RESOLUCIÓN 1928 DE 2025
(junio 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, se asignan sus funciones, se dictan otras disposiciones y se deroga la Resolución No. 2397 del 2024
LA SECRETARIA GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
En ejercicio de las funciones delegadas por el Director General del SENA a través de la Resolución No. 497 de 2024, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley".
Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 señala lo siguiente respecto a la planta global y los grupos internos de trabajo: "Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento ".
Que el numeral 4 del artículo 4 del Decreto 249 de 2004, "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA", atribuyó a la Dirección General las facultades de dirigir, coordinar y controlar las funciones administrativas y dictar los actos administrativos con miras al cumplimiento de la misión de la Entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Que el numeral 23 del artículo 4, y el artículo 32 ibidem, señaló como función de la Dirección General del SENA la de crear Comités, Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios y definir su composición, su coordinación y sus funciones.
Que el artículo 15 del Decreto 249 de 2004, definió las funciones a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA.
Que por medio del Decreto 250 de 2004 y sus modificaciones, el Gobierno Nacional adoptó la planta personal del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, señalando en su artículo 6 que el Director General del SENA distribuirá los cargos de la planta global mediante acto administrativo y ubicará el personal teniendo en cuenta la organización interna, las necesidades del servicio y los planes y programas de la Entidad.
Que el artículo 8 del Decreto 2489 de 2006, "Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones", establece: "Grupos Internos de trabajo. Cuando de conformidad con el Artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se les aplica el presente Decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, los cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente".
Que el artículo 1 de la Resolución No. 497 del 6 de marzo de 2024, delegó en el (a) Secretario (a) General: "la función de crear Grupos Internos de Trabajo permanentes o transitorios en la Dirección General de la entidad y definir su composición, su coordinación y funciones".
Que mediante la Resolución No. 2397 del 18 de septiembre de 2024, se crearon y conformaron los grupos internos de trabajo permanentes en la Dirección Administrativa y Financiera del SENA.
Que al interior de la entidad, se han presentado recientes movimientos de personal, en virtud de los procesos de nombramiento de ascensos y encargos que se han surtido, además de otras situaciones administrativas generadas en la planta, por lo que se hace necesario actualizar la conformación de los grupos permanentes de trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera, eliminando el Grupo Financiero y el Grupo Central de Cuentas y creando un nuevo Grupo Interno de Trabajo (Grupo Integrado de Gestión Contractual), quienes, junto con sus coordinadores, cumplirán las funciones señaladas en el artículo 15 del Decreto 249 de 2004 y demás normas complementarias vigentes.
Que, así mismo, se considera necesario actualizar las funciones específicas, funciones transversales y funciones de los Grupos y de los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera.
Conforme a lo expuesto este Despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. La Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General del SENA ejercerá las funciones contempladas en el Decreto 249 de 2004 y sus normas modificatorias y complementarías, así como las asignadas mediante actos administrativos internos, con los siguientes Grupos Internos de Trabajo:
1. Grupo de Recaudo y Cartera
2. Grupo de Tesorería
3. Grupo de Presupuesto
4. Grupo de Contabilidad
5. Grupo de Almacenes e Inventarios
6. Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones
7. Grupo de Infraestructura
8. Grupo Integrado de Gestión Contractual
9. Grupo de Inmuebles e Intangibles
10. Grupo de Costos
ARTÍCULO 2o. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECAUDO Y CARTERA. Son funciones del Grupo de Recaudo y Cartera las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridas para la gestión del recaudo de aportes y abonos de cartera que por los diferentes conceptos se le adeudan al SENA.
2. Administrar las cuentas por cobrar y préstamos de la Entidad, teniendo como fuente las áreas generadoras de la información.
3. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridas para la gestión de ingresos de la Entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
4. Ejecutar en coordinación con el Área de Sistemas e Informática y Área de Fiscalización de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas la modernización, centralización, depuración, actualización, análisis, mejoramiento continuo y cruce de los sistemas de información sobre pago de aportes al SENA, incumplimientos, evasiones y deudores morosos para facilitar las acciones de fiscalización y cobro de cartera.
5. Verificar, controlar, y registrar los ingresos por todo concepto provenientes de los clientes internos y externos en las entidades financieras recaudadoras.
