CIRCULAR 186 DE 2024
(agosto 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá D.C.
| Para: | Directores de Área y Jefes de Oficina de la Dirección General, Directores Regionales, Coordinadores de Gestión de Talento Humano y de Grupo de apoyo administrativo mixto, Coordinador Grupo de Recaudo y Cartera, Grupo de Vivienda, Grupo de Contabilidad de la Dirección General y Administradores de Fondo de Vivienda |
| Asunto: | Orientaciones para el seguimiento y control Fondo Nacional de Vivienda (FNV) del SENA |
Con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de obligaciones por parte de deudores hipotecarios del Fondo Nacional de Vivienda y gestión por parte de cada Regional para el control y recuperación de cartera, se solicita tener en cuenta las siguientes orientaciones:
El procedimiento Administración del Fondo Nacional de Vivienda (FNV) GTH-P005 establece las actividades para la operación del Fondo Nacional de Vivienda SENA, los responsables, el alcance, normatividad aplicable y menciona los documentos asociados a la administración y funcionamiento, para dar trámite al Pago de Cesantías parciales y definitivas, Devolución de Ahorros, Aprobación de Préstamos sobre Ahorro a afiliados del FNV y realización de convocatorias de vivienda y legalización de Préstamos de Vivienda, conforme a normatividad vigente que regula el mismo.
El artículo 1o del Acuerdo 002 de 2022 que modificó el artículo 5 del Acuerdo No. 00012 de 2014, señala las funciones de los Administradores de Fondo Nacional de Vivienda, servidores públicos que hacen parte del Grupo Regional de Gestión del Talento Humano, en aquellas Regionales donde fue creado dicho grupo, y en su defecto, del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, funciones asociadas a temas como:
- Evaluar solicitudes de convocatorias de vivienda.
- Convocar al Comité Regional de Vivienda cuando se requiera, según sea el caso y elaboración de actas.
- Custodia de la documentación que soporta las solicitudes aprobadas de créditos para vivienda.
- Recuperación de la cartera del Fondo Nacional de Vivienda del SENA, de acuerdo con los lineamientos que emita la Dirección Jurídica y hacer el cobro persuasivo de las obligaciones en mora.
- Seguimiento a la ejecución del presupuesto asignado a la regional para el Fondo Nacional de Vivienda.
- Seguimiento al descuento de cuotas por concepto de crédito de vivienda, pólizas y préstamos sobre ahorros
- Preparar informes relacionados con el Fondo, entre otras.
El Grupo de Vivienda de la Secretaría General ejecuta el procedimiento del FNV en la Dirección General y articula con regionales el mismo para temas asociados a Convocatorias de Vivienda, revisión de información previo a reconocimiento de obligaciones a Afiliados del FNV y reporte de informes de gestión mensuales para la entrega a entes internos y externos de la Entidad, para lo cual es necesario recordar los controles que debe llevar cada Dirección Regional, a través de las Coordinaciones de Grupo de Gestión del Talento Humano y de Apoyo Administrativo Mixto, Administradores de Vivienda, y demás personal de apoyo tal como se indica a continuación:
1. ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE EXPEDIENTES
EXPEDIENTES HIPOTECARIOS
Los servidores públicos que son favorecidos con un crédito de vivienda por parte del Fondo Nacional de Vivienda deben cumplir cada una de las etapas señaladas en el Instructivo de Legalización de Créditos Hipotecarios GTH-I-003 y es deber del respectivo Administrador de Vivienda organizar y custodiar la información presentada por el mismo en un expediente de vivienda que contendrá información asociada a cada una de las etapas del crédito como son:
- Postulación: Formulario de solicitud de crédito y documentos aportados según la modalidad.
- Aprobación: Oficio de comunicación de crédito en el Formato GTH-F-040-Aprobación créditos hipotecarios y certificación o acta del Comité de Vivienda respectivo quien se aprobó el crédito.
- Estudio de Títulos: Documentos presentados para estudio de títulos señalados en la Resolución vigente que regule el Fondo Nacional de Vivienda o que la modifique (vigente actualmente el artículo 10 de la Resolución 1-1595 de 2022) y estudio de títulos elaborado y firmado por el abogado asignado en cada regional en el Formato GTH-F -175- Estudio Jurídico de Titulación Legalización Créditos Hipotecarios; Avalúo comercial, simulación de crédito inicial, capacidad de pago vigente.
