CIRCULAR 186 DE 2026
(septiembre 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
1-4040
Bogotá D.C. 02 de septiembre de 2026
| Para: | Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, Áreas de Contratación y Supervisores de Contratos. |
| De: | Dirección Administrativa y Financiera |
| Asunto: | Lineamientos para la verificación del cumplimiento de obligaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales y pago de cuota de monetización del contrato de aprendizaje en los procesos de contratación. |
Cordial saludo,
La presente circular tiene como objeto impartir instrucciones precisas sobre la verificación de la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales por parte de los contratistas del SENA, estableciendo un procedimiento unificado, proporcional y conforme a la ley, la contribución especial del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC) y el pago de la cuota de monetización del contrato de aprendizaje, cuando estos resulten legalmente exigibles en las etapas precontractual, contractual y poscontractual en los procesos de selección de contratistas.
En cumplimiento de las funciones misionales del SENA y en virtud del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016, y el artículo 3 del Decreto 1047 de 1983, que obligan a la entidad a verificar el cumplimiento de obligaciones relacionadas con los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y el Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC) y en atención a los principios que rigen la función pública establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política y los principios que dirigen la actividad contractual pública consagrados en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, es deber de los intervinientes en los procesos de contratación y las respectivas etapas posteriores (ejecución y liquidación) verificar y dejar constancia del cumplimiento respecto del pago efectivo de los mencionados aportes, lo anterior teniendo en cuenta que la falta de pago de estas obligaciones no solo afecta la sostenibilidad financiera de la entidad, sino que contraviene los principios de moralidad y legalidad que rigen la contratación estatal.
De igual forma, es necesario establecer las acciones de seguimiento y reporte derivadas de la verificación en la gestión contractual de la Entidad respecto del pago efectivo de la monetización del contrato de aprendizaje.
Con el fin de garantizar la protección de los aportes que hacen parte del presupuesto de la Entidad como recursos propios y asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales por parte de los contratistas y demás intervinientes en la gestión contractual, se establecen los siguientes lineamientos:
En etapa precontractual:
- Los proponentes deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, por lo cual, los pliegos de condiciones, términos de referencia, invitaciones públicas o documentos equivalentes deberán incluir como requisito jurídico habilitante la certificación de pago de aportes a seguridad social y parafiscales en las condiciones establecidas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 si es persona jurídica[1] o en el artículo 9 de la Ley 828 de 2003 si es persona natural[2].
- Para tal fin, se deberá exigir el uso del formato institucional publicado en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA con código GCCON-F-063 en la versión que se encuentre vigente o el que haga sus veces ubicado en el proceso de soporte denominado "Gestión Contractual", el cual constituye una declaración bajo gravedad de juramento sobre el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y acompañarlo de los soportes correspondientes.
- Cuando la persona jurídica esté exonerada de aportes parafiscales de acuerdo con el artículo 114-1 del Estatuto Tributario modificado por el artículo 65 de la Ley 1918 de 2016 deberá manifestarlo en el mencionado formato de manera expresa e inequívoca.
- Es de anotar que el inciso cuarto del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que el funcionario que no deje constancia de la verificación del cumplimiento de este requisito incurrirá en causal de mala conducta.
- Respecto de la contribución especial del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC), que tiene calidad de aporte parafiscal diferente a los establecidos en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y es exclusivamente aplicable al sector de la construcción se debe dar aplicación a lo establecido en el Decreto 2375 de 1974 y solicitar respecto de los procesos que deriven en contratos de obra pública como requisito jurídico habilitante el Certificado de paz y salvo por concepto de FIC expedido por el SENA.
- Estos requisitos por tener carácter habilitante jurídico deberán ser validados por el comité evaluador jurídico designado o quien haga sus veces.
En etapa contractual:
- El artículo 23 de la Ley 1150 de 2007[3] que modifica el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 establece como requisito para iniciar la ejecución de los contratos estatales acreditar que el contratista seleccionado se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, por lo cual, será deber de la supervisión designada para ejecutar el seguimiento al contrato la verificación de este requisito previo al inicio de la ejecución contractual, lo anterior, se ratifica mediante el Manual de Supervisión de la Entidad en el literal b del numeral 5.3 del capítulo V[4] correspondiente a obligaciones de carácter jurídico asignadas a la supervisión. Por lo tanto, para el inicio de ejecución de los contratos en general deberá validarse nuevamente el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral y para los contratos de obra pública, además del anterior, el pago de la contribución especial del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC)
- Adicionalmente, respecto del la contribución especial del Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción (FIC), el supervisor o interventor deberá exigir el pago del FIC antes de cada acta parcial y acta de pago[5]. Se deberá además establecer esta obligación a cargo del contratista en el Estudio Previo del proceso y en los demás documentos contractuales a que haya lugar a fin de hacerla exigible en la ejecución del contrato y se deberá dejar constancia del cumplimiento de esta contribución especial en los informes de supervisión o interventoría.