6. Coordinar con la Dirección Jurídica los procesos y actividades necesarias para el cobro coactivo de cartera por todo concepto.
7. Administrar los procesos de pago de aportes a través de la red bancaria y operadores autorizados en coordinación con el grupo de tesorería.
8. Gestionar con las entidades públicas y privadas, los asuntos necesarios para la adecuada gestión del recaudo de aportes y cobro de cartera.
9. Recibir y verificar la información que reportan los operadores autorizados y los documentos soporte, ingresar la información al Sistema de información de aportes realizando las actualizaciones y ajustes necesarios.
10. Estudiar las solicitudes de Paz y Salvo por concepto de aportes y expedirlo cuando sea procedente, una vez consultado el Sistema de Información.
11. Efectuar proyecciones de recaudo de aportes y cartera aplicando criterios y modelos técnicos.
12. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, a otras instancias internas y a los organismos de Control y a las demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión del recudo de aportes y cobro de cartera y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
13. Apoyar a la Dirección Administrativa y Financiera en el diseño, implementación del Sistema Nacional de Venta de Bienes y Servicios de los Centros de Formación Profesional, en coordinación con las Direcciones de Planeación y Direccionamiento Corporativo y de Formación Profesional, así como coordinar la emisión de facturación electrónica en los Centros de Formación Profesional.
14. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Recaudo y Cartera refrendará con su firma los actos administrativos originados en el Grupo que debe suscribir el Director Administrativo y Financiero y expedirá los Paz y Salvos o certificaciones de pagos o de deudas de Aportes.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL GRUPO DE TESORERÍA. Son funciones del Grupo de Tesorería las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de egresos y pagos que se gestionan por la Tesorería de la entidad, con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar las políticas, normas y procedimientos para la administración de la Tesorería de la entidad y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Responder por la calidad y cumplimiento de los procedimientos internos e interbancarios, así como el adecuado manejo y control de los dineros de la Entidad depositados en las cuentas corrientes del sistema bancario.
4. Gestionar con los bancos y demás intermediarios financieros los procesos y actividades necesarias para el manejo eficiente de los recursos de tesorería de la entidad.
5. Proyectar el flujo de caja y la distribución de la meta global de pagos - PAC autorizada al SENA por las autoridades competentes.
6. Gestionar, registrar y asignar los requerimientos de PAC realizados por la Dirección General, las regionales y centros de formación en el SilF NACION.
7. Efectuar el registro de los pagos por todo concepto para cumplir con los compromisos adquiridos por la Entidad.
8. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, organismos de Control y demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión tesorería de la entidad y la rendición de cuentas institucionales.
9. Realizar cruces de información con las áreas internas e instituciones financieras que se requieran para la gestión de Tesorería.
10. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Tesorería ejercerá como Tesorero (a) General del SENA, y tendrá como función adicional autorizar los giros electrónicos de dineros.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL GRUPO DE PRESUPUESTO. Son funciones del Grupo de Presupuesto las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión presupuestal de la entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar las políticas, normas y procedimientos para la administración del presupuesto del SENA y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Coordinar los procesos y actividades de registro y control presupuestal y presentar los informes analíticos sobre el comportamiento de la ejecución presupuestal.
4. Establecer parámetros, estructurar, administrar, revisar, actualizar la codificación del presupuesto de gestión de la entidad.
5. Elaborar y proponer lineamientos e instrucciones para el manejo y la ejecución del presupuesto del SENA.
6. Consolidar, analizar las solicitudes de constitución de cajas menores, elaborar y presentar la resolución nacional de aprobación de cajas menores de conformidad con las normas legales vigentes.
7. Participar en la elaboración de los proyectos de distribución inicial de presupuesto en coordinación con los funcionarios que designe la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo.
8. Ejecutar los procesos, actividades y tareas para la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP y de Registro Presupuestal - CRP, en coordinación con las dependencias solicitantes.
9. Analizar las solicitudes internas de modificación presupuestal, preparar y proponer los actos administrativos, sustentar los actos administrativos correspondientes, garantizando el cumplimiento de las normas presupuéstales vigentes.
10. Efectuar el análisis del comportamiento presupuestal de la Entidad y efectuar las recomendaciones del caso a la Dirección Administrativa y Financiera.