- Elaboración de escritura y Trámite Notarial: Reparto Notarial (según aplique) acorde a normatividad vigente que regule el tema expedido por la Superintendencia de Notariado y Registro (actualmente se encuentra vigente la Resolución 1578 de 22 de febrero de 2023) y demás lineamientos emitidos por la misma a través de la página https://servicios.supernotariado.gov.co/solicitud reparto.html Capacidad de pago vigente firmada por el Coordinador de Talento Humano Regional o quien haga sus veces.
- Desembolso del crédito: Primera copia original de escritura con hipoteca registrada a favor del SENA, Pagaré original firmado por el deudor hipotecario y avalista; y demás documentos señalados en la Resolución vigente que regula el Fondo Nacional de Vivienda o que la modifique (vigente actualmente el artículo 13 de la Resolución 1-1595 de 2022).
La custodia y administración de los expedientes de créditos hipotecarios del Fondo Nacional de Vivienda del SENA, están bajo la responsabilidad en la Dirección General del Coordinador del Grupo de Vivienda de la Secretaría General, y en las Regionales está a cargo del empleado público designado por el Director Regional y quien hace parte del Grupo de Gestión de Talento Humano en aquellas Regionales donde fue creado dicho grupo, y en su defecto, del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto; por lo tanto, será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia de los expedientes de los créditos hipotecarios.
De acuerdo con lo anterior, se hace un llamado a los Administradores del Fondo de Vivienda para mantener organizados los documentos físicos y electrónicos de los expedientes de crédito hipotecario, donde reposan los documentos de legalización de desembolso de los créditos de vivienda.
Es de vital importancia la adecuada custodia, pues esto permite una eficiencia y eficacia en el correcto funcionamiento del Fondo Nacional de Vivienda (FNV), garantizando el cumplimiento normativo y la disposición de información organizada en caso de iniciar el cobro de obligaciones a deudores hipotecarios ante un incumplimiento de estas según escritura pública.
EXPEDIENTES PRÉSTAMOS SOBRE AHORROS
Los Afiliados del Fondo Nacional de Vivienda, que ahorran en el mismo, deberán previamente autorizar los descuentos de nómina a través del formato GTH-F-085 Formato autorización descuentos ahorros, cuyos descuentos de nómina deberán ser controlados por cada regional y según tipo de descuento y porcentaje autorizado.
Los préstamos sobre ahorros, que sean aprobados en cada regional a los afiliados del FNV, igualmente deberán ser soportados según documentos exigidos para su reconocimiento en la reglamentación vigente que regula el Fondo de Vivienda (actualmente vigente el artículo 38 al 42 de la Resolución 1-1595 de 2022) y organizados por el respectivo Administrador de Vivienda, quien revisará que el expediente contenga la información asociada a cada una de las etapas del préstamo y según tabla de retención vigente, como son:
- Solicitud: Formulario de solicitud de préstamo y documentos aportados según la modalidad. GTH-F-013 Formato Único de Solicitud Préstamo sobre Ahorros.
- Aprobación y desembolso: Acto administrativo firmado por el ordenador de pago respectivo. Formato GTH- 033 Formato para otorgar préstamos sobre ahorros y demás documentos como certificación de saldo de ahorros, paz y salvo de préstamo sobre ahorros anterior, proyección de sistema de amortización, capacidad de pago vigente entre otros. En caso de que el préstamo supere los 50 SMMLV la primera copia de escritura de hipoteca (previo trámite notarial y de registro que se adelante según procedimiento vigente), hará parte del expediente. Todos los préstamos sobre ahorros estarán respaldados mediante Pagaré original firmado por el deudor y avalista.
Las instrucciones sobre organización y custodia de expedientes en la entidad son emitidas a través del Grupo de Administración de Documentos y para tal fin pueden ser consultadas en la circular 3-2024-000125 de fecha 29/04/2024.
