CIRCULAR 219 DE 2025
(octubre 10)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA
Bogotá D.C.
| Para: | directores de área y Jefes de Oficina de la Dirección General |
| Asunto: | Lineamientos sobre Certificación de Inexistencia de Personal |
1. Introducción:
En atención a la expedición de la Resolución Núm. 1-02862 del 17 de septiembre de 2025, "Por la cual se delegan funciones en materia de contratación y convenios estatales, ordenación del gasto y se dictan otras disposiciones", se emiten los presentes lineamientos con el fin de orientar el cumplimiento de las delegaciones conferidas por el Director General a los Directores de Área, Jefes de Oficina y a esta Secretaría General, en lo señalado en el artículo 7o, literales a) y b).
Los presentes lineamientos son de aplicación exclusiva para las dependencias de la Dirección General. En consecuencia, no resultan aplicables a las Direcciones Regionales, Centros de Formación u otras instancias territoriales de la Entidad.
2. Objetivos:
2.1 Precisar la forma en la que opera la delegación en materia de certificación de inexistencia, insuficiencia o grado de especialización del personal de planta, conforme al artículo 7, literales a)y b), de la Resolución Núm. 1-02862 del 17 de septiembre de 2025.
2.2 Establecer criterios uniformes que orienten la expedición de dichas certificaciones por parte de la Secretaría General.
2.3 Facilitar y documentar la adecuada planeación y justificación de las contrataciones por prestación de servicios personales.
3. Fundamentos Normativos:
- Decreto 1068 de 2015, artículo 2.8.4.4.5 sobre las condiciones para contratar la prestación de servicios.
"ARTÍCULO 2.8.4.4.5. Condiciones para contratar la prestación de servicios. Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo. (...)"
- Resolución Núm. 1-02862 del 17 de septiembre de 2025, artículo 7o.
"Artículo 7o. Delegación de la certificación de inexistencia de personal de planta necesario para la contratación de prestación de servicios personales con personas naturales y jurídicas. Delegar la expedición de la certificación de inexistencia de personal suficiente para la contratación de prestación de servicios personales con personas naturales y jurídicas, en las condiciones y causales establecidas por el artículo 2.8.4.4.5 del Decreto 1068 de 2015, sobre la inexistencia de personal, la insuficiencia de este o el grado de especialización, en los siguientes servidores públicos del nivel Directivo del SENA:
a) En el (la) Secretario(a) General, para los contratos de prestación de servicios personales de las dependencias de la Dirección General, respecto de la existencia o inexistencia o del grado de especialización.
b) En el(la) Secretario(a) General, Directores de área y Jefes de Oficina de la Dirección General, para los contratos de prestación de servicios personales de su dependencia en la Dirección General, respecto de la insuficiencia de personal de planta en su área. (...)"
4. Causales que habilitan la certificación:
De conformidad con la normativa expuesta, las contrataciones de prestación de servicios personales solo proceden bajo las siguientes tres causales:
4.1. No existencia de personal de planta:
Esta causal se configura cuando, en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente en el SENA, no se encuentra contemplado ningún empleo que comprenda la ejecución de las actividades para las cuales se requiere contratar la prestación del servicio. En consecuencia, si en dicho Manual figura uno o varios empleos cuyas funciones incluyan dichas actividades, no será procedente invocar esta causal como justificación para la contratación.
Responsable de certificar: la Secretaría General, previa justificación presentada por el Director de Área o Jefe de Oficina.
4.2. Grado de especialización:
Esta causal se presenta cuando las actividades que se pretenden desarrollar mediante el contrato no pueden ser ejecutadas por el personal asignado a la respectiva dependencia, debido a que su realización exige un alto grado de especialización con el que no cuentan los funcionarios de planta.
La certificación de esta causal corresponde a la Secretaría General, previa solicitud del Director de Área o Jefe de Oficina, acompañada de una justificación que debe detallar, de manera clara y suficiente, los siguientes aspectos:
- Actividades específicas a desarrollar mediante el contrato.
- Razones por las cuales dichas actividades requieren un alto grado de especialización.
- Perfil, grado o nivel de especialización que debe acreditar el contratista.
- Razones por las que el personal asignado a la dependencia carece del grado de especialización necesario para la ejecución de dichas actividades.
Responsable de certificar: Secretaría General, a solicitud del Director de Área o Jefe de Oficina.
4.3. Insuficiencia de personal:
Esta causal se configura cuando el personal asignado a la dependencia o grupo de trabajo correspondiente resulta insuficiente para cumplir con las metas, procesos, programas, proyectos y demás actividades que debe desarrollar dicha área u oficina dentro de la respectiva vigencia, siendo necesario suplir esa necesidad a través de la contratación de prestación de servicios.
De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 7o de la Resolución Núm. 1-02862 del 17 de septiembre de 2025, la certificación de insuficiencia de personal corresponde al Director de Área o al Jefe de la Oficina respectiva.
Para facilitar el análisis y la elaboración de la justificación, el Grupo de Gestión del Talento Humano ha dispuesto un repositorio en Drive, denominado "Planta Dependencias Dirección General", en el cual se encuentra la información actualizada de los cargos asignados a cada área, oficina y sus respectivos grupos de trabajo. Este repositorio se actualizará cada vez que ocurran cambios en la planta de personal, y permite a cada dependencia ingresar, copiar o descargar los datos pertinentes para sustentar la insuficiencia. Con base en dicha información, la dependencia deberá justificar por qué el personal asignado no resulta suficiente para cumplir con sus metas, programas, proyectos o actividades de la vigencia, y proceder a emitir la certificación correspondiente sobre la insuficiencia de personal.
Drive: "PLANTA DEPENDENCIAS DIRECCION GENERAL" https://sena4-
my.sharepoint.com/:f:/g/personal/jhvallejo_sena_edu_co/EjDaRBf5Mx1Gi28JzTTe5QkBN7CV1Q08 Hkf6mJiJXC7Lmw?e=tpvtzJ
Responsable de certificar: Director de Área o Jefe de Oficina.
Apoyo para el análisis: Grupo de Gestión del Talento Humano de la Secretaria General.
5. Responsabilidades:
- Directores de Área y Jefes de Oficina: garantizar la veracidad, pertinencia y suficiencia de la justificación presentada para la expedición de la certificación.
- Secretaría General: validar y emitir la certificación en los casos que correspondan, de acuerdo con lo previsto en la normativa y en estos lineamientos.
- Grupo de Gestión del Talento Humano: mantener actualizado el repositorio de cargos de las dependencias de la Dirección General y brindar el soporte técnico necesario para la elaboración de las justificaciones.
6. Conclusiones y apoyo:
Los presentes lineamientos constituyen la guía para el cumplimiento oportuno y adecuado de las delegaciones establecidas en el marco del ejercicio de las funciones delegadas a través de la Resolución Núm. 1-02862 del 17 de septiembre de 2025.
La Secretaría General se encuentra disponible para brindar el acompañamiento requerido a fin de garantizar la correcta aplicación de las disposiciones aquí contenidas.
Las inquietudes relacionadas con la asignación de planta por dependencias serán atendidas a través del correo electrónico jhvallejo@sena.edu.co a cargo del señor Jhon Carlos Vallejo Bermúdez, del Grupo de Gestión del Talento Humano.
Cordialmente,
MANUELA VALENTINA GARCÍA CANO
Secretaria General