11. Realizar el control y seguimiento a la ejecución presupuestal a nivel nacional, metas de ejecución y rezago presupuestal. Mediante la consolidación de la información de Compromisos presupuéstales, obligaciones y Ordenes de pagos y generación de sus respectivos informes.
12. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, a los organismos de Control y a las demás entidades estatales que lo requieran, los informes relacionados con la gestión presupuestal de la entidad y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
13. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Presupuesto tendrá como función adicional la de refrendar los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y los Registros Presupuéstales.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL GRUPO DE CONTABILIDAD: Son funciones del Grupo de Contabilidad las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión contable de la entidad con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Aplicar políticas, normas y procedimientos para la gestión contable del SENA y proponer su revisión y permanente actualización.
3. Coordinar los procesos y actividades de registro y control contable de las transacciones que realiza el SENA de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes y las instrucciones que al respecto impartan las entidades competentes.
4. Implementar las normas y principios expedidos por la Contaduría General de la Nación.
5. Participar en coordinación con el área de sistemas e informática en la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de apoyo a la información contable de la Entidad.
6. Elaborar de manera conjunta con las áreas las conciliaciones de la información descritas en el Manual de Políticas Contables de la Entidad.
7. Elaborar y presentar oportunamente los estados financieros en el marco de las normas legales vigentes y las directrices de la Contaduría General de la Nación, y demás informes financieros para el análisis de las finanzas de la Entidad.
8. Coordinar y participar en el diseño de métodos, mecanismos, normas y procedimientos para la realización, actualización y control eficiente del proceso contable de la Entidad.
9. Preparar y presentar oportunamente a la Dirección Administrativa y Financiera, organismos de Control y demás entidades estatales que lo requieran, informes relacionados con la gestión contable de la entidad y la rendición de cuentas institucionales de conformidad con las normas legales vigentes.
10. Verificar y responder por el cumplimiento de las normas tributarias.
11. Realizar el análisis de los estados financieros de la entidad y efectuar las recomendaciones del caso a las Direcciones General y Administrativa y Financiera.
12. Revisar y realizar las obligaciones en el SilF Nación radicadas por las áreas generadoras de la información y dar traslado al grupo de tesorería una vez correspondan
13. Administrar el aplicativo SI Contratista con fines tributarios y contables.
14. Registrar la legalización de viáticos y gastos de desplazamiento de la Dirección General.
15. Responder por la adecuada organización, conservación y seguridad de la información contable que reposa en el grupo.
16. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
PARÁGRAFO: El (la) coordinador(a) del Grupo de Contabilidad actuará como el (la) Contador(a) de la Entidad.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL GRUPO DE ALMACENES E INVENTARIOS. Son funciones del Grupo de Almacenes e Inventarios las siguientes:
1. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de inventarios de bienes muebles, con criterios de eficiencia y eficacia.
2. Ejecutar en coordinación con el área de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información de inventarios de bienes muebles para facilitar el control y la oportuna toma de decisiones en esta materia.
3. Ejecutar los procesos y actividades necesarias para la administración y control de los inventarios de elementos devolutivos de la Entidad y los trámites de traspasos y reintegro de elementos y actualizar la base de datos de los cuentadantes.
4. Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar las tomas físicas de inventarios que requiera la Entidad.
5. Administrar el recibo y almacenamiento técnico de bienes muebles y elementos de consumo a los proveedores, verificando que cumplan con las cantidades solicitadas y las especificaciones requeridas.
6. Verificar periódicamente la existencia física del Almacén, a fin de comprobar que corresponda con los datos de la aplicación sistematizada correspondiente.
7. Coordinar los procesos necesarios para resolver las situaciones que se deriven del control de los inventarios y bienes devolutivos de la entidad.
8. Coordinar la creación, administración y actualización del catálogo de elementos de consumo y devolutivos, así como la aplicación de la medición inicial, posterior
9. Actualizar la normatividad interna para los procesos de bajas de bienes muebles en la Entidad.
10. Gestionar los procesos y actividades para el recibo, legalización y distribución de las donaciones de Bienes Muebles que deba recibir el SENA de otras entidades y las entregadas por la DIAN, en coordinación con las dependencias de la Dirección General que se requieran y con las Regionales y Centros de Formación.