- En cuanto al pago de la monetización del contrato de aprendizaje, el supervisor o interventor en la ejecución del contrato deberá en los informes correspondientes consignar si el contratista se encuentra a paz y salvo respecto de la cuota de monetización y en caso de incumplimiento deberá realizar el respectivo reporte a la Coordinación de Relaciones Corporativas de cada Regional o a la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General a través del Grupo Interno de Trabajo de Recaudo y Cartera de acuerdo con la titularidad de la ordenación del gasto. Lo anterior, teniendo en cuenta que esta competencia está en cabeza de las áreas antes mencionadas.
- Igualmente, el parágrafo del artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 que modifica el artículo 41 de la Ley 80 de 1993 establece que el requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.
- Finalmente, si en la ejecución del contrato se evidencia incumplimiento en el pago de aportes parafiscales, el parágrafo 2 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002 establece que será causal de terminación unilateral de los contratos y se podrá enervar la causal, mediante el pago de los recursos dejados de cubrir, incrementados con los correspondientes intereses de mora dentro de los cinco (5) días siguientes a su notificación.
Etapa poscontractual:
- La segunda parte del inciso primero del artículo 50 de la ley 789 de 2002 establece que "Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas." (subrayado propio). Lo anterior establece el deber de la supervisión y la interventoría de verificar el pago de aportes parafiscales y contribuciones especiales como el FIC para llevar a cabo el proceso de liquidación de los contratos.
- De igual forma el inciso segundo del mencionado artículo 50 de la ley 789 de 2002 establece que "En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuara el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento", situación que deberá ser infirmada por la supervisión o la interventoría para adelantar las acciones correspondientes.
- Se evidencia entonces la necesidad de que para el proceso de liquidación sea biliteral o unilateral desde la supervisión se valide también el pago de los aportes parafiscales y contribuciones especiales destinadas al SENA por parte de los contratistas durante la ejecución y la vigencia del contrato, extendiéndose esta necesidad a los contratistas conformados por proponentes plurales (consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura).
Consideraciones finales
Los supervisores de los contratos deberán verificar, previo al trámite de cada pago, que el contratista se encuentra al día con sus aportes parafiscales y contribuciones especiales al SENA. Y respecto de la monetización del contrato de aprendizaje validar y, en caso de ser procedente, remitir los respectivos informes a las áreas competentes para que adelanten las acciones de cobro y sanciones respectivas. Asimismo, si la supervisión o interventoría identifica que existe una presunta omisión de pago o duda sobre la aplicabilidad, deberá requerir al contratista por escrito, concediéndole un término razonable para que allegue los soportes o aclare su situación jurídica frente a las obligaciones de pago a su cargo.
Tramitar órdenes de pago o desembolsos a contratistas que presenten mora en sus obligaciones parafiscales con el SENA puede dar lugar a sanciones disciplinarias y fiscales a que haya lugar a los supervisores.
Para facilitar la verificación del pago de los aportes parafiscales y contribuciones espaciales, la supervisión o interventoría podrá consultar el estado de cumplimiento de los aportantes a través de los sistemas de información institucionales dispuestos por la Dirección Administrativa y Financiera y en la herramienta tecnológica que ponga a disposición el Ministerio de Salud y Protección Social[6]. En caso de inconsistencias, el área de contratación deberá solicitar el paz y salvo actualizado al contratista.
La presente circular rige a partir de la fecha de su expedición. El desconocimiento de estos lineamientos, así como la exigencia de requisitos no previstos en la ley o de obligaciones no aplicables a los contratistas, podrá generar responsabilidad disciplinaria o contractual.
Atentamente,
OMAR ALEJANDRO LUNA MENDOZA
Director Administrativo y Financiero
1. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cuál en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
2. Las personas naturales probarán su cumplimiento mediante declaración juramentada.
3. Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
4. Obligación de carácter jurídico. Literal b, numeral 5.3., Capítulo V: "Controlar y verificar que el contratista o la parte conveniente, cumpla con las obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a la caja de compensación familiar, Instituto de Bienestar Familiar y al SENA, cuando haya lugar a ello.
5. Artículo 6 Decreto 2375 de 1974
6. Parágrafo 4 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002