2. SEGUIMIENTO AL PAGO DE CUOTAS POR PARTE DE DEUDORES DEL FONDO NACIONAL DE VIVIENDA
a. Cuando el sistema de amortización corresponda a cuota con gradiente (cuota con incremento anual) y según escritura de hipoteca registrada a favor del SENA, el valor de la cuota debe ser aumentada en el mes de enero sin excepción para cada vigencia, hasta la cancelación total de la deuda (Aplica para deudores activos y retirados).
b. Es obligación de cada Regional, comunicar de manera escrita al deudor hipotecario el valor de la cuota con el incremento correspondiente que tendrá que cancelar (Sistema de botón de pagos SENA para deudores retirados) o que se le descontará por nómina (Activos) durante la siguiente vigencia (esta comunicación deberá realizarse antes del cierre del mes de diciembre de cada año). La información debe ser reportada por el Administrador de Vivienda al encargado de cartera en la regional, para su correspondiente control de descuentos y novedades de nómina.
Las regionales que no hayan realizado este aumento o en caso que existan diferencias por descuento menor en cuotas de vivienda o seguros de vida o incendio a través de nómina, es deber de las mismas revisar lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 del Acuerdo 12 de 2014 y adelantar el cobro del valor no descontado al deudor cuyo pago deberá realizarse a través del sistema de botón de pagos de la Entidad. “PARAGRAFO: En caso de que por cualquier circunstancia el SENA no realice o no pueda realizar el descuento por nómina de la cuota del préstamos hipotecario y los seguros indicados en el presente Acuerdo, el deudor está obligado a efectuar el pago a través de la plataforma virtual de la Entidad o por cualquier otro medio que establezca el SENA, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes”.
c. Frente a cartera de pensionados o exfuncionarios se recomienda hacer seguimiento al incremento anual de esta cuota y en caso de no evidenciarse el aumento de esta (cuota del mes de enero que se cancela dentro de los primeros 5 días del mes de febrero) iniciar el correspondiente cobro persuasivo tal como se señala en la Resolución vigente que regula el Fondo Nacional de Vivienda o que la modifique (vigente actualmente el artículo 28 de la Resolución 1-1595 de 2022), comunicando en forma clara al deudor el valor que ha dejado de cancelar y su obligación de ponerse al día. Consultar el formato GTH-F-315 Comunicación cobro persuasivo.
3. TRÁMITES ANTE EL RETIRO DE UN DEUDOR HIPOTECARIO DE LA ENTIDAD:
a. RELIQUIDACIÓN: En virtud de lo establecido en las escrituras públicas de hipoteca, se recuerda que a partir de la fecha de desvinculación de la Entidad de un deudor hipotecario, se deberá comunicar por escrito la reliquidación del crédito con la nueva cuota a los deudores hipotecarios dentro de los quince (15) días calendario contados a partir de la fecha del retiro, previo a la aplicación de cesantías definitivas a la deuda hipotecaria, siempre que se cuente con la información del respectivo crédito remitida por el Grupo de Recaudo y Cartera (para deudores de la Dirección General) y el Grupo de Apoyo Administrativo Mixto (para deudores de Regionales). Se solicita dejar copia en el expediente hipotecario. Consultar el formato GTH-F- 309 Reliquidación crédito hipotecario.
b. ABONO DE CESANTIAS DEFINITIVAS: Se reitera el cumplimiento de las obligaciones que deben llevar a cabo cada Regional en los trámites por desvinculación de la entidad por parte de un deudor hipotecario, tal como lo establece la clausula novena del Formato GTH-F-134 Formato Minuta Unica de Hipotecario Crédito de Vivienda: "...EL(LOS) DEUDOR(ES) HIPOTECARIO (S) autoriza(n) al SENA, para que en caso de desvinculación por cualquier causa, abone a la deuda el valor de las cesantías e intereses acumulados a que tuviere derecho en ese momento”.
c. EXIGENCIA DE PÓLIZAS DE VIDA E INCENDIO: Las normas del Fondo Nacional de Vivienda establecen que, en el evento de retiro de la Entidad, el deudor se obliga a suscribir una póliza de seguro de vida e incendio incluyendo el amparo de terremoto, con una compañía de seguros legalmente establecida en el país, con renovación anual automática, hasta el vencimiento del plazo del crédito. El valor asegurado para la póliza de vida será equivalente al saldo de la deuda y para la póliza de incendio el valor comercial del inmueble otorgado en garantía. Es deber del Administrador de Vivienda exigir al deudor hipotecario la presentación de las pólizas vigentes y custodiar las mismas dentro del expediente hipotecario.
