CIRCULAR 205 DE 2025
(septiembre 22)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
Bogotá
| Para: | DIRECTORES(AS) REGIONALES Y COORDINADORES(AS) DE RELACIONES CORPORATIVAS E INTERNACIONALES. |
| Asunto: | Lineamientos para el desarrollo de las audiencias públicas de rendición de cuentas de las regionales vigencias 2024-2025. |
La Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas; conforme a lo establecido en el Acuerdo 006 de 2025, "Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG - en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se derogan los Acuerdos 004 del 2021 y 006 del 2024, y se dictan otras disposiciones"; es la responsable de "liderar, orientar y promover el desarrollo" de las acciones de la Política de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas en la Dirección General y es el encargado de liderar este proceso.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 1757 de 2015, en el cual se establece que
"Las autoridades de la administración pública nacional y territorial tienen la obligación de rendir cuentas ante la ciudadanía para informar y explicar la gestión realizada, los resultados de sus planes de acción y el avance en la garantía de derechos.
La rendición de cuentas incluye acciones para informar oportunamente, en lenguaje comprensible a los ciudadanos y para establecer comunicación y diálogo participativo entre las entidades de la rama ejecutiva, la ciudadanía y sus organizaciones".
Teniendo en cuenta lo anterior, y en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, así como en los Artículos 48, 49, 50 y 51 de la Ley 1757 de 2015 y en concordancia con las actividades y estrategias definidas en el Plan Cierre de Brechas, se expiden los siguientes lineamientos para el desarrollo de la audiencia pública de rendición de cuentas de la Dirección General.
Cronograma de trabajo
a) El informe de rendición de cuentas corresponde al periodo comprendido entre el 1 de octubre de 2024 y el 30 de septiembre de 2025.
b) La fecha para realizar las audiencias públicas de rendición de cuentas regional es del 12 al 20 de noviembre de 2025.
c) El 20 de octubre se deberá remitir a la Coordinación de Relacionamiento con la Ciudadanía el informe previo a la audiencia de rendición para su revisión y posterior publicación, a través de los correos electrónicos ytorresp@sena.edu.coy participacion@sena.edu.co
d) El 21 de octubre deberán publicarse en la página web institucional, en la pestaña Participa, los informes previos a las audiencias públicas de rendición de cuentas de las 33 regionales.
e) El 27 de octubre de 2025 se debe iniciar la campaña de convocatoria e invitación de los grupos de valor e interés, entes de control, grupos de control social, veedurías ciudadanas y ciudadanía en general.
f) El 2 de diciembre se debe enviar el informe posterior a la Audiencia Pública de Rendición de cuentas 2024 - 2025.
g) El 2 de diciembre se deben publicar las respuestas a las preguntas que no pudieron ser atendidas en vivo durante la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, conforme e la promesa de servicio de la Entidad.
Etapas de organización de la audiencia pública de rendición de cuentas regional (conforme a lo establecido en el Manual Único de Rendición de Cuentas- MURC-)
La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de las regionales debe desarrollarse conforme a las fases establecidas en el Manual Único de Rendición de Cuentas - MURC-, las cuales permiten estructurar el proceso de forma participativa, ordenada y transparente.
Etapa 1: Aprestamiento
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
a. Establecer el equipo responsable de organizar la audiencia de rendición de cuenta, el cual debe estar conformado por:
- Coordinadores(as) de Relaciones Corporativas e Internacionales: es el responsable de la política de participación ciudadana y rendición de cuentas en las regionales y centros de formación. Se sugiere que este rol cumpla con las siguientes acciones:
- Liderar el proceso de Audiencia Pública de Rendición de cuentas.
- Remitir la programación e informes de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Coordinación Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía de la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.
- Diligenciar el formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Rendición de cuentas junto al Equipo Líder.
- Realizar la convocatoria a los grupos de valor e interés con el apoyo de toda la regional.
- Aplicar los formularios o instrumentos para: Registro de asistencia, recolección de preguntas, evaluación del evento, entre otros.
- Elaborar propuesta del minuto a minuto con el equipo líder.
- Preparar la logística para el desarrollo de la audiencia de rendición de cuentas con el equipo líder.
- Analizar las estadísticas del evento (Resultados de la evaluación del evento, asistentes, No. de preguntas, entre otros).
