CIRCULAR 201 DE 2025
(septiembre 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | Directores de Área, Jefes de Oficina, Coordinadores Dirección General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro de Formación Profesional, Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo y Cuentadantes. |
| Asunto: | Orientaciones para el trámite de reclamaciones de seguros en el SENA |
ANTECEDENTES
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA es una Entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, que de conformidad con lo establecido en la Ley 119 de 1994 "por la cual se reestructura el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, se deroga el Decreto 2149 de 1992 y se dictan otras disposiciones", tiene la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos; ofreciendo y otorgando formación profesional integral, para la incorporación y el desarrollo de las personas en actividades productivas que contribuyan al desarrollo social, económico y tecnológico del país, las cuales deben ajustarse a los objetivos trazados por el Gobierno Nacional.
Así mismo, el artículo 2o de la Constitución Política de Colombia, establece como fines del estado "servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; (...)" (Cursiva Fuera de Texto).
De igual forma, el artículo 209 de la misma Carta Maga, establece los principios que rigen la función administrativa en los siguientes términos: (...) La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
Con el fin de dar cumplimento a lo anterior, el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para llevar a cabo su misión institucional, tiene a su cargo bienes muebles e inmuebles propios, en comodato y/o en arrendamiento, los cuales deben mantenerse en óptimas condiciones y asegurados, así como los elementos e instalaciones generales de los inmuebles también se deben conservar en buen estado para garantizar la adecuada prestación de los servicios para aprendices, funcionarios, contratistas y visitantes que concurren diariamente a las instalaciones de la entidad. Para tal fin, el Decreto 403 de 2020 en su artículo 81 literal b), establece como conducta sancionable el "Omitir o no asegurar oportunamente fondos, valores o bienes o no lo hicieren en la cuantía requerida, teniendo el deber legal, reglamentario, contractual o estatutario de hacerlo".
A su vez, el artículo 62 de la Ley 45 de 1990 señala: "Todos los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de las entidades públicas y de los bienes pertenecientes a las mismas o de las cuales sean legalmente responsables, se contratarán con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país (...)"
Por otra parte, el artículo 107 de la Ley 42 de 1993, estipula que "Los órganos de control fiscal verificaran que los bienes del Estado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los tomadores, cuando las circunstancia los ameriten."
También debe indicarse que el aseguramiento de bienes e intereses del Estado constituye un deber de salvaguarda a cargo de los servidores públicos, en virtud de lo establecido en el numeral 22 del artículo 38 del Decreto 1952 de 2019 que dicta como deber de todo servidor público (...) "Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados." La misma Ley en el numeral 1 del artículo 62 establece que es falta relacionada con la moralidad pública "Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales.", también son faltas relacionadas con la hacienda pública lo indicado en el numeral 13 del artículo 57 del decreto 1952 de 2019 que dice "No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes".
Se concluye entonces que quienes administran y tienen el control sobre los bienes públicos, les asiste el deber de tomar todas las medidas necesarias para evitar la pérdida o deterioro de estos. Infiriéndose que se pretende satisfacer, de manera general, acorde con las disposiciones constitucionales y legales vigentes, el amparo de los bienes e intereses patrimoniales, de propiedad del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y de aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual, es necesario hacerlo a través de la celebración de contratos de seguros como herramienta jurídica ofrecida por el ordenamiento legal colombiano.
Es entonces necesario, acudir a la definición del contrato de seguro contenida en el artículo 1036 del Decreto 410 de 1971 la cual lo define como "(...) un contrato consensual, bilateral, oneroso, aleatorio y de ejecución sucesiva" y a los elementos esenciales de dicho contrato expuestos en el artículo 1045 ibidem establecidos en los siguientes términos: "Son elementos esenciales del contrato de seguro: 1) El interés asegurable; 2) El riesgo asegurable; 3) La prima o precio del seguro, y 4) La obligación condicional del asegurador. En defecto de cualquiera de estos elementos, el contrato de seguro no producirá efecto alguno".
Ya en el marco institucional, el numeral 17 del Artículo 15 del Decreto 249 de 2004, indica que es función de la Dirección Administrativa y Financiera: "(...) 17. Dirigir y controlar los procesos de contratación para el mantenimiento, conservación y seguros de bienes muebles e inmuebles y, autorizar previamente para efectos de la contratación que realicen los Centros de Formación, la celebración de los contratos de servicios personales, suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor".
Por su parte, el numeral 7 del Artículo 5o de la Resolución 1928 del 2025, indica que es función del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección Administrativa y Financiera: "(...) 7. Gestionar todas las acciones concernientes a la adquisición se Seguros de la Entidad, administración y solicitud de reclamaciones.