El incumplimiento de esta obligación dará lugar a la exigibilidad del pago de la totalidad de la suma adeudada en forma anticipada conforme al Procedimiento Administrativo para la Exigibilidad
Anticipada de un Crédito, que se indique en la Resolución vigente que regula el Fondo Nacional de Vivienda o que lo modifique (vigente actualmente el artículo 29 y 30 de la Resolución 1-1595 de 2022).
4. APLICACIÓN DE CESANTÍAS A DEUDORES HIPOTECARIOS FONDO NACIONAL DE VIVIENDA:
DEUDORES EN CALIDAD DE AFILIADOS DEL FNV
El desembolso de un crédito implica la pignoración a favor del SENA de las cesantías e intereses que se acrediten en favor del servidor público durante la amortización del crédito. El monto de estas cesantías e intereses se aplicará al crédito en forma obligatoria y anual a más tardar el 28 de febrero de cada año, para lo cual cada Regional que tenga deudores hipotecarios activos deberá revisar y utilizar el formato GTH- F-084- Formato para Aplicación de Cesantías Créditos Hipotecarios.
Se solicita revisar el documento GTH-020 -Guía Para Realizar el trámite de Pignoración y Aplicación de Cesantías a Créditos Hipotecarios del Fondo Nacional de Vivienda del Sena.
DEUDORES EN CALIDAD DE BENEFICIARIOS DEL FNV
Según lo dispuesto en el artículo 12 del Acuerdo 002 de 2022 y procedimiento que se indique en la Resolución vigente que regula el Fondo Nacional de Vivienda o que lo modifique (vigente actualmente el artículo 19 de la Resolución 1-1595 de 2022) el beneficiario del Fondo Nacional de Vivienda en calidad de deudor hipotecario del FNV con deuda vigente por concepto de préstamo de vivienda, deberá realizar ante el Fondo Nacional del Ahorro-FNA, el trámite de retiro parcial de las cesantías en la modalidad de liberación de gravamen hipotecario para su aplicación al crédito otorgado por el FNV, a más tardar el último día del mes de marzo de cada año, para lo cual el(la) administrador(a) de vivienda en cada regional deberá informar a los deudores beneficiarios el trámite que deben adelantar para el retiro de sus cesantías. Se solicita revisar el documento GTH-G- 020 -Guía Para Realizar el trámite de Pignoración y Aplicación de Cesantías a Créditos Hipotecarios del Fondo Nacional de Vivienda del SENA.
Es responsabilidad del Administrador de Vivienda realizar seguimiento al retiro y aplicación anual de cesantías a los créditos de vivienda. En caso de incumplimiento dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente del Fondo de Vivienda deberá iniciar el proceso de cobro anticipado de la obligación, de conformidad con el artículo 67 del Acuerdo 0003 de 2019 “Por medio del cual se modifica y adiciona el Acuerdo 12 de 2014”.
De otra parte, cuando por causa justificada ajena al deudor no sea posible aplicar al crédito hipotecario el 100% de las cesantías e intereses anuales, el “Afiliado” o el “Beneficiario del Fondo” está obligado a efectuar el pago total o del saldo correspondiente a través de la plataforma virtual del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA www.sena.edu.co en el botón “Pagos en Línea SENA”, a más tardar el 15 de abril de cada vigencia, so pena de incurrir en intereses de mora por el monto correspondiente, control que estará a cargo de cada Regional.
5. CUMPLIMIENTO OPORTUNO EN LA ENTREGA DE INFORME DE GESTIÓN DEL FONDO DE VIVIENDA
El informe deberá ser enviado al Grupo de Vivienda de la Dirección General al correo de la Coordinación, mensualmente máximo el día once (11) de cada mes del período de corte de la información, tal como lo dispone la circular 3-2024-000120 de fecha 24/04/2024 en la cual se dieron directrices sobre su diligenciamiento y aspectos a tener en cuenta para la certificación de información de la cartera del Fondo Nacional de Vivienda por parte de responsables en cada regional, Directores Regionales, Coordinadores de Grupo de Gestión de Talento Humano, Coordinadores de Grupo de Apoyo Mixto y Administradores de Vivienda.