11. Realizar el seguimiento y control de entrega de bienes muebles importados y/o donados a las diferentes dependencias del SENA.
12. Gestionar y tramitar la importación de bienes donados en forma directa o a través de terceros.
13. Ejecutar los procesos integrales de bajas de bienes muebles de propiedad del SENA, de conformidad con las normas y procedimientos vigentes.
14. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL GRUPO DE SERVICIOS GENERALES Y ADQUISICIONES. Son funciones del Grupo de Servicios Generales y Adquisiciones las siguientes:
1. Diseñar planes, programas y proyectos; organizar, coordinar, controlar y ejecutar procedimientos propios de los servicios generales en función de las necesidades del SENA.
2. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para garantizar la planeación y ejecución de los recursos asignados para los servicios generales.
3. Elaborar la ficha técnica para la contratación de servicios generales para la Dirección General, incluyendo propuesta de criterios para la evaluación de propuestas.
4. Tramitar las invitaciones para la realización de estudios de mercado cuando así se requiera y que pertenezcan a las actividades propias del grupo de Servicios Generales y Adquisiciones.
5. Administrar los procesos, actividades y tareas requeridos para la gestión de bienes muebles, con criterios de eficiencia y eficacia.
6. Administrar el parque automotor de la Entidad, organizando, dirigiendo y controlando los procesos para garantizar la adecuada prestación de los servicios de transporte que requiere la Entidad, y velar por el aseguramiento de los vehículos.
7. Gestionar todas las acciones concernientes a la adquisición se Seguros de la Entidad, administración y solicitud de reclamaciones
8. Administrar y controlar la prestación de los servicios de mantenimiento del parque automotor y el suministro de combustibles y lubricantes.
9. Gestionar el pago oportuno de los impuestos de vehículos y de rodamiento, al igual que la verificación permanente del estado de multas y comparendos, tanto de vehículos como de conductores, de lo cual deberá elaborar un informe bimestral, que servirá al Director Administrativo y Financiero para tomar las medidas pertinentes.
10. Establecer y aplicar normas, procedimientos y técnicas requeridos para garantizar la contratación, prestación, y pago oportuno de los servicios públicos.
11. Coordinar con el Grupo de Almacenes e inventarios la recepción y almacenamiento de los bienes que se adquieran.
12. Emitir conceptos sobre solicitudes de autorización de contratos de suministro, mantenimiento y reposición o mantenimiento del parque automotor que realicen distintas Dependencias.
13. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL GRUPO DE INFRAESTRUCTURA. Son funciones del Grupo de Infraestructura las siguientes:
1. Elaborar, revisar, coordinar, controlar y ejecutar los procedimientos, planes, programas y proyectos propios de construcciones para el mantenimiento, adecuación y construcción de inmuebles de la entidad.
2. Establecer y aplicar los procedimientos correspondientes a la planeación y ejecución de los recursos asignados para Construcciones, adecuaciones y mantenimiento de bienes inmuebles de la entidad.
3. Definir los criterios técnicos y de evaluación para la contratación de proyectos de construcción, mantenimiento y adecuación de inmuebles para los procesos que deba adelantar la Dirección General del SENA.
4. Reporte de hechos económicos al área que según corresponda
5. Gestionar los procesos necesarios para la elaboración y ejecución de los planes maestros de infraestructura, en coordinación con las Direcciones Regionales del SENA.
6. Garantizar la permanente actualización de los planes maestros de infraestructura, hacerles seguimiento y controlar su ejecución.
7. Diagnosticar y prever las necesidades de construir, ampliar, remodelar, adecuar y efectuar mantenimiento de las edificaciones que tiene el SENA para el normal funcionamiento y la prestación de los servicios institucionales; establecer prioridades y elaborar el plan maestro rector de construcciones y estimar la inversión requerida.
8. Emitir de manera oportuna los conceptos técnicos para los proyectos de construcciones y adecuaciones requeridos.
9. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del Grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos del Grupo.
10. Elaborar y actualizar permanentemente los procesos y procedimientos inscritos en el Sistema de Gestión Integral correspondientes al grupo.
11. Verificar que los proyectos de construcción, adecuación y ampliación de la infraestructura cumplan con la normatividad requerida para su ejecución.
12. Producir oportunamente los informes relacionados con los temas que maneja el Grupo de Construcciones para las instancias internas y externas que los requieran.
13. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL GRUPO INTEGRADO DE GESTIÓN CONTRACTUAL. Son funciones del Grupo Integrado de Gestión Contractual las siguientes:
1. Velar por el estricto cumplimiento de los principios rectores de la Contratación Estatal en los procesos de selección que adelanta la Dirección Administrativa y Financiera establecidos en la Ley 80 de 1993 y de la Función Administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el manual de contratación administrativa, manual de supervisión e interventoría, los procedimientos, las demás disposiciones internas establecidas por la Dirección Jurídica del SENA en materia contractual y demás que por su competencia y especialidad le sean aplicables.
2. Identificar y registrar las necesidades contractuales y de convenios de la Dirección Administrativa y Financiera en el Plan Anual de Adquisiciones, así como determinar la modalidad de selección adecuada según el presupuesto disponible y las necesidades contractuales requeridas.
3. Estudiar la conveniencia y oportunidad para la apertura de los procesos de selección que adelanta la Dirección Administrativa y Financiera del SENA, de igual forma realizar las recomendaciones sobre los mecanismos de selección y contratación utilizados en torno a la normativa sobre la materia y la conveniencia para el logro de los fines planteados y la necesidad prevista.
4. Consolidar y revisar los estudios y documentos previos, estructurar los pliegos de condiciones para su publicación en las plataformas dispuestas por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente (SECOP I, SECOP II, TVEC) o de aquellas que se encuentren vigentes, quedando facultados para hacer las modificaciones que se consideren pertinentes para la mejora de estos y la transparencia de la contratación.
5. Realizar los componentes Jurídicos y financieros de los estudios previos y de los pliegos de condiciones previa solicitud del ordenador del gasto.
PARÁGRAFO: La responsabilidad del componente técnico recaerá sobre el grupo interno de trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera donde surja la necesidad, quienes realizarán las especificaciones técnicas de los estudios previos, el análisis del sector y documentos técnicos necesarios que sirvan para la fundamentación del trámite de cada proceso de contratación para la aprobación del ordenador del gasto y remisión al Grupo de Gestión Contractual para lo de su competencia.
6. Definir y estructurar el componente financiero de los procesos contractuales, atender las observaciones y realizar la evaluación financiera de las propuestas económicas presentadas por los oferentes, así como, realizar las recomendaciones financieras a los procesos o contratos respecto del otorgamiento de anticipos, forma de pago y sus condiciones de la Dirección Administrativa y Financiera.
7. Solicitar a la oficina de comunicaciones de la Dirección General del SENA, la publicación de los actos asociados a cada proceso de contratación en la página WEB de la Entidad, conforme a la normatividad en materia contractual.
8. Proyectar los actos administrativos que se profieran dentro de los procesos contractuales de la Dirección Administrativa y Financiera, así como las que resuelvan recursos que se interpongan contra los mismos, y velar por su publicación y gestión en los diferentes canales y plataformas dispuestas por la normativa sobre la materia.
9. Efectuar el seguimiento a la documentación de los expedientes contractuales de cada proceso de contratación correspondientes a la Dirección Administrativa y Financiera, y velar porque estos permanezcan actualizados, para garantizar la gestión y cierre de los mismos, de conformidad con lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo deroguen, modifiquen o adicionen.
10. Consolidar y reportar la información de la gestión contractual adelantada por los diferentes grupos internos de trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera, requeridos por los organismos de control internos y externos, ciudadanía en general o de ley, en coordinación con sus grupos internos de trabajo.
11. Garantizar la gestión y actualización del aplicativo Blackbox en cualquiera de sus versiones o demás sistemas que se generen, para la consolidación de la información de la gestión contractual y convencional adelantada por la Dirección administrativa y Financiera
12. Apoyar en el análisis de posibles incumplimientos, en la revisión y preparación de informes, trámites y procedimientos necesarios para la presentación de solicitud de inicio del proceso de incumplimiento ante la Dirección Jurídica del SENA.
13. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
PARÁGRAFO: Las funciones señaladas en este artículo se encuentran delimitadas a la Dirección Administrativa y Financiera.