A su vez, la Resolución No. 442 del 2005 "Por la cual se crean Grupos de Apoyo Administrativo en los Centros de Formación Profesional, se crean Grupos de Atención en Subsedes de Centros, se determina la conformación y funciones de estos Grupos y se dictan otras disposiciones" establece dentro de sus competencias funcionales en el artículo 5o Funciones del Grupo de Apoyo Administrativo:
Son funciones del Grupo de Apoyo Administrativo las siguientes:
IV. BIENES, SERVICIOS Y LOGÍSTICA,
(...) literal, b. Mantenimiento y servicios generales:
Numeral 5. "Reportar a la Dirección Administrativa y Financiera cualquier acto o hecho que afecte la propiedad o posesión de los bienes inmuebles del SENA o que la entidad tenga a cargo por convenios, arrendamientos, alianzas, etc."
ORIENTACIONES
De acuerdo con las disposiciones anteriores, se establecen las siguientes orientaciones que deberán ser atendidos por las diferentes dependencias del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para las solicitudes de reclamación respecto de las pólizas que amparan los contratos de seguros vigentes en la Entidad los cuales se adelantaron a través de la Licitación Pública No. LP-DG-DAF-0001-2025:
1. PROCESO DE COMUNICACIÓN DE LOS SINIESTROS: A partir de la fecha, toda solicitud de inicio de reclamación de la entidad, deberá ser radicada mediante comunicación oficial a través del aplicativo ONBASE (Comunicación Interna), por parte de la Coordinación del Grupo de Apoyo Administrativo, a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, con el fin de generar el número de radicado y número interno SENA (NIS), para contar con la trazabilidad de la solicitud y hacer el seguimiento respectivo a las reclamaciones. En caso de que el funcionario asignado en la Coordinación del Grupo de Apoyo Administrativo se encuentre impedido por alguna situación, las solicitudes deberán ser remitidas por el Ordenador del Gasto en cada dependencia.
2. AMBITOS DE COBERTURA: Los siniestros reportados serán objeto del estudio correspondiente, no obstante, se encuentran amparados bienes, personas, responsabilidad civil, manejo de fondos y transporte
3. SOPORTES DOCUMENTALES PARA LOS TRÁMITES DE RECLAMACIONES: Junto con el aviso de siniestro debidamente radicado según lo expuesto en el numeral 1, por parte de las dependencias del SENA se deben allegar los siguientes documentos según cada caso:
POLIZAS PATRIMONIALES. Comprende los siguientes intereses asegurables
TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES
MAQUINARIA Y EQUIPO
CASCO BARCO
DRONES
A. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE DAÑOS A LA INFRAESTRUCTURA
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Registro fotográfico que muestre de manera clara los daños ocasionados a la infraestructura afectada, con el fin de facilitar la verificación por parte de la aseguradora.
3) Mínimo dos (02) cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los daños ocasionados a la infraestructura.
B. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE DAÑOS DE EQUIPOS /MAQUINARIAS Y DEMÁS ELEMENTOS PPYE (PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO)
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Informe Técnico donde se establezca la causal y gravedad de los daños ocasionados al bien, si requiere cambio de piezas y/o reparación, o si se requiere el reemplazo total del bien afectad
3) Registro fotográfico del bien asegurado afectado y tomas detalladas de los daños sufridos.
4) Nota de Entrada al almacén de los bienes siniestrados.
5) Mínimo dos (02) Cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los arreglos necesarios o de los bienes a reponer (según sea el caso).
C. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE HURTO:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Denuncia interpuesta ante la entidad competente por el cuentadante del bien siniestrado, informando y relatando los hechos del presunto hurto.
3) Nota de Entrada al almacén de los bienes siniestrados.
4) Cuenta de Responsabilidad.
5) Mínimo dos (02) Cotizaciones en las cuales se puedan evidenciar y soportar precios de mercado que permitan identificar valores promedio de los bienes hurtados.
Nota 1: Para todos los casos los informes técnicos deberán ser generados por el personal idóneo como son: La mesa de Servicios del SENA o Líder Tic's, Proveedor especializado, Instructor o Técnico especializado en el campo.
Nota 2: Para todos los casos las cotizaciones aportadas deberán ser verificadas previamente por la dependencia solicitante, con el fin de garantizar que los bienes o servicios de reparación cotizados cumplan con las características y requisitos técnicos mínimos de los bienes siniestrados.
Nota 3:Para las reclamaciones de hurto se deberá tener en cuenta lo establecido en la Guía de Manejo ante Pérdida, hurto o daño de bienes del SENA o de terceros a cargo de la Entidad identificada con código GIL-G-018 en el Sistema Integrado de gestión y Autocontrol.