- Elaborar y publicar el informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en conjunto con Planeación y con el apoyo de comunicaciones y las áreas de la Regional.
- Analizar y socializar las propuestas de mejora y resultados de la audiencia (Si aplica)
- Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con Planeación y las áreas de la Regional.
- Subir a la carpeta correspondiente con todas las evidencias generadas antes, durante y después de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la regional.
- Enlace de Planeación
- Elaborar, en articulación con la Coordinación de relaciones Corporativas e Internacionales, el informe de rendición de cuentas de la regional previo a la ejecución de la audiencia.
- Enviar a la Coordinación de Relacionamiento con la Ciudadanía el informe de rendición de cuentas para su publicación en página web de la Entidad (debe estar publicado como mínimo 15 días antes de la rendición de cuentas para recibir comentarios de la ciudadanía). Conforme a los lineamientos del manual único de rendición de cuentas- MURC-.
- Publicitar el informe de rendición de cuentas a través de los diferentes medios con que cuente la regional, en coordinación con la oficina de comunicaciones.
- Consolidar la información estadística de la Regional y plasmarla en el informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Dar respuestas a las preguntas formuladas durante el evento (Si aplica)
- Apoyar la elaboración del informe final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con La Coordinación de Relaciones Corporativas e Internacionales y las áreas misionales de la Regional.
- Rol de Comunicaciones
- Apoyar en la elaboración del minuto a minuto de la audiencia.
- Implementar una campaña de comunicaciones para promover la rendición de cuentas de la regional, desde el antes (convocatoria, expectativa), durante (transmisión) y el después (conclusiones, resultados) teniendo en cuenta las indicaciones de la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
- Gestionar espacios en medios locales de comunicación para la difusión de la audiencia de rendición de cuentas.
- Garantizar el registro adecuado de la audiencia de rendición de cuentas (fotografías, videos).
- Apoyar en el desarrollo de la audiencia de rendición de cuentas como maestro(a) de ceremonias.
- Garantizar la transmisión de la rendición de cuentas por las redes sociales y medios locales.
- Demás dependencias de la regional
- Apoyar en el Diligenciamiento el Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas junto al equipo Líder.
- Apoyar en la preparación de la logística para el desarrollo del espacio de participación Junto al Equipo Líder.
- Apoyar la elaboración del informe de rendición de cuentas.
- Dar respuestas a las preguntas formuladas durante el evento (Si aplica)
- Apoyar en la elaboración del informe final de rendición de cuentas.
- Seguimiento de compromisos (Si aplica) en conjunto con Relacionamiento y Planeación.
La formalización del equipo se debe hacer en el formato RCEI-F-076 - Acta conformación equipo espacios de participación o audiencia pública de rendición de cuentas-.
b. Recopilar información sobre los temas que se deben abordar en la audiencia pública de rendición de cuentas de la Dirección General. Para este punto, es importante tener en cuenta los resultados de la encuesta previa elaborada por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas.
c. Definir el grupo o grupos de valor e interés con el equipo líder, el cual tendrá en cuenta los temas identificados, las metas y gestión realizada y responder a la pregunta ¿Quiénes fueron los principales beneficiarios(as) de las acciones desarrolladas?
Etapa 2: Diseño
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
- Elaborar la propuesta metodológica para la realización de la audiencia pública de rendición de cuentas de las regionales, garantizando que sea un ejercicio participativo.
- Definir de manera participativa: las actividades, metodología, responsables, tiempos y recursos, dicha información se debe registrar en el RCEI-F-072 - Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
- Elaborar la campaña de difusión y de convocatoria teniendo en cuenta el look diseñado por la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
Etapa 3: Preparación
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
- Elaborar y enviar el informe previo a la audiencia de rendición de cuentas a la Coordinación Nacional de Relacionamiento con la Ciudadanía, en el formato RCEI-F-079 "Informe de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía". Este informe deberá presentarse en un lenguaje claro, comprensible e incluyente.
- Implementar la estrategia de comunicaciones a través de redes sociales, medios locales de comunicación, a partir del diseño de la oficina de comunicaciones de la Dirección General.
- Realizar una convocatoria amplia e incluyente, teniendo en cuenta los grupos de valor e interés, veedurías ciudadanas y agrupaciones de control social.