ARTÍCULO 10. FUNCIONES DEL GRUPO DE INMUEBLES E INTANGIBLES. Son funciones del Grupo de Inmuebles e Intangibles las siguientes:
1. Administrar la información de los bienes inmuebles, que a cualquier título posea la Entidad (daciones en pago, arrendamientos, comodatos, donaciones, compra y demás), al igual que las construcciones en curso, inmuebles por adhesión y/o por destinación.
2. Administrar la información de los intangibles adquiridos y desarrollados con criterios de eficiencia y eficacia.
3. Planear y ejecutar en coordinación con el área de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información para la administración de la información de los bienes inmuebles, construcciones en curso e intangibles adquiridos y desarrollados para facilitar el control y la oportuna toma de decisiones en esta materia.
4. Elaborar para la firma del director Administrativo y Financiero, la normatividad que rige en la Entidad para la administración de la información de los bienes inmuebles e intangibles y, establecer y aplicar procedimientos y técnicas requeridas para el manejo y control de los bienes inmuebles e intangibles.
5. Liderar, diseñar, planear, orientar, ejecutar y controlar los inventarios de los bienes inmuebles a cargo de la Entidad a cualquier título, así como para las construcciones en curso e intangibles adquiridos y desarrollados.
6. Entregar la información de los temas manejados por este Grupo, con calidad y oportunidad al Grupo de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros de la Entidad.
7. Hacer seguimiento y acompañamiento a las regionales para que transfieran a título gratuito y mediante acto administrativo las daciones en pago y bienes inmuebles de propiedad del SENA, que no los requiera para el ejercicio de sus funciones ante Central de Inversiones S.A -CISA o quien haga sus veces, en cumplimiento del artículo 330 de la Ley 2294 de 2023, Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 y demás normas concordantes.
8. Establecer los lineamientos y las responsabilidades para el reporte de la información para el reconocimiento de hechos económicos presentados en los bienes inmuebles e intangibles, de manera confiable, relevante y comprensible y entregar el reporte de hechos económicos al grupo de contabilidad para que se reflejen en los estados financieros de la entidad.
9. Gestionar y tramitar el pago del impuesto predial de los bienes inmuebles a cargo de la Dirección General
10. Las demás que por su competencia y especialidad sean asignadas, dada la naturaleza del Grupo.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES DEL GRUPO DE COSTOS. Son funciones del Grupo de Costos las siguientes:
1. Evaluar periódicamente la estabilidad de la estructura del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA, proponer las actualizaciones que sean necesarias de conformidad con las políticas y directrices de la Dirección General del SENA.
2. Dirigir el diseño, desarrollo, mantenimiento y actualización del Sistema de Información de costos, asegurando el registro, procesamiento y consolidación permanente de los datos bajo criterios técnicos, normativos y estratégicos en articulación con otros aplicativos institucionales que generen información al sistema
3. Establecer los procedimientos y recursos necesarios para la recolección y consolidación de información del Sistema de Información Nacional de Costos de Gestión del SENA, en coordinación con las demás direcciones y oficinas de la entidad.
4. Coordinar con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales y los Centros de Formación, la estructura y clasificación de los costos que le correspondan.
5. Elaborar informes periódicos de costos a nivel de Direcciones y Oficinas de la Dirección General, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, presentando estadísticas y análisis de su comportamiento.
6. Proponer a la Dirección General del SENA, sistemas, métodos, procedimientos y acciones orientadas a racionalizar los costos de operación en las distintas dependencias de la entidad.
7. Brindar asesoría y asistencia metodológica y técnica a las dependencias de la entidad, realizando acompañamiento en el análisis, interpretación y aplicación de la información de los informes de costos para la toma de decisiones orientadas a la eficiencia institucional y racionalización de los recursos.
8. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan, así como preparar o enviar los informes relacionados con las funciones asignadas al grupo de trabajo, a solicitud del Director General, la Dirección Administrativa y Financiera y demás dependencias.
9. Diseñar, organizar y actualizar la estructura de costos de los programas de formación profesional, trabajo y empleo, sistema de formación para el trabajo y costos de producción de bienes y/o servicios en los centros de formación a nivel nacional, como insumo técnico esencial para la formulación y planeación anual institucional, articulando los aspectos técnicos, financieros y de valor organizacional en coordinación con las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y las demás dependencias de la entidad.
