:
- Propiciar espacios aptos, en donde los ruidos estén neutralizados y no se interfiera con otros, pues las reuniones de comités técnicos, por ejemplo, requieren de diálogo fluido y en ocasiones con tonos de voz altos, así como de concentración por parte del profesional metodólogo.
- Fortalecer las estrategias en equipo como trabajo en red o nodos y compartir buenas prácticas y casos exitosos para el desarrollo de la normalización.
- Fortalecer el uso de herramientas colaborativas para optimizar tiempos de planificación, análisis y ejecución del proceso de Gestión de Instancias de Concertación y Competencias Laborales.
Los servidores públicos que orientan el proceso estarán atentos en caso de requerir más información.
Cordialmente,
LUIS ALEJANDRO JIMÉNEZ CASTELLANOS
Director Sistema Nacional de Formación para el Trabajo