POLIZAS DE RESPONSABILIDAD CIVIL. Comprende los siguientes intereses asegurables:
- EXTRACONTRACTUAL
- HOTELERA
- MEDICA ESTUDIANTES
- PASAJEROS
- SERVIDORES PUBLICOS
D. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Carta formal de reclamación del tercero afectado en la que indique sus pretensiones y aporte el sustento económico de las mismas.
3) Documento aportado por el tercero mediante el que acredite la propiedad del bien afectado.
4) Concepto técnico de los daños emitido por el tercero afectado
5) Cotización de la reparación y/o reposición
6) Registro fotográfico del lugar de los hechos y de los elementos involucrados en el siniestro.
7) Concepto médico que determine la gravedad de la lesión, secuelas e incapacidad.
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
E. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL HOTELERA:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto
2) Carta de reclamación del afectado o sus herederos en la que se indique el monto de las pretensiones y sus correspondientes soportes
3) Informe del asegurado relatando los hechos y si es o no responsable
4) Copia del comprobante de ingreso al hotel del huésped o reclamante
Si se trata de hurto de bienes:
1) Copia de la denuncia penal correspondiente en la que se relaciones los bienes hurtados.
2) Cotización de reparación y/o reposición de los bienes afectados.
3) Factura histórica de adquisición de los bienes o certificación del contador indicando propiedad de estos y sus características.
En caso de daños
1) Concepto técnico de firma especializada indicando la causa del daño y si el mismo es o no reparable por parte del tercero afectado.
Si se trata de lesiones o muerte del huésped:
1) Documento de identidad del lesionado y/o de sus herederos.
2) Incapacidad si la hubiese
3) Facturas y soportes de gastos no cubiertos por la EPS
4) Incapacidad definitiva
5) Indicación del perjuicio que se cobra con sus correspondientes soportes
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
F. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL MEDICA ESTUDIANTES:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Carta de reclamación del afectado o sus herederos en la que se indique el monto de las pretensiones y sus correspondientes soportes.
3) Informe del asegurado relatando los hechos y si es o no responsable.
4) En caso de fallecimiento además copia del certificado de defunción.
5) Copias de las partidas de registro civil para probar la calidad de causahabientes.
6) En caso de lesiones incapacidad definitiva y acreditación de perjuicios económicos sufridos.
7) Informe del asegurado acerca del alcance de su responsabilidad (si es posible)
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
G. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL PASAJEROS:
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Informe del accidente de tránsito por la autoridad competente. (si lo hubiere)
3) Documento de identidad del afectado (pasajero)
4) Certificado de atención médica, por la institución prestadora de servicios de salud afectando inicialmente SOAT y EPS
5) En caso de fallecimiento, además copia del certificado de defunción y de la autopsia de ley
6) Documentos de identidad de los reclamantes y Registro Civil de Nacimiento en caso de tratarse de herederos
7) En caso de presentarse daños a bienes de pasajeros, el reclamante deberá aportar documento que acredite la propiedad del bien afectado. Ej: Factura de compra o documento equivalente y cotización expedida por establecimiento especializado que indique el valor estimado de reparación.
8) El reclamante deberá aportar el concepto técnico por firma especializada, donde indique la causa del daño y si el bien es técnicamente reparable o no, en caso de no ser reparable indicar el valor de reposición o valor comercial al momento del siniestro.
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
H. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PUBLICOS:
1) Copia del auto de apertura de indagación preliminar o Investigación Disciplinaria
2) Copia de la diligencia de notificación personal por primera vez de la apertura del proceso en su contra o, Edicto de notificación o, correo electrónico recibido por el asegurado en su correo electrónico en el que conste tal notificación
3) Certificación laboral del funcionario investigado que incluya funciones y tiempo de duración en el cargo
4) Hoja de vida del abogado designado como apoderado judicial del servidor público reclamante.
POLIZAS FINACIERAS. Comprende los siguientes intereses asegurables:
- MANEJO GLOBAL
- INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS (IRF)
I. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE MANEJO GLOBAL PARA ENTIDADES OFICIALES
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Copia de la denuncia penal instaurada ante la entidad competente (fiscalía), en contra del implicado.
3) Los siguientes documentos del colaborador implicado
- Hoja de vida.
- Contrato individual de trabajo, Resolución de nombramiento y acta de posesión, contrato de prestación de servicios o documento que corresponda.
- Manual de funciones.
- Copia de la Liquidación de las prestaciones sociales
- Ultima dirección conocida de residencia del implicado y teléfono.