10. Realizar la consolidación, verificación y análisis de la información financiera relacionada con los componentes del costo, tales como instructores, apoyos administrativos y gastos de operación y funcionamiento de las direcciones de área, jefaturas de oficina, direcciones regionales y centros de formación, para determinar el costo de los diferentes servicios misionales prestados por la entidad
11. Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que correspondan con la naturaleza de los procesos a cargo del Grupo.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES TRANSVERSALES DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Son Funciones transversales de los Grupos Internos de Trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera las siguientes:
1. Asesorar a las demás dependencias, Regionales y Centros del SENA en los procesos propios del grupo.
2. Coordinar con la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, la definición y aplicación de indicadores de gestión para los procesos del grupo y responder por las metas y los indicadores de gestión contemplados en los planes indicativos y operativos, programas y proyectos de la dependencia.
3. Responder oportunamente las comunicaciones, peticiones, PQR y tutelas, así como preparar o enviar los informes relacionados y que le sean requeridos con las funciones asignadas al Grupo de Trabajo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del Grupo.
5. Dar respuesta a los requerimientos, solicitudes y/o observaciones presentadas por los órganos de control internos y externos de la Entidad, cuando versen sobre temas del Grupo
6. Ejecutar, en coordinación con la Oficina de sistemas la modernización, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información
7. Coordinar y gestionar con las entidades públicas y privadas los asuntos necesarios para la adecuada gestión de su área.
8. Implementar y mantener los procesos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad y velar por el mejoramiento continuo de los mismos en el grupo.
9. Velar por la generación y/o actualización permanente de manuales de procesos y procedimientos de su área; así como la actualización del sistema de información.
10. Participar con el equipo de trabajo en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del Grupo.
11. Elaborar para visto bueno o firma del Director de Área, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del Grupo.
12. Adelantar las gestiones correspondientes para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al Grupo.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES DE LOS(AS) COORDINADORES(AS) DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Son funciones de los Coordinadores (as) de los Grupos Internos de Trabajo de la Dirección Administrativa y Financiera las siguientes:
1. Asignar y orientar a los servidores públicos del Grupo las tareas pertinentes para el cumplimiento de las funciones de este.
2. Responder por el cumplimiento eficaz y oportuno de las funciones asignadas al Grupo.
3. Participar con el equipo de trabajo, en la elaboración de propuestas y en la ejecución de políticas sobre los temas del Grupo.
4. Garantizar y responder por la articulación permanente con las Direcciones y Oficinas de la Dirección General, las Direcciones Regionales, los Centros de Formación y los demás Grupos de Trabajo de la Entidad, con los cuales se debe retroalimentar el cumplimiento de las funciones del Grupo.
5. Elaborar y suscribir los documentos sobre temas y componentes relacionados con las funciones del Grupo, requeridos por dependencias del SENA o del medio extremo.
6. Atender y garantizar el envío oportuno de las respuestas a las solicitudes, peticiones, y demás actuaciones administrativas que le correspondan.
7. Elaborar para visto bueno o firma del Director Administrativo y Financiero: minutas, documentos, comunicaciones, circulares, orientaciones y directrices de carácter específico en los temas del Grupo.
8. Presentar reportes, informes y documentos en los tiempos y condiciones requeridos por su jefe inmediato.
9. Adelantar gestiones para la creación y actualización del sistema de indicadores y de información sobre el cumplimiento de metas, programas y acciones del Grupo, en coordinación con las Direcciones u Oficinas competentes.
10. Gestionar y responder por la documentación que produzca el Grupo.
11. Adelantar gestiones para mantener actualizada la información necesaria para el desarrollo de las funciones asignadas al Grupo.
12. Las demás que le sean asignadas por el Director Administrativo y Financiero o que correspondan a la naturaleza de los procesos de la dependencia o del Grupo.
ARTÍCULO 14. COMUNICACIÓN Y PUBLICACIÓN: Comuniqúese la presente resolución a los Directores de Área, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, así como a los Coordinadores y funcionarios de la Dirección Administrativa y Financiera de la Dirección General. En cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, una vez expedida esta resolución, publíquese en la página web del SENA.
ARTÍCULO 15. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 2397 del 18 de septiembre del 2024, así como las demás normas y disposiciones internas que le sean contrarias.
Dada en Bogotá D.C., el 24 JUN 2025
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