- Realizar las invitaciones con una antelación mínima de quince (15) días calendario a la ejecución de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en las regionales. La convocatoria debe garantizar la participación e inclusión de los diferentes grupos de valor y de interés (aprendices, empresarios(as), líderes sociales y campesinos(as), veedores, agrupaciones de control social, CampeSENA y Full popular, entre otros)
- Preparar los insumos técnicos y logísticos del espacio de diálogo, tenga en cuenta los siguientes elementos: accesibilidad, asequibilidad, conectividad, traductores de lengua de señas y equipos multimedia.
- Elaborar el minuto a minuto para la audiencia pública de rendición de cuentas de las regionales.
Etapa 4: Ejecución
Las Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas de las Regionales debe tener en cuenta los 3 elementos esenciales establecidos en el Manual Único de Rendición de Cuentas -MURC - del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP-:
- Información: Informar públicamente sobre las decisiones y explicar la gestión, sus resultados y los avances en la garantía de derechos.
- Diálogo: Dialogar con los grupos de valor y de interés al respecto. Explicar y justificar la gestión, permitiendo preguntas y cuestionamientos en escenarios presenciales de encuentro, complementados, si existen las condiciones, con medios virtuales y
- Responsabilidad: Responder por los resultados de la gestión definiendo o asumiendo mecanismos de corrección o mejora en sus planes institucionales para atender los compromisos y evaluaciones identificadas en los espacios de diálogo.
En esta etapa se realizan las siguientes actividades:
- Realizar el registro de asistencia de los y las participantes en el Formato Registro de Asistencia para eventos de participación y de relacionamiento - RCEI-F-068 -.
- Realizar el espacio de rendición de cuentas de manera presencial o bimodal (presencial y virtual), teniendo en cuenta la metodología planteada y los grupos de valor e interés invitados.
- Ubicar a la traductora a lengua de señas en un lugar visible para las personas sordas. Sí la rendición de cuentas es bimodal, garantizar que en todo momento se esté registrando su traducción para las redes sociales y medios audiovisuales.
- Durante el desarrollo del espacio, presentar el objetivo, los temas a tratar y la gestión adelantada por las regionales.
- Entregar a los y las participantes el Formato de Recepción de Preguntas Para el Espacio de Rendición de Cuenta - RCEI-F-082- para que en él puedan consignar sus preguntas. Se recomienda responder la mayoría de las preguntas durante la audiencia.
- Entregar a los y las participantes el formato para la medición de la experiencia "Formato Evaluación Espacio de Participación y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas" - RCEI-F- 071-.
5. Seguimiento y evaluación
- Publicar, 8 días después realizada la audiencia, el informe de ejecución del espacio en el "Formato para Informe Final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de regionales - RCEI-F-O77".
- Consolidar, dar respuesta a las inquietudes formuladas por la ciudadanía, dentro de los plazos establecidos en la promesa de servicio de la Entidad y en concordancia con la normatividad vigente. Mediante el RCEI-F-081 - Formato Consolidado de Respuestas a Preguntas Formuladas.
- Registrar los compromisos que se establezcan en la audiencia pública en el "RCEI-F-073 - Formato de seguimiento a compromisos - Audiencia Pública Participativa de Rendición de Cuentas" y hacer seguimiento a los mismos.
- La metodología debe garantizar la participación de los grupos de valor y de interés y una comunicación en doble vía. Para definir la audiencia es importante que se haga un análisis sobre las metas y gestión desarrollada y responder a la pregunta ¿Quiénes fueron los beneficiarios principales de las acciones desarrolladas?
- Elaborar una campaña de promoción de la audiencia de rendición de cuentas a través de los medios regionales de comunicación, medios institucionales y convocatoria directa a los grupos de valor. Teniendo en cuenta los lineamientos que establezca la Oficina de Comunicaciones de la Dirección General.
- Las preguntas formuladas durante la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en las regionales deberán ser digitalizadas, respondidas conforme a la promesa de servicio del SENA y anexadas al informe final de ejecución de la rendición de cuentas. Asimismo, deberá incluirse el listado de asistencia correspondiente a los espacios de participación.
Documentos de referencia: Con el objetivo de estandarizar la metodología para el desarrollo de las audiencias de rendición de cuentas, las coordinaciones de relaciones corporativas e internacionales y el equipo responsable de los espacios, tanto de la regional y centros de formación deben usar los siguientes formatos que se encuentran formalizados en CompromISO.