Los informes deberán reportarse en los correspondientes formatos: GTH-F-313 Formato Informe de Gestión del Fondo de Vivienda en Excel y PDF (debidamente firmado), el informe de la conciliación hecha previamente, (en formato PDF debidamente firmado) en las fechas establecidas por el encargado de cartera del FNV en cada Regional o el Grupo de Recaudo y Cartera (para cartera de la Dirección General) y el Grupo de Contabilidad.
6. RECUPERACIÓN DE CARTERA MOROSA:
La resolución que reglamenta el funcionamiento del Fondo Nacional de Vivienda, actualmente vigente el artículo 28 de la Resolución 1-1595 de 2022 establece: “Corresponde a la Coordinación del Grupo de Vivienda en la Dirección General y el Administrador de Vivienda en la regional, según el caso, supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los deudores del Fondo Nacional de Vivienda del SENA, especialmente el pago de las cuotas de amortización y la verificación de causales para la exigibilidad anticipada de los créditos contempladas en el artículo 26 del Acuerdo 0012 de 2014, modificado por el artículo 2o del Acuerdo 0003 de 2019.
En el evento en que los deudores incurran en mora en una o más cuotas de amortización de su crédito, la Coordinación del Grupo de Vivienda en la Dirección General o el Administrador de Vivienda de la regional, según el caso, deberán adelantar el cobro persuasivo, requiriendo las veces que considere necesario a los deudores morosos para que pongan al día su obligación en un término no superior a diez (10) días; en todo caso el cobro persuasivo no podrá exceder de dos (2) meses.”
De este modo, la competencia para adelantar las acciones tendientes a la recuperación de cartera morosa por concepto de deudas hipotecarias y préstamo sobre ahorros otorgados por el Fondo Nacional de Vivienda, en la Dirección General están a cargo de la Dirección Jurídica y a nivel regional se encuentran a cargo de los Directores Regionales, por lo tanto, reiteramos lo siguiente:
a. Cuando se presente mora en una o más cuotas del crédito de vivienda y sin exceder las tres (3) cuotas en mora, el Administrador del Fondo de Vivienda, debe adelantar el cobro persuasivo, al deudor moroso para que se ponga al día en su obligación hipotecaria antes de iniciarse un proceso ejecutivo a través de una comunicación indicando lo adeudado, el número de cuotas en mora y el plazo para el pago. El número de radicado y fecha del cobro persuasivo deberá hacer parte del expediente hipotecario y de las anotaciones que se remitan mensualmente en el informe de gestión del Fondo de Vivienda.
b. Agotado el cobro persuasivo y siempre que el deudor se encuentre en mora de tres (3) o más cuotas, el Administrador del Fondo trasladará el caso a la Dirección Jurídica (para créditos de Dirección General) o al Director Regional (para créditos de regionales) según corresponda, para que se inicien las acciones jurídicas necesarias. El número de radicado y fecha traslado a cobro jurídico deberá hacer parte del expediente hipotecario y de las anotaciones que se remitan mensualmente en el informe de gestión del Fondo de Vivienda.
c. En el evento de no haber adelantado ninguna acción persuasiva o judicial, deberán fundamentar en cada uno de los casos, las razones por las cuales se ha incurrido en esta omisión, indicando las acciones a realizar a partir de la fecha. Anotaciones que deberán ser parte de los informes de gestión mensuales del Fondo Nacional de Vivienda.
Finalmente, la recuperación de la cartera morosa de vivienda es competencia de la Dirección Jurídica en la Dirección General y en las regionales por los Directores Regionales y los Subdirectores de Centro que hagan sus veces, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que haya lugar para los Coordinadores respectivos y Administradores del Fondo de Vivienda, Contadores o encargados de la cartera y Abogados designados de los trámites en las Regionales conforme a las normas aplicables para cada uno, según corresponda.
El procedimiento, guía, instructivo, formatos y normatividad del Fondo citados anteriormente podrán ser consultados en el Proceso de Gestión de Talento Humano en la plataforma Compromiso www.compromiso.edu.co
El contenido de la normatividad vigente que regula el reparto notarial puede ser consultada en https://www.supernotariado.gov.co/
Cordialmente,
LUZ AMÉRICA MALAGÓN GUILLÉN
Secretaria General
Anexos:
Circular 3-2024-000125 de fecha 29/04/2024
Circular 3-2024-000120 de fecha 24/04/2024