- Acta de descargos o carta de aceptación del delito por parte del empleado.
- Documentos que permitan acreditar el valor de los bienes hurtados por el funcionario
4) Informe de auditoría sobre el valor de la pérdida, debidamente firmada y sellada por el Revisor Fiscal y/o Contador de la Entidad.
5) Documentos contables que demuestren el abuso de confianza cometido (facturas, recibos de caja, etc.).
J. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE INFIDELIDAD Y RIESGOS FINANCIEROS
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Copia de la denuncia penal instaurada ante la entidad competente, en contra del implicado.
3) Los siguientes documentos del colaborador implicado
- Hoja de vida
- Resolución de nombramiento y acta de posesión, contrato de prestación de servicios, Contrato individual de trabajo, o documento que corresponda.
- Manual de funciones
- Copia de la Liquidación de las prestaciones sociales y copia de la consignación Entidad del Estado, si hay lugar a ello.
- Ultima dirección conocida de residencia del implicado y teléfono.
- Acta de descargos o carta de aceptación del delito por parte del empleado.
4) Arqueos de caja correspondientes al empleado, de dos meses anteriores a la fecha del evento, debidamente firmados por el Contador y/o Revisor Fiscal de la Entidad (adjuntar fotocopia de la tarjeta profesional), indicando el valor de pérdida imputada al empleado.
5) Informe de auditoría sobre el valor de la pérdida, debidamente firmada y sellada por el Revisor Fiscal y/o Contador de la Entidad.
6) Declaración firmada por cada uno de los clientes que se vieron afectados, indicando fecha de pago, número de factura, valor y forma (efectivo o cheque). Dicha certificación, debe contener teléfono y dirección.
7) Documentos contables que demuestren el abuso de confianza cometido (facturas, recibos de caja, etc.).
8) Copia de las últimas dos auditorías efectuadas al cargo o al área afectada con el evento.
POLIZAS PERSONALES. Comprende los siguientes intereses asegurables:
- ACCIDENTES PERSONALES APRENDICES
- VIDA DEUDORES
1) Carta formal de reclamo dirigida a la Aseguradora en donde se indiquen claramente las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos.
2) Certificado de defunción ante notaria.
3) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del asegurado fallecido.
4) Copia Autenticada del Registro Civil de Nacimiento.
5) Copia autenticada del Registro Civil de Matrimonio. En caso de Unión Marital de Hecho, esta se demostrará de acuerdo con los medios de prueba establecidos en los artículos 1o y 2o de la Ley 979 de 2005.
6) Copia Autenticada del Registro Civil de Nacimiento de los hijos menores del fallecido
7) Acta de levantamiento del cadáver.
8) Necropsia en caso de muerte accidental
9) Copia del acta del levantamiento del cadáver
10) Copia del protocolo de necropsia
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
Incapacidad total y permanente:
1) Fotocopia cédula de ciudadanía del asegurado
2) Dictamen de la junta regional de la calificación de invalidez.
Nota: En caso de requerirse la historia clínica del afectado, será responsabilidad de la aseguradora solicitarla dando aplicación al marco jurídico vigente.
L. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE VIDA DEUDORES
1) Carta Reclamación del asegurado / beneficiario
2) Documento que acrediten el hecho, fecha de ocurrencia y causas que lo originaron
3) Copia del documento de identidad del asegurado / Beneficiario
4) Copia del registro civil de defunción
5) Certificación del saldo de la deuda a la fecha del fallecimiento en la que se discrimine: Valor del crédito otorgado, fecha de desembolso, valor pagado, saldo de la obligación a la fecha del fallecimiento del asegurado, intereses corrientes e intereses moratorios calculados hasta la fecha de fallecimiento del asegurado
POLIZAS DE TRANSPORTE. Comprende los siguientes intereses asegurables:
- TRANSPORTE DE MERCANCIAS
- TRANSPORTE DE VALORES
- AUTOMOVILES
M. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE TRANSPORTE DE MERCANCIAS Y TRANSPORTE DE VALORES
1) Formato debidamente diligenciado y firmado (planilla enviada por el corredor de seguros)
2) Cada centro de formación deberá diligenciar y remitir a la coordinación de Servicios Generales y Adquisiciones, dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, la planilla oficial suministrada por el corredor de seguros, consolidada con la relación de todos los movimientos de transporte de valores y transporte de mercancías realizados en el mes anterior.
N. DOCUMENTOS REQUERIDOS EN CASO DE VEHICULOS
1) Formato Modo, Tiempo y Lugar (GIL-F-002), debidamente firmado por el cuentadante y el Ordenador del Gasto.
2) Fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo
3) Fotocopia del SOAT vigente del vehículo
4) Copia de la cédula de ciudadanía del conductor
5) Copia de la licencia de conducción del conductor del vehículo asegurado
6) Registro fotográfico del lugar de los hechos y de los daños ocasionados al vehículo, tomado inmediatamente después del siniestro.
Nota: Para la cobertura de Responsabilidad Civil Extracontractual, se debe suministrar el correo electrónico y número telefónico del tercero afectad.
4. En el caso que la dependencia radique a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General, el aviso de siniestro y se evidencie la falta de alguno de los documentos requeridos para el reporte del siniestro en cada caso, se le comunicará dicha situación a la dependencia solicitante y esta contará con un máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la comunicación para allegar la documentación pendiente, de lo contrario, en caso de exceder dicho plazo y no remitir la documentación requerida en su totalidad y con las condiciones exigidas se entenderá como desistida la reclamación y se procederá con el aviso correspondiente al área de Control Interno para iniciar el proceso disciplinario a que haya lugar.
5. En los casos en que la compañía de seguros a través del corredor de seguros solicite documentación adicional para continuar con el estudio de la reclamación, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones de la Dirección General solicitará mediante comunicación interna ONBASE a la dependencia solicitante allegar en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la radicación de la comunicación respectiva la documentación necesaria para continuar con el proceso.
6. En los casos de siniestros que afecten infraestructura y requieran obras para su reconstrucción, una vez sea reconocido el siniestro por parte de la compañía de seguros y se conozca el valor a indemnizar, deberá solicitarse mediante comunicación interna la respectiva aprobación a la Dirección Administrativa y Financiera para proceder con la gestión contractual correspondiente para su reconstrucción.
7. Para los casos de reclamación que presenten deducibles en la liquidación de la indemnización por parte de las aseguradoras (anteriores y posteriores a la expedición de la presente circular), se autoriza de manera general la indemnización mediante el recaudo a través del Tesoro Nacional. Sin embargo, dependiendo del grado de afectación del siniestro se podrá exceptuar y autorizar la reposición de elementos, maquinarias y/o bienes en los casos específicos que sean analizados por parte de la Dirección Administrativa y Financiera.
8. Una vez las dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación a nivel nacional reciban por parte del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, la liquidación efectuada por la aseguradora y que por condiciones especiales requieran la reposición de los bienes y/u obras, cuentan con un máximo de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente del recibido de la comunicación para radicar la solicitud formal al Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones justificando las razones para dicha reposición, así mismo, internamente se realizará el proceso de verificación y justificación solicitando la autorización de la Dirección Administrativa y Financiera, si cumple con la excepción descrita en el numeral anterior. La respuesta será notificada formalmente a la dependencia solicitante autorizando la reposición de los bienes y esta deberá hacerse efectiva dentro de la vigencia actual, en caso contario solo se autorizará la indemnización mediante el recaudo a través del Tesoro Nacional.
9. Con el fin de mantener informadas a las Dependencias de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación a nivel nacional, el Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, mediante comunicación interna ONBASE, se remitirá el enlace donde reposará la copia de las pólizas de seguro vigentes de la Entidad
10. Todas las dependencias de la entidad a nivel nacional deberán atender las orientaciones aquí expuestas, bajo ninguna causa se dará inicio o continuidad a la reclamación si la misma no se realiza de conformidad con lo establecido anteriormente, así mismo, todo el trámite debe realizarse a través del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones, quien será la única dependencia autorizada por la entidad para contactar al Corredor de Seguros para dar trámite a las reclamaciones.
Es importante atender y realizar las diligencias necesarias en el proceso de reclamación con le debida diligencia y oportunidad evitando incurrir en los términos de prescripción descritos en el artículo 1081 del Código de Comercio, exonerando a las compañías de seguros de los pagos por las indemnizaciones a que puedan estar obligadas en virtud de los contratos de seguros suscritos y evitar así que prescriba el derecho de cobro de la indemnización a la aseguradora causando un detrimento patrimonial a la Entidad y la correspondiente responsabilidad fiscal al funcionario responsable.
Agradecemos su colaboración y compromiso con el cumplimiento de las orientaciones anteriores, permitiendo la mejora continua de los procesos administrativos. Cualquier documentación o trámite adicional deberá ser consultado o validado en el Manual de Seguros vigente dispuesto por la Entidad avalado por el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol - SIGA y publicado en la plataforma Compromiso.
La presente circular deroga lo contenido en la Circular No. 3-2025-000032 del 12 de febrero del 2025, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.
Cordialmente,
ADRIANA MILENA GASCA CARDOSO
DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