- RCEI-F-076 - Formato Acta conformación equipo espacios de participación o audiencia pública de rendición de cuentas: ayuda para dejar constancia formal de la creación y composición del equipo responsable de planear, coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los espacios de participación ciudadana o audiencias públicas de rendición de cuentas dentro de la entidad.
- RCEI-F-072 - Formato de Planeación de Espacios de Participación Ciudadana y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas: sirve como herramienta para organizar, estructurar y Documentar de manera sistemática todos los aspectos necesarios para la realización efectiva de un espacio de participación ciudadana dentro de la entidad.
- RCEI-F-068 - Formato Registro de Asistencia para eventos de participación y de relacionamiento: sirve para documentar formalmente la presencia de los ciudadanos que participan en los diferentes espacios de participación que tiene la entidad. Este formato permite registrar datos personales básicos como nombre completo, documento de identidad, dirección, cargo, correo electrónico, teléfono y la firma de los asistentes, lo que facilita el control y seguimiento de la participación de los grupos de valor y la ciudadanía en general.
- RCEI-F-071 - Formato Evaluación Espacio de Participación y Audiencia Pública de Rendición de Cuentas SENA: Nos ayuda recoger la opinión y valoración de los participantes sobre la organización, desarrollo y resultados del espacio o audiencia realizada. Este formato permite; medir la satisfacción de los asistentes respecto a la claridad de la información presentada, identificar fortalezas y áreas de mejora en la planificación y ejecución del espacio de participación o audiencia pública. Cumplir con los lineamientos institucionales y normativos que exigen evaluar estos espacios para garantizar transparencia, inclusión y efectividad en el control socia.
- RCEI-F-073 - Formato de seguimiento a compromisos - Audiencia Pública Participativa de Rendición de Cuentas SENA: ayuda a registrar, monitorear y evaluar el cumplimiento de los compromisos adquiridos durante los espacios de participación y audiencias públicas de rendición de cuentas.
- RCEI-F-082 - Formato de Recepción de Preguntas Para el Espacio de Rendición de Cuenta: sirve para recopilar de manera organizada y formal las preguntas, inquietudes, propuestas o comentarios que los ciudadanos desean plantear durante el espacio de diálogo o audiencia pública de rendición de cuentas.
- RCEI-F-081 - Formato Consolidado de Respuestas a Preguntas Formuladas: Este formato permite centralizar y documentar las respuestas del SENA a las inquietudes ciudadanas en los espacios de participación, facilitando el acceso a la información, la transparencia, el control social y el cumplimiento normativo. Es una herramienta clave para fortalecer el diálogo con la ciudadanía.
- RCEI-F-077 - Formato para Informe Final de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas: tiene como finalidad documentar, consolidar y reportar de manera estructurada toda la información relacionada con el desarrollo y resultados de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas del SENA.
- RCEI-F-079 - Informe de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía: Formato oficial mediante el cual el SENA presenta a la ciudadanía los resultados de su gestión en un periodo determinado. Su propósito es socializar los logros y retos institucionales, promover la transparencia en el uso de los recursos, fortalecer la participación ciudadana, cumplir con la normatividad vigente y dejar evidencia documentada de la información entregada.
- GC-F-009 - formato Brief de comunicación: formato institucional del SENA para planear y organizar solicitudes de comunicación. Permite recopilar información clave, definir objetivos, públicos y canales, orientar al área de comunicaciones y garantizar trazabilidad. En síntesis, es una herramienta que asegura mensajes claros, efectivos y alineados con la identidad institucional.
Estas recomendaciones complementan los lineamientos ya establecidos por la Dirección de Promoción y Relaciones Corporativas y deben ser consideradas en la planeación, desarrollo y seguimiento de los espacios de participación que se realicen durante el año 2025.
Agradecemos el cumplimiento de lo indicado en esta circular, con la cual se busca garantizar el cumplimiento de las políticas y estrategias de la relación estado - ciudadano, en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG-.
Cualquier inquietud o información adicional que requiera acerca de este ejercicio se pueden comunicar con Yeimi Yurani Aldana Acevedo yyaldanaa@sena.edu.co o Camilo Carvajal ecarva¡alp@sena.edu.co
Cordialmente,
DAVID ENRIQUE GARZÓN GARCÍA
Director de Promoción y Relaciones Corporativas
Dirección General
